Neformální schůzka, nebo "Unmeeting", je krátká, neformální konverzace, která se hodí v případě, kdy není možné uspořádat tradiční formální schůzku. Tento typ setkání probíhá většinou asynchronně nebo v průběhu jiných činností, jako je například přesun mezi jednáními, oběd nebo jízda taxíkem. Takovou neformální schůzku můžete navrhnout i tehdy, když se chystáte připojit k jiné aktivitě, které se účastní váš zaneprázdněný stakeholder, například sportovní ligy ve firmě nebo dobrovolnického projektu. Tímto způsobem se vám může podařit vyřídit důležitý rozhovor, i když jejich čas je jinak velmi omezený.

Hlavní výhodou Unmeetingu je, že po krátkém rozhovoru s vámi se stakeholder může rozhodnout naplánovat formální schůzku, kdy si téma, o kterém mluvíte, skutečně vyzkouší. Pokud budete zdvořilí, můžete od něj dostat také cennou radu, jak na jejich kalendář přidat oficiální schůzku, třeba "Promluvte si s mou asistentkou Carmen, ta se stará o můj kalendář. Řekněte jí, že jsem jí řekl, že by měla tento meeting naplánovat na pondělní odpoledne."

Jak na to?

I když jsou Unmeetingy obvykle spontánní, jejich úspěch závisí na určitém předchozím plánování. Existuje několik způsobů, jak takovou schůzku zařídit.

Hledejte pomoc

Nejjednodušší cestou k zajištění Unmeetingu je navázání vztahu s administrativními asistenty nebo výkonnými asistenty, pokud daný stakeholder nějakého má. Tito lidé často ovládají kalendáře významných pracovníků a mohou být klíčovým bodem pro získání času s někým, kdo je těžko dostupný. Když s těmito osobami navážete dobrý vztah, otevíráte si tím dveře k důležitým lidem, kteří by vám jinak možná čas neudělili.

Je také důležité přistupovat k těmto osobám jako k rovnocenným kolegům, ne jako k obyčejným úředníkům. Takové chování může mít větší úspěch, než se na ně dívat pouze jako na funkcionáře jejich pozice. Pokud daný stakeholder nemá asistenta, pokuste se zjišťovat jeho pracovní návyky pozorováním. Třeba si všimnete, že každý den přichází do kanceláře už v 8 ráno. Možná si i vy zvyknete přijít dříve a získáte tak příležitost se s ním na chvíli potkat.

Setkání tam, kde jsou

Pokud jde o osobní schůzky, využijte každou příležitost k setkání s daným stakeholderem na veřejném místě, například v kuchyňce nebo jídelně. Pokud ho uvidíte na chodbě, nabídněte mu, že ho doprovodíte na další schůzku a při cestě se můžete rychle pobavit. Tato technika je obzvlášť užitečná v prostředí, kde lidé často přecházejí z jednání na jednání, a čas je skutečně vzácný.

Příběh zakladatele startupu Joshua Herzig-Marxe ukazuje, jak efektivně může fungovat právě taková "náhoda". Když se nemohl dostat ke svému kolegovi, který neustále rušil schůzky, rozhodl se ho vyzvat, aby šel s ním na vlak. Tímto způsobem nejen získal potřebný čas, ale také nasměroval rozhovor přímo k tématu, které potřeboval probrat. Taková přímá nabídka je nejen nečekaná, ale často efektivní.

Asynchronní komunikace

V dnešním digitálním světě můžete neformální schůzku domluvit i asynchronně, například prostřednictvím e-mailu nebo moderního komunikačního nástroje, jako je Slack, Teams nebo WhatsApp. Důležité je najít správný způsob komunikace, který odpovídá konkrétnímu pracovníkovi. Někteří lidé preferují rychlé zprávy, které jim mohou ušetřit čas oproti plánování formální schůzky. Uvědomte si však, že tento způsob komunikace je efektivní pouze tehdy, pokud máte již nějaký předchozí vztah se stakeholderem, jinak by mohl být příliš osobní nebo invazivní.

Příklad z praxe ukazuje, jak CTO velké organizace reagoval na zprávu na Slacku od Melissy, která hledala kandidáta na vyšší pozici. I když ji přesměroval na jinou osobu, ochotně si s ní krátce promluvil o nutnosti většího zapojení žen do manažerských rolí ve firmě.

Kladení správných otázek

Při Unmeetingu je důležité, jaké otázky budete klást. V rychlých a krátkých setkáních, kde máte jen pár minut, byste se měli soustředit na jednoduché a jasné otázky. Například: "Pracuji na X. Měl byste zájem se na to podílet?" nebo "Rozhodl jsem se dělat A místo B, neovlivní to nějak vaše plány, že?" Pokud máte víc času, využijte příležitosti a ptejte se otevřenými otázkami jako: "Na čem právě pracujete?" nebo "Můžete mi říct více o tom, co váš tým dělá?" Vždy si také na konci schůzky domluvte formální následnou schůzku, kde se můžete tématu věnovat podrobněji.

