Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года № 000[32], согласно которой организуется работа центральных экспертных комиссий федеральных органах исполнительной власти.

Согласно Типовой инструкции для проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК), а при необходимости в структурных подразделениях – экспертные комиссии (ЭК). Функции и права ЦЭК (ЭК) определяются положениями, которые утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК) и согласуются с Федеральным архивным агентством.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.

Так, экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.

При проведении данной экспертизы осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, и ведомственного перечня документов (при наличии) с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел организации, описей дел предыдущих обработок и штатного расписания путем полистного просмотра дел[33];

- отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Путем полистного просмотра дел на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел проводится отбор документов для постоянного хранения. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. ЦЭК по результатам экспертизы ценности документов принимает окончательное решение.

По результатам экспертизы составляются:

- описи дел постоянного хранения;

- временного (свыше 10 лет) хранения;

- по личному составу;

- акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

Отметка «ЭПК», поставленная в перечнях к некоторым видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организациях. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения и подлежат переформированию.

Законом определены полномочия центральной экспертно-проверочной комиссии – органа, специально уполномоченного Правительством Российской Федерации для решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов.

Специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти для решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, является Федеральное архивное агентство (Росархив).

Своим Приказом от 01.01.2001 года № 19 Росархив утвердил Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве, в соответствии с которым Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК), занимается:

- рассмотрением научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и муниципальных архивов. А также проектов нормативных документов отраслевого и межотраслевого значения положений, правил, инструкций, методических указаний по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и ведомственных архивов федеральных органов, организаций и учреждений;

- научно-методическим руководством деятельностью экспертно-проверочных (экспертных) комиссий (ЭПК-ЭК) архивных учреждений, центральных экспертных и экспертных комиссий (ЦЭК-ЭК) федеральных органов государственной власти.

Кроме того, ЦЭПК рассматривает:

- программы исследований, научные отчеты, доклады, обзоры, методические рекомендации и другие материалы по результатам исследований вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных и ведомственных архивов;

- предложения архивных учреждений, федеральных органов исполнительной власти по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий отраслевого и межотраслевого значения по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных и ведомственных архивов, по определению состава документов постоянного хранения, сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков
хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в ведомствах.

Функции по утверждению перечня типовых архивных документов с указанием сроков их хранения возлагаются на специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, то есть Росархив. Так, например, в настоящий момент действует утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Данный Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций, то есть присущие определенному виду деятельности, предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел. Например, Министерство Российской Федерации по налогам и сборам своим Приказом от 01.01.01 года № САЭ-3-18/297@ утвердило Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения.

Глава III. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

и порядок ее проведения

3.1. Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов

При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения. Установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их для передачи в государственные архивы – первая и основная задача экспертизы. С целью ее разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств (могут быть привлечены документы учреждений других ведомств в том случае, если эти учреждения взаимосвязаны друг с другом в управлении). Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение.

Однако на этом не заканчивается процесс экспертизы. Документы научной ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор их в государственные архивы.

Задача отбора документов в государственные архивы требует всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности, компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости[34].

Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравноценностью их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и планомерности.

С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной, а иногда и разных систем. Экспертизой устанавливается, в составе каких фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив (союзного, республиканского, местного значения) документы с повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких – выделены к уничтожению.

Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм – государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.

Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел. Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе – изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны. Сохранение оптимального объема ГАФ – проблема большого научного значения, которая должна решаться совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

1. К критериям происхождения относятся:

- функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);

- значение лица в жизни общества;

- время и место создания документа.

2. К критериям содержания относятся:

- значимость информации документа (уникальность и типичность);

- повторение информации документа в информации других документов;

- вид документа;

- подлинность документа.

3. К критериям внешних особенностей относятся:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

- физическое состояние документа[35].

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ; внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т. п.), палеографические и языковые особенности, физическое состояние документов. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов.

Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.

Ценность документов определяется исходя из вида учреждений, откуда они поступают.

Первую группу составляют учреждения органов власти, управления, органы суда, прокуратуры, научные учреждения, проектно-конструкторские, заводы, фабрики и др. предприятия федерального, областного значения, высшие учебные заведения, крупные культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, киностудии и т. д.). Эти учреждения играют первостепенную роль в жизни общества и, следовательно, их документы имеют большое научное и историческое значение. Документы изучаются тщательно, помимо основной документации в фондах могут быть оставлены документы подчиненных организаций.

Вторую группу составляют те учреждения, от которых документы принимаются выборочно. Это учреждения районного и городского подчинения. Отличительная черта этой группы – бо льшое количество учреждений, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют не только практическое, но и научное значение, но из-за массовости и однородного характера прием их. на госхранение в полном составе не возможен. Они принимаются выборочно: один-два фонда из группы однородных учреждений.

