Hogyan válhatunk produktívabbá és mit érdemes elkerülni a zűrzavarból?

Az idő múlása és a saját életünk értékelése mindannyiunkat arra ösztönöz, hogy megkérdőjelezzük a prioritásainkat. Mi a legfontosabb számodra? Az, hogy valóban elérd mindazt, amit szeretnél, az életben? A válasz kulcsa az, hogy mostantól kezdve úgy tekints a másodpercekre, mint egy olyan lehetőségre, amellyel alakíthatod a jövődet. Ne halogass, ne várj a tökéletes pillanatra – tedd meg most! Tedd félre a könyvet, és lépj egyet előre, egy ötlet irányába. A következő fejezetet majd holnap is elolvashatod.

Mennyi időd van hátra? Az átlagos életkor 68 év. Az évek gyorsan telnek, és a kérdés az, hogy mire fordítjuk azokat a kevés évet, amelyek még előttünk állnak? Hogyan osztod be az idődet? Nem csak az a kérdés, hogy mit érhetsz el egy év alatt, hanem hogy mit tudsz véghezvinni egy hónap, egy hét, sőt, egy óra vagy perc alatt? Az élet értékes másodperceket ad, és ha nem tanulunk meg hatékonyan beosztani az időnket, akkor egyre inkább elkerüljük az igazi céljainkat.

Ha a világra hagyhatnál egy örökséget, mi lenne az? Mi lenne az, amit a családodnak vagy a világ számára hagynál hátra? Ez nem csak egy elvont kérdés, hanem egy valódi próba arra, hogy tisztában legyél a saját értékeiddel, és hogy mennyire képesek vagyunk megvalósítani azokat. Talán az is fontos kérdés, hogy tényleg nincs elég időd, vagy inkább a fókuszod hiányzik? Valószínűleg nem az idővel van a probléma, hanem azzal, hogy hogyan osztod be és használod fel azt.

A tudományos kutatások azt mutatják, hogy az emberek napi szinten több mint 41%-ot pazarolnak el a munkahelyükön olyan feladatokkal, amelyek alacsony értéket képviselnek. Miért? Mert könnyedén elvonják a figyelmünket a szünetek, e-mailek, közösségi média és minden egyéb. A figyelemelterelés nemcsak hogy rontja a produktivitásunkat, hanem az úgynevezett figyelem maradványok (attention residue) jelensége miatt jelentős időt veszítünk, mikor új feladatra váltunk. Az irodai dolgozók naponta körülbelül hét alkalommal megszakítják a munkájukat, és az átlagos munkahelyi alkalmazott napi 1-1,5 órát is eltölthet különféle figyelemelterelő aktivitásokkal.

A titok tehát abban rejlik, hogy megtanuljuk, hogyan szabaduljunk meg a figyelemelterelő tényezőktől. A technológia irányítása, a közösségi média minimalizálása és a folyamatos multitasking elkerülése kulcsfontosságú lépés a hatékonyságunk növelésében. Az időgazdálkodás mellett a legfontosabb, hogy felismerjük, hol veszítjük el az energiánkat és koncentrációnkat. Az egyszerű kérdés: mit kellene eltávolítanod a napirendedből ahhoz, hogy valóban produktív lehess?

Miért ellenállnak az emberek a változásoknak és hogyan érhetjük el a fejlődést?

A bizonytalanság mértéke gyakran túl nagy ahhoz, hogy az emberek komfortzónájukból kilépjenek. Ha a változás olyan érzést kelt, mint amikor egy vak, ismeretlen szakadék felé sétálunk, akkor az emberek hajlamosak elutasítani azt. Gyakran inkább maradnak a jelenlegi szenvedésben, mint hogy egy ismeretlen felé haladjanak. Ahogy a mondás tartja: „Jobb egy ismert ördög, mint egy ismeretlen.” Az emberek általában ellenállnak azoknak a döntéseknek, amelyek hirtelen, előzetes felkészülés vagy idő nélkül kerülnek eléjük. A legkönnyebb nemet mondani, mint igent. Minden új más, a változás valami újat hoz, de mennyire új? Mi, emberek, a megszokás teremtményei vagyunk. A rutinképesek automatikusan működnek, de a változás arra kényszerít, hogy tudatosan figyeljünk, ami nem mindig kényelmes. Túl sok különbség zavaró vagy összezavaró lehet.

A kompetenciától való félelem is jelentős ellenállást válthat ki. „Képes vagyok rá?” A változást sokszor akkor utasítják el, amikor az emberek attól félnek, hogy lemaradnak, hogy tudásuk elavul. Lehet, hogy a szkepticizmus formájában fejezik ki aggodalmukat – például kétségbe vonva, hogy a legújabb szoftververzió valóban működni fog-e –, de mélyen belül attól félnek, hogy a készségeik és képességeik nem lesznek elégségesek.

