Jak nagrywać i wykorzystywać makra VBA do odświeżania zapytań w Excelu?

Nagrywanie makr w Excelu to podstawowa metoda automatyzacji czynności, która pozwala na łatwe rejestrowanie sekwencji działań użytkownika i późniejsze ich powtarzanie. W kontekście pracy z zapytaniami w Power Query, szczególnie przydatne jest nagranie prostego makra, które odświeża jedno lub wiele zapytań bez konieczności ręcznego wykonywania tej operacji.

Aby rozpocząć nagrywanie makra, należy kliknąć ikonę nagrywania makr w lewym dolnym rogu Excela, obok napisu „Gotowe” (Ready). Po kliknięciu pojawi się okno dialogowe, w którym można nadać makru nazwę, na przykład „Refresh_Query”. Po zatwierdzeniu rozpoczniemy rejestrowanie działań. W trakcie nagrywania można odświeżyć zapytania na kilka sposobów: poprzez menu kontekstowe tabeli, polecenie „Odśwież wszystko” na karcie Dane lub menu kontekstowe konkretnego zapytania w oknie „Zapytania i połączenia”. Po wykonaniu odświeżenia należy zakończyć nagrywanie, ponownie klikając ikonę nagrywania, która teraz pełni funkcję przycisku zatrzymania.

Po nagraniu makra, aby przejrzeć lub edytować kod, otwieramy edytor VBA skrótem Alt + F11. Nagranie makra generuje kod podobny do poniższego:

vba
Copy code
Sub Refresh_Query()
    ' Refresh_Query Macro
    Range("B7").Select
    Selection.ListObject.QueryTable.Refresh BackgroundQuery:=False
    ActiveWorkbook.RefreshAll
    ActiveWorkbook.Connections("Query - Managers").Refresh
End Sub

Pierwsza linia z Sub oznacza początek procedury, a End Sub jej koniec. Linijki poprzedzone apostrofem (') to komentarze, które nie są wykonywane. W kodzie mogą pojawić się komendy wyboru komórki, jeśli podczas nagrywania użytkownik klikał w konkretne miejsce arkusza (tu: Range("B7").Select). Należy jednak pamiętać, że taka instrukcja często jest zbędna i można ją usunąć dla czytelności i efektywności.

Ważnym elementem jest linia, która odświeża zapytanie związane z aktualnym zaznaczeniem, gdzie BackgroundQuery:=False wymusza odświeżenie synchroniczne (blokujące dalszą pracę, dopóki proces nie zostanie zakończony). Gdyby wartość była ustawiona na True, odświeżenie odbywałoby się asynchronicznie w tle.

Druga linia, ActiveWorkbook.RefreshAll, wyzwala odświeżenie wszystkich zapytań, tabel przestawnych i innych źródeł danych w skoroszycie. Natomiast ostatnia linia pozwala na odświeżenie konkretnego połączenia o nazwie wewnętrznej „Query – Managers”, która jest różna od nazwy widocznej w Power Query i zależy od ustawień językowych oraz sposobu zarządzania zapytaniami.

W zależności od potrzeb użytkownika można wybrać odpowiednią linię kodu, która najlepiej odpowiada metodzie odświeżania, a także dodać własne instrukcje VBA dla bardziej zaawansowanych scenariuszy.

Poza samym nagrywaniem makr i ich podstawową edycją ważne jest zrozumienie kontekstu, w jakim działają zapytania Power Query i ich połączenia. Nazwy połączeń mogą się zmieniać w zależności od liczby operacji ładowania i usuwania zapytań, co wpływa na sposób odwoływania się do nich w VBA. Warto też zdawać sobie sprawę z różnic między odświeżaniem synchronicznym i asynchronicznym, które może mieć znaczenie w kontekście wydajności i zachowania aplikacji podczas wykonywania skryptów.

Automatyzacja odświeżania zapytań za pomocą VBA pozwala na integrację z innymi procesami w Excelu, na przykład wykonywanie obliczeń po odświeżeniu danych lub wywoływanie makr w określonych momentach. Taka elastyczność jest kluczowa dla zaawansowanych użytkowników i osób odpowiedzialnych za raportowanie oraz analizę danych w organizacjach.

Istotne jest również zwrócenie uwagi na to, że w trakcie nagrywania makr mogą być przechwycone elementy, które nie są konieczne, np. wybór komórki, dlatego po nagraniu warto ręcznie przejrzeć i ewentualnie oczyścić kod, aby działał sprawniej i bardziej precyzyjnie. Dodatkowo należy pamiętać, że zmiany w strukturze zapytań lub nazw połączeń wymagają aktualizacji kodu VBA, aby uniknąć błędów w trakcie odświeżania danych.

