Уважаемые участники выставки!

Организационный комитет выражает Вам свое почтение и желает плодотворного сотрудничества на предстоящей выставке. Ниже мы предлагаем информацию, которая поможет Вам при заезде на территорию ЦВК «Экспоцентр». 

Офис Организатора на выставке

Офис Организатора выставки (Дирекция выставки) – компании «Евроэкспо» будет расположен в Павильоне № 7, в выставочном зале № 6.

Часы работы Дирекции выставки:

23 января 2017г. с 8.00 до 20.00 (монтаж, день заезда)

24-26 января 2017г. с 09:00 до 18:00 (работа выставки)

27 января 2016г. с 09:00 до 16:00 (работа выставки)

  с 16:00 до 20:00 (выезд, демонтаж)

Вход в выставочные залы

Пройти на территорию Экспоцентра представитель компании-участника может либо по постоянному именному пропуску участника, либо, выписав разовый пропуск в Бюро пропусков со стороны 1-го Красногвардейского проезда или со стороны Краснопресненской набережной (для получения разового пропуска необходимо иметь письма на ввоз/вывоз экспонатов (форма D.03) и паспорт).

Постоянные пропуска участников

Постоянный пропуск участника выставки (бейдж) выдается Организатором (компанией Евроэкспо) при условии полной оплаты участия, из расчёта 1 пропуск на 4 кв. м выставочной площади.

Постоянный пропуск действителен с первого дня монтажа, весь период выставки и демонтаж.

Постоянный пропуск выдается только в заполненном виде (компания, фамилия и имя). Список сотрудников, которые будут работать на выставке, необходимо предоставить Организатору заранее, до 25 декабря 2016г.

Постоянные именные пропуска выдаются представителю компании-участника в день заезда на стойке Дирекции Евроэкспо павильон №7, зал 6,  на основании Списка участников. Постоянные именные пропуска можно будет получить заранее (за 1 неделю до выставки) в офисе компании Евроэкспо по адресу: ул. Арбат, 4 этаж, офис 440 при своевременно поданных списках (до 25 декабря 2016г.) и при условии полной оплаты участия!

О готовности постоянных именных пропусков для участников Вам будет сообщено дополнительно письмом по электронной почте.

Порядок заезда и завоза экспонатов

Сообщаем Вам, что ввоз экспонатов на выставку разрешен 23 января 2017г. с 08.00 до 20.00:

въезд на легковом транспорте на территорию ЦВК «Экспоцентр» – с 15.00 до 20.00 въезд на грузовом транспорте на территорию ЦВК «Экспоцентр» – с 08.00 до 20.00

Одноразовый пропуск на машину для погрузки-разгрузки выдается бесплатно.

Получить автопропуск 23 января 2017г. можно:

- у операторов ПДП № 2 – находится со стороны 1-го Красногвардейского проезда, ближе к 3-му транспортному кольцу (рядом с КПП №2).

- у Администрации павильона №7 – находится в павильоне №7, зал 6.

После визирования писем у представителя дирекции ЦВК «Экспоцентр» (образцы писем в конце).

При пересечении КПП необходимо сделать соответствующую отметку на письмах о въезде на территорию и пройти досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности. Проследовать к месту разгрузки/погрузки.

Всем компаниям, получившим при заезде автопропуска на ПДП, минуя Администратора павильона №7, необходимо после разгрузки обратиться в АДМИНИСТРАЦИЮ павильона №7 (зал 6) для ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ регистрации и отметки выезд разрешен!!! В противном случае машина не сможет выехать!

На разгрузку/погрузку отводится час, начиная со времени, указанного в пропуске на машину. Сразу после окончания погрузки/разгрузки транспорт должен покинуть территорию выставочного комплекса.

3. Использование механизированных средств (включая автомобили, оборудованные грузоподъемными манипуляторами) на территории Экспоцентра, запрещено.

Для организации погрузки/разгрузки необходимо обращаться к официальным партнерам ЦВК «Экспоцентр» – по телефонам: +7 495 605 03 27, +7 495 605 74 21 или отправив запрос на электронную почту: *****@***ru

4. Внос/вынос ручной кладью экспонатов и оргбыттехники осуществляется по разовым материальным пропускам. 

Разовые пропуска можно получить у Администратора павильона (в котором находится Ваш стенд), на основании письма на ввоз/вывоз (форма D.03).

