Рисунок 1.7. Вариант ИС, поддерживающий деятельность фирмы

Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

Прочие классификации информационных систем.

Классификация по степени автоматизации.

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой ИС определяются как ручные, автоматические, автоматизированные. На рисунке 1.8. показана данная классификация.

Рисунок 1.8. Классификация ИС в зависимости от степени автоматизации

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин «информационная система» вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы. Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

Классификация по характеру использования информации.

Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных.

Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса:

-  управляющие;

-  советующие.

Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерен тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Например, медицинские ИС для постановки диагноза больного и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач при работе с подобной системой может принять к сведению полученную информацию, но и предложить иное по сравнению с рекомендуемым решение.

Классификация по сфере применения.

Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др. Основными функциями подобных систем являются:

-  оперативный контроль и регулирование;

-  оперативный учет и анализ;

-  перспективное и оперативное планирование;

-  бухгалтерский учет;

-  управление сбытом и снабжением;

-  другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д. Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ (ИТ)

Информационная технология, информационный менеджмент. Технологический процесс обработки управленческой информации. Понятие информационной технологии управления (ИТУ). Классификационные признаки ИТУ. Информационные ресурсы. Информационные продукты и услуги. Виды информационных технологий: информационная технология обработки данных, информационная технология управления, автоматизация офиса, информационная технология поддержки принятия решений, информационная технология экспертных систем.

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, обработки экономической информации на основе табличных процессоров, обработки графических объектов, использования систем управления базами данных, интегрированных программных пакетов; распределенной обработки информации.

2.1. ИТ - основные понятия и определения

Понятия: информационная технология, новая информационная технология, инструментарий и составляющие информационной технологии.

Определение информационной технологии.

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы.

Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта.

Цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение: Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Если цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы, то цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации. ИТ как аналог технологии переработки материальных ресурсов представлена на рисунке 2.1. Сравнение основные компоненты обоих видов технологий приведены в таблице 2.1.

Рисунок 2.1. ИТ как аналог технологии переработки материальных ресурсов

Таблица 2.1. Сопоставление основных компонентов технологий

Новая информационная технология.

Внедрение ПК в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития ИТ и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: «Новая», «компьютерная» или «современная».

Прилагательное «Новая» подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. Основные характерные черты новой информационной технологии представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2. Основные характеристики новой ИТ

Основные принципы новой (компьютерной) информационной технологии:

Инструментарий ИТ.

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т. п. По аналогии и для ИТ должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием ИТ.

Инструментарий ИТ - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для ПК:

-  текстовый процессор (редактор);

-  настольные издательские системы;

-  электронные таблицы;

-  системы управления базами данных;

-  электронные записные книжки;

-  электронные календари;

-  информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.);

-  экспертные системы и т. д.

Соотношение информационной технологии и информационной системы.

ИТ является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

Основная цель ИТ - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

ИС является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т. д.

Основная цель ИС - организация хранения и передачи информации. ИС представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. ИТ может существовать и вне сферы ИС. Таким образом, ИТ является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий - управленческой и компьютерной - залог успешной работы ИС.

Информационная технология - совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

Информационная система - человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

2.2. Составляющие информационной технологии.

Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как норма, норматив, технологический процесс, технологическая операция и т. п., могут применяться и в информационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любой технологии, в том числе и в информационной, всегда следует начинать с определения цели. Затем следует попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий.

Технологический процесс переработки информации, представленный в виде иерархической структуры по уровням, показан на рисунке 2.2.

1-й уровень - этапы, где реализуются сравнительно длительные технологические процессы, состоящие из операций и действий последующих уровней.

Пример. Технология создания шаблона формы документа и среде текстового процессора Microsoft Word может состоять из следующих этапов:

-  этап 1 - создание постоянной части формы в виде текстов и таблиц;

-  этап 2 - создание постоянной части формы в виде кадра, куда затем помещается рисунок;

-  этап 3 - создание переменной части формы;

-  этап 4 - защита и сохранение формы.

Рисунок 2.2. Информационная технология в виде иерархической структуры, состоящей из этапов, действий, операций

2-й уровень - операции, в результате выполнения которых будет создан конкретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.

Пример. Рассмотрим этап 2 технологии создания постоянной части формы документа в виде кадра в среде текстового процессора Microsoft Word, который состоит из следующих операций:

-  операция 1 - создание кадра;

-  операция 2 - настройка кадра;

-  операция 3 - внедрение в кадр рисунка.

3-й уровень - действия - совокупность стандартных для каждой программной среды приемов работы, приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операции цели. Каждое действие изменяет содержание экрана.

Пример. Рассмотрим операцию 3 - внедрение в кадр рисунка в среде текстового процессора Microsoft Word, которая состоит из следующих действий:

-  действие 1 - установка курсора в кадре;

-  действие 2 - выполнение команды «ВСТАВКА» → «Рисунок»;

-  действие 3 - установка значений параметров в диалоговом окне.