Jak łączyć i dopasowywać dane w Power Query, aby uzyskać spójne zestawienia sprzedaży?

Aby skutecznie łączyć i dopasowywać dane z różnych źródeł w Power Query, kluczowe jest zachowanie zgodności struktur tabel oraz przemyślana kolejność kroków podczas importu i przekształcania danych. Na początku należy załadować poszczególne tabele do Power Query, wybierając pojedynczą komórkę w tabeli i korzystając z funkcji „From Table/Range”. Ważne jest, aby typ danych kolumn, szczególnie daty, był spójny we wszystkich tabelach — na przykład kolumna z datą powinna mieć typ „Date” zamiast „Date/Time”, co minimalizuje zużycie pamięci i ułatwia późniejsze analizy.

Po załadowaniu tabel można użyć polecenia „Append Queries”, które umożliwia łączenie danych z wielu tabel w jedną, spójną całość. Warto tu zwrócić uwagę, że domyślnie można łączyć dwie tabele, jednak Power Query oferuje opcję scalania trzech lub więcej, co jest często niezbędne w praktyce. Kolejność dodawania tabel decyduje o układzie kolumn w wyniku końcowym, dlatego należy ją świadomie zaplanować. W przypadku gdy tabele różnią się zestawem kolumn, w miejscach brakujących danych Power Query wstawia wartości null, co jest naturalne i należy to uwzględnić podczas dalszej obróbki.

Przykładem takiego dopasowania jest sytuacja, gdy jedna z tabel zawiera kolumnę z wagą produktu, a inne już nie — po scaleniu wiersze pochodzące z tabel bez tej kolumny będą miały tam wartości null. Jeśli takie kolumny są zbędne, można je bez trudu usunąć, korzystając z funkcji usuwania kolumn. Operacja ta jest realizowana na poziomie zapytań, więc usunięcie kolumn w pojedynczej tabeli skutkuje ich brakiem również w zapytaniu scalonym.

Kolejnym istotnym aspektem jest tworzenie kolumn obliczeniowych, na przykład kolumny „Income” (dochód), która powstaje jako wynik mnożenia ilości przez cenę, uwzględniającą ewentualne rabaty. Power Query pozwala na dodanie takich kolumn poprzez edycję zapytań i formuł, gdzie nazwy kolumn ujęte są w nawiasy kwadratowe. Po dodaniu nowej kolumny warto ustawić jej odpowiedni typ danych, np. liczbowy dziesiętny, aby zapewnić spójność i poprawność dalszych obliczeń.

Po zakończeniu wszystkich transformacji należy pamiętać o poprawnym załadowaniu wynikowych danych do Excela. Można wybrać różne opcje — załadowanie do arkusza, do modelu danych lub tylko jako połączenie, co pozwala optymalizować wykorzystanie zasobów i ułatwia pracę z dużymi zestawami danych. Jeśli w procesie tworzone są liczne zapytania, warto odpowiednio je nazwać, by łatwo odnaleźć się w projekcie.

Łączenie danych za pomocą funkcji „Merge Queries” jest odpowiednikiem klasycznego wyszukiwania wartości z innych tabel (np. VLOOKUP w Excelu). W praktyce oznacza to dołączanie nowych kolumn z informacjami, które uzupełniają istniejący zestaw danych, na przykład dołączenie ceny produktu z tabeli cenowej do tabeli sprzedaży. Proces ten wymaga najpierw załadowania obu tabel do Power Query, a następnie wskazania odpowiednich kolumn, na podstawie których tabele zostaną połączone. Kluczowe jest, aby kolumny łączące miały zgodny format i wartości, co zapewni poprawność połączenia.

Wszystkie te operacje tworzą podstawę do budowy złożonych, dynamicznych raportów sprzedaży, które mogą automatycznie aktualizować się po dodaniu nowych danych. Ich efektywność i wiarygodność zależy od konsekwentnego przestrzegania zasad spójności danych, świadomego wyboru typów danych oraz klarownej organizacji zapytań. To pozwala uniknąć błędów i zapewnić, że analiza opiera się na pełnych i poprawnie zintegrowanych informacjach.

Warto pamiętać, że choć Power Query upraszcza pracę z dużymi zestawami danych, to nadal wymaga przemyślanego podejścia do ich struktury i formatowania. W szczególności istotne jest świadome zarządzanie typami danych oraz kolumnami, które mogą występować tylko w wybranych tabelach. Zrozumienie, jak Power Query interpretuje i przetwarza te informacje, umożliwia tworzenie bardziej efektywnych i elastycznych modeli danych.

