Инструкция о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности

Приложение

к Постановлению Правительства

Республики Молдова

№ 000 от 01.01.01 г.

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм

первичных документов строгой отчетности

Настоящая Инструкция разработана на основе Указа Президента Республики Молдова от 01.01.01 г. "О некоторых мерах по обеспечению финансовой дисциплины" и определяет порядок издания, выдачи, учета, хранения и использования типовых бланков строгой отчетности.

1. Все субъекты, которые в соответствии с действующим законодательством обязаны вести бухгалтерский учет, применяют в процессе финансово-хозяйственной деятельности соответствующие бланки строгой отчетности, которые подтверждают осуществление экономических операций.

Типовые формы первичных документов строгой отчетности используются в случае:

a) отчуждения активов с передачей права собственности, за исключением ценных бумаг;

b) оказания услуг, за исключением финансовых услуг, оказанных финансовыми учреждениями, микрофинансовыми организациями, сберегательно-заемными ассоциациями;

c) осуществления перевозок активов в рамках территориально дезинтегрированного субъекта и за пределы субъекта без передачи права собственности;

d) приобретения активов у поставщиков-граждан;

e) передачи активов в лизинг, аренду, имущественный наем.

Первичные документы строгой отчетности составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события или на конец отчетного периода, принимая во внимание соответствие затрат и доходов, которые влекут за собой одновременное признание доходов и расходов и являются непосредственным результатом одних и тех же экономических событий.

Налоговая накладная составляется в момент возникновения налогового обязательства, установленного разделом III Налогового кодекса.

Типовая форма накладной используется в том числе и при поставке услуг, а также при рефактурировании расходов в случае поставки услуг по сдаче внаем имущества.

Типовая форма акта закупки услуг по сдаче внаем имущества и связанных с ними расходов используется в случае экономических операций, относящихся к получению услуг, а также при рефактурировании надлежащих расходов по услугам по сдаче внаем имущества, полученных от физических лиц (граждан), не зарегистрированных в качестве субъектов предпринимательской деятельности, к которому в обязательном порядке прилагаются накладные, выданные согласно договору об оказании публичных услуг коммунального хозяйства.

2. Печатание форм строгой отчетности, для которых предусмотрены серия и номер, производится в централизованном порядке под руководством Национального бюро статистики, а тех, которые указаны во втором абзаце пункта 3 настоящего Постановления – Главной государственной налоговой инспекцией.

21. Печатание бланка строгой отчетности страхового сертификата «Зеленая карта», предусмотренного в пункте 7 Перечня типовых форм первичных документов строгой отчетности, утвержденного согласно приложению № 1 к настоящему Постановлению, осуществляется Государственным предприятием издательством бланков «Statistica» в соответствии с договором, заключенным с Национальным бюро страховщиков автотранспортных средств Республики Молдова (в дальнейшем – Национальное бюро), или в соответствии с договором, заключенным со страховщиком-членом Национального бюро, как в случае, когда Национальное бюро уполномочило своих членов для выпуска данного бланка, так и в случае, предусмотренном пунктом 22 настоящего приложения. Указанный договор должен учитывать требования к форме и содержанию бланка, утвержденные Национальной комиссией по финансовому рынку, требования к защите бланка, утвержденные Национальным бюро, и должен быть одобрен Национальной комиссией по финансовому рынку.

22. Если Национальное бюро не выдало страховщику, имеющему лицензию для внешнего обязательного страхования автогражданской ответственности, согласно заявке, страховые сертификаты «Зеленая карта» в течение 30 календарных дней с момента оплаты страховщиком стоимости бланков, последний вправе заключить с Государственным предприятием издательством бланков «Statistica» договор о печатании и выдаче указанного в заявке количества бланков строгой отчетности страхового сертификата «Зеленая карта». Одновременно с выдачей страховщику страховых сертификатов «Зеленая карта», Государственное предприятие издательство бланков «Statistica» информирует Национальную комиссию по финансовому рынку и Национальное бюро о количестве, сериях и номерах выданных страховщику бланков.

3. Выдача бланков строгой отчетности субъектам производится централизованно на контрактной основе и за плату. Бланки строгой отчетности выдаются издательством "Статистика" и территориальными органами статистики, а акты закупки товаров, акты закупки услуг по сдаче внаем имущества и связанных с ними расходов, квитанции, квитанции на прием неналоговых платежей 1-SF, квитанции на прием налоговых платежей 2-SF, накладные и приложения к накладной, налоговые накладные и приложения к налоговым накладным, путевые листы, учетный лист закупки молока – территориальными государственными налоговыми инспекциями, при предъявлении доверенности, подписанной уполномоченными лицами субъекта, и сертификата о присвоении фискального кода, а при выдаче налоговых накладных – и сертификата регистрации субъектов как субъектов обложения НДС а также согласно требованиям, установленным Главной государственной налоговой инспекцией с регистрацией выданных бланков в Реестре учета бланков строгой отчетности который заполняется по видам бланков (приложение № 1). Проверка достоверности фискального кода, указанного в доверенности, осуществляется вышеуказанными организациями в обязательном порядке в соответствии с данными сертификата о присвоении фискального кода.

