¿Cómo los contratos relacionales pueden transformar las relaciones comerciales y crear confianza organizacional?

Los contratos relacionales son acuerdos en los que los aspectos "intangibles" de la relación entre las partes, aquellos que han demostrado generar valor, se documentan formalmente en un contrato legalmente exigible. Un contrato relacional bien estructurado incluye muchos de los componentes de un contrato tradicional, pero también incorpora elementos que fomentan la construcción de la relación, tales como una visión compartida, principios rectores y una robusta estructura de gobernanza, diseñada para mantener alineadas las expectativas e intereses de las partes. La premisa de los investigadores de la Universidad de Tennessee es clara: las partes contratantes co-crean un marco flexible de contrato diseñado específicamente para satisfacer la naturaleza dinámica del negocio. El propósito del contrato se desplaza de simplemente documentar el acuerdo a guiar a las partes hacia una alineación continua a lo largo de la relación.

El proceso de elaboración de un contrato relacional comienza con la negociación de las reglas fundamentales de la relación, lo que incluye el establecimiento de principios rectores que orienten a las partes a trabajar juntas ante metas difíciles y, a menudo, conflictivas. Solo después de esta negociación inicial, las partes proceden a acordar los puntos específicos del acuerdo comercial. Este enfoque innovador fue probado con organizaciones alrededor del mundo, como Island Health, y demostró ser eficaz para crear una base sólida sobre la que se puede edificar una relación de confianza y cooperación a largo plazo.

Después de más de diez años de trabajo con más de 50 organizaciones que implementaron estos conceptos, se ha vuelto evidente que muchos profesionales del derecho y la contratación siguen viendo los contratos relacionales formales como algo "difuso". Sin embargo, el valor real de estos contratos reside en su capacidad para guiar las decisiones fundamentales sobre cómo las partes trabajarán juntas, lo que puede ser reflejado en las cláusulas del contrato. Glenn Gallins, abogado de South Island Hospitalists y profesor de derecho en la Universidad de Victoria, subraya la importancia de establecer primero los cimientos de la relación, pues esto tiene un impacto directo en las decisiones clave que se toman durante la ejecución del contrato.

Por ejemplo, en el caso de Island Health, la introducción de un contrato relacional permitió que se resolvieran conflictos previos entre la organización y el grupo de médicos Hospitalists, creando un marco para que ambas partes trabajaran juntas con una visión y principios compartidos. Este enfoque se mostró eficaz para transformar una relación tensa y conflictiva en una colaboración productiva, orientada hacia un objetivo común, lo cual fue esencial para el éxito de la organización.

La investigación científica presentada en el libro demuestra por qué un contrato relacional formal podría haber prevenido los problemas de confianza que afectaron a Daimler Chrysler, revelando cómo las malas relaciones de proveedor pudieron haber sido optimizadas si se hubiera aplicado un contrato relacional. Las investigaciones en este ámbito revelan cómo estas prácticas pueden prevenir la pérdida de confianza, alineando las expectativas a largo plazo y favoreciendo el éxito sostenido de las relaciones comerciales.

En un mundo de negocios donde las relaciones estratégicas y a largo plazo son cruciales para crear una ventaja competitiva, los profesionales de los contratos deben repensar el statu quo. La experiencia de Island Health y sus Hospitalists muestra cómo se puede replantear el enfoque tradicional hacia los acuerdos contractuales, viendo más allá de la simple transacción comercial para centrarse en la construcción de relaciones duraderas y mutuamente beneficiosas.

Es esencial entender que el éxito de un contrato relacional no solo depende de la flexibilidad y la adaptabilidad del acuerdo, sino también de la disposición de las partes para comprometerse con la idea de una relación basada en principios compartidos. Estos contratos no se limitan a ser una formalidad legal, sino que son un pacto vivo que evoluciona conforme lo hacen las circunstancias del negocio. Por lo tanto, la capacidad de negociar y redibujar los acuerdos a medida que surgen nuevas necesidades es una de las claves para mantener una relación sana y exitosa a lo largo del tiempo.

¿Por qué y cuándo usar un contrato relacional en lugar de uno transaccional?

En este libro promovemos el contrato relacional como una solución a los problemas más importantes que enfrentan aquellos que redactan acuerdos complejos y a largo plazo. Estos problemas han sido identificados tanto en la teoría económica como en la teoría económica del comportamiento, y se han experimentado en la práctica por muchos profesionales del sector de contratos. La diferencia entre un contrato transaccional convencional y un contrato relacional radica en la forma en que se conciben las relaciones entre las partes involucradas.

Es fundamental entender que no todos los acuerdos deben basarse en contratos relacionales. El contrato relacional tiene sentido cuando las partes se comprometen a un intercambio continuo y repetido, pero puede no ser adecuado en situaciones donde las relaciones sean más transitorias o cuando no se pueda prever la evolución de los términos y condiciones con el tiempo. De ahí que, en algunos casos, pueda ser más conveniente utilizar otros tipos de contratos, como los basados en empleo o acuerdos de inversión, como las joint ventures.

