Hogyan válhat az idő rugalmasabbá: A cél és a személyes szükségletek szerepe

Az idő fogalma sokkal komplexebb, mint csupán a órák és percek mértéke. Mindenkinek megvan a saját „időmérő rendszere”, amelyet életének körülményei és érzelmei befolyásolnak. Az idő nem egy fixen létező, abszolút fogalom, hanem egy relatív jelenség, amelyet gyakran az érzelmi állapotaink alakítanak. A következő történet ezt az elgondolást szemlélteti.

Egy férfi, akivel dolgoztam, hosszú idő óta küzdött a depresszióval. Egy napon azt kértem tőle, hogy mondjon el nekem néhány olyan dolgot, amit régen szeretett csinálni, de az utóbbi időben elhanyagolta. Hangosan felsorolta azokat a tevékenységeket, amiket korábban élvezett: horgászat, kirándulások a családdal, régi autók felújítása, kempingezés, barátokkal tábortűz mellett ücsörgés. Ahogy egyenként felolvasta ezeket, én leírtam őket a jegyzetembe.

Aztán rákérdeztem: „Mikor csináltál utoljára bármit ezek közül?” Láttam a szemén, hogy a memória azon részére néz, amely az elfelejtett dolgokat őrzi, és tudtam, hogy régóta nem tett semmit a listájáról. Mivel mindegyik tevékenység jelentős érzelmi értékkel bír, kértem tőle, hogy rangsorolja őket egy tízes skálán: nulla, ha egyáltalán nem szereti, és tíz, ha nagyon szereti. Miközben egyik tevékenység sem kapott tizedet (hiszen az ausztrálok híresek arról, hogy nem adnak tökéletes értékelést), sok nyolcast és néhány kilencet kapott.

A következő lépés egyszerű volt, de alapos tervezést igényelt. Megkértem, hogy írja be ezeket a tevékenységeket a naplójába. Pár hét múlva a depressziója eltűnt. Ez a történet jól példázza, hogyan tudunk jobban gazdálkodni az időnkkel. Az első és legfontosabb lépés, hogy saját magunkat helyezzük előtérbe. Ha valóban fontosak számunkra bizonyos tevékenységek, akkor elengedhetetlen, hogy időt szánjunk rájuk, és ne halogassuk őket.

Ez a történet rávilágít egy nagyon fontos dologra: az idő nemcsak lineáris, hanem érzelmekkel is mérhető. Egy egyszerű memóriajáték során az érzelmi állapotunk dönti el, hogyan érzékeljük az időt. A múltban átélt kellemes élményekhez kapcsolódó érzések gyakran gyorsan előidézhetik azt a pozitív érzelmi töltetet, amit az eredeti élmény okozott. Mindez azt mutatja, hogy az idő ténylegesen nem egy szigorú, mérhető dolog, hanem sokkal inkább az élményekhez és érzelmekhez kapcsolódik. A múlt emlékeinek felidézése tehát rendkívül gyorsan megtörténhet, ha azok örömet okoznak.

Einstein híres „Relativitás-elmélete” is hasonló elveken alapul. A fizikai világban az idő és a mozgás kapcsolata nem egyszerű. A relatív mozgás elve szerint, ha egy valóságos referenciapontot választunk, akkor az idő relatív módon változik a különböző megfigyelők számára. Egy mozgó járműben ülve az idő telhet lassabban, mint egy álló személy számára, akinek ugyanezt az eseményt kell megélnie. Az idő sebessége tehát az egyes személyek érzékelésén múlik.

Éppen ezért fontos, hogy ne csupán a mindennapi rutinra koncentráljunk. A céljaink elérésére szánt idő az, amely valódi jelentőséggel bír. A hétköznapokban hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy az időt kényszerből osztjuk el a különböző tevékenységek között. Azonban, ha a személyes szükségleteinket figyelembe véve újraértékeljük időbeosztásunkat, akkor egy sokkal gazdagabb és eredményesebb életet élhetünk.

Az életünk céljának felfedezése nem mindig könnyű, és sok esetben évekbe telhet, mire rájövünk, mit is szeretnénk igazán elérni. De a legfontosabb, hogy folyamatosan keressük azt a tevékenységet, amely valóban örömet okoz, és amelyet érdemes nap mint nap előtérbe helyezni.

Hogyan érjünk el gyors megoldásokat rendszerek segítségével?