A változás elkerülhetetlenül több munkát hoz. Azok, akik a változást elősegítik – a tervezésben és tesztelésben részt vevők –, gyakran túlterheltek. Ez részben annak köszönhető, hogy a változások közepette mindig váratlan problémák és akadályok adódnak. A „Kanter törvénye” szerint: „Minden kudarc formáját öltheti a változások közepén.” A változások hullámszerű hatása elérhet olyan távoli területeket is, amelyek a legnagyobb feszültségeket okozhatják. Ahogyan egy kis kavics is hullámokat vet a tóban, a változás hatása más osztályokat, fontos ügyfeleket, és az üzleti szektort is elérheti, akik nem vettek részt a döntéshozatalban, de ezek a változások befolyásolják a saját munkájukat.

Az igazi fejlődéshez az kell, hogy hajlandóak legyünk eltávolítani azokat a neurobiológiai blokkokat, amelyek megakadályoznak minket abban, hogy megálljunk magunk előtt. Az elme játékai megóvnak minket attól, hogy valóban felismerjük, mennyire félünk – én is, és nekem is szükségem van coachokra és mentorokra, akik segítenek feloldani a félelmeimet. Az ő segítségükkel képes vagyok eltávolítani a határaimat, hogy jobbá tegyem a külső világot és eredményeimet. Ha elég bátor vagy ahhoz, hogy megszabadulj a saját korlátaidtól, akkor itt vagyok, hogy támogassalak.

Egy másik fontos megértendő tényező, hogy az időnkkel való bánásmód alapvetően meghatározza, hogyan alakítjuk életünket. Az emberek hajlamosak úgy gondolni, hogy naponta csak nyolc órát dolgozhatnak, és ez az egyetlen lehetőségük a munkára. Azonban valójában több lehetőség is rendelkezésünkre áll, ha felismerjük és alkalmazzuk a „Triple 8” időgazdálkodási rendszert. Mivel mindenki 24 órát kap naponta, nyolc órát alvásra, nyolc órát munkára, és még nyolc órát szabadon választható tevékenységekre. Ezt az időt be lehet fektetni pihenésre, tanulásra, vagy akár egy új vállalkozás építésére is. Ha helyesen kezeljük az időnket, akár plusz jövedelmet is generálhatunk, amely elősegítheti a személyes fejlődésünket, miközben élvezzük az életünket.

Hogyan tervezhetjük meg az időnket, hogy sikeresebbek legyünk?

Az idő kezelése kulcsfontosságú a céljaink elérésében, a produktivitásunk növelésében és a valódi előrehaladásban. Ahogyan az életünk minden területét átgondoljuk és megtervezzük, ugyanúgy az időnk is érdemes egy tudatos stratégiát igényel. Az én megoldásom: mindent beleírok a naplómban. Tényeket, ötleteket, terveket, dátumokat, mindent. Így tudom a legjobban irányítani az életemet és a feladataimat, hogy mindent időben elvégezzek.

A naplózás számomra nem csupán egy szokás, hanem egy olyan stratégia, amely segít abban, hogy fókuszált maradjak. Egy napon belül elvégezhetek mindent, amit elterveztem, legyen szó szociális találkozókról, edzésekről, vagy akár a jövőbeli könyvprojektemről. Az a célom, hogy az életem minden területét – a munkától a személyes időmig – rendbe tegyem, és így legyek produktívabb, céltudatosabb, valamint profitábilisabb. Hiszem, hogy mindenkinek kell lennie egy nagy célja, egy élethosszig tartó küldetésnek. Én úgy döntöttem, hogy húsz millió ember életén szeretnék javítani a saját életem során.

A következő kérdés, amely mindenkit foglalkoztat, az az, hogyan valósíthatjuk meg ezeket a nagy célokat. Hogyan tervezzük meg a lépéseinket, és hogyan készítjük el azokat a napi, heti vagy havi stratégiákat, amelyek elvezetnek minket a végcélhoz? Ha valóban komolyan gondolod a céljaidat, akkor elengedhetetlen, hogy a naplódba beleírj minden fontos lépést, ami segít elérni őket. Az időtervezés lehetővé teszi, hogy mindennek meglegyen a helye és ideje, és elkerüld a túlterheltséget, amit sokan nap mint nap tapasztalnak, amikor nem tudják, mihez kezdjenek a feladataikkal.

Sokan élik az életüket anélkül, hogy komolyan rendszereznék azt. Nem terveznek előre, és így az egész életük csak egy nagy káosz. Ezt tapasztalom a coaching során is, amikor emberek keresnek meg, hogy segítsek nekik túllépni az életük problémáin és elérni a céljaikat. Az első lépés gyakran az, hogy rendezzük az életüket, és bevezessük azokat a struktúrákat, amelyek segítenek a sikeres élethez. Ennek kulcsa az időtervezés.

Egy mentorom korábban azt tanította nekem, hogy egy feladatot egyszerre kell befejezni, anélkül hogy közben elkalandoznánk. Az "egy feladat, egyszerre" módszerének gyakorlása segít abban, hogy a dolgok valóban megtörténjenek, ne csak elhalasszuk őket. A "megérinteni egyszer" elv segít abban, hogy ahelyett, hogy elkezdenénk valamit, majd másik feladatra váltanánk, a megkezdett feladatot befejezzük. A sikeres emberek gyorsan döntenek és lassan változtatják meg döntéseiket. Azok pedig, akik nem sikeresek, lassan hoznak döntéseket, és gyorsan változtatják azokat.