Выборочный прием допустим вследствие того, что основная документация этих учреждения отлагается в фондах вышестоящих организаций, (планы, отчеты). Поэтому в фонде учреждения областного масштаба должна быть отражена деятельность подведомственных районах учреждений. А в фондах районных учреждений хранятся документы, не поступающие в выше стоящие организации. Например, в фондах школ протоколы педсоветов, приказы директоров, годовые отчеты классных руководителей.

Третью группу составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера и выполняющие свои функции в узких строго ограниченных территориальных границах. К числу таких учреждений относятся: магазины, автобаза, гостиницы, жилищно-строительные кооперативы, кассы и т. д. Документы этих учреждений несут контрольно-учетные функции и для деятельности учреждения имеют лишь временное практическое значение. Как правило, работа этих учреждений находит отражение в документах вышестоящих организаций. Например: документы фелъдшерско-акушерских пунктов не принимаются на хранение, но сведения о них можно почерпнуть из обзоров, составляемых в центральных районных больницах.

Документы этой группы учреждения имеют значение только для практической работы и могут быть по истечению сроков использования уничтожены. Но нельзя исключать возможность появления в этих учреждениях документов имеющих ценность, как источник научных исследований о численности рабочих, объеме работ или новаторстве. Архивист должен предвидеть это и своевременно брать под контроль.

Чем значительнее событие прошлого для потомков, тем внимательнее должен быть архивист к документам, несущим о них информацию. И даже документы, содержащие малозначащие сведения, мотнут быть оставлены на постоянное хранение. Так, за годы Великой Отечественной войны в фондах оставлены письма трудящихся, заявления об отправке на фронт, переписка учреждений по хозяйственным вопросам, которые характеризуют тяжелые условия жизни в стране, отношение людей к происходящим событиям. Не меньшее значение имеет и время образования документа.

Сравнительно небольшое количество документов сохранившихся за ХVI-XVII века, годы гражданской войны, Великой Отечественной, коллективизации сельского хозяйства, многие документы погибли – поэтому то, что осталось имеет большое историческое значение и должно быть сохранено полностью. С этой целью архивистами были введены так называемые запретные даты. Документы, возникшие ранее запретных дат, экспертизе не подвергаются и должны сохраняться независимо от содержания, происхождения, способа воспроизведения и т. п. Первая запретная дата – 25 июня 1811 года была введена в 1919 году. В 1925 заменена новой 1825. Сейчас – это 1946 год.

К числу важных критериев ценности следует отнести критерий значимости автора документа. Автором может быть определенное лицо или учреждение. Этот критерии широко применим к документам фондов личного происхождения, издательств, редакций газет, журналов, творческих коллективов, театров, музеев.

Значение отдельных личностей в научной, политической общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой документации. Историческое значение того или иного учреждения так же предопределяет ценность его документов. Поэтому вое сохранившиеся документы могут быть оставлены на хранение только вследствие того, что они образовались в процессе деятельности или исторических по своей роди учреждений или крупных общественных и государственных деятелей, выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства.

С особым вниманием надо относится к рукописям, к документам за подписью их автора, или с авторскими пометками, резолюциями и т. д.

Наиболее отечественным является отбор на хранение документов наших соотечественников. Архивом определяется круг лиц, документы которых должны поступить на хранение. Такое определение ориентировочное, только при непосредственном ознакомлении с документами может быть вынесено окончательное решение об их судьбе.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности. С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии – признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.

Информационное значение документов современных учреждений позволяет распределить их на ряд групп. Наибольшую ценность имеют те документы, информация которых отражает основную деятельность учреждения в целом, а также его структурных подразделений «вопросы руководства, планирования финансирования и контроля за работой учреждения и деятельностью подведомственных учреждений, а также результаты этой работы». Они отражают главные направления деятельности учреждения и суммируют за определенные отрезки времени результаты этой деятельности. Поэтому информация их представляет определенный научный интерес.

Другая группа документов носит вспомогательный характер. Большую часть этой группы составляют документы оперативной и «бухгалтерской отчетности и учета, документы по незначительным вопросам производства, строительства, снабжения, а также по бытовым и административно - хозяйственным вопросам. Это документы временного справочного значения.

Самостоятельную группу среди материалов учреждения составляют документы по личному составу. Они необходимы для удовлетворения личных запросов граждан в течение длительных периодов времени, равных примерно средней продолжительности жизни одного поколения. Основная масса этой документации – документация справочного значения. По истечении сроков возможного использования документы по личному составу подвергаются экспертизе. То, что имеет научное значение, передается в государственный архив на вечное хранение, остальное уничтожается.

