Miért fontos a pénzügyi adatok integritásának kezelése és hogyan érhetjük el a minőséget?

A pénzügyi adatok integritásának fenntartása alapvető ahhoz, hogy a vállalatok megbízható döntéseket hozzanak és megfeleljenek a jogszabályi előírásoknak. A pénzügyi adatok és tranzakciók megbízhatósága közvetlen hatással van a vállalat működésére és pénzügyi stabilitására. Az adatok integritásának biztosítása tehát nem csupán technikai, hanem üzleti szempontból is alapvető fontosságú. Az alábbiakban részletesen megvizsgáljuk a pénzügyi adatok integritásának menedzseléséhez kapcsolódó eszközöket, módszereket és legjobb gyakorlatokat.

A pénzügyi adatok integritása azt jelenti, hogy az adatok helyesek, teljesek, időbeniek, és minden szükséges módon hitelesítettek, hogy azok megbízható alapot adjanak az üzleti döntésekhez. Az integritás megőrzésére szolgáló technológiai eszközök, mint például a vállalati intelligencia (BI) rendszerek, képesek felismerni és kijavítani az adatminőségi hibákat, valamint figyelemmel kísérni a tranzakciók valódiságát. Az adatok pontosságának és megbízhatóságának biztosítása különösen fontos a pénzügyi szektorban, ahol a hibák súlyos pénzügyi következményekkel járhatnak.

A BI eszközök, mint a Microsoft Power BI, a Tableau vagy az Alteryx, lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy az adatok elemzésével és vizualizációjával gyorsan azonosítsák az adatminőségi problémákat, például az üres cellákat, a duplikált rekordokat vagy az adatkülönbségeket. A BI rendszerek képesek figyelemmel kísérni az adatokat, az adatellenőrzést, az adatfeltárást és a tisztítást, ezzel biztosítva az adatok megbízhatóságát és pontosságát.

A legjobb gyakorlatok alkalmazása kulcsfontosságú a pénzügyi adatok integritásának fenntartásában. A pénzügyi tranzakciók ellenőrzésére, az anomáliák felismerésére és a potenciálisan csalárd tranzakciók kiszűrésére szolgáló módszerek közé tartozik a rendszeres adatellenőrzés, az automatikus adatcsiszolás és a tranzakciós vonalak követése. Az adatok helyes formátumának biztosítása, a típusok konzisztenciájának ellenőrzése és a megfelelő súlyozású kulcs teljesítménymutatók (KPI) használata mind hozzájárulnak az adatminőség javításához.

A KPI-k és a hozzájuk rendelt súlyok meghatározása alapvető lépés a pénzügyi adatok integritásának értékelésében. Az egyes mutatók célzott mérésével a vállalatok képesek azonosítani az adatminőségi problémákat és kijavítani azokat, mielőtt azok negatívan befolyásolnák a pénzügyi beszámolókat. A rendszeres frissítések és az új adatok figyelembevételével a vállalatok a lehető legjobb adatkezelési gyakorlatokat alakíthatják ki.

A pénzügyi adatok integritásának fenntartásához elengedhetetlenek a megfelelő belső ellenőrzési rendszerek, amelyek segítségével a vállalatok időben észlelhetik az adatokat érintő szabálytalanságokat, például a hamis bevételek vagy a nem megfelelő költségelszámolás kérdését. Az ilyen típusú problémák azonosítása nemcsak a pénzügyi beszámolók pontosításában játszik szerepet, hanem a pénzügyi csalások megelőzésében is kulcsszerepet kap.

A pénzügyi adatok kezelése és védelme tehát folyamatos figyelmet igényel. A megfelelő eszközök, mint a BI rendszerek, a SQL alapú adatbázisok és az AI alapú adatkezelési megoldások biztosítják, hogy a pénzügyi információk megbízhatóak és naprakészek maradjanak. A vállalatok számára különösen fontos, hogy az adatkezelési és -védelmi eljárásaik összhangban legyenek a legfrissebb iparági szabványokkal, így biztosítva, hogy az adatok integritása ne csak technológiai, hanem stratégiai szempontból is megfelelően legyen kezelve.