A naplóm bejegyzései az én belső rendemet szolgálják. Ma már egy elektronikus naplót használok, amely szinkronizálódik az összes eszközömmel. Így a találkozókat és minden egyéb fontos eseményt könnyedén rögzíthetem, és mindenhol elérhetem. Az olyan eszközök, mint a YouCanBookMe, segítenek abban, hogy mások is könnyedén hozzáférjenek a naplómhoz és lefoglalják az időpontokat. Nincs többé idegesítő telefonos üzenetváltás, hanem mindent online intézhetek.

Ha idővel gazdálkodunk, akkor nem azt kell menedzselnünk, hanem megterveznünk. Az idő számomra már nem egy "kezelendő" erőforrás, hanem egy precízen tervezett eszköz. Az egész életem úgy van megtervezve, hogy minden percét ki tudjam használni. Minden döntésem előre meghatározott, és semmi sem kerül véletlenül a napirendemre.

A napunk hatékonysága nemcsak attól függ, hogy mennyi mindent tudunk elvégezni, hanem attól is, hogy hogyan érezzük magunkat az időnk kezelésében. Ha úgy érezzük, hogy az idő "elvész", hogy az idő egy kötelező áldozat, akkor máris a rabságában élünk. Az idő felhasználásának minősége határozza meg, hogy sikeresek leszünk-e. Ha az időt nemcsak elpazaroljuk, hanem valódi értéket adunk hozzá, akkor sikeresebbek leszünk.

Miért vesztegeted el az időd olyan dolgokra, amelyek már nem rezonálnak veled?

Időnk határozottan tükrözi érzelmi állapotunkat. Ahogyan azt később részletesebben kifejtjük, az időgazdálkodás nem csupán hatékonyság kérdése, hanem mélyebb összefüggésben áll az életcélunkkal. Az idő különböző módon történő megítélése alapvetően meghatározza, hogy mennyit hozunk ki az életünkből. Egyesek a napokban mérik az időt, mások hetekben. A vezetők és magas produktivitású emberek azonban az időt percekben mérik, és folyamatosan a végrehajtásra összpontosítanak. A hosszú időtartamok helyett inkább kisebb blokkokra osztják a feladatokat, és mindvégig éberen összpontosítanak küldetésükre.

Bár a kis időblokkok alkalmazása működik a vezetők és menedzserek számára, a projektorientált emberek számára nem mindig a legjobb megoldás. Ők sokszor képesek jobban koncentrálni egy-egy projektre, hogy határidőre befejezhessék azt, és lehetőséget biztosítsanak a következő csapatok számára.

Fontos kérdések merülnek fel, amikor az idővel foglalkozunk. Például: "Én adom az időmet, vagy az idő ad nekem?" Valóban tudatosan használjuk az időnket egy nagyobb cél érdekében, vagy csak sodródunk az áramlással? Lehet, hogy túl sok olyan dologgal foglalkozunk, ami elvonja figyelmünket a céljainkról. Ezért fontos, hogy tudatosan alakítsuk ki az idővel kapcsolatos szokásainkat.

Az idő értékének mérésére többféle megközelítést találhatunk. Jack története, amelyben a fiatal fiú megkérdezi tőle, hogyan tudja, mennyi ideje maradt, azt a választ kapja: „Egyszerű, nézd meg az árnyékod hosszát.” A fiú erre gyorsan válaszol: „Ha az árnyékod egyre hosszabb lesz, akkor vagy a nap süllyed le gyorsan, vagy a mögötted álló óriás gyorsan el fogja rövidíteni az idődet!” Bár ez egy metafora, fontos, hogy megértsük, hogyan mérhetjük saját időnket, és hogyan élhetünk tudatosan a rendelkezésünkre álló idővel.

De hogyan mérjük az időnket személyesen? Az idő nem csupán a munkaórákról szól. Minden pillanatnak megvan a saját értéke és jelentősége. Lehet, hogy egy-egy nap nyolc órás munkaidőt jelent, de ez nem mindegy, hogy miként töltjük el, milyen minőségben és céllal. Lehet, hogy egy előadás, amely mindössze három percet vesz igénybe, hatalmas értéket hordoz magában. Az időt tehát nem csupán a hosszúság alapján kell mérni, hanem annak következményei, hatásai és a tartalma szerint is.

Ezért fontos, hogy felismerjük, nem az idő hosszúsága, hanem annak minősége határozza meg életünk értékét. Amikor olyan dolgokkal foglalkozunk, amelyek már nem rezonálnak velünk, vagy nem segítenek előre haladni, akkor valóban elveszítjük a kapcsolatot az időnkkel. Érdemes tehát minden egyes döntést az idő értékelésére alapozni, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki a rendelkezésünkre álló percekből.