5. С 9.00 на стойке ДИРЕКЦИИ организатора выставки – компании «Евроэкспо» (павильон №7, зал 6) представитель получает постоянные именные пропуска для экспонентов из расчета один пропуск на полные 4 кв. м, а также платные пропуска на парковку автомобиля в период выставки (в том случае, если они были заранее заказаны и оплачены) и пригласительные билеты (в том случае, если они не были получены в офисе заранее).

Внимание! Представителю компании необходимо в обязательном порядке находиться на стенде:

23 января 2017г. до 20.00 (монтаж, день заезда)

24-26 января 2017г. с 08.00 до 20.00 (работа выставки)

27 января 2017г. с 08.00 до 16.00 (работа выставки)

  с 16.00 до 20.00 (демонтаж, выезд)

Порядок оформления пропусков для доступа грузового транспорта в зоны с ограничеснным движением г. Москвы

Обращаем Ваше внимание, что ЦВК «Экспоцентр» расположен в зоне с ограниченным движением грузового транспорта внутри Третьего транспортного кольца. В связи с этим для въезда в его пределы необходимо оформить пропуск на грузовой автотранспорт типа «ТТК».  Всю подробную информацию Вы найдете, пройдя по ссылке http://www. expocentr. ru/ru/menu2/exhibitors/ttk/

Дополнительный ввоз

Ввоз офисной техники, хозяйственных товаров и доставка на стенд мелкогабаритных предметов в дни работы выставки (включая день открытия) разрешен только утром с 8:00 до 9:30 (24-27 января 2017г.) или вечером с 18.00 до 19.30 (24-26 января 2017г.).

Дополнительный Ввоз/вывоз осуществляется по разовым автопропускам, которые можно получать ежедневно у Администратора павильона 7 (зал 6) на основании писем на ввоз/вывоз и доверенности.

Пропуска на монтаж/демонтаж

Обращаем Ваше внимание, что сотрудники Вашей компании (которые не обеспечены постоянными бейджами участника), а также грузчики, обеспечивающие завоз экспонатов (кроме водителя), не допускаются на территорию выставочного комплекса «Экспоцентр» без пропусков на монтаж/демонтаж, либо постоянных пропусков участника выставки!

Если возникает необходимость в день заезда использовать помощь сотрудников, не обеспеченных постоянными пропусками, то рекомендуем получить для них в Экспоцентре бесплатные пропуска на монтаж/демонтаж, которые будут выдаваться с 16 января 2017 года, либо в день завоза экспонатов.

Пропуска на монтаж/демонтаж действительны только в дни монтажа и демонтажа выставки. Пропуска на монтаж/демонтаж выдаются до начала и в течение монтажа на основании Официального Письма (форма D.02) от организации о выдаче данных пропусков, с печатью и подписью руководителя. Внимание!  Фирмы застройщики выставочных стендов получают пропуска для своих специалистов самостоятельно!!!

Для получения пропусков на монтаж/демонтаж необходимо при себе иметь:

  1. Официальное Письмо от компании-участника со Списком временных сотрудников (оригиналы в 2-х экземплярах, форма D.02), для которых будут выписаны пропуска на период монтажа/демонтажа, с указанием Ф. И.О. и паспортных данных.

  2. Доверенность на получателя, от компании-участника, на право получения пропусков (оригиналы в 3-х экземплярах, образец прилагается, форма D.01).

Вариант №1. 

Процедура оформления пропусков на монтаж/демонтаж заранее с 16 января 2017г.:

Официальное Письмо со списком временных сотрудников необходимо завизировать в Дирекции выставки от Экспоцентра в Административном корпусе ЦВК «Экспоцентр» по адресу: Краснопресненская набережная, д. 14. Для прохода в офисные помещения при себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

Контактные лица в Экспоцентре по вопросу визирования писем заранее:

Чеканова Людмила,  , офис 110

Часы работы: ежедневно, кроме выходных, с 10-00 до 17-00, перерыв на обед с 12-00  до 13-00.

После визирования Официального Письма в Дирекции выставки от ЦВК «Экспоцентр» Вы можете получить пропуска на монтаж/демонтаж в Сервис-бюро в Административном корпусе ЦВК «Экспоцентр» (рядом с павильоном №4) по рабочим дням с 10-00 до 17-00 часов. При получении пропусков необходима Доверенность (форма D.01).

Внимание! Все виды пропусков действительны только в заполненном виде при наличии документа, удостоверяющего личность!

Вариант №2.