Jak działa Power Query i dlaczego warto go poznać?

Power Query to zaawansowane narzędzie służące do ekstrakcji, transformacji i ładowania danych (ETL), które pozwala użytkownikom pobierać dane z różnych źródeł, przekształcać je oraz ładować do Excela lub Power BI Desktop. Dzięki temu możliwe jest zautomatyzowanie rutynowych operacji na danych i przygotowanie ich do dalszej analizy czy raportowania. Power Query daje możliwość pracy zarówno z danymi lokalnymi, jak i tymi dostępnymi online, w różnych formatach i strukturach.

Podstawowym etapem pracy jest pobranie danych. Power Query umożliwia importowanie danych z plików tekstowych (.txt, .csv), plików Excela, baz danych (Access, SQL Server, Oracle), a także z folderów, stron internetowych, plików PDF czy SharePoint. Ta szeroka gama źródeł sprawia, że narzędzie jest niezwykle uniwersalne i przydatne w różnych sytuacjach.

Kolejnym krokiem jest transformacja danych. Power Query oferuje wiele możliwości modyfikacji: można dodawać lub usuwać kolumny i wiersze, dzielić kolumny według znaków lub długości tekstu, filtrować i sortować dane, zastępować wartości, a także formatować tekst – na przykład zmieniać wielkość liter, usuwać nadmiarowe spacje lub doklejać tekst. Wśród operacji matematycznych dostępne są mnożenie, dzielenie czy zaawansowane obliczenia na podstawie danych. Narzędzie pozwala także na grupowanie, łączenie i dopasowywanie danych, a nawet przekształcanie szerokich tabel w długie („unpivoting”).

Ostatnim etapem jest ładowanie danych, które może odbywać się do zwykłych tabel Excela, tabel przestawnych, a także do modelu danych, który jest wykorzystywany m.in. przez Power Pivot. Możliwe jest również pozostawienie danych jedynie w edytorze Power Query, co ułatwia dalszą edycję bez konieczności ich natychmiastowego importu.

Kluczową kwestią jest zrozumienie, czym jest poprawny zakres danych. Odpowiednia struktura tabeli – bez pustych wierszy i kolumn, z jednolitymi nagłówkami i spójnymi typami danych – ułatwia późniejszą pracę z danymi i zapobiega błędom podczas ich przekształcania. Power Query sprawdza się najlepiej wtedy, gdy dane są przygotowane w sposób uporządkowany, co pozwala na ich łatwe filtrowanie, grupowanie i agregowanie.

Znajomość Power Query pozwala użytkownikom na efektywne przygotowanie danych bez konieczności pisania skomplikowanych formuł czy makr VBA. Automatyzacja wielu procesów oszczędza czas i redukuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych.

Warto także pamiętać, że choć Power Query jest narzędziem niezwykle potężnym, posiada pewne ograniczenia. Wydajność operacji może się zmniejszać przy bardzo dużych zbiorach danych, a niektóre funkcje wymagają podstawowej znajomości języka M – używanego w Power Query do zaawansowanych transformacji. Z tego powodu podstawy języka M oraz zrozumienie struktury zapytań są przydatne dla użytkowników chcących w pełni wykorzystać potencjał narzędzia.

Dla pełnego opanowania Power Query istotne jest nie tylko zrozumienie jego funkcji, ale także umiejętność planowania procesu ETL – czyli jakie źródła danych będą użyte, jakie transformacje są niezbędne, i jak finalnie dane mają być zaprezentowane. Znajomość tych zasad pozwala tworzyć efektywne i skalowalne rozwiązania, które można łatwo modyfikować w miarę zmieniających się potrzeb biznesowych.

Jak stworzyć niestandardową funkcję w Power Query i wykorzystać ją do przetwarzania wielu plików PDF?

W Power Query jednym z najpotężniejszych narzędzi jest możliwość tworzenia funkcji, które mogą automatycznie przetwarzać dane w zależności od zdefiniowanych przez użytkownika zasad. Przykładem jest tworzenie funkcji do importowania i przetwarzania plików PDF, gdzie proces jest zoptymalizowany poprzez tworzenie folderów z zapytaniami oraz wykonywanie operacji na wielu plikach naraz.

