Při práci na produktových plánech je nezbytné, aby si každý produktový manažer byl vědom skutečnosti, že se bude muset rozhodovat mezi mnoha nápady a požadavky, přičemž vždy musí brát v úvahu omezené zdroje. Tento proces rozhodování neprobíhá ve vakuu, ale je silně závislý na komunikaci a spolupráci s různými zainteresovanými stranami, které mají často odlišné priority a očekávání.

Když se na produktový roadmap přidává nový úkol nebo požadavek, znamená to, že pokud se nezmění dostupné zdroje, něco jiného musí být odloženo nebo zcela odstraněno, aby nový úkol zapadl. Tento proces přetváření plánu je často náročný a vyžaduje otevřenou a konstruktivní diskuzi s každým zúčastněným. Ačkoliv se na první pohled může zdát jednoduché odstranit nebo odložit některý úkol, není to vždy zřejmé pro všechny účastníky procesu, kteří mohou mít tendenci nevidět širší kontext rozhodování.

V této souvislosti se nabízí několik nástrojů, které mohou tento proces usnadnit, jedním z nich je metoda RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort), která pomáhá hodnotit a porovnávat jednotlivé požadavky na základě jejich dopadu, dosahu a realizovatelnosti.

Jedním z dalších praktických nástrojů pro rozhodování o prioritách je rámec ADVISE. Tento rámec zahrnuje klíčové komponenty pro diskusi o prioritizaci a kompromisech mezi zúčastněnými stranami, což zajišťuje, že všechny relevantní faktory jsou brány v úvahu při rozhodování.

ADVISE znamená:

  • Allocation (Alokace): Musíme se rozhodnout, jak alokovat naše omezené zdroje na základě toho, co má největší prioritu.

  • Deferral (Odložení): Některé úkoly mohou být odloženy na pozdější dobu. Je třeba jasně komunikovat, které úkoly mají čekat a které mají prioritu.

  • Value (Hodnota): Prioritizujeme ty úkoly, které přinášejí největší hodnotu z hlediska posunu našich cílů.

  • Implementation (Implementace): Každý nápad nebo požadavek musí být technicky realizovatelný a před zahájením prací musí být zajištěny všechny potřebné informace.

  • Sequence (Sekvence): Nápady a požadavky by měly být prováděny v logickém pořadí s ohledem na vzájemné závislosti a efektivní využití zdrojů.

  • Emergency (Nouzové situace): Některé úkoly mohou mít tak vysokou prioritu, že je třeba je řešit okamžitě, například z důvodu bezpečnosti nebo souladu s právními předpisy.

Důležitou součástí procesu rozhodování je schopnost komunikovat rozhodnutí a jejich důvody zainteresovaným stranám. To znamená, že pokud musí být některý požadavek odmítnut, je nutné vysvětlit, že to není otázka "dobrých" nebo "špatných" nápadů, ale spíše toho, co je v daném okamžiku prioritní. Tato komunikace by měla být otevřená a nekomplikovaná, aby nikdo nezůstal zaskočen rozhodnutím.

Pokud máte obtíže s tímto procesem, je dobré využít nástroje pro sledování stavu každého požadavku, což umožní udržet všechny zainteresované osoby informované o aktuálním stavu. Například můžete využít následující kategorie stavu nápadu: „Podáno“, „V řešení“, „Naplánováno“, „Bude zvažováno později“, „Nebude zvažováno“, nebo „Duplicitní“. Tato transparentnost pomůže udržet všechny účastníky procesu v obraze.

Při implementaci tohoto systému mohou nastat situace, kdy je třeba se rozhodnout o takzvaných „nouzových“ požadavcích. I když by tyto situace měly být vzácné, pokud k nim dojde, je důležité je okamžitě přezkoumat a zjistit, zda je skutečně nutné přerušit stávající práci a řešit nový požadavek okamžitě. Při rozhodování, zda je žádost skutečně „nouzová“, je dobré se zaměřit na několik klíčových faktorů, jako je náklady na zpoždění, rizika spojená s odložením, závislosti a náklady na přechod týmu k nové práci.

V případě, že se „nouzové“ požadavky stávají častými, je to signál, že by mohlo být užitečné přepracovat samotný proces plánování roadmapy. Proaktivní komunikace a pravidelná zpětná vazba se stakeholdery může pomoci snížit množství těchto urgencí a umožnit hladší průběh celého procesu.

Při zavádění nového systému pro sběr požadavků se vyplatí vytvořit jasně definovaný intake proces, což znamená sběr a zpracování požadavků od všech zúčastněných stran, včetně zákazníků, týmu a dalších interních i externích subjektů. Tento proces by měl být co nejtransparentnější a měl by zahrnovat pravidelné schůzky a revize priorit na základě společného porozumění cílům produktu.

Jak efektivně řídit složité zúčastněné strany ve světě produktového managementu?