Все документы современных учреждений в зависимости от той информации, которую они несут, распадаются на три большие группы. Первую группу составляют документы, информация которых раскрывает основную деятельность учреждения – они хранятся постоянно. Срок хранения документов второй групп – от 5 лет и более. Документы по личному составу храниться от нескольких лет до нескольких десятилетий.

Такой критерий как повторяемость получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации. Так как в учреждениях образуются документы идентичного содержания, или документы, несущие информацию о содержании других документов.

Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы и даже в учреждениях разных систем. В управлении почти каждый новый документ изучается на основании повторения информации других документов.

Наиболее характерно повторение информации для таких систем документации как плановая, отчетная. Информация может повторяться дословно и в виде обобщения данных.

Документы, на основе которых были созданы новые принято называть первичными источниками информации, а документы поглотившими их информацию – вторичными.

Есть два вида повторяемости информации: формальный – происходит воспроизведение документальной информации (цитирование) и аналитико-синтетический – когда происходит преобразование информации.

Существует еще одна форма повторяемости информации – вариантность. В практике нередки случаи составления двух и более текстов одного и того же документа. Такие тексты могут различаться деталями, не изменяющими смыслового значения содержания документа. Но может быть и другой случай повторяемости информации, когда внесенные в текст изменения существенно повлияют на его содержание, и будут фиксировать различные пути решения, одного и того же вопроса. В этом случае вое варианты можно рассматривать разными редакциями одного документа.

Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит. Копией называется точное воспроизведение подлинника, заверенное лицом, на это уполномоченным. Копии при наличии подлинников могут быть уничтожены. Если документ имеет большое научное значение или широко используется в практической деятельности учреждения, то на постоянное хранение, кроме подлинника, рекомендуется оставлять один или два экземпляра копий.

При отсутствии в фонде подлинников, копии (один или два экземпляра), воспроизводящие их, должны быть оставлены на постоянное хранение. Если в тексте подлинника и копий имеются расхождения, существенно изменяющие их содержание, то на постоянное хранение могут быть оставлены и подлинник, и копии. Авторизованная копия приобретает силу подлинника и также хранится постоянно. Заверенная копия в фонде служит основанием для уничтожения незаверенных копий.

Дублетными документами называют размноженные документы, то есть несколько экземпляров одного и того же документа. Дублетные документы могут быть в фонде, одного учреждения (в одной или разных структурных частях), в фондах однородных учреждений одного подчинения, всех учреждений определенной системы и даже в фондах разных систем.

Документы в создавшей их структурной части оставляются на хранение в подлинниках, а в тех структурных частях, куда они в копиях присылаются для сведения, уничтожаются.

Дублетными документами в учреждениях одной определенной системы чаще всего бывают акты органов государственной власти и государственного управления, постановления, приказы, директивы, указания, распоряжения и другие документы руководящего характера. Они размножаются типографским способом или средствами множительной техники и рассылаются по всей системе учреждений.

Документы организационно-распорядительного характера, как правило, сохраняются в фондах учреждений, являющихся их авторами. В фондах подведомственных учреждений они могут быть оставлены на постоянное хранение лишь в тех случаях, когда содержание их непосредственно затрагивает вопросы деятельности данных учреждений достаточно полного отражения в документах этих учреждений. Если же организационно-распорядительные документы присланы для сведения, то они выделяются к уничтожению.

Поэтому организационно-распорядительные документы руководящего органа, имеющие и не имеющие отношения к деятельности учреждения целесообразно раздельно формировать в дела в фондах подведомственных учреждений. Значительную часть дублетной документации составляют протоколы, планы, отчеты и другие документы плаланово-отчетного характера.

Отчетность обычно сохраняется в фондах вышестоящих учреждений как источник информации о деятельности подведомственных учреждений.

К выделению на уничтожение дублетных документов следует подходить осторожно, не надо забывать, что ими можно восполнить утраченные документы. Если в фонде учреждения отсутствуют основные документы, то целесообразно ставить вопрос о восполнении их идентичными документами из других фондов. На отбор дублетных документов может оказать влияние наличие резолюций, помет, виз, существенно дополняющих их содержание.

Отбор на государственное хранение документов с повторяющейся информацией – один из наиболее трудных вопросов в экспертизе. При разрешении его необходимо, во-первых, установить, в фондах каких учреждений могут быть документы с повторяющейся информацией, во-вторых, выявить категории документов, информация которых повторяется, в-третьих, определить вид и форму повторяемости и уже после этого проводить отбор документов на хранение и уничтожение, руководствуясь общими и специальными критериями ценности документов.

При экспертизе ценности документов с повторяющейся информацией необходимо также учитывать такие факторы, как целевое назначение документа, авторство, поступление документов с повторяющейся информацией в один или разные государственные архивы, широту, их использования в государственном архиве, степень сохранности архивных фондов и др.