Процедура оформления пропусков на монтаж/демонтаж в день заезда 23 января 2017г.:

Официальное Письмо со списком временных сотрудников необходимо завизировать в Дирекции выставки от Экспоцентра, которая 23 января 2017г. уже будет находиться в павильоне №7, зал 6.

После визирования Официального Письма в Дирекции выставки от ЦВК «Экспоцентр» Вы можете получить пропуска на монтаж/демонтаж в Сервис-бюро ЦВК «Экспоцентр». При получении пропусков необходима Доверенность (форма D.01).

Ключи

Ключи от дверей и/или замки для архивных шкафов и витрин (в случае, если это предусмотрено конфигурацией стенда или было заказано заранее) будут выдаваться в ДИРЕКЦИИ Евроэкспо, павильон №7, зал 6, под залог 500 рублей:

23 января 2017г. с 13:00 до 19.00

24 января 2017г. с  09.00 до 11.00

Прием ключей и возврат залога будет производиться только в последний день работы выставки

27 января 2017г. с 16.00 до 19.00.

Помощь в погрузо-разгрузочных работах и складировании

Въезд на территорию ЦВК «Экспоцентр» автомашин с манипуляторами для разгрузки/погрузки экспонатов запрещен!

Транспортные, погрузочно-разгрузочные и монтажно-демонтажные работы, проводимые с применением грузоподъемных механизмов, производятся только специалистами и средствами и заказываются отдельно по тел.: +7 (495) 605-03-27, +7 (495) 605-74-21, факс: +7 (495) 605-79-35, e-mail: *****@***ru. Работы осуществляются за счет участника выставки и определяются согласно расценкам , ЦВК «Экспоцентр» павильон 2, башня 5.

Внимание ввоз звуковой и видео техники!

При ввозе на территорию Экспоцентра ЖК и плазменных панелей, мощных проекционных установок, звукоусилительного оборудования, осветительных концертных приборов, радиоэлектронных и высокочастотных (РЭС и ВЧ) устройств необходимо предварительно или в день заезда пройти согласование в технической службе АО «Экспоцентр», представители которой находятся в Сервис-Бюро (рядом с павильоном №4) ЦВК «Экспоцентр» с 10-00 до 17-00 часов. При предъявлении участником бухгалтерских документов (товарной накладной ТОРГ 12 либо ОС 1), подтверждающих, что ввозимое оборудование находится на балансе его компании, согласование проходит бесплатно. В противном случае, согласование стоит 5 550,00 руб. (вкл. НДС). Штраф за несанкционированный ввоз составляет 23 600 руб. (без НДС). Контактный телефон для справок по вопросу согласования ввоза техники: +7 (499) 795-25-37, 795-39-86, 795-37-93.

Доводим до Вашего сведения! Что в случае проведения во время работы выставки на Ваших стендах презентаций, развлекательных и шоу-программ, согласно «Общим условиям участия в выставках, проводимых на территории ЦВК Экспоцентр», запрещается превышать уровень громкости свыше 75 дБ на границе со смежными и расположенными напротив стендами.

Нарушение санитарных норм по шумовому сопровождению работы стендов влечет за собой штрафные санкции со стороны администрации АО «Экспоцентр» в размере 50 000 руб. (без НДС).

Требования к экспонатам

Если груз помимо экспонатов содержит конструктивные элементы стенда (стеновые панели, ковролин, декоративные конструкции и элементы и т. п.),  необходимо пройти согласование ввоза в и Пожарной  части № 000  Управления  по  ЦАО ГУ МЧС России по г. Москве. 

, тел.: + 7 (499) 244-08-27, + 7 (499) 244-08-23, e-mail: *****@***ru; http://www. expoconsta. ru/

Пожарная часть № 000, тел.: + 7 (499) 259-13-12  (вход между павильонами № 2 и № 8, на нижнем уровне).

Обращаем Ваше внимание, что при установке мобильного стенда на оборудованную площадь, стенд необходимо согласовать с генеральным застройщиком ЦВК «Экспоцентр» - .

В случае, если Вы завозите баннеры, драпировочную ткань или иные горючие материалы/экспонаты, письмо на ввоз/вывоз необходимо заверить у представителя пожарной охраны (Пожарная часть № 000  Управления по ЦАО ГУ МЧС России по г. Москве). При себе необходимо иметь сертификаты соответствия горючести, дымообразования и токсичности.

В первый день выставки (24 января 2017г.) к 9.30 все грузы (экспонаты) должны быть распакованы и пустая тара (оставшаяся от строительства), материалы и конструкции вывезены из павильона и с территории выставочного комплекса.