Hogyan kezelhetjük az adatminőségi problémákat üzleti intelligencia eszközökkel?

A vállalatok pénzügyi adatainak pontossága és megbízhatósága kulcsfontosságú a helyes döntéshozatalhoz. Az üzleti intelligencia (BI) eszközök hatékonyan segíthetnek az adatok tisztításában, a hibák azonosításában és a minőség fenntartásában. Az alábbiakban bemutatott eljárások és esettanulmányok rávilágítanak, hogyan használhatók az ilyen eszközök a pénzügyi adatok integritásának javítására.

Az ilyen típusú adatok tisztítása alapvetően fontos a pénzügyi elemzésekhez, hiszen a hibás vagy inkonzisztens adatok torzíthatják az eredményeket. A települések nevének javítása, mint például Bateau-t Bateau Bay-ra és Bondii-t Bondi-ra cserélni, egyszerűsített és tisztább adatokat eredményez. Az adatok tisztítása nemcsak az adatok érvényesítését segíti elő, hanem a későbbi elemzések és riportok is megbízhatóbbak lesznek.

A BI eszközök lehetőséget adnak arra is, hogy különböző adatokat szűrjünk és csoportosítsunk. Az érvénytelen értékek kiszűrésére például a "Not valid" szűrő kiválasztása adhat segítséget, így könnyen megtekinthetjük azokat az adatokat, amelyek nem felelnek meg a kívánt minőségi követelményeknek. Az ilyen típusú szűrés és az adatok érvényesítése kulcsfontosságú a tiszta, pontos adathalmaz létrehozásához, különösen akkor, ha nagy mennyiségű pénzügyi adatot kell kezelni.

Miután a hibás adatokat korrigáltuk, érdemes eltávolítani a szűrőket, és az összes adatot újra megjeleníteni. Ez biztosítja, hogy az összes adat helyesen jelenjen meg és érvényes legyen, így minimalizálva a potenciális hibák számát a későbbi elemzések során.

A BI eszközök alkalmazásának legfontosabb része az, hogy a megfelelő adatmodellezést és adatkezelési elveket alkalmazzuk. A helyes formátumok és az adatok koherenciájának biztosítása jelentősen növeli az adatok integritását, amely alapvetően fontos a pénzügyi szektor számára. A pénzügyi adatok minősége közvetlen hatással van a vállalatok pénzügyi teljesítményének és jövőbeli lehetőségeinek elemzésére.

A BI eszközök segítségével a dátumformátumok egységesítése egyszerűsíthető. A legjobb gyakorlatok szerint az adatforrások ellenőrzése, valamint a különböző formátumok egyesítése egyetlen formátumba biztosítja, hogy az adatok konszolidáltak és konzisztenssé váljanak. Az adatellenőrzések és -validálások elvégzése előtt fontos megérteni az adatok forrását és típusát, hogy elkerüljük a hibás értelmezéseket és az ebből adódó torzított eredményeket.

A BI eszközök tehát nem csupán adatok tisztítására és validálására használhatók, hanem segítenek abban is, hogy az adatok pontosak és megbízhatóak maradjanak, ami különösen fontos a pénzügyi szektor számára. Az adatok előkészítése és érvényesítése lehetővé teszi, hogy az üzleti döntéshozók biztosak legyenek a rendelkezésükre álló információkban, és így pontosabb, megalapozottabb döntéseket hozzanak.

Hogyan kezeljük az adatforrást és frissítsük az adatokat Tableau-ban: A legjobb gyakorlatok

Miután befejeztük az adatváltoztatások előkészítését, az adatforrás exportálásának következő lépése következik. Ehhez csatlakoznunk kell a szerverhez, hogy hatékonyan módosíthassuk és konfigurálhassuk az adatforrást, hogy az más felhasználók számára is elérhető legyen. Az "Save output to" (Mentés ide) alatt válasszuk a "Published data source" (Közzétett adatforrás) lehetőséget, és válasszuk ki a kívánt mappát, ahová el kívánjuk menteni az adatokat. Ekkor az adatok feltöltése megtörténik, és a Tableau Cloud felületén is láthatjuk őket.

