Конвейер молодежных проектов (стр. 2 )

·  разработку процедур контроля и управления отношениями с группами влияния;

·  получение поддержки Ваших стратегических замыслов со стороны групп влияния до того, как эти цели будут объявлены в миссии Вашего проекта и PR-акциях.

Требования к целям

Этические требования к целям

·  Цель должна быть позитивной. В формулировке цели должно быть отражено то состояние дел, которое Вы хотите достичь, а не то, чего Вы хотели бы избежать в будущем.

·  Цель должна быть экологически чистым продуктом. Если Вы поставили цель, достижение которой на многих повлияет отрицательно, в лучшем случае Вы потратите неоправданно много усилий для ее достижения, в худшем случае Вы никогда ее не достигнете.

·  Цель должна лежать в области Ваших возможностей. Это правило утверждает, что Вы должны ставить такие цели, на достижение которых у Вас есть интеллектуальные и административные ресурсы. Это правило не такое простое, как может показаться на первый взгляд. С одной стороны, «дорогу осилит идущий», утверждает поговорка, то есть если поставлены правильные цели – ресурсы найдутся. На самом деле цель, которая «угадывает» какую-либо потребность общества или организации, усиливает Ваши возможности и собирает сторонников под «Ваши знамена», значит, Ваши возможности растут. С другой стороны, если Вы ставите цели, которые не лежат в сфере Ваших возможностей, значит, Вы ставите «цели не для себя, а для других» (в данном случае не имеются в виду прямые подчиненные). Цели должны бросать

Вам вызов, иначе энтузиазм быстро выветрится, однако они должны быть реалистичными, чтобы не выглядеть невыполнимыми в минуты неудач.

Технические требования к целям

·  Цель должна быть конкретной. Желаемый результат должен быть описан в виде существенных характеристик. На высшем уровне управления цели могут носить как количественный, так и качественный характер.

·  Цель должна иметь временные характеристики. Из формулировок цели должно недвусмысленно вытекать, когда и какие результаты должны быть достигнуты, то есть должны быть указаны основные временные этапы достижения цели.

·  Формулировки цели должны иметь системный характер. То есть состав качественных и количественных характеристик должен быть необходимым и достаточным для того, чтобы охватывать все ключевые результаты, которых мы хотим добиться в будущем, мыслимой как целостный объект проекта. Существует устойчивый набор характеристик, которые, как правило, входят в формулировку цели после указания конкретной сферы деятельности:

ü  Характеристики цели, указывающие на конкурентные преимущества в будущем.

ü  Характеристики, указывающие на внутреннюю эффективность проекта.

Для оценки сильных и слабых сторон проекта оценивается применение SWOT - анализа.

SWOT-анализ

Для оценки слабых и сильных стороны проекта, а также возможностей и угроз, которые могут ее ждать в будущем, применяется SWOT-анализ (англ. SWOT) — сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities) и угрозы (threats).

Этот метод как бы сшивает пространство способностей организации и внешнего пространства возможностей.

Методология использования этого инструмента предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, угроз и возможностей, и после этого установление взаимосвязей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

Алгоритм применения SWOT-анализа

·  Приступая к работе, необходимо ясно представлять себе цели, в соответствии с которыми определяются слабые и сильные стороны, а также возможности и угрозы.

·  Составить список сильных сторон проекта. Эти сильные стороны могут касаться технологии, команды проекта, уникального продукта проекта.

·  Составить список слабых сторон компании.

·  В списках сильных и слабых сторон выделите «качества» и «свойства».

·  Проранжируйте сильные и слабые стороны, выделив среди них: "жизненно важные", "важные" и "второстепенные". Дальнейшему анализу подвергаются, как правило, жизненно важные характеристики.

·  Пронумеруйте отобранные сильные и слабые стороны (каждая в своем списке), и занесите их в «Матрицу SWOT-анализа».

·  Составьте список возможностей, которые открываются для организации.

·  Пронумеруйте все «возможности», после чего занесите их в «Матрицу актуальности открывающихся возможностей». Для удобства в поле матрицы заносятся только номера «возможностей».

·  Приблизительно одну треть из выявленных возможностей занесите в «Матрицу SWOT-анализа», в соответствующее место.

·  Составьте список возможных угроз.

·  Выявленные угрозы занесите в «Матрицу актуальности угроз».

·  Приблизительно одну треть угроз занесите в «Матрицу SWOT-анализа».

·  На этом этапе начинается очень ответственная работа. На пересечении блоков полностью заполненной «Матрицы SWOT-анализа» образуется четыре поля:
(I, II, III, IV). На каждом из этих полей стратег должен рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, которые важны в стратегическом отношении.