Po utworzeniu funkcji, jak pokazano na przykładzie SinglePDFImport, wszystkie zapytania związane z funkcją zostają umieszczone w odpowiednim folderze, a zapytania niezwiązane z funkcją w folderze „Inne zapytania”. Jeśli zajdzie taka potrzeba, funkcję można uruchomić ręcznie, wprowadzając pełną ścieżkę pliku PDF w odpowiednie pole i klikając przycisk „Invoke”. Ta operacja generuje nowe zapytanie, które zawiera kod M, jak w przykładzie:

M
Copy code
= SinglePDFImport("D:\BPB\Chapter 9\PDFs\Crypto_Archive_20250427.pdf")

Następnie, aby wykorzystać tę funkcję do przetwarzania wielu plików, należy przejść do zakładki „Dodaj kolumnę” i kliknąć opcję „Invoke Custom Function”. W nowym oknie, wybieramy funkcję SinglePDFImport, nadajemy nazwę nowej kolumnie (np. „SinglePDF”), a jako argument funkcji wybieramy kolumnę z ścieżkami do plików. Po kliknięciu „OK”, nowa kolumna zostaje dodana do tabeli, jednak może zawierać błędy w tych wierszach, gdzie Power Query nie może odnaleźć pliku PDF przy podanej ścieżce.

Kroki, które należy wykonać w celu uporządkowania wyników to usunięcie błędnych wierszy oraz rozwiniecie nowej kolumny, aby wyświetlić dane z plików. Warto również przypisać odpowiednie typy danych do rozszerzonych kolumn, chociaż w przypadku eksportu do Excela nie ma to większego znaczenia, ponieważ Excel nie różnicuje typów numerycznych szczegółowo. Na końcu należy nadać zapytaniu odpowiednią nazwę, np. „CryptoArchives”, i załadować dane do Excela.

Tworzenie funkcji w Power Query może również obejmować bardziej złożone operacje, takie jak replicowanie funkcji TRIM dostępnej w Excelu. Zwykła funkcja TRIM usuwa tylko nadmiarowe spacje na początku i końcu tekstu, ale nie zmienia wielu spacji między słowami. Aby uzyskać pełną funkcjonalność, która będzie usuwać także nadmiarowe spacje wewnątrz tekstu, można stworzyć niestandardową funkcję w Power Query. Przykładem takiej funkcji jest ta, która przyjmuje tekst oraz opcjonalnie znak do usunięcia, a następnie wykonuje operacje rozdzielania tekstu, usuwania pustych elementów i łączenia go z powrotem:

M
Copy code
(text_to_trim as text, optional char_to_trim as text) as text =>
let
    delimiter = if char_to_trim = null then " " else char_to_trim,
    split = Text.Split(text_to_trim, delimiter),
    removeblanks = List.Select(split, each _ <> ""),
    result = Text.Combine(removeblanks, char_to_trim)
in
    result

Funkcja ta pozwala na pełne oczyszczenie tekstu z niepotrzebnych spacji, zarówno na początku i końcu, jak i w samym środku, co może być kluczowe w przypadku analizy danych tekstowych, w których spacje mogą powodować błędy w dalszych obliczeniach.

Aby stworzyć własną funkcję w Power Query, można zacząć od stworzenia pustego zapytania. W przypadku bardziej zaawansowanych użytkowników, funkcję można bezpośrednio napisać w edytorze zaawansowanym (Advanced Editor). Dla mniej doświadczonych użytkowników, możliwe jest stopniowe dodawanie kroków za pomocą interfejsu graficznego, co pozwala na stworzenie zapytania, które potem można przekonwertować na funkcję w edytorze.

Podczas tworzenia funkcji, warto pamiętać o przypisaniu odpowiednich typów danych dla argumentów funkcji oraz jej wartości zwracanej. Jeśli nie przypiszemy typów, Power Query domyślnie przydzieli typ „any”, co może wpływać na wydajność, ponieważ jest to najszerszy i najwolniejszy typ danych.

Funkcja może być również wykorzystywana w bardziej zaawansowanych scenariuszach, jak na przykład przy masowym przetwarzaniu plików, gdzie każdemu plikowi przypisywana jest odpowiednia ścieżka dostępu, a wyniki są łączone w jedną tabelę. Dzięki temu możliwe jest przetwarzanie dużej liczby plików w sposób zautomatyzowany, co może zaoszczędzić czas i zminimalizować błędy ludzkie.

Na koniec warto pamiętać, że każda stworzona funkcja, nawet ta najprostsza, może być wykorzystywana w różnych scenariuszach, w tym także przy tworzeniu parametrów, które umożliwiają bardziej dynamiczne przetwarzanie danych, a także w tworzeniu bardziej złożonych funkcji, które obejmują wieloetapowe transformacje.