Критерий подлинности документов имеет двоякое значение. С одной стороны, он определяет основное требование архивистов, заключающееся в том, что все официальные документы, принятые на государственное хранение: постановления, распоряжения, протоколы, приказы, решения и другие – должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения (подпись, печать и т. п.).

С другой стороны, он применяется в экспертизе документов социально-правового характера (договора, акты, соглашения, обязательства, решения исполнительных органов), образующихся в процессе заключения всякого рода сделок, торговых операций, выдачи денежных ссуд. Эти документы определяют права одних контрагентов, обязанности других, права истцов, сроки выполнения договорных обязательств, а также судебных решений, их обжалования и т. д.

При экспертизе ценности документов принимается во внимание их физическое состояние. Если документы имеют внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они восстановления. Неудовлетворительное состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются фотокопии. Плохое физическое состояние основных категорий документов часто вынуждает оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения.

В работе государственных архивов этот критерий ценности применяется очень редко. Условия хранения архивных фондов в настоящее время исключают возможность их физического повреждения. Данный критерий ценности очень близок по своему значению к рассмотренному выше критерию, поэтому при экспертизе материалов, находящихся в плохом физическом состоянии, следует учитывать также те рекомендации, которые предлагались для экспертизы архивных фондов с плохой сохранностью документов.

При экспертизе ценности документов имеет значение также материал, на котором они написаны, способ их воспроизведения.

На постоянное хранение следует оставлять документы с художественной росписью, орнаментом, миниатюрами, документы, написанные на особом писчем материале (бересте, пергаменте), документы, представляющие интерес с точки зрения постановки делопроизводства в определенный исторический период и т. п. Заслуживают внимания дипломатические и языковые особенности документов. Все эти критерии ценности почти неприменимы при экспертизе документов советских учреждений. Они имеют значение для исследования документов учреждений за дореволюционный период, фондов личного происхождения и коллекций.

Степень сохранности документов архивного фонда можно отнести к числу критериев ценности, давно применявшихся в советском архивоведении. Согласно этому критерию, если архивный фонд сохранился не полностью и отсутствуют основные документы учреждения, то следует оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения, но только в том случае, если они освещают историю учреждения и его деятельность. Если сохранившиеся в фонде документы не имеют такого значения, они должны быть уничтожены.

Неполнота архивных фондов длительное время давала право архивистам оставлять на хранение всякие документы, как бы они незначительны ни были. Такие случайно сохранившиеся в фондах разрозненные документы получили в практике работы государственных архивов название «следов фондов». Хранение «следов фондов» мотивировалось необходимостью доказательства существования и деятельности отдельных учреждений. Такой подход к экспертизе не полностью сохранившихся фондов наблюдался в работе государственных архивов в течение продолжительного времени, приблизительно до конца 50-х годов. В настоящее время государственные архивы отказались от хранения «следов фондов». Сохранившиеся от деятельности учреждения оперативно-учетные документы, переписка по хозяйственным вопросам, копии директивных документов вышестоящих учреждений и другие подобные им документы уничтожаются. Вместе с тем архивист, выделяя к уничтожению подобные документы, должен помнить о таких факторах, как значимость учреждения, время его существования, цели и задачи, в зависимости, от которых даже и маловажные документы могут приобрести определенную ценность.

Не сохранившийся полностью архивный фонд может быть восполнен за счет документов других учреждений.

Критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не могут быть неизменными, раз навсегда установленными. Одни критерии ценности могут потерять свое значение, утратить силу как основание для отбора документов, другие – наоборот, возникнуть.

Перечни документов – систематизированные списки документов учреждений, содержание нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием на государственное хранение которых обязателен. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

Перечни ограничивают архивиста от односторонней, субъективной и в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение,

Если исходить из целевого назначения, то можно выделить 2 группы перечней: первая группа – перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе – перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в госархивы.

По характеру документации перечни обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т. д.

Типовые документы возникают в деятельности учреждений, организаций и предприятий. Это позволяет их четко классифицировать и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений.

В составе общеуправленческой документации есть свои подсистемы типовой документации: например по кадрам. На такие документы может составляться самостоятельный перечень.

Ведомственные перечни устанавливают сроки хранения для документов не только типового характера, но и другую специальную документацию, создаваемую учреждением по воем вопросам деятельности. Ведомственный перечень является основным нормативным документом при проведении экспертизы учреждений данного ведомства.

В целях обеспечения качественного комплектования государственного архивного фонда в 1973 году был издан «Перечень документов, подлежащих приему в госархивы». Этим перечнем охвачены не только общие типовые документы, но и многие другие категории документов постоянного срока хранения. Он служит официальным сводом категорий и видов документов, которое государство считает необходимым хранить и является пособием по комплектованию госархивов.

Перечни не распространяются на те категории документов, которые образовались до его создания.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4