A Tableau Cloud-ra történő publikálás után az adataink elérhetők lesznek más felhasználók számára, és a frissítésük lehetővé válik a Tableau Desktop számára is. A közzétett adatforrást ezután frissíthetjük a Tableau Desktopban, például a 2020_Transactions Updated adatforrás választásával, amely megjelenik a "Data" (Adat) fül alatt. Az új adatforrás hozzáadása után cserélhetjük a meglévő adatforrást az új, frissített változatra, megőrizve az előzőleg létrehozott mérőszámokat, például a "Quantity (bin)" mezőt, így nem szükséges újra dolgozni az adatok feldolgozásával.

A hisztogram frissítésével az 20,000-es kiugró érték eltűnik, és az adatvizualizáció már csak a valódi, tisztított adatokat tartalmazza. Az adatbinyek méretének módosítása lehetőséget ad arra, hogy finomhangoljuk az adatokat, és pontosabb információkat nyerjünk ki az adatok eloszlásáról.

A Tableau-ban való adatvizualizációs gyakorlatok végrehajtása során fontos megérteni, hogy az adatok folyamatos frissítése és tisztítása elengedhetetlen. A megfelelő adatforrások és a frissítések automatizálása lehetővé teszi, hogy az üzleti intelligenciát támogató eszközök, mint a Tableau, valóban hasznos információkat nyújtsanak a felhasználók számára. Az adatbázisokat és adatforrásokat nemcsak a saját munkánk, hanem a kollégák és más felhasználók számára is fenntartjuk, ezért a legjobb gyakorlatok alkalmazása minden egyes adatkezelési folyamatban kritikus szerepet játszik.

Ahogy az adatok változnak és frissülnek, úgy az adatok tisztításának és a változások kezelésének hatékonysága kulcsfontosságú szerepet játszik. A Tableau és más üzleti intelligencia eszközök segítségével nemcsak az adatok vizualizációja, hanem azok pontos és naprakész kezelése is lehetséges, így elkerülhetjük a nem kívánt hibákat és biztosíthatjuk, hogy minden egyes adatforrás a legfrissebb és legmegbízhatóbb adatokat tartalmazza.

A legfontosabb, amit meg kell érteni az adatok kezeléséről, hogy az adatok tisztítása és rendszeres frissítése nélkülözhetetlen. A Tableau és hasonló eszközök segítenek az adatok pontos feldolgozásában, de a megfelelő munkafolyamatok és adatkezelési stratégiák alkalmazása kulcsfontosságú. Az adatokat mindig ellenőrizzük, hogy ne hagyjuk elavult információk alapján készíteni a vizualizációkat.

Hogyan olvassuk és értelmezzük a pénzügyi beszámolókat?

A pénzügyi beszámolók értelmezése az üzleti életben elengedhetetlen készség, amelyet minden vezetőnek és pénzügyi szakembernek elsajátítania kell. A pénzügyi beszámolók, mint az eszközök és források mérlege, az eredménykimutatás és a cash flow kimutatás, mind fontos eszközök a vállalkozás működésének megértésében. A pénzügyi beszámolók segítenek abban, hogy világos képet kapjunk a vállalat pénzügyi helyzetéről, és támogatják a megalapozott döntéshozatalt.

Horizontális vagy trend analízis

A horizontális analízis egy olyan módszer, amely lehetővé teszi a pénzügyi adatok változásainak vizsgálatát egy adott időszakon belül, összehasonlítva az adatokat két vagy több időszak között. Az analízis során a pénzügyi kimutatások egyes tételeit, például az eredménykimutatást vagy a mérleget vizsgáljuk, és az eltéréseket százalékos vagy dollár értékben számoljuk ki az időszakok között. Ez az elemzés különösen fontos, mivel segítségével nyomon követhetjük a vállalat növekedését, fejlődését és teljesítményét az idők során, ezért gyakran trend analízisként is emlegetik.