Таблица для заполнения

Матрица SWOT-анализа

Методы оценки:

1)  Собеседование с членами научно-экспертного совета.

2)  Метод анкетирования.

3)  Метод сравнения по парам (можно применять в случае наличия двух и более проектов по сходной тематике).

СТАНЦИЯ 3: ТЕХНОЛОГИЧНОСТЬ

Основной функциональной задачей Центра новой молодежной политики является сбор, систематизация технологий молодежной политики и последующее технологическое обеспечение субъектов молодежной политики. Речь идет о совокупности инструментов, методов, базовых и универсальных технологий, которые используются при разработке и реализации проектов молодыми людьми.

В ОСНОВЕ ЭФФЕКТИВНОГО ПРОЕКТА ДОЛЖНА ЛЕЖАТЬ БАЗОВАЯ ТЕХНОЛОГИЯ – НАБОР ПРОСТЫХ И ПОНЯТНЫХ ДЕЙСТВИЙ, СВЯЗАННЫХ С УЧАСТНИКОМ ПРОЕКТА С ПОМОЩЬЮ КОТОРЫХ, У НЕГО ВОЗНИКАЕТ СВЕРХМОТИВАЦИЯ УЧАСТИЯ И ДОСТИЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ. БЕЗ БАЗОВОЙ ТЕХНОЛОГИИ НЕВОЗМОЖЕН ЭФФЕКТИВНЫЙ ПРОЕКТ. НАПРИМЕР, ШКОЛА ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ПРЕДЛАГАЕТ ЧЕТКИЙ КОРОТКИЙ ПУТЬ ДЛЯ ОБОГАЩЕНИЯ, «НАШИ ВЫБОРЫ» - ПРЕДЛАГАЮТ ПОНЯТНЫЙ ПУТЬ ПРИКОСНУТЬСЯ К ВЛАСТИ И ДАЖЕ СТАТЬ ЕЙ, «УРОКИ ДРУЖБЫ (РУССКИЙ СТИЛЬ)» ПРЕДЛАГАЮТ ЧЕЛОВЕКУ ПОЗНАТЬ ЧУЖОГО ДРУГОГО ЧЕЛОВЕКА, ПОЗНАКОМИТЬСЯ С ЧЕМ–ТО УДИВИТЕЛЬНЫМ, САМОРЕАЛИЗОВАТЬСЯ ПОБОРОВ СВОИ СТРАХИ…

За основу технологической экспертизы молодежных проектов взяты два параметра: «универсальность применения» и «достижимость результата».

При замере «универсальности применения» оценивалась не только возможность реализации проекта в любом другом регионе, но и наличие универсальных технологий, которые успешно могут применяться независимо от изменений среды. Более сложный по своей структуре второй критерий – «достижимость результата». Здесь мы исходили из того, насколько разработчик проекта мог грамотно выстроить технологическую цепочку, какими технологиями оперировал, насколько успешно увязывал поставленную цель с желаемым результатом. Для объективности оценки по данному критерию была предложена система параметров (условий), за выполнение которых начислялись баллы:

- использование при доработке проекта универсальной карты технологий ЦНМП (прилагается). Правилам работы с этой картой, возможностям ее применения была посвящена отдельная лекция в первый день работы конвейера. Универсальная карта технологий представляет собой пошаговую матрицу, используя которую можно выстроить технологическую базу для любого молодежного проекта.

- наличие образовательных технологий в проекте (как для участников, так и для активистов);

- технологии вовлечения участников в проект (построение социальной сети проекта);

- критерии оценки результативности проекта;

- использование технологий построения организации (организационной структуры).

В ходе экспертизы представленных проектов были выявлены ряд типичных трудностей, с которыми сталкивались авторы:

- ошибки в формулировании цели проекта. Подавляющее большинство авторов не смогли определить конечную, перспективную цель.

- значительное количество проектов было не подкреплено технологиями вовлечения участников. Без данного инструмента невозможно создание жизнеспособной, динамично развивающейся структуры.

На всех стадиях реализации проекта значимая роль должна отводиться образовательным аспектам проектного управления. В данном контексте под образовательными аспектами подразумевается:

- профессиональный рост и повышение компетенций менеджеров и исполнителей проекта (навыки в области проектного управления, бюджетирования, планирования, мониторинга текущей деятельности и оценки результатов);

- реализация образовательных технологий во внешние аудитории (достижение целевых индикаторов через трансляцию образовательных технологий представителям целевых аудиторий, на которые направлен проект).