A siker kulcsa sokszor nem az, hogy milyen sokat dolgozunk, hanem az, hogy miként dolgozunk. Mi lenne, ha képesek lennénk úgy irányítani az időnket és a figyelmünket, hogy minden egyes pillanat valóban értékes legyen? Valójában bárki képes erre, csupán egy szokás kialakítására van szükség. A kollégáim gyakran elcsodálkoznak azon, hogy mennyit tudok elérni egy nap alatt. Néhányan "rejtélyesnek" neveztek, mert kívülről bonyolultnak tűnhetek, de belülről, a saját nézőpontomból, én a egyszerűség híve vagyok.

Az alapvető módszer, amit alkalmazok, és amit ügyfeleimnek is tanítok, segít nekik problémáik gyors megoldásában, és a céljaik elérésében. Mindez a saját termelékenységem növelésére is alkalmazható. Amikor a "Master Coach + NLP Master Practitioner" képzésben részt vevő hallgatóimnak oktatok, egy sor új modult adtam hozzá, amit a "Coaching Sorozatnak" nevezek. Itt egy önkéntest választok a diákok közül, és a coaching folyamaton keresztül vezetem őket, a kezdetektől a megoldásig. Ennek célja, hogy a diákok sokféle coaching ülésen keresztül lássák és hallják, hogyan működik a coaching.

Ezeket a coaching üléseket azzal kezdem, hogy elmagyarázom, hogy az ügyfelek gyakran olyan módon mutatják be problémáikat és céljaikat, mintha egy tál spagetti lenne. A problémák és célok kusza egyvelege, kezdetei, közepei és végei összekuszálódnak. Ezt egy események, szavak és érzelmek labirintusa alkotja. A rendszerek olyan folyamatok, amelyek eredményeket adnak, amelyekben az emberek bíznak. Rendszerek nélkül nem lehetünk biztosak abban, hogy értékes eredményeket érhetünk el.

A mi dolgunk, mint coachok, hogy átvizsgáljuk a spagettit. Meg kell találnunk, hogy hol érdemes elkezdeni, és hogyan érhetjük el a célt, vagy zárhatjuk le a történetet. Most, fontos tisztázni, hogy a megoldás gyorsasága nem a coachok kedvenc, véletlenszerű kérdéseitől függ. A gyors megoldás titka a rendszerezésben rejlik, mert a rendszerek segítenek időt megtakarítani – nemcsak a coach, hanem az ügyfél számára is. Az ügyfelek bonyolult problémáinak megoldása és a tisztánlátásuk elérése mindazokból a tapasztalatokból származik, amelyeket sok tanítómestertől és mentortól tanultam.

A rendszerek, amelyek gyors megoldásokat kínálnak, nem voltak soha oktatva nekem. Két évtizednyi coaching tapasztalat áll mögöttem, és több mint 38,000 óra személyes, közvetlen munkával segítettem az embereknek. Azt hiszem, a rendszereim és a gyors megoldások, amiket biztosítanak, a titkom. Azért, hogy ügyfeleim ennyire elégedettek és hajlandóak megfizetni a díjaimat, mert ezek a rendszerek valóban működnek.

A valódi tehetség idővel alakul ki. Ha megértjük a tehetség kulcsfontosságú tényezőit, és ezekre összpontosítunk, hamarosan fejlesztjük a gyorsaságot. Egy történetet szeretnék megosztani, amely jól illusztrálja, hogyan alakul ki a tehetség és hogyan érhetünk el gyors megoldásokat. Picasso egyszer egy étteremben egy nőtől kapott egy kis papírt, hogy rajzoljon rá valamit. A nő csodálkozva kérdezte, hogy miért kér 10,000 dollárt, mikor csak harminc másodpercet töltött el a rajz megalkotásával. Picasso válasza: "Nem, nem harminc másodperc volt. 40 évembe került."

Miután tisztáztuk a problémát, és elkezdtük a GASM rendszert, a következő lépés a cél (Goal) meghatározása. Mi a végső cél? Mi az ideális megoldás? A probléma állapotában lévő ügyfél nehezen látja meg a pozitív kimenetelt, de a cél megnevezése új irányt ad. Ezt követően át kell térni az akciókra. Milyen lépéseket tettél eddig, hogy túllépj a problémán? Ekkor egy példát hozok, mint például Sandy történetét. Sandy harminc évvel korábban gyermekként átélt borzalmas traumák következményeként érezte úgy, hogy "megőrül". A múlt traumái és a feldolgozatlan érzelmei sújtották őt, amit már több terapeuta sem tudott kezelni.

