Kuinka luoda prosessimallinnus ja varmistaa liiketoimintajärjestelmän kestävyys

Liiketoimintaprosessien mallintaminen on monivaiheinen ja iteratiivinen prosessi, joka vaatii tarkkuutta ja kykyä yhdistää eri näkökulmia. On tärkeää ymmärtää, että prosessien mallintaminen ei ole vain yhden elementin tarkastelua, vaan sen tulisi kattaa koko liiketoimintajärjestelmän toiminta ja sen osien väliset suhteet. Tämä prosessi varmistaa, että liiketoimintamallia voidaan kehittää ja muokata joustavasti tulevaisuuden muutosten mukaan.

Kun tarkastellaan prosessimallin luomista, on tärkeää huomioida prosessin kyky sietää tulevaisuuden muutoksia. Esimerkiksi maksujen hallintaprosessi voidaan ajatella mustaksi laatikoksi, joka toimii täysin itsenäisesti maksuteknologiasta riippumatta. Tämä tarkoittaa, että mahdolliset tulevaisuuden teknologiamuutokset, jotka eivät radikaalisti muuta kyseisen palvelun luonteen piirteitä, eivät vaikuta muihin prosesseihin, kuten tilauksen loppuunsaattamiseen tai itse keskeiseen prosessiin. Samoin, jos keskeisen prosessin logiikassa tapahtuu muutoksia, jotka eivät täysin muuta tukiprosessien vaadittavaa luonteenpiirrettä, eivät nämä muutokset vaikuta tukiprosesseihin.

Prosessimallin luominen alkaa usein joko prosessivirtojen tai objektien elinkaarimallien tarkastelulla. Näiden mallien välillä on oltava selkeä yhteys, vaikka niitä kehitettäisiin rinnakkain. On tärkeää huomioida, että liiketoimintamallin luomisessa lähestymistapa voi vaihdella riippuen siitä, onko analysoitavalla liiketoiminnalla vakiintuneet ja selkeästi määritellyt liiketoimintasäännöt vai onko kyseessä täysin uusi liiketoimintamalli, joka vasta suunnitellaan. Jos liiketoiminnalla on jo vakiintuneet säännöt, malli luodaan usein objektin elinkaaren perusteella, jolloin prosessivirrat lisätään myöhemmin. Uuden liiketoiminnan suunnittelussa sen sijaan aloitetaan prosessivirroista, ja objektin elinkaarimallit lisätään myöhemmin.

Kun liiketoimintamallia luodaan, on tärkeää muistaa, että prosessi on iteratiivinen, vaikka se kuvataan usein lineaarisesti. Prosessimallinnuksessa uusi tieto voi vaikuttaa paitsi malliin, jota ollaan parhaillaan kehittämässä, myös muihin liittyviin malleihin. Tällöin on välttämätöntä tehdä tarvittavat muutokset kaikkiin relevantteihin malleihin, jotta ne pysyvät yhtenäisinä ja toisiaan tukevina.

Ensimmäinen askel prosessivirran luomisessa on liiketoimintaprosessin rajojen määrittäminen. Tämä tarkoittaa sen tunnistamista, mikä käynnistää prosessin ja mitä tapahtuu, kun prosessi päättyy. Esimerkiksi kirjakaupan tapauksessa pääprosessi voi olla tilauksen käsittely. Tämän prosessin alku ja loppu on määriteltävä, mutta on myös tärkeää pohtia, mitä muita mahdollisia lopputuloksia prosessilla voi olla. Alussa ei välttämättä pystytä tunnistamaan kaikkia mahdollisia lopputuloksia, mutta tämä ei ole ongelma, sillä yksityiskohtaiset tiedot kehittyvät ajan myötä.

Seuraava askel on prosessitilojen tunnistaminen. Prosessitilat ovat kohtia, joissa aikaisemmat vaiheet on suoritettu ja prosessi odottaa ympäristöstään saapuvaa syötettä. Prosessitilojen tunnistaminen auttaa selventämään, mitä tapahtuu prosessin aikana ja mihin suuntaan se etenee. On myös tärkeää käyttää portteja prosessivirran jakamiseen ja yhdistämiseen. Eri päätöksentekopisteet, kuten XOR ja OR, määrittelevät, milloin prosessi jatkuu tietyllä polulla.