- внедрение в реализацию проекта предложений представителей экспертного сообщества (тренинги, семинары и мастер-классы экспертов сферы);

- тиражирование успешного опыта Вашей проектной команды во внешние аудитории (открытые лекции, конференции, форумы).

Ключевым моментом является постоянная модернизация образовательных технологий, использование передового опыта педагогической практики, нестандартных, высокоэффективных методик образования.

При этом грамотное сочетание теоретических и практических курсов, их планирование и распределение по временным периодам реализации проекта является важной компетенцией профессионального менеджера социального проекта.

Использование передовых образовательных технологий является залогом успеха социально значимого проекта при использовании следующих стадий образовательного компонента проектного управления:

- реализация обучающих программ на стадии запуска проекта (подготовка персонала, повышение ключевых компетенций менеджеров проекта);

- реализация образовательных программ, направленных на постоянное повышение компетенций исполнителей проекта);

- реализация семинаров и консультаций экспертов сферы для корректировки целей, задач, а также исправления ошибок проектного управления;

- трансляция во внешние аудитории успешного опыта менеджеров команды в различных сферах проектного управления посредством проведения открытых лекций, семинаров, тренингов, интерактивных образовательных курсов с применением средств видеоконференцсвязи, телевизионного вещания и IP-трансляции.

Цель проекта

Эффективность реализации проекта напрямую зависит от того, насколько верно перед проектной командой поставлена цель. Существуют классические ошибки при формулировке целей, в результате которых цель неконкретна или непонятен момент достижения цели. Для правильной формулировки цели и четкого осознания командой проекта чего же они хотят/должны получить «на выходе» существует ряд инструментов. Проанализировав свой проект при помощи приведенных ниже критериев (SMART-анализ) вы можете четко понять что, в каком виде и в какие сроки вы хотите, можете и должны получить.

Временность, или Жизненный цикл проекта

Любой проект имеет начало и окончание, именно этим он отличается от процессов. При этом следует понимать, что проект не просто имеет две даты (как на памятнике), любой проект проходит определенные фазы своего развития, которые принято называть жизненным циклом (ЖЦ) проекта.

В данном случае фаза – это набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

Жизненный цикл – набор фаз проекта, определяющий последовательный ход работ по проекту.

В различных отраслях деятельности человека, в различных проектах совокупность фаз обладает своими особенностями. Тем не мене, жизненный цикл имеет типичную структуру, которую можно изобразить следующим образом:

Рис. 2. Фазы Жизненного цикла проекта

Инициация – первая фаза жизненного цикла проекта, в которую происходит зарождение идеи и начинается разработка концепции проекта, определение ключевых моментов его реализации (цели, участники, сроки и т. п.)

Планирование – после принятия решения о реализации проекта начинается его детальное планирование.

Исполнение – для исполнения проекта необходимо обеспечить координацию ресурсов (людей, техники, оборудования), необходимых для выполнения намеченных работ.

Управление и контроль – сбор фактических данных о ходе работ и сравнение их с плановыми показателями, анализ отклонений и реагирование на отклонения.

Завершение – ряд мероприятий, которые руководитель должен выполнять для формального завершения проекта (отчеты о результатах проекта, закрытие контрактов и т. п.).

Фактически каждая из пяти фаз включает в себя целую группу процессов. Так, например, в фазе Инициации происходит определение целей проекта, оценка его стоимости, предварительное планирование рисков, в фазе Управление и контроль – мониторинг исполнения, коррекция ошибок исполнения и т. п.

Всего насчитывают более 40 процессов, которые объединены в 9 областей знаний.

Окружение проекта

Естественно, что любой проект реализуется не в безвоздушном пространстве, где вокруг никого и ничего нет, и ничто не мешает твоему движению.

Наоборот! Каждый проект живет в уникальной среде, подвергаясь воздействию различных сил, помогающих ему развиваться или, наоборот, тормозящих его.

В Управлении проектами это называется Окружением проекта – средой проекта, порождающей совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта.

Рис. 3. Окружение проекта

Команда проекта и, в первую очередь, менеджер проекта должны рассматривать проект в его социально-культурном, международно-политическом и физическом окружении.

1. Рассматривая проект в социально-культурном окружении, команда должна понимать, как он воздействует на людей и как люди воздействуют на него. Для этого может потребоваться понимание аспектов экономической, демографической, образовательной, этической, этнической, религиозной и других характеристик людей, на которых воздействует проект или которые могут быть заинтересованы в проекте.

