A KPI (Kulcsfontosságú Teljesítménymutatók) súlyozása és az összesített pontszám kiszámítása alapvető eszköze annak, hogy egy vállalat pontosan értékelje adatainak minőségét. A súlyozás és a pontozás rendszerének kiépítése lehetővé teszi, hogy a szervezet különböző mérőszámok alapján meghatározza az adatminőség általános szintjét, és az alapján hozza meg a szükséges döntéseket.

A KPI-k összesített pontszámát úgy számolhatjuk ki, hogy a mérőszám súlyát (például 30%-ot) megszorozzuk a mérési eredménnyel (például 80%-kal). Így az eredmény 24%-ot ad, ami tükrözi az adott KPI-hoz tartozó minőségi szintet. Az Excel-ben könnyen nyomon követhetjük ezeket a számításokat, ahol a KPI, a leírás, a súly, a pontszám és az összesített pontszám oszlopokban rögzíthetjük az adatokat. Miután az összes szükséges információt felvittük, az egyes mutatókat értékelhetjük, és a következő lépés a pontszámok hozzárendelése.

Például, ha a pontosságot mérjük, fontos, hogy a rendszerbe beírt adatok mennyire pontosak és hibátlanok. Ha az adatellenőrzés során azt tapasztaljuk, hogy a megadott adatok 30%-ában hibák találhatók, akkor a pontosság pontszáma 70%-ra csökkenhet, és az összesített pontszám 18%-ot adhat. Az ilyen típusú elemzés segíthet a pénzügyi csapatnak azonosítani, hogy hogyan javítható az adatminőség, és hogy milyen korrekciós intézkedéseket kell hozni.

A pontosság mellett a következő legfontosabb KPI-k a következő mérőszámok: teljesség, konzisztencia, időbeli pontosság (időzítés), és érvényesség. Minden egyes mutatót külön-külön kell értékelni, és a súlyok szerint kell kiszámolni az összesített pontszámot. Például, ha a teljesség kérdését vizsgáljuk, és azt találjuk, hogy az adatok 30%-ában hiányos információk szerepelnek, akkor ennek következtében a teljesség pontszáma 70% lehet. A konzisztenciát is figyelembe kell venni: ha az adatokat rendszeresen és pontosan rögzítik, akkor annak magas pontszáma tükrözi, hogy a rendszer következetes és stabil.

Miután minden egyes KPI pontszámát és súlyát kiszámoltuk, fontos, hogy rendszeresen felülvizsgáljuk a mérőlapot. Ez a lépés lehetőséget biztosít arra, hogy a vállalat időben felismerje a problémákat, mielőtt azok komolyabb problémákká válnának. Az adatminőség folyamatos monitorozása segíti a szervezetet a teljesítmény javításában, és lehetőséget ad a szükséges korrekciós lépések megtételére. Ez a folyamatos felülvizsgálati folyamat biztosítja, hogy az adatminőség mindig az aktuális elvárásoknak és céloknak megfelelően alakuljon.

Például, ha egy vállalat, mint a Pizza Factory, észlelte, hogy a készletnyilvántartási adatai hibásak, és az adatok 30%-ában hiányos vagy hibás információk találhatók, akkor a pénzügyi csapatnak adatminőségi mérőlapot kell létrehoznia a KPI-k értékelésére. A mérőlap készítése során figyelembe kell venni a teljességet, pontosságot, időzítést és egyéb tényezőket. Miután az adatokat értékelték, a csapat a következő kérdéseket tette fel: Hogyan javítható az adat teljessége? Hogyan kezelhetők a hibák? Milyen lépéseket kell tenni annak érdekében, hogy az adatokat pontosan rögzítsék a rendszerben?

A problémák forrása gyakran nem a rendszer működésében rejlik, hanem a belső folyamatokban. Az előző adatbevitelért felelős személy távozása és az utód nélküli információátadás gyakran vezethet adatminőségi problémákhoz. Ebben az esetben a csapatnak nemcsak az adatokat kell javítania, hanem a munkafolyamatokat is optimalizálniuk kell. A következő két hónap során, miután a szükséges intézkedéseket hozták, a csapat sikeresen javította az adatminőség szempontjából kritikus mutatókat, mint a teljesség és a pontosság.

Az adatminőség folyamatos értékelése és javítása tehát alapvető ahhoz, hogy a vállalatok hatékonyan tudjanak döntéseket hozni és optimális működést biztosítsanak. Az adatminőségi mérőlap nemcsak a jelenlegi helyzetet tükrözi, hanem a jövőbeli fejlődés irányát is meghatározza, mivel lehetőséget ad arra, hogy az esetleges problémák azonosítása és korrigálása gyorsan és hatékonyan történhessen. A rendszeres frissítés és az adatok pontos nyomon követése kulcsfontosságú a vállalatok számára, hogy versenyképesek maradjanak és elérjék üzleti céljaikat.

Hogyan kerülhetők el az adatminőségi problémák a pénzügyi csapatokban?