Tätä vaihetta seuraa aktiviteettien ja tehtävien määrittäminen. Jokaiselle prosessivaiheelle on määriteltävä, mitä tehtäviä suoritetaan, ja kuinka yksityiskohtaiseksi nämä tehtävät ja vaiheet tulee kuvata. Tätä varten on tärkeää tarkastella prosessimallia useaan kertaan ja varmistaa, että kaikki osat ovat loogisesti yhteydessä toisiinsa.

Liiketoimintaprosessin luominen ei pääty siihen, että se on valmis tarkasteltavaksi. Jatkuva päivitys ja analyysi takaavat, että prosessit pysyvät toimivina ja joustavina. Tärkeää on myös muistaa, että mallit eivät ole koskaan täysin valmiita. Mallien luominen on elävä prosessi, joka vaatii jatkuvaa tarkastelua ja säätöä liiketoimintaympäristön ja teknologian kehittyessä.

Liiketoimintaprosessien mallinnuksessa on olennaista pitää mielessä se, että vaikka käytettävä malli voi vaikuttaa yksinkertaiselta, sen takana piilee monimutkainen ja jatkuvasti kehittyvä rakenne. Prosessien välinen yhteys ja muutosherkkyys tekevät mallinnusprosessista dynaamisen ja monivaiheisen. Tämän vuoksi on tärkeää kehittää mallia iteratiivisesti ja huolellisesti, varmistaen, että kaikki liiketoimintaprosessit, objektit ja niiden elinkaarimallit tukevat toisiaan.

Miten varmistetaan liiketoimintajärjestelmän mallin johdonmukaisuus ja laajuus?

Liiketoimintajärjestelmän mallin johdonmukaisuuden arviointi on tärkeä työkalu virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien tunnistamiseen ja korjaamiseen, jotka voivat ilmetä abstraktioprosessissa ja mallin luomisen eri vaiheissa. Tällaiset virheet voivat liittyä esimerkiksi kirjoitusvirheisiin, merkityksen muutoksiin tai osittaisten tietojen puuttumiseen. Johdonmukaisuuden arviointi ei ole vain virheiden ehkäisemistä, vaan myös mahdollisuus saavuttaa korkea malli-laatu liiketoimintajärjestelmässä. Tässä yhteydessä mallin laatu ei liity vain oikeellisuuteen vaan myös suhteelliseen täydellisyyteen.

Johdonmukaisuus ei siis ole pelkästään virheen riski, vaan se on myös mahdollisuus parantaa mallin sisäistä laatua. Tämä tarkoittaa, että mallin eri elementit eivät saa olla ristiriidassa toistensa kanssa eivätkä missään tilanteessa saa jäädä puutteellisiksi. Liiketoimintajärjestelmän mallin johdonmukaisuuden arvioinnissa on otettava huomioon kaksi tärkeää käsitettä: oikeellisuus ja täydellisyys.

Oikeellisuus tarkoittaa sitä, että mallissa ei esiinny ristiriitoja, jotka liittyvät samojen asioiden esittämiseen eri malleissa. Täydellisyys puolestaan viittaa siihen, että kaikki tarvittavat tiedot on otettu mukaan eri malleihin, eikä niitä ole jätetty huomiotta, vaikka niitä voitaisiin johdonmukaisesti olettaa sisältyvän malliin.

MMABP (Business System Consistency Specification) tarjoaa erityisen viitekehyksen liiketoimintajärjestelmän mallin johdonmukaisuuden arviointiin. Tämä viitekehys perustuu liiketoimintajärjestelmien mallintamisen filosofiseen viitekehykseen, jonka mukaan liiketoimintajärjestelmä on kokonaisuus, joka sisältää liiketoimintakohteita, jotka edustavat ympäristöä, faktoja ja sääntöjä, joiden mukaan kaikki toiminnot on suoritettava. Lisäksi liiketoimintajärjestelmä sisältää liiketoimintaprosesseja, jotka määrittävät toiminnot ja menetelmät tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tässä mallintamisessa eri liiketoimintamalleja voidaan tarkastella erilaisten yhdistelmien kautta. Mallit voivat olla joko objekti-orientoituneita tai prosessi-orientoituneita, ja nämä kaksi lähestymistapaa voidaan yhdistää monin eri tavoin liiketoimintajärjestelmän kokonaismalliksi. Kuviossa 4.1 esitetään yksinkertaistettu Vennin kaavio, joka visualisoi liiketoimintajärjestelmän mallien mahdollisia yhdistelmiä. Vennin diagrammissa yhdistetään prosessikartat, prosessivirrat, käsitemallit ja elinkaarimallit. Kaikki nämä mallityypit voivat sisältää samoja faktoja, mutta ne voivat esittää niitä eri tavoin, ja malli voi olla johdonmukainen vain, jos nämä esitystavat eivät ole ristiriidassa keskenään.