2. Международно-политическое окружение. Может потребоваться, чтобы некоторые члены команды были знакомы с имеющими значение для проекта международными, национальными, региональными и местными законами и обычаями, а также с политической ситуацией, которая также может оказывать влияние на проект. Другими международными факторами, о которых следует помнить, являются временные пояса, национальные и региональные праздники, формальности, которые нужно соблюдать при оформлении поездок и командировок, и логистика телеконференций.

3. Физическое окружение необходимо учитывать, если проект будет воздействовать на окружающую среду. В команде должны быть участники, имеющие представление о местной экологии и физической географии, которая может оказать влияние на проект или быть затронута проектом.

Тем не менее, говоря об окружении проекта, следует понимать, что основное значение здесь имеют не климатические условия или история края, а те государственные и социальные институты, которые существуют «рядом» с проектом. В этом смысле окружение проекта условно можно разделить на ближнее и дальнее. Основной критерий разделения – непосредственное влияние на проект и заинтересованность в его реализации.

Так, государственные органы, общественные организации и объединения граждан, непосредственно не участвующие проекте, но связанные с ним сферой деятельности, могут быть отнесены к дальнему окружению. Члены семей участников проекта, также не имеющие прямого к нему отношения, но потенциально связанные с ним (и опосредованно влияющие), с ходом его реализации. Сюда же можно отнести и конечных пользователей продукта проекта (потребителей), чьи интересы затрагивает проект, хотя они и не имеют прямого отношения к его реализации. К ближнему окружению относят собственно участников проекта.

Таким образом, учет влияния окружения необходим, поскольку его можно использовать в интересах проекта, а если есть опасность, что это влияние может быть негативным, следует принять соответствующие меры.

Задание: озвучить окружение проекта.

Один из инструментов определения возможностей воздействовать на проект субъектами среды – матрица влияния.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР - инструмент планирования, при помощи которого вы можете детализировать – разобрать на части ваш проект. Каждый нижестоящий уровень СДР представляет собой детализацию вышестоящего уровня проекта (т. е. принцип «от общего к частному»).

Основные виды СДР: продуктовая, функциональная, организационная.

Пример проекта. Образовательный сбор, на котором применяют технологию Конвейер Молодежных Проектов.

Цель проекта по SMART-технологии:

Проведение Образовательного сбора Федеральной программы «АРТПАРАД» с применением технологии Конвейера Молодежных Проектов с участием 100 представителей творческих молодежных объединений из 44 регионов РФ с 23 по 26 мая 2009 года в Подмосковье.

Продуктовая СДР – декомпозиция проекта на компоненты его продукции; система результатов проекта.

Функциональная СДР – декомпозиция проекта на операции технологического цикла производства продукции проекта.

Организационная СДР – декомпозиция проекта на элементы организационной структуры проекта – функциональные подразделения всех организаций, задействованных в реализации проекта.

Пример Организационной СДР озвучивается экспертом самостоятельно, при необходимости.

План по вехам

План по вехам – расписание обобщающего уровня, которое отображает сроки наступления контрольных событий и этапов реализации проекта. Фактически – график получения обязательных промежуточных результатов. Достижение вехи подразумевает переход проекта на качественно новый уровень. Фактические ПВ представляет собой серию естественных точек контроля проекта. При этом веха формулируется при помощи глаголов совершенного времени - …получен, произведен, сформирован – т. е. результат достигнут.

Кроме того, приступая к реализации проекта, следует задать точки контроля, которые позволят на различных этапах реализации контролировать степень реализации проекта. Основные параметры точек контроля: дата, объект и субъект контроля, параметры контроля и их численные измерители, следствие контроля (функциональные, мотивирующие) и проч.

ОПТИМИЗАЦИЯ – определение значений экономических показателей, при которых достигается оптимум, то есть наилучшее состояние системы. Чаще всего оптимуму соответствует достижение наивысшего результата при данных затратах ресурсов или достижение заданного результата при минимальных ресурсных затратах.

Владение технологией оптимизации процессов

Оптимизация – это процесс приведения системы в наилучшее состояние.

У оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить процессы. Оптимизировать хаос может только Бог. Человеку же надо сначала «увидеть» ход протекания процессов, то есть зафиксировать их в виде моделей «как есть». Ведь если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы).

При оптимизации «рыбу чистят с хвоста». Данный принцип означает, что оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя их в группы и оперативно устраняя. Оценивая оптимальность, в первую очередь, надо анализировать каждую часть проекта, выполняемую конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее процедура). Оценивая ее, надо проверять к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3