El reto para el profesional de los contratos es saber cuándo utilizar uno u otro modelo, y para ello es esencial conocer las diferencias clave entre ambos. Un contrato transaccional se caracteriza por su enfoque en las reglas estrictas y predefinidas, mientras que un contrato relacional valora más la flexibilidad, la comunicación continua y el ajuste de las condiciones a medida que surjan nuevas circunstancias o problemas.

Además, el contrato relacional no es una panacea para todos los problemas contractuales. Es posible que, en situaciones donde las partes no tengan un interés común a largo plazo o donde los riesgos sean demasiado altos, el contrato relacional no sea la mejor opción. La clave está en poder identificar las características de la relación entre las partes y determinar si un enfoque flexible y adaptativo, propio del contrato relacional, es lo que se necesita para asegurar el éxito de la colaboración.

Por otro lado, el contexto de incertidumbre es otro de los aspectos fundamentales que justifica el uso de contratos relacionales. En acuerdos de largo plazo, como los que involucran la subcontratación de procesos de negocio o contratos de construcción que se extienden por años, las partes no pueden anticipar todos los posibles escenarios futuros. Un contrato relacional permite gestionar esta incertidumbre de manera más efectiva, ya que las partes están dispuestas a colaborar y renegociar las condiciones conforme surgen nuevos retos.

Sin embargo, la implementación de un contrato relacional también requiere una mentalidad adecuada. No se trata simplemente de redactar un documento más flexible, sino de establecer una verdadera disposición para la cooperación, basada en la confianza mutua y el compromiso de trabajar conjuntamente en la resolución de los problemas que surjan. Es un cambio de paradigma que exige un esfuerzo de las partes para cultivar una relación de largo plazo, donde los intereses y el bienestar de ambos estén en constante consideración.

En resumen, los contratos relacionales son ideales cuando las partes se enfrentan a situaciones de incertidumbre, donde las relaciones son a largo plazo y donde el interés mutuo debe ser priorizado. Este tipo de contrato puede evitar la rigidez y el conflicto de los contratos transaccionales, pero no debe ser utilizado a la ligera. La clave está en identificar el tipo de relación y el contexto de la negociación, para saber si un contrato relacional es la herramienta adecuada o si es preferible optar por un acuerdo más estructurado y específico.

¿Cómo crear un contrato relacional efectivo?

Los contratos relacionales, como los acuerdos de franquicia y los contratos de distribución, son ejemplos claros de relaciones contractuales donde la dependencia entre las partes es alta y el riesgo de fricción debido a expectativas e intereses desalineados puede ser considerable. Estos contratos, al estar estrechamente ligados a la colaboración a largo plazo, requieren un enfoque diferente al de los contratos tradicionales, basados en transacciones simples y en relaciones más impersonales.

El proceso de creación de un contrato relacional es una disciplina que va más allá de la negociación de términos específicos como el precio o el alcance del trabajo. Es un proceso que exige un enfoque estructurado, donde el diseño del acuerdo debe empezar desde una base de confianza y transparencia mutuas. Si bien los contratos convencionales se centran principalmente en el intercambio de bienes o servicios de manera más transaccional, el contrato relacional se basa en la premisa de una asociación a largo plazo, donde las partes no solo buscan cumplir sus intereses inmediatos, sino también promover el éxito conjunto de manera continua.

Para entender cómo desarrollar un contrato relacional exitoso, es crucial comprender que este tipo de acuerdos no son simplemente una negociación de puntos de trato. En lugar de comenzar con discusiones sobre el precio, es esencial que las partes se enfoquen primero en la construcción de una relación de confianza. Esto incluye compartir una visión común, definir objetivos mutuos, y acordar principios rectores que guíen la colaboración.

En primer lugar, se debe sentar una base sólida para la asociación, donde la confianza y la compatibilidad jueguen un papel fundamental. Sin esta base, cualquier negociación de términos específicos será menos efectiva, ya que el riesgo de malentendidos y conflictos aumenta considerablemente. En lugar de apresurarse a cerrar un trato, las partes deben co-crear una visión compartida para la relación, lo cual implica establecer qué buscan lograr juntos y cómo pueden contribuir de manera equitativa al éxito común.

Una vez que se ha creado esta visión compartida, se deben definir principios rectores que guiarán la relación. Estos principios se centran en aspectos como la cooperación, la flexibilidad y la adaptación a las circunstancias cambiantes. Aquí, la idea es establecer normas sociales que ayuden a las partes a trabajar juntas de manera fluida, minimizando los riesgos de oportunismo o de aprovecharse de la otra parte. Es fundamental que estas normas sean claras y que ambas partes las comprendan y respeten a lo largo de la relación.