Mallien välisten yhdistelmien johdonmukaisuuden arvioinnissa on tärkeää ymmärtää, että mallit voivat käsitellä samoja asioita eri tavoin, mutta niiden välillä ei saa olla ristiriitaa. Esimerkiksi prosessikartta voi kuvata toimintojen yleistä järjestystä, kun taas prosessivirtojen malli keskittyy tarkemmin siihen, miten prosessit etenevät. Samoin käsitemalli voi keskittyä liiketoimintajärjestelmän teoreettisiin osiin, kun taas elinkaarimallit kuvaavat, kuinka objektit liiketoimintajärjestelmässä kehittyvät ja muuttuvat ajan myötä. Johdonmukaisuuden arvioinnissa on otettava huomioon, kuinka nämä mallit yhdistyvät toisiinsa ja missä määrin ne täyttävät oikeellisuuden ja täydellisyyden vaatimukset.

Tarkasteltaessa tarkemmin liiketoimintajärjestelmän mallin johdonmukaisuutta, on huomattava, että mallin oikeellisuus ja täydellisyys eivät ole itsestäänselvyyksiä. Esimerkiksi prosessikartta voi olla looginen ja oikeellisesti rakennettu, mutta jos se ei sisällä tietoja tärkeistä prosessivaiheista tai vaiheiden välisistä suhteista, mallissa on täydellisyysvirhe. Samoin elinkaarimalli voi olla oikeellisesti rakennettu, mutta jos se ei ota huomioon liiketoimintajärjestelmän prosessivaiheiden vaikutuksia, malli voi jäädä epätäydelliseksi.

Erityisesti on muistettava, että liiketoimintajärjestelmän mallit eivät ole staattisia. Ne kehittyvät ja muuttuvat jatkuvasti organisaation tarpeiden ja ympäristön muuttuessa. Johdonmukaisuuden arviointi ei ole kertaluonteinen tehtävä, vaan jatkuva prosessi, joka edellyttää, että mallit tarkastetaan ja päivitettään säännöllisesti.

Johdonmukaisuuden arvioinnin menetelmien ja käytäntöjen ymmärtäminen on olennainen osa liiketoimintajärjestelmän mallintamista. Kun mallit ovat johdonmukaisia ja täydellisiä, ne tarjoavat luotettavan pohjan liiketoimintaprosessien suunnittelulle, toteutukselle ja kehittämiselle. Tästä syystä on tärkeää kiinnittää huomiota mallien rakenteellisiin ja sisällöllisiin yhteyksiin, jotta voidaan varmistaa, että kaikki liiketoimintajärjestelmän osa-alueet ovat yhteensopivia ja toimivia kokonaisuuksia.

Miten prosessijohtaminen muuttaa organisaation toimintaa ja infrastruktuuria?

Prosessijohtaminen on tärkeä väline organisaation tehokkuuden parantamisessa, ja sen avulla voidaan saavuttaa laajamittainen muutos sekä operatiivisella että strategisella tasolla. Prosessijohtamisen siirtymä alkaa perusvaiheista, joissa tarkastellaan organisaation toiminnan ja prosessien luonteenmukaisuutta, ja etenee yhä tarkempaan suunnitteluun ja infrastruktuurin rakentamiseen. Tämän muutoksen mahdollistavat vaiheittaiset toimenpiteet, jotka antavat organisaatiolle mahdollisuuden siirtyä prosessiohjautuvaan toimintamalliin.

Ensimmäisessä vaiheessa organisaatiossa tunnistetaan tarvittavat toiminnot ja niiden perusjärjestykset. Tämä vaihe keskittyy työvirtojen, laillisten prosessien ja muiden vastaavien toimintojen luonteeseen, ja se tarjoaa perustan prosessijärjestelmän rakentamiselle. Ensimmäisen vaiheen tuotoksina syntyy luettelo mahdollisista prosesseista ja niiden peräkkäisistä toiminnoista sekä ensimmäinen prosessivirtausten malli, joka hahmottaa prosessilogiikan.