Противопожарная охрана комплекса категорически возражает против любого вида складирования (тары, упаковки, коробок, строительных материалов) на стенде и штрафует при обнаружении.

В случае несоблюдения установленных правил АО «Экспоцентр» вправе отправить оставшиеся экспонаты на склад (1-й Красногвардейский пр-д, 14, тел.: +7 (495) 605-03-27, +7 (495) 605-74-21; Погрузка, перемещение на склад и хранение такого имущества осуществляются за счет участника выставки согласно расценкам.

Охрана

Обращаем Ваше внимание, что во время монтажа, работы и демонтажа выставка берется под охрану с 20.00 до 08.00 следующего дня.

С 8.00 до 20.00 за сохранность экспонатов несет ответственность экспонент. Настоятельно рекомендуем Вам НЕ ОСТАВЛЯТЬ во время выставки без присмотра ценные вещи, документы и деньги. В случае необходимости в персональной охране Вашего стенда в утренние с 8.00 до 10.00 или вечерние часы с 18.00 до 20.00, просим Вас своевременно оформить заказ в Экспоцентре, либо предусмотреть присутствие сотрудников на стенде в это время. Услуга охраны платная и оплачивается, согласно ставкам ЦВК «Экспоцентр», минимальное время найма охранника 2 часа. Телефоны для оформления заказа на охрану в ЦВК «Экспоцентр»: +7 (499) 795-26-37, +7 (499) 795-39-92, +7 (499) 795-25-63.

Уборка

Во время монтажа / демонтажа выставки, каждый день, происходит уборка проходов (мелкого строительного мусора).

Каждое утро, перед открытием выставки для посетителей, производится уборка ПРОХОДОВ между стендами. Мусор, оставленный Вами накануне, перед стендом, должен быть упакован в пластиковый пакет.

Уборка стендов не включена в стоимость стенда. Содержание стенда в чистоте обеспечивается самим экспонентом. Если Вам необходима уборка стенда, Вы можете заказать ее заранее, оформив заявку №3 до 25 декабря 2016г.

Заказ и доставка горячих обедов

Заказ и доставка горячих обедов на стенды участников выставки (стоимость обеда 690 руб., без НДС), а так же организация приемов, коктейлей, фуршетов, кофе-брейков https://www. euroexpoevent. ru/

Контактное лицо: Анатолий, тел.+74992410151, моб. +7 965 396 7907, e-mail: *****@***ru

Командировочные удостоверения

Командировочные удостоверения можно отметить в бюро пропусков с Северного и Южного входов  выставочного комплекса – круглая печать «Экспоцентр», либо в Дирекции компании «Евроэкспо» пав.№ 7, зал 6 – штамп выставки «ОСМ».

Порядок оформления документов при вывозе экспонатов 27 января 2017г.

Для вывоза экспонатов необходимо получить разовый автопропуск у Администратора павильона №7 (зал 6) предъявив письмо на ввоз/вывоз (оставшийся с заезда экз.) (форма D.03) и получить отметку о времени выезда. В противном случае машина не сможет выехать.

Порядок выезда и вывоза экспонатов

Обращаем Ваше внимание, что все ценные вещи и экспонаты необходимо вывезти 27 января 2017г. после 16.00. При выезде необходимо иметь при себе письмо на ввоз/вывоз экспонатов со всеми отметками.

Вывоз экспонатов разрешен:

27.01.2017г. с 16.00 до 20.00 (вывоз всего ценного и движимого имущества) на легковом и малогабаритном транспорте (Газель, Бычок и т. п.)

27.01.2017г. с 18.00 до 20.00 на грузовом транспорте

28.01.2017г. с 8.00 до 20.00 (разбор и вывоз тяжелого стендового оборудования)

В случае несоблюдения установленных правил и несвоевременного вывоза экспонатов вправе отправить оставшиеся экспонаты на склад OOО «Эксповестранс» (1-й Красногвардейский пр-д, 14, тел.: +7 495 605 03 27, +7  495 605 74 21). Погрузка, перемещение на склад и хранение такого имущества осуществляются за счет средств участника выставки согласно расценкам OOО «Эксповестранс».

Надеемся, что эта информация поможет Вам оптимизировать организацию завоза и вывоза экспонатов и будет содействовать более плодотворной работе на выставке! 

