Comment mener des entretiens de découverte des parties prenantes pour une prise de décision efficace dans le développement produit ?

Les entretiens de découverte des parties prenantes partagent de nombreuses similitudes avec les entretiens de découverte des clients. La différence réside dans les objectifs : alors que les entretiens avec les clients visent à comprendre comment ils utilisent un produit ou un service pour en améliorer la conception, les entretiens avec les parties prenantes ont pour but de découvrir comment ces individus contribuent aux décisions liées au produit et d’établir un alignement stratégique pour obtenir leur adhésion. Ces deux types d’entretiens, bien que différents dans leur contexte, nécessitent d’adopter une écoute active et une curiosité sincère pour comprendre les motivations et les attentes de chaque interlocuteur.

Dans le cadre d’une organisation complexe, il est souvent difficile de savoir qui précisément interroger dans chaque département. Après avoir identifié les principales parties prenantes, il est conseillé de commencer par interroger les responsables hiérarchiques. Dans une grande entreprise, par exemple, si le département marketing compte 500 personnes, il est plus stratégique de parler avec le responsable d’une équipe dont les objectifs sont en ligne avec ceux du produit. Cette approche vous permet d’obtenir un contexte stratégique plus global et de mieux comprendre comment chaque équipe contribue à l’évolution du produit.

Lorsque vous menez ces entretiens, l’objectif principal est d’écouter et de comprendre. Ces entretiens ne sont pas destinés à chercher un alignement immédiat ni à défendre une idée, mais à bâtir une fondation pour des discussions futures plus productives. Il s’agit de comprendre le point de vue de l’autre, ses défis et ses objectifs pour établir une relation de confiance. Il est donc important de commencer par des questions ouvertes, telles que « Pouvez-vous me parler de votre expérience dans ce domaine ? » ou « Quelles sont les principales difficultés auxquelles vous êtes confronté ? » Ces questions permettent à l’interlocuteur de partager son propre point de vue et donnent plus de richesse à la conversation, loin des réponses par oui ou non.

Lorsqu’on construit une liste de questions pour ces entretiens, il est important de garder à l’esprit que l’objectif est de recueillir des informations pertinentes sans induire les réponses. Commencez par des questions générales qui permettent de situer le contexte et de mettre l’interlocuteur à l’aise, avant d’aborder des questions plus spécifiques. Cela permet de créer une atmosphère de confiance et d'éviter toute impression de pression.

Les entretiens de découverte des parties prenantes peuvent aussi et doivent parfois être réitérés au fil du temps. Même si vous avez travaillé avec certains interlocuteurs pendant longtemps, il est toujours pertinent de revenir sur certains aspects de leur travail, de redécouvrir leurs perspectives et d’affiner vos connaissances sur leur rôle. Ces entretiens doivent rester informels et adaptés au contexte, et il n’est pas nécessaire de les formaliser excessivement en parlant de « découverte des parties prenantes » à chaque fois. Parfois, ce sont de simples conversations qui permettent de récolter les informations les plus utiles.

Enfin, même si vous pouvez mener des entretiens avec plusieurs parties prenantes simultanément, la méthode la plus efficace reste l’entretien individuel. Cela offre une meilleure opportunité de poser des questions de suivi, d’obtenir des informations plus détaillées et de faire ressortir des éléments que l’interlocuteur ne serait pas à l’aise de partager dans un groupe. En outre, ces échanges permettent de renforcer la relation professionnelle et de poser les bases d’une coopération future, dans un climat de respect mutuel.

Les entretiens avec les parties prenantes ne se limitent donc pas à la simple collecte d’informations. Ils sont une opportunité d’établir des liens solides, d’encourager la transparence et de contribuer à la réussite collective. Une fois les informations recueillies, elles servent de point de départ pour les futures discussions sur les produits et les projets. Ce processus, bien mené, garantit non seulement un produit mieux adapté aux besoins réels, mais aussi une équipe mieux alignée et plus collaborative.

Comment structurer un processus efficace de soumission et de triage des idées des parties prenantes ?

L'objectif de formaliser le processus de soumission des idées ne se limite pas à une simple organisation ; il vise également à établir des attentes claires auprès des parties prenantes concernant leur rôle dans la définition et l'évaluation des idées. Il est essentiel d'expliquer que répondre aux questions du formulaire de soumission est crucial pour l’évaluation des demandes. Ces questions ne sont pas un obstacle ou une tactique de retardement, mais plutôt la base du processus de priorisation.

En ce qui concerne les questions spécifiques à inclure dans un formulaire de soumission, il est important de les formuler de manière à encourager les parties prenantes à penser de manière critique au problème qu'elles soulèvent et à la pertinence de leur demande. Par exemple, il est essentiel de demander : « Quel est le problème que vous tentez de résoudre ? » pour pousser l’interlocuteur à clarifier le besoin. Des questions comme « Quelle est la valeur pour le client ou l’entreprise de résoudre ce problème ? », « Qui est le demandeur ? », et « Quelle est l'urgence de résoudre ce problème ? », permettent de mieux comprendre l'impact, la cible, et l’importance de chaque demande. Chaque question doit donc être conçue pour non seulement recueillir des informations pertinentes, mais aussi pour encourager la réflexion sur la nécessité de la demande.

Lors du triage, il peut être utile de rechercher des motifs récurrents. Par exemple, plusieurs demandes peuvent concerner le même problème, ce qui permet de les regrouper et d’aborder la question de manière plus globale. De même, si une grande partie des demandes provient d’un même groupe ou d'une même personne, cela peut indiquer une tendance à laquelle il convient de prêter attention.

Une fois le tri effectué, il est nécessaire de faire un suivi approfondi des demandes triées dans la catégorie « besoin de plus d’informations ». L’objectif de ces suivis est de clarifier les points flous et de s'assurer que la demande est bien comprise avant de la reclasser dans l’une des catégories définies. Ce suivi ne doit pas être perçu comme une simple formalité, mais plutôt comme une collaboration active avec les parties prenantes pour préciser leurs attentes et s’assurer de leur alignement avec la vision stratégique.

Un aspect essentiel à retenir tout au long de ce processus est qu'une gestion efficace des demandes repose sur un équilibre entre les besoins immédiats et les besoins à plus long terme. Le succès de ce système dépend non seulement de la capacité à trier et à prioriser de manière efficace, mais aussi de l’engagement des parties prenantes dans le processus de soumission et de triage. Une telle approche garantit que les demandes les plus pertinentes et stratégiquement alignées sont traitées en priorité, tout en assurant une gestion des ressources optimale et une flexibilité pour les futures évolutions.