V oblasti produktového managementu je jedním z klíčových aspektů práce s různými zúčastněnými stranami – od kolegů v týmu po výkonné ředitele a investory. Tato skupina může být rozmanitá, její potřeby složité a jejich vliv na rozhodování a vývoj produktu může být nevyzpytatelný. Zkušený produktový manažer ví, že efektivní řízení těchto vztahů může rozhodnout o úspěchu či neúspěchu produktu.

Významným problémem, s nímž se při interakci se zúčastněnými stranami setkáváme, je rozdílnost rozhodovacích přístupů. Například, některé organizace přistupují k rozhodování pomocí přímé autority, kde jeden klíčový jedinec, typicky vedoucí pracovník, rozhoduje o směru. Jiní dávají přednost participativnímu rozhodování, což znamená, že rozhodnutí jsou kolektivním výstupem více zainteresovaných stran. Každý přístup má své výhody a nevýhody a může výrazně ovlivnit dynamiku týmu i celé organizace.

Efektivní produktový manažer musí být schopen identifikovat, jaký typ rozhodování je v dané organizaci nebo konkrétním týmu dominantní. To umožňuje přizpůsobit komunikaci a rozhodovací procesy tak, aby byly v souladu s tím, jak jednotliví zúčastnění lidé přemýšlejí. Například v prostředí, kde je silná hierarchie, může být efektivnější přistoupit k jasně definovanému rozhodovacímu procesu s minimálními diskusemi. Naopak v organizacích s demokratickým rozhodováním je důležitější aktivně zapojit všechny klíčové hráče a zajistit, aby byli zohledněny jejich obavy a názory.

Důležitým nástrojem pro zajištění efektivního řízení je metoda DACI, která pomáhá definovat role v rozhodovacím procesu: kdo je zodpovědný za rozhodnutí, kdo je konzultován, kdo je informován a kdo musí rozhodnutí schválit. Tato metoda umožňuje jasně určit, kdo má v daný moment právo rozhodovat, a kdo by měl být do procesu zapojen, aby zajistil potřebnou zpětnou vazbu a validaci.

Ve všech těchto situacích je kladeno velké důraz na schopnost manažera porozumět dynamice týmů a správně vyhodnotit různé aspekty interakce, včetně síly a vlivu jednotlivých zúčastněných stran. K tomu patří i dovednost rozpoznat potenciální zdroje konfliktů, jakými mohou být rozdílné priority, očekávání nebo strategické cíle.

Dalším důležitým aspektem je práce s konfliktama a krizovými situacemi. Jakmile se objeví konflikty mezi zúčastněnými stranami, je klíčové uchopit je konstruktivně. Například technika „pokud–tak“ je efektivní metodou pro strukturování rozhovorů, kdy se zaměřujeme na to, jaké jsou možné důsledky různých rozhodnutí a jakým způsobem mohou jednotlivé strany upravit své postoje, aby dospěly k vzájemně výhodnému řešení.

Pro manažery, kteří se ocitají ve složitých vyjednávacích situacích, je nezbytné mít nejen analytické dovednosti, ale také schopnost projevovat empatii. Empatie, ať už fyzická, kdy se člověk pokusí přizpůsobit neverbální komunikaci druhého, nebo emocionální, kdy se snaží pochopit motivace a pocity druhé osoby, může významně zlepšit komunikaci a posílit vzájemný respekt. Tato dovednost pomáhá ve vyjednávání nejen zůstat klidný, ale i efektivně řídit očekávání a usměrňovat diskusi směrem, který povede k prospěšnému rozhodnutí pro všechny zúčastněné strany.

V každé fázi procesu je kladeno důraz na udržení integrity a důvěry. Vytváření a udržování důvěry mezi zúčastněnými stranami je základem efektivní spolupráce a každé rozhodnutí by mělo být postaveno na předpokladu, že všechny strany sdílejí společný cíl. To znamená nejen důsledné dodržování závazků, ale také transparentnost ve všem, co se týká komunikace a výsledků.

V neposlední řadě, řízení zúčastněných stran není jednorázová záležitost. Je to proces, který se neustále vyvíjí. Klíčové je neustálé přizpůsobování metod a technik v reakci na měnící se dynamiku týmu, potřeby organizace a samotné produktové strategie. Měření úspěchu v tomto procesu není pouze o tom, jak dobře jsou splněny cíle, ale také o tom, jak dobře je celkový tým schopen spolupracovat a jak jsou zapojeny různé zúčastněné strany v rozhodovacích procesech.

Jak začít kreslit roztomilé věci?
Jak příroda ovlivňuje naši kreativitu a jak ji využít ve výtvarném umění
Jak elektrochemické techniky, jako je EIS, galvanostatika a SECM, přispívají k optimalizaci materiálů pro skladování elektrické energie?
Jak kombinace ingrediencí ovlivňuje chuť a zdraví: Příklady z různých receptů