Důležitá upozornění

I když Unmeeting nabízí přístup k těžko dostupným osobám, existují i některá úskalí. Krátké schůzky mají omezený čas, takže si nemůžete dovolit probrat vše, co byste si přáli. Kromě toho je možné, že váš stakeholder bude zaneprázdněný jinými činnostmi, což může ovlivnit kvalitu odpovědí. Mohou se také cítit rozptýleni nebo dokonce podrážděni tím, že se pokoušíte ukrást jejich cenný čas. Měli byste si také být vědomi toho, že opakované Unmeetingy mohou působit invazivně a může to vést k negativnímu vnímání. Pokud se začne váš stakeholder cítit, že ho "stalkujete", je pravděpodobné, že vaše pokusy o neformální schůzky budou neúspěšné.

Místo toho se občas pokuste obrátit na někoho z týmu daného stakeholdera, kdo vám může pomoci v rámci podobného tématu. Tato alternativní cesta vám může přinést cenné informace a pomoci vám lépe pochopit danou problematiku.

Jak vybudovat důvěru a respekt na pracovišti: Klíčové dovednosti pro úspěch

V pracovním prostředí je kladná interakce s kolegy a nadřízenými základem pro úspěšnou spolupráci. Důvěra a vzájemný respekt se nebudují automaticky, ale jsou výsledkem dlouhodobého úsilí a konkrétních dovedností. Mezi klíčové sociální dovednosti, které je nutné rozvíjet, patří schopnost být vztahový, budování vzájemného respektu, empatie a podpora zranitelnosti. K tomu, abyste byli úspěšní, musíte rozumět motivacím ostatních a naučit se, jak s nimi efektivně komunikovat.

Jednou z nejdůležitějších dovedností je schopnost stát se vztahovým. Hledání společných zájmů nebo zkušeností je cestou, jak navázat spojení s vašimi kolegy, což následně umožňuje pozitivní využití afinitního zkreslení. Pokud nenajdete žádné přímé spojení, můžete vytvořit nové. Tento proces je obzvlášť důležitý v různých a diverzifikovaných týmech, kde je třeba propojit různé pohledy a zkušenosti. Nalezení společného jazyka s ostatními je prvním krokem k efektivní spolupráci.

Další klíčovou složkou efektivní komunikace je vzájemný respekt. Každý z nás má vrozenou touhu po respektu, což znamená, že bychom měli být ctěni nejen za naše práva, ale i za naše pocity a přání. Abyste dokázali respektovat ostatní, musíte si uvědomit, že jejich chování a názory mají často dobré důvody, i když vám mohou na první pohled připadat nepochopitelné. Tento respekt je zásadní pro budování kvalitních vztahů na pracovišti, protože bez něj nebude možné dosáhnout otevřené komunikace.

Empatie, která je dalším klíčovým prvkem úspěšné interakce, vám pomáhá vytvořit pozitivní vztahy. Projevování skutečného zájmu o ostatní a naslouchání jejich názorům je základem empatie. Aktivní naslouchání, kladení otevřených otázek a zrcadlení, to vše jsou techniky, které ukazují, že vám záleží na názorech druhých. Tímto způsobem můžete prohloubit vzájemné porozumění a podpořit atmosféru spolupráce.

Zranitelnost, ačkoli na první pohled může působit jako slabost, je ve skutečnosti klíčem k vybudování důvěry. Být otevřený ohledně svých pocitů, přijmout riziko a připustit možnost neúspěchu, to vše jsou známky silného lídra, který je schopen vytvářet prostředí psychologické bezpečnosti pro své kolegy. Pokud lidé vědí, že nebudou potrestáni za to, že vyjádří svůj názor nebo udělají chybu, cítí se svobodnější při sdílení svých myšlenek.

Důvěra se na pracovišti buduje nejen prostřednictvím přátelských vztahů, ale také díky vaší odbornosti a spolehlivosti. Prokázání odbornosti je klíčové, ale důležité je také, abyste nezapomněli, že ji musíte prezentovat způsobem, který nebude působit arogantně. Když se prokážete jako odborník, ale nebudete působit jako "všeuměl", ostatní budou více ochotni důvěřovat vašim rozhodnutím.