A pénzügyi adatok integritása kulcsfontosságú minden olyan szervezet számára, amely adatvezérelt pénzügyi döntéseket hoz, és el akarja kerülni a szabályozási problémákat és büntetéseket. A pénzügyi és adatkezelési szakemberek számára alapvető, hogy képesek legyenek felismerni és kezelni az adatminőségi problémákat, mielőtt azok súlyossá válnának, sőt, akár megakadályozni is tudják ezeket a jövőben. Az alábbiakban arra összpontosítunk, hogyan kerülhetők el a pénzügyi csapatokban gyakran előforduló adatminőségi problémák és kihívások.

Bár az automatizálás folyamatos fejlődése révén számos adatkezelési feladatot átvettek a rendszerek, még mindig széles körben előfordulnak manuális kódolási hibák és tévedések a pénzügyi csapatokban világszerte. Az ilyen típusú hibák hatással vannak az adatok megbízhatóságára és hitelességére, így a generált jelentések alkalmatlanná válhatnak az üzleti döntésekhez. Ezért rendkívül fontos, hogy ezeket a problémákat már korai szakaszban felismerjük és kezeljük.

Az első lépés, hogy a manuálisan rögzített adatokat validáljuk és ellenőrizzük a rendelkezésre álló eszközökkel, mielőtt felhasználnánk őket. Ez biztosítja, hogy az adatok helyesek és teljesek legyenek, mielőtt elemzésre vagy feldolgozásra kerülnek. Az ilyen típusú ellenőrzések megerősítik, hogy az adatbejegyzések a megfelelő adatformátumban készültek, és segítenek a rögzítés közbeni hibák felderítésében. A manuális adatbejegyzés gyakori esetei közé tartozik például az Excel táblázatok használata, ahol beállítható olyan szabály, amely biztosítja, hogy a cellák csak adott típusú adatokat tartalmazzanak. Például, ha egy cég munkavállalóinak születési dátumait gyűjti Excelben, a cellák formátumát dátum típusúra lehet beállítani, hogy csak dátum formátumban lehessen adatokat rögzíteni.

A manuális adatbejegyzések rendszeres auditálása szintén fontos lépés. Az adatminőségi problémák felderítésére gyakori ellenőrzéseket kell végezni, hogy minden hibát, amit a manuális vagy automatizált rendszerek esetleg elmulasztanak, időben észlelhessünk. Az ilyen típusú auditálások segítenek a jogszabályok betartásában is, mint például a Sarbanes-Oxley törvény (SOX) és a Basel III keretrendszer, amelyek biztosítják a pénzügyi adatok átláthatóságát és megbízhatóságát.

A pénzügyi csapatoknak egy másik fontos eszköze a háromszoros egyeztetés (three-way matching), amely biztosítja, hogy csak az engedélyezett vásárlások kerüljenek kifizetésre, ezáltal elkerülve a pénzügyi veszteségeket a csalások vagy gondatlanság miatt. Ez akkor is hasznos, ha például egy vállalat csak a hitelesített szállítóknak teljesíti a kifizetéseket, amelyek az általuk nyújtott termékek vagy szolgáltatások ellenértékét képviselik. A háromszoros egyeztetés magában foglalja a vásárlási rendelés, a szállítói számla és az átvételi jelentés összehasonlítását, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy minden kifizetés jogszerű és hiteles.

A pénzügyi adatokat érintő változások nyomon követése is kritikus jelentőségű. Ha olyan kollaborációs eszközöket, mint például a Google Sheets-t használunk, a rendszer által kínált verziókövetési lehetőségek segíthetnek abban, hogy a munkafolyamatok során történt módosításokat könnyen azonosíthassuk. A verziótörténet funkció lehetővé teszi számunkra, hogy megtekintsük a fájl korábbi verzióit, és lássuk, ki, mikor és milyen változtatásokat végzett a dokumentumokon. Ez a fajta átláthatóság gyorsítja az adatminőségi problémák felderítését.

Fontos, hogy az adatminőség kezeléséért felelős csapat jól felkészült szakemberekből álljon, akik tisztában vannak az adatkezelés legjobb gyakorlataival és a megfelelő szerepköröket betöltő kollégák segítenek a felügyeleti munkákban. A csapat összetételének és feladatkörének meghatározása kulcsfontosságú annak érdekében, hogy minden adatbejegyzési és ellenőrzési feladat zökkenőmentesen működjön.

A szigorú adatirányítási és megfelelőségi politikák, valamint eljárások kidolgozása elengedhetetlen. A jól meghatározott szerepek és felelősségek segítenek biztosítani, hogy minden pénzügyi adat megfeleljen az iparági előírásoknak és a legjobb gyakorlatoknak. Az adatkezelési protokollok folyamatos frissítése és értékelése biztosítja, hogy a rendszerek mindig megfeleljenek a legújabb szabványoknak és szabályozásoknak.

Hogyan változtatják meg a kis dolgok az idő értékét és jelentőségét?
Hogyan strukturáljunk érvet: a bekezdések és mondatok szerepe az írásban
Hogyan élnek és táplálkoznak az állatvilág legegyszerűbb élőlényei?