A GASM rendszer első pontja tehát a cél (Goal). Mi az a megoldás, amit el szeretnél érni? Ahhoz, hogy sikerrel járjunk, a cél kitűzése elengedhetetlen. Míg az ügyfél negatív állapotban van, nehéz lehet a pozitív kimenetelre összpontosítani, de a kérdés elindítja a változást. Miután a cél világossá válik, áttérünk a következő lépésre: az akciókra (Actions). Mit tettél eddig, hogy előre haladj?

Hogyan spórolj időt a mindennapokban és javítsd a termelékenységed?

Ha a telefonod vagy számítógéped mindig a közeledben van, számos olyan dolog létezik, amit elvégezhetsz rajtuk, hogy értékes időt spórolj meg a napodban. Például miért ne rendelhetnél online ételt ahelyett, hogy boltba mennék? Miért ne használhatnád a netbank alkalmazásokat ahelyett, hogy a bankban állnál sorban? Mindezek a döntések segíthetnek időt megtakarítani, lehetővé téve számodra, hogy fontosabb feladatokra koncentrálj.

Említettem korábban azokat az alkalmazásokat, amelyek segítenek a találkozók ütemezésében, mint például a YouCanBookMe vagy a Calendly. Ezek jelentős időt takarítanak meg a tervezési folyamat során.

Az egyik legfontosabb, ám gyakran elhanyagolt időtakarékos technika a szünetek megfelelő beiktatása. A munka közbeni szünetek segíthetnek abban, hogy megelőzd a döntési fáradtságot, helyreállítsd a hosszú távú célok iránti motivációt, növeld a termelékenységet, és javítsd a kreativitásodat. A különböző szakirodalom azt javasolja, hogy szüneteket tartsunk 60 percenként, de van, aki a Pomodoro technikát ajánlja, ami szerint minden 25 perc munka után 3-5 perces szünetet kell tartani. A legjobb megoldás az, ha kísérletezel, és megtalálod, melyik működik legjobban számodra.

A következő fontos időtakarékos lépés az előre tervezés. Ha előre megtervezed a napjaidat, heteidet vagy hónapjaidat, azzal megspórolod a döntéshozatal időt, hiszen már előre meghoztad a legfontosabb választásokat. Az előre tervezés egyik legjobb alkalmazása a találkozók előkészítése. Emellett a napi munkafeladatok, étkezések, edzések, ruházati döntések, vagy akár a nyaralások tervezése is segíthet a hatékony időmenedzsmentben.

Fontos, hogy megtanuljuk a nemet mondani, hiszen ez az egyik legjobb módja annak, hogy időt takarítsunk meg. Bár nehéz lehet nemet mondani, a folyamatos "igen" mondogatás gyorsan kiégéshez vezethet, és rengeteg olyan dologra is időt pazarolhatunk, amit igazából nem szeretnénk csinálni. Az időnk rendkívül értékes, és mindenképpen tisztelettel kell bánnunk vele. Ez nem jelenti azt, hogy mindig nemet kell mondani, de léteznek olyan helyzetek, amikor a nemet mondás valóban megtakarítja az időnket.

A munkafeladatok delegálása egy másik kulcsfontosságú stratégia, amely különösen a vezetők számára hasznos. Ha úgy érzed, hogy a terhelésed túlságosan nagy, próbáld meg delegálni a feladatokat. Ha van rá lehetőséged, bízd a feladatokat a csapatodra, és bízz bennük. Ha nem bízol meg a csapatodban, akkor mi értelme vezetni őket?

A napod nyomon követése szintén kulcsfontosságú ahhoz, hogy a rendelkezésre álló időt maximálisan kihasználhasd. Ha nyomon követed, mire fordítod az idődet, könnyebben felismerheted, hogy mely feladatok igényelnek túl sok időt, és hol tudsz javítani a termelékenységeden. Digitális időmérő alkalmazások segíthetnek a napi időmenedzsmentben, és világos képet adnak arról, hogy mire mennyi időt szánsz.

A megfelelő időmenedzsment technikák elsajátítása kulcsfontosságú. Legyen szó célkitűzésről, munkafeladatok kisebb egységekre bontásáról, időblokkolásról vagy más módszerekről, ezek mind segítenek abban, hogy kevesebb idő alatt több mindent végezhess el.

A multitasking nem minden esetben hatékony, sőt, sok esetben inkább hátráltatja a munkát. Fontos, hogy megtanuld, mikor érdemes egyszerre több feladatot végezni, és mikor kell inkább fókuszálni egyetlen dologra. A könnyebb feladatokat, mint például e-mailek válaszolgatása vagy podcast hallgatása közben, bátran végezheted egyszerre, de ha fontos feladatot végzel, inkább a teljes koncentrációra kell törekedned.