A continuación, las expectativas e intereses deben ser alineados de manera explícita. Este es un paso clave para asegurar que ambas partes estén de acuerdo no solo con el qué, sino también con el cómo de la colaboración. En lugar de una simple transacción de valor, se busca construir un acuerdo en el que ambas partes puedan adaptarse y evolucionar según las circunstancias cambien. En esta fase, la negociación de los puntos específicos, como el alcance del trabajo y los términos financieros, debe ser realizada sobre la base de los principios y objetivos previamente definidos.

Finalmente, un contrato relacional efectivo debe estar respaldado por una estructura de gobernanza robusta que permita a las partes mantenerse alineadas a lo largo del tiempo. La gobernanza en este tipo de acuerdos no solo se refiere a la supervisión y el control de las operaciones, sino también a los mecanismos de resolución de conflictos y adaptación en el caso de que surjan desafíos durante la relación.

El proceso de negociación y creación de un contrato relacional no debe tomarse a la ligera. Si bien puede parecer tentador seguir los pasos tradicionales de negociación, es importante reconocer que un contrato relacional no se adapta bien a este enfoque. Los acuerdos que surgen de este proceso suelen ser más flexibles y adaptativos, pero requieren de una planificación meticulosa para asegurar que las partes estén comprometidas a largo plazo y alineadas en sus objetivos.

Lo más relevante es que, aunque los contratos relacionales son más complejos de estructurar, los beneficios de su implementación superan con creces los costos iniciales de inversión en tiempo y recursos. Estos contratos fomentan relaciones comerciales más saludables, duraderas y fructíferas, al crear un entorno en el que las partes se sienten responsables del éxito conjunto, lo que minimiza el riesgo de conflictos y reduce los costos de transacción a lo largo del tiempo.

Además, es esencial comprender que la negociación de estos contratos no debe ser vista como un simple proceso de toma de decisiones en torno a términos económicos, sino como una inversión en una relación que tiene el potencial de transformar las dinámicas empresariales y crear valor para todas las partes involucradas. Las lecciones aprendidas a lo largo de la implementación de estos contratos pueden servir como base para futuros acuerdos, lo que fortalece aún más la red de colaboración.

¿Cómo gestionar el riesgo y la flexibilidad en contratos de outsourcing?

El concepto de "ajuste conjunto de la línea base" se ha implementado exitosamente en grandes contratos de outsourcing, como el caso de Microsoft y Accenture. Una vez que se firma el contrato, se forma un equipo de transición conjunto para establecer una línea base del trabajo que se va a transferir, permitiendo a ambas partes alinear sus expectativas sobre el alcance de las operaciones. Este enfoque colaborativo y transparente minimiza el riesgo de desconexiones en el alcance de los trabajos y es congruente con el principio de lealtad, que busca reducir los costos y riesgos de la asociación en su conjunto.

La idea fundamental detrás de este proceso es la identificación y la validación mutua del trabajo que se va a transferir. Al hacerlo juntos, las dos partes pueden evitar malentendidos sobre el alcance de las tareas. Aunque el proceso de asociación y el ajuste conjunto de la línea base contribuyen a minimizar el riesgo de cambios inesperados en el alcance, es probable que aún se presenten situaciones en las que surjan nuevas necesidades no contempladas inicialmente. Es fundamental tener un proceso acordado de antemano para abordar estos "cambios de alcance", que podrían originarse por factores imprevistos o desconocidos.

En cuanto al riesgo asociado a un alcance desconocido, el principio de lealtad dicta que el partido que podría haber identificado ese alcance desconocido antes de firmar el contrato debe asumir el riesgo de forma proporcional. Esto se refiere a aquellas situaciones en las que un aspecto del alcance debería haberse descubierto antes de la firma del contrato, y no se tomó el tiempo o los recursos para validarlo correctamente. En casos de "cambio de alcance" que no pudieron preverse razonablemente, la equidad debe guiar la asignación del riesgo, asegurando que la parte que lo asuma reciba una compensación justa por hacerlo.

En cuanto a las cláusulas de terminación, especialmente las de "terminación por conveniencia", estas son comúnmente solicitadas por los compradores para obtener flexibilidad, ya que les permiten rescindir el contrato por motivos de negocio, sin necesidad de justificación sustantiva. Sin embargo, el proveedor también suele exigir ciertas garantías, como pagos por salida anticipada, para proteger sus inversiones. En este sentido, el principio de equidad se debe aplicar para asegurar que, si el contrato se rescinde por conveniencia, se ofrezca una compensación justa al proveedor por los costos de transición y otras inversiones no recuperables.

Es crucial que todas las disposiciones contractuales, incluidas las relacionadas con la responsabilidad y la terminación, se redacten de manera que fomenten la colaboración y la equidad, alineándose con los principios de transparencia, lealtad y reciprocidad. Los contratos de outsourcing deben ser tratados como asociaciones a largo plazo donde los riesgos se gestionan de manera conjunta, y donde ambas partes tienen la oportunidad de adaptarse y evolucionar con el tiempo, sin que ninguno de los dos sufra una desventaja significativa en caso de cambios imprevistos.