Stejně tak, když chcete, aby vás ostatní považovali za důvěryhodného, musíte ukázat, že jste spolehliví. To znamená, že nejen přijímáte odpovědnost za své úkoly, ale také se zavazujete dodržet termíny a závazky, které dáváte. Lidé se cítí bezpečněji, když vědí, že na vás mohou spolehnout a že jejich požadavky budou splněny bez nutnosti micromanagementu.

Důvěra se buduje postupně. Například v příběhu Irie se ukazuje, jak důležité je ukázat odborné znalosti v praxi, a ne pouze o nich mluvit. Pouhé tvrzení, že víte, co děláte, bez konkrétních důkazů, může mít opačný efekt. Ukázání své odbornosti prostřednictvím konkrétních činností, které prokazují vaše schopnosti, je mnohem efektivnější než verbální proklamace. Také je důležité přizpůsobit komunikaci prostředí, v němž se pohybujete, a použít správnou terminologii, která ukáže, že rozumíte jejich světu a že jste připraveni přispět k řešení problémů.

Pokud si chcete udržet dobrou pozici ve vztahu ke svým kolegům a nadřízeným, klíčem je nejen odbornost, ale i schopnost komunikovat srozumitelně a přizpůsobit se. Důvěru si získáte nejen tím, že budete splňovat své závazky, ale také tím, že si budete všímat potřeb ostatních a aktivně se podílet na hledání řešení.

Důvěra a respekt nejsou jednorázové cíle, ale kontinuální procesy, které vyžadují vaši pozornost a úsilí. Jakmile se naučíte efektivně komunikovat a ukazovat svou odbornost a spolehlivost, budete mít solidní základ pro úspěšné pracovní vztahy a dosažení společných cílů.

Jak zvládat náročné vztahy a rozhodovat o odchodu v pracovním týmu

V náročných situacích v pracovním týmu se často setkáváme s konflikty, tlakem na výsledky a nejistotou ohledně dalšího směru. I přes veškeré snahy a schopnosti řídit vztahy může nastat okamžik, kdy je obtížné najít společnou řeč a kdy se zdá, že situace není řešitelná. V takových chvílích je nezbytné zamyslet se nejen nad okolnostmi, ale především nad vlastní rolí v daném vztahu. Je možné, že naše vlastní předsudky, očekávání nebo nedorozumění zkreslují pohled na motivace druhé strany. Pomáhá proto konzultovat situaci i s kolegy, kteří s daným stakeholderem vycházejí dobře, a učit se z jejich zkušeností.

Stanovení jasných cílů ve vztazích je klíčové. Je vhodné se soustředit na pozitivní výsledky a nevstupovat do dynamiky osobních sporů nebo snah o pomstu. Vztah lze řídit pouze v rozsahu vlastních možností a vlivu, a proto je třeba se zaměřit na to, co skutečně můžeme ovlivnit.

V některých případech je vhodné mít připravené jasné podmínky a kritéria, která určí, kdy a za jakých okolností je lepší vztah opustit. Odchod neznamená okamžitě podat výpověď; může to být i proces začít hledat jiné příležitosti a postupně se připravovat na změnu.

Při zavádění inovativních řešení, například umělé inteligence v produktu, se často musí tým vypořádat nejen s technickými a obchodními výzvami, ale i s interními rozepřemi a nejistotou ohledně směru firmy. Dobře připravené projekty, které vycházejí z důkladné analýzy a simulací, mohou vést k postupnému dosažení rovnováhy nákladů a výnosů. Přesto však není neobvyklé, že se plánování opakuje, a tým je pod tlakem, aby zvládl více náročných úkolů současně.

Strategie řízení týmu a spolupráce hraje zásadní roli v úspěchu projektu. Kultivování otevřené a spolupracující kultury, která umožňuje efektivní komunikaci, podporu a sdílení informací, je neocenitelným nástrojem v překonávání překážek. Důvěra, respekt a schopnost vyvažovat osobní ambice s potřebami celku výrazně přispívají k dlouhodobé stabilitě a růstu.

Zároveň je důležité být otevřený učení a přijmout, že i vedoucí pracovníci mohou potřebovat podporu a zpětnou vazbu. Přiznání neznalostí a ochota konzultovat problematické oblasti přispívají k větší důvěryhodnosti a efektivitě.

Vedle technologických a obchodních aspektů je třeba pochopit, že vedení týmu je především o lidech. Posilování vzájemných vztahů, rozvíjení empatie a schopnosti řešit konflikty jsou zásadními prvky, které mohou rozhodovat o úspěchu či neúspěchu celého projektu.

Jaké jsou klíčové faktory při vytváření struktury stříbrných nanoklustrů?
Jaké jsou složité povahy dětí a jak ovlivňují jejich výchovu a učení?
Jak kontrola informací formuje moderní žurnalistiku a politiku
Co znamenají podivné obrazy a stavby bez lidí?