Toisessa vaiheessa pyritään tunnistamaan avainprosessit, jotka edustavat tietyn tuotteen tai palvelun tuottamiseen liittyviä reittejä. Avainprosessien rakenne johdetaan tuotteen elinkaaren mukaisesti, ja keskiössä on asiakkaalle tarjottava ulkoinen arvo. Tässä vaiheessa syntyy lista avainprosesseista, niiden suhteista, keskeisistä ominaisuuksista ja ensimmäinen versio avainprosessin virtausmalleista.

Kolmannessa vaiheessa avainprosesseja tarkennetaan siten, että niiden tueksi jäävät toiminnallisuudet erotetaan erillisiin prosesseihin. Tämä vaihe keskittyy olennaisten toimenpiteiden erottamiseen tukitoimista ja prosessivirtojen selkeyttämiseen. Tämän vaiheen lopputuloksena syntyy päivitetty versio avainprosessin virtausmalleista ja erillisten tukiprosessien tunnistaminen.

Neljännessä vaiheessa keskeisiä prosesseja hioaan ja täydennetään. Prosessimallia täydennetään, ja avainprosesseja yksinkertaistetaan uudelleen löydettyjen tukiprosessien avulla. Tässä vaiheessa syntyy valmis globaalin prosessimallin versio ja yksityiskohtaiset määrittelyt prosessien välisistä rajapinnoista.

Viidennessä vaiheessa keskitytään prosessien rajapintojen yksityiskohtaiseen erittelyyn. Erityisesti avain- ja tukiprosessien rajapinnat määritellään tarkasti Service Level Agreement (SLA) -sopimusten avulla. Nämä sopimukset tarjoavat yleiskuvan prosessien yhteistyörajapinnoista, joita tarkastellaan taloudellisten arviointien ja laatuindikaattorien valossa.

Kuudennessa vaiheessa tehdään tarkennuksia ja päivityksiä prosessikuvausmalleihin. Tähän kuuluu prosessien päivittäminen tapahtumien, reaktioiden ja synkronointien osalta sekä malliensa rikastaminen toimijoilla, sisään- ja ulostuloilla. Tämä vaihe varmistaa, että prosessimallit ovat ajantasaisia ja heijastavat organisaation kokonaistoimintaa.

Seitsemännessä vaiheessa kehitetään organisaation toiminnan infrastruktuuri. Tämä vaihe keskittyy analysoimaan tarvittavat vaatimukset sekä organisatorisille että teknisille infrastruktuureille, jotka syntyvät prosessirajapintojen ja SLA-sopimusten pohjalta. Tässä vaiheessa syntyy yksityiskohtaiset eritelmät tuotteista ja palveluista, kustannuslaskentajärjestelmistä, suorituskykymittareista, ulkoistamista tukevista päätöksentekomalleista ja muista organisaation toiminnallisuuteen liittyvistä hallinnollisista näkökohdista.

Erityistä huomiota on kiinnitettävä palvelun käsitteeseen SLA-sopimusten yhteydessä, sillä tämä on keskeinen tekijä infrastruktuurien rakentamisessa. Palvelu on prosessijohtamisessa määritelty siten, että liiketoimintaprosessi voi olla yhden tai useamman palvelun tuottaja. Tämän palvelutuotannon tulisi aina olla mitattavissa laadun ja ajan perusteella, ja SLA-sopimusten tulee sisältää selkeät palvelun laadun mittarit, jotka ilmaisevat palvelun arvon ja kustannukset.

SLA:n avulla määritellään, mitä palvelu sisältää ja kuinka se suhteutuu muihin liiketoimintaprosesseihin. Palvelun laadun mittaaminen, aikarajoitteet ja hinnoittelumallit ovat kaikki tärkeitä osia, jotka auttavat konkretisoimaan prosessien välistä yhteistyötä ja tekemään siitä läpinäkyvää sekä tehokasta.

Kokonaisuudessaan prosessijohtaminen vaatii huolellista erottelua avain- ja tukiprosessien välillä, sillä tämä erottelu mahdollistaa prosessien ja palveluiden erikoistumisen ja syventämisen. Tukitoimintojen erottaminen avainprosesseista puolestaan auttaa keskittymään vain oleellisiin toimenpiteisiin, jolloin organisaatio voi tarjota asiakkailleen mahdollisimman korkealaatuisia ja tehokkaita palveluja.