Основными задачами отдела загса являются:
1. Правильная, полная и своевременная регистрация актов гражданского состояния в соответствии с законодательством Республики Беларусь в целях защиты личных неимущественных и имущественных прав граждан, государственных и общественных организаций;
2. Обеспечение реализации основных направлений государственной семейной политики Республики Беларусь по укреплению нравственных основ семьи и повышению ее престижа в обществе;
3. Правовое просвещение населения по вопросам законодательства Республики Беларусь о браке и семье и порядка регистрации актов гражданского состояния.
Отдел загса в целях выполнения возложенных на него задач осуществляет следующие функции:
1. Производит регистрацию рождения, заключения брака, усыновления, установления материнства и (или) отцовства, перемены фамилии, собственного имени, отчества, смерти, расторжения брака; вносит изменения, дополнения, исправления в записи актов гражданского состояния в соответствии с законодательством Республики Беларусь; восстанавливает и аннулирует записи актов гражданского состояния на основании решений судов; выдает повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, справки, содержащие сведения из записей актов гражданского состояния, справки о записи акта гражданского состояния, справки об отсутствии записи акта о заключении брака, извещения о регистрации расторжения брака либо иные документы, содержащие сведения из записей актов гражданского состояния;
2. Рассматривает заявления граждан Республики Беларусь о перемене фамилии, собственного имени, отчества, подготавливает материалы и составляет заключения о перемене гражданами Республики Беларусь фамилий, собственных имен и отчеств, направляет их в главное управление юстиции Витебского областного исполнительного комитета, которое дает разрешение о перемене фамилии, собственного имени, отчества или отказывает в разрешении;
3. Рассматривает заявления граждан и иных заинтересованных лиц о внесении изменений, дополнений и исправлений в записи актов гражданского состояния, подготавливает материалы и составляет заключения о внесении изменений, исправлений, дополнений в записи актов гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
4. Обеспечивает проведение по желанию родителей регистрацию рождения в торжественной обстановке, в том числе по индивидуальному сценарию, регистрацию заключения брака в торжественной обстановке, в том числе по индивидуальному сценарию, при желании на это лиц, вступающих в брак;
5. Обеспечивает выезд для регистрации заключения брака к месту проведения торжества при желании на это лиц, вступающих в брак;
6. Проводит по желанию граждан юбилейные торжества, связанные с регистрацией актов гражданского состояния;
7. Рассматривает вопрос о снижении брачного возраста и производит снижение брачного возраста в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
8. Принимает от должностных лиц сельских исполнительных комитетов Шумилинского района первые и вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, совершенные ежемесячно, проверяет правильность их оформления;
9. Направляет вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, подлежащие статистической обработке, в органы государственной статистики, вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, не подлежащие статистической обработке, – в сектор архива органов, регистрирующих акты гражданского состояния, главного управления юстиции Витебского областного исполнительного комитета;
10. Представляет в главное управление юстиции Витебского областного исполнительного комитета установленные отчеты в порядке, предусмотренном законодательством Республики Беларусь;
11. Передает в Шумилинский отдел Витебского областного управления Фонда социальной защиты населения Республики Беларусь копии записей актов о смерти на бумажном носителе и в электронном виде;
12. Обеспечивает учет и хранение первых экземпляров записей актов гражданского состояния и других документов в течение установленных сроков;
13. Выдает копии записей актов гражданского состояния по запросам суда, прокуратуры, органов уголовного преследования, нотариусов в связи с нахождением дел в их производстве, а также консульских учреждений, дипломатических представительств Республики Беларусь в случае выполнения ими консульских функций, органов записи актов гражданского состояния, Министерства юстиции, других государственных органов (должностных лиц) в случаях, предусмотренных законодательными актами;
14. Осуществляет учет заявлений граждан отдельно по каждой административной процедуре;
15. Обеспечивает учет, хранение и использование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, а также хранение гербовой печати;
16. Проверяет учет, хранение, использование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в сельских исполнительных комитетах Шумилинского района;
17. Рассматривает в установленном порядке обращения граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела загса, осуществляет личный прием граждан, их представителей, представителей юридических лиц;
18 . Осуществляет ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь, а также контроль за своевременным исполнением документов;
19. Проверяет соблюдение законодательства Республики Беларусь при регистрации актов гражданского состояния и при рассмотрении обращений граждан и юридических лиц в сельских исполнительных комитетах Шумилинского района;
20. Оказывает методическую помощь должностным лицам сельских исполнительных комитетов Шумилинского района, осуществляющим регистрацию актов гражданского состояния, обобщает и распространяет положительный опыт их работы;
21. Изучает и обобщает практику применения законодательства Республики Беларусь о браке и семье при регистрации актов гражданского состояния, вносит в главное управление юстиции Витебского областного исполнительного комитета предложения по распространению положительного опыта работы отдела загса;
22. Проводит лекции, беседы среди населения, выступает в средствах массовой информации с разъяснением законодательства Республики Беларусь о браке и семье, порядка регистрации актов гражданского состояния;
23. Оказывает населению дополнительные платные услуги, связанные с регистрацией актов гражданского состояния;
24. Выполняет иные функции, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