4-й уровень - элементарные операции по управлению мышью и клавиатурой.

Пример. Как следует понимать элементарную операцию информационной технологии. Ею может быть: ввод команды, нажатие правой кнопки мыши, выбор пункта меню и т. п.

Следует отметить, что технологический процесс необязательно должен состоять из всех уровней, представленных на рисунке 2.2. Он может начинаться с любого уровня и не включать, например, этапы или операции, а состоять только из действий. Кроме того, для реализации этапов технологического процесса могут использоваться разные программные среды, но при этом ИТ, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

-  обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

-  включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

-  иметь регулярный характер;

-  этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.

2.3. Этапы развития информационных технологий

Существует несколько точек зрения на развитие ИТ с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления. Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персонального компьютера (ПК) начался новый этап развития ИТ. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека как для профессиональной сферы, так и для бытовой.

Признак деления - вид задач и процессов обработки информации

1-й этап (60 ÷ 70-е гг.) - обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития ИТ являлась автоматизация операционных рутинных действий человека.

2-й этап (с 80-х гг.) - создание ИТ, направленных на решение стратегических задач.

Признак деления - проблемы, стоящие на пути информатизации общества

1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-й этап (до конца 70-х гг.) связывается с распространением ЭВМ серии IBM/360, Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.

3-й - этап (с начала 80-х гг.) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а ИС - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.

4-й этап (с начала 90-х гг.) - создание современной технологии межорганизационных связей и ИС. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

-  выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

-  организация доступа к стратегической информации;

-  организация защиты и безопасности информации.

Признак деления - преимущество, которое приносит компьютерная технология

1-й этап (с начала 60-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых ИС была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая - плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались ИС, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением ПК. Изменился подход к созданию ИС - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для первого этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. ИС имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие ИТ должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.

Признак деления - виды инструментария технологии

1-й этап (до второй половины XIX в.)- «ручная» ИТ, инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш. Основная цель технологии - представление информации в нужной форме.

2-й этап (с конца XIX в.) - «механическая» технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка, телефон, диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологии - представление информации в нужной форме более удобными средствами.

3-й этап (40 ÷ 60-е гг. XX в.) - «электрическая» технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны.

Изменяется цель технологии. Акцент в информационной технологии начинает перемещаться с формы представления информации на формирование ее содержания.

4-й этап (с начала 70-х гг.) - «электронная» технология, основным инструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологии еще более смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой среды различных сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы. Множество объективных и субъективных факторов не позволили решить стоящие перед новой концепцией информационной технологии поставленные задачи. Однако был приобретен опыт формирования содержательной стороны управленческой информации и подготовлена профессиональная, психологическая и социальная база для перехода на новый этап развития технологии.

5-й этап (с середины 80-х гг.) - «компьютерная» («Новая») технология, основным инструментарием которой является ПК с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации АСУ, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений определенными специалистами. Подобные системы имеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются на ПК и используют телекоммуникации. В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

2.4. Проблемы использования информационных технологий

Для ИТ вполне естественным является то, что они устаревают и заменяются новыми. При внедрении новой ИТ в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года. Если в процессе внедрения новой ИТ этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую ИТ она уже устареет и придется принимать меры к ее модернизации. Такие неудачи с внедрением ИТ обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования ИТ.

Методология использования информационных технологий

1. Централизованная обработка информации.

Достоинства методологии централизованной технологии:

-  возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

-  сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию ИТ благодаря централизованному их принятию.

Недостатки такой методологии:

-  ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

-  ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

2. Децентрализованная обработка информации.

Достоинствами такой методологии являются:

-  гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя;

-  усиление ответственности низшего звена сотрудников;

-  уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;

-  более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Недостатки децентрализованной методологии:

-  сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;

-  психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительным центром стандартов и готовых программных продуктов;

-  неравномерность развития уровня ИТ на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной информационной технологии привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода. Такой подход назовем рациональной методологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности:

-  вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии использования ИТ, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;

-  персонал, использующий ИТ, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

Рациональная методология использования ИТ позволяет:

-  достичь большей гибкости;

-  поддерживать общие стандарты;

-  осуществить совместимость информационных локальных продуктов;

-  снизить дублирование деятельности и др.

Выбор вариантов внедрения информационной технологии в фирме

При внедрении ИТ в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. ИТ приспосабливается к организационной структуре:

Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах ИТ. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться. Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

-  существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

-  наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

-  рационализация организационной структуры фирмы;

-  максимальная занятость всех работников;

-  высокий профессиональный уровень;

-  интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования:

2.5. Виды информационных технологий

Информационные технологии обработки данных.

ИТ обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

-  обработка данных об операциях, производимых фирмой;

-  создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

-  получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Особенности, связанные с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

-  выполнение необходимых фирме задач по обработке данных (Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть ИС обработки данных и разработана соответствующая ИТ.);

-  решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

-  выполнение стандартных процедур обработки (Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов.);

-  выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10