С уважением,

Директор выставки  Васильева Елена

Координатор выставки  Алехина Екатерина

ОБРАЗЕЦ  D.01

Пожалуйста, оформите в 3-х экземплярах,

ненужные пункты можно удалить

Дата выдачи «____» ___________ 20__ г.

Доверенность действительна по «__» __________ 20__ г.

___________________________________________________________________________

(наименование фирмы и адрес)

Доверенность выдана ______________________________________________________

                                       (фамилия, имя, отчество, должность)

Паспорт: серия ____________________        №____________________________________

Кем выдан ___________________________________        Когда выдан ________________

пропусков на автотранспорт. пропусков, выдаваемых на время проведения монтажных и демонтажных работ,

Подпись лица, получившего доверенность __________________________

Руководитель организации _____________________        __________________

                                       (Ф. И.О.)                        (подпись)

Главный бухгалтер                _____________________        __________________

                                       (Ф. И.О.)                        (подпись)

                                                       Место печати

* В соответствии с законом РФ №69-ФЗ от 01.01.2001 г., в случае не назначения должностного лица, ответственного за соблюдение требований пожарной безопасности на арендованной площади выставочного стенда, ответственность несет персонально сам руководитель организации/предприятия – участника выставки.

ОБРАЗЕЦ

D.01А

Дата выдачи «____» ___________ 20___ г.

Доверенность действительна по « ___» ______________ 20___ г.

_______________________________________________________________________________________

(наименование компании-экспонента и его адрес)

Доверенность выдана __________________________________________________________________

                                       (фамилия, имя, отчество, должность)

Паспорт: серия _________________________        №________________________________________

Кем выдан ___________________________________        Когда выдан ________________________

На получение от АО «Экспоцентр» по выставке «ОСМ – 2017»: разовых пропусков на ввоз/вывоз.

Подпись лица, получившего доверенность __________________________________________________

Руководитель организации______________________________                _______________________

(Ф. И.О.)                                                (подпись)

Главный бухгалтер_____________________________________                _______________________

(Ф. И.О.)                                                (подпись)

Место печати

ОБРАЗЕЦ  Документ  D.02

На бланке компании

Образец Официального письма от компании-участника

на получение временных пропусков на период монтажа/демонтажа.

Пожалуйста, оформите в 2-х экземплярах.

В Дирекцию выставки «ОСМ – 2017»

Просим Вас предоставить временные пропуска, на период монтажа/демонтажа, для прохода на территорию

ЦВК «Экспоцентр», сотрудникам фирмы __________________________________________________________,

в количестве _____ шт., принимающей участие в выставке «ОСМ – 2017», павильон № 7, зал № _______, 

стенд № __________.

Список сотрудников (с указанием паспортных данных, места проживания; для иногородних необходимо представить копию регистрации проживания в г. Москве):

Руководитель фирмы/организации:

_____________________________ _______________________ «___» _______________ 20____ г.

Ф. И.О.                                         подпись

М. П.

Дирекция выставки в Экспоцентре ________________________________________________________________

подпись                        Ф. И.О.                        штамп

Пропуска выдаются в Сервис-Бюро (рядом с павильоном №4) при предъявлении доверенности (форма D.01)

ОБРАЗЕЦ  D.03

ПИСЬМО-НАКЛАДНАЯ НА ВВОЗ/ВЫВОЗ

выставочного оборудования, экспонатов,

материалов и конструкций выставочных стендов

Пожалуйста, оформите на бланке компании-экспонента в 3-х экз.

Просим разрешить ввоз/вывоз следующего выставочного оборудования и материалов, которые будут представлены и/или использованы на стенде №____________ в зале №_______ павильона № 7,  в период работы выставки «ОСМ-2017».

* Добавьте строки в случае необходимости

** Для грузового автотранспорта

Вывоз завезенного оборудования, экспонатов, тары, крупногабаритной упаковки и материалов конструкций выставочных стендов гарантируем в установленные сроки.

Руководитель организации        _______________________/____________________________

                                        (подпись)                        (Ф. И.О.)                        

  М. П.

ВНИМАНИЕ! Если груз помимо экспонатов содержит конструктивные элементы стенда (стеновые панели, ковролин, декоративные конструкции и элементы и т. п.) – необходимо пройти согласование ввоза в и пожарной части № 000 Управления по ЦАО ГУ МЧС России по г. Москве.

Ввоз ЖК и плазменных панелей, мощных проекционных установок, звукоусилительного оборудования и осветительных концертных приборов осуществляется после согласования в Сервис-бюро (рядом с павильоном №4).