4. Типовые формы первичных документов строгой отчетности содержат следующие обязательные элементы:

а) наименование документа;

b) номер и серия формы;

c) дата составления документа;

d) наименование, адрес, IDNO (фискальный код) субъекта, от имени которого составлен документ;

e) наименование, адрес, IDNO (фискальный код) получателя документа, а для физических лиц – идентификационный номер;

f) содержание экономических событий;

g) количественные и стоимостные единицы, в которых выражаются экономические события;

h) должность, фамилия, имя и подпись, в том числе цифровая, лиц, ответственных за осуществление и отражение экономических событий.

Налоговые накладные содержат и другую информацию, предусмотренную разделом III Налогового кодекса.

При поставке услуг подпись и печать получателя на экземпляре накладной или налоговой накладной поставщика, на основании которой отражаются доходы, не являются обязательными. На экземпляре накладной или налоговой накладной получателя, на основании которой отражаются затраты, расходы, подпись ответственного лица и печать являются обязательными.

41. Заполнение форм строгой отчетности осуществляется:

а) вручную (разборчиво чернилами или ручкой);

b) на печатной машинке или на компьютере;

c) комбинированно (вручную, на печатной машинке или на компьютере), обеспечивая сохранность и архивирование информации, содержащейся в первичных документах строгой отчетности, в соответствии с правилами, предусмотренными Государственным органом надзора и управления Архивного фонда Республики Молдова.

5. При поступлении, перед взятием на учет бланков строгой отчетности в соответствии с сопроводительными документами осуществляется проверка соответствия бланков строгой отчетности по количеству, номеру и серии с данными, указанными в сопроводительных документах. Проверка осуществляется лицом, ответственным за учет, хранение и выдачу бланков строгой отчетности. В случае обнаружения расхождений в данных сопроводительных документов и фактических бланков строгой отчетности (вследствие порчи, брака) составляется акт. Один экземпляр с приложением испорченных, бракованных бланков передается организации, от которой были получены бланки строгой отчетности, в целях выявления причин и урегулирования положения. После проверки бланков строгой отчетности лица, ответственные за их учет, хранение и выдачу, регистрируют каждый комплект бланков в Реестре учета бланков строгой отчетности (приложение № 2), страницы которого должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем предприятия и опечатаны. На последней странице реестра делается запись "в настоящем реестре пронумеровано ___ страниц" (количество страниц указывается прописью).

6. Руководитель субъекта несет ответственность за состояние учета, хранения и использования бланков строгой отчетности.

[Пкт.6 изменен Пост. Прав. N 73 от 01.01.2001, в силу 08.02.2008]

7. Обязанности лиц, ответственных за учет, хранение, выдачу и оформление бланков строгой отчетности, утверждаются приказом, подписанным руководителем предприятия. Бланки строгой отчетности выдаются только лицам, в обязанности которых входит оформление данных документов. Выдача бланков строгой отчетности осуществляется после регистрации в Реестре учета бланков строгой отчетности и подписи ответственных лиц.

Лица, ответственные за оформление бланков строгой отчетности, регистрируют в реестре приемки-сдачи документов М-13 данные об использовании бланков в соответствии с их назначением. Бланки строгой отчетности снимаются с учета в соответствии с указанным реестром, который заполняется в трех экземплярах. Первый экземпляр с приложением заполненных бланков строгой отчетности передается в бухгалтерию для записи о регистрации экономических операций, второй передается лицу, ответственному за их учет, хранение и выдачу, а третий экземпляр остается у лица, представляющего отчет.

8. Хранение бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с нормами хранения денежных средств.

9. Инвентаризация бланков строгой отчетности производится в соответствии с положениями Закона о бухгалтерском учете. В случае обнаружения отсутствия бланков строгой отчетности они списываются на убытки только после опубликования в Официальном мониторе их наименований, номеров и серий для сведения о их недействительности. Виновные лица возмещают стоимость этих бланков и несут административную и уголовную ответственность в соответствии с действующими нормативными и законодательными актами.

10. На бланках строгой отчетности, составленных с ошибками, вычеркиваниями, неоговоренными исправлениями и другими недозволенными записями, делается пометка "испорчен". Для испорченных бланков составляется реестр, который представляется лицу, ответственному за учет, хранение и выдачу бланков, с приложением этих бланков, впоследствии они снимаются с учета (списываются) в порядке, установленном в пункте 9 настоящей Инструкции.

11. Покупная стоимость бланков строгой отчетности включается в состав будущих расходов. По мере использования бланков строгой отчетности их стоимость относится на общие и административные расходы текущего периода.

Учет бланков строгой отчетности ведется на забалансовом счете 951 "Бланки особого режима". Счет 951 предназначен для накопления и обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, находящихся на хранении и выданных ответственным лицам. В дебете этого счета отражается поступление бланков строгой отчетности по покупной стоимости и в количественном выражении, а в кредите – их