A horizontális analízist különböző pénzügyi kimutatásokon végezhetjük el. Vegyük például a hipotetikus XYZ vállalat mérlegét, amely 2022. december 31-i zárással rendelkezik. Ha összehasonlítjuk a 2022-es évet a 2021-es évvel, az alábbi megfigyeléseket tehetjük:

• A vállalat eszközei 452 024 dollárt tesznek ki, amelyből 82 174 dollár a forgóeszközök, míg 369 850 dollár a nem forgóeszközök.

• Az összes kötelezettség 170 388 dollár, amelyből 51 388 dollár a rövid lejáratú kötelezettségek, és 119 000 dollár a hosszú lejáratú kötelezettségek, teljes egészében a fizetendő hitelekből.

• A saját tőke 281 636 dollár, amelyből 161 636 dollár a felhalmozott eredmény.

Az adatok elemzésével és a horizontális analízis alkalmazásával további részletes információkat nyerhetünk a vállalat pénzügyi helyzetéről.

A horizontális analízis lépései

A horizontális analízis végrehajtásához a következő lépések szükségesek:

1. Szerezd meg a pénzügyi jelentéseket: Az amerikai tőzsdén jegyzett vállalatok pénzügyi beszámolói nyilvánosak és az SEC előírásainak megfelelően kerülnek közzétételre. Legalább két év adata szükséges, de három vagy több év trendjei lehetővé teszik a részletesebb elemzést. Ha negyedéves adatok állnak rendelkezésre, negyedéves elemzés is végezhető.

2. Számítsd ki a különbséget dollárban és százalékban: A két év közötti különbségeket mind dollárban, mind százalékban kell kiszámítani. A példánkban szereplő cash és pénzeszközök növekedése 43 174 dollár, ami 432%-os növekedést jelent a 2021-es évhez képest.

3. Elemzd az eredményeket: Miután kiszámoltuk a változások mértékét, az elemzés során válaszolnunk kell a következő kérdésekre: Hogyan változtak az eszközeim, kötelezettségeim és saját tőkém az elmúlt évben? Melyik tétel mutatott jelentős változást? Változottak-e az elvárásokkal összhangban?

Példák és mélyebb elemzés

Az alábbi megfigyelések segítenek az elemzés további részletezésében:

• Forgóeszközök: A forgóeszközök jelentősen, 40 174 dollárral (96%-kal) nőttek, amit főként a pénz- és pénzeszközök növekedése okozott.

• Ingatlanok, gépek és berendezések: Az ingatlanok és egyéb eszközök növekedése 249 600 dollárral (230%-kal) történt, leginkább a 2022-es évben vásárolt épület révén.

• Hosszú lejáratú kötelezettségek: A hosszú lejáratú adósság 94 000 dollárral (376%-kal) nőtt, amit új hitelek felvétele magyaráz.

• Saját tőke: A saját tőke 186 386 dollárral (196%-kal) növekedett, főként a felhalmozott eredmény és a részvények kibocsátása révén.

Ezek a változások figyelmet érdemelnek, mert segítenek megérteni a vállalat pénzügyi helyzetének alakulását, és hogyan befolyásolják ezek a változások a többi pénzügyi kimutatást.

Például az új épület vásárlása jelentős tételt képvisel a vállalat költségvetésében. Ezt az eszközt a vállalat valószínűleg hosszú távon fogja használni, ami növeli a deprekációs költségeket és a hitelek törlesztését. Az épület finanszírozása nagy valószínűséggel a hosszú lejáratú kötelezettségek növekedéséből ered.

A készpénzforgalom fontossága

Végül, fontos megjegyezni, hogy a pénzügyi beszámolók nemcsak a vállalat pénzügyi helyzetének tükrözését szolgálják, hanem egy átfogóbb képet adnak a vállalat működéséről, döntéshozatali mechanizmusairól és jövőbeli terveiről is. A pénzügyi elemzés segít felismerni azokat a trendeket és anomáliákat, amelyek hatással vannak a vállalat teljesítményére és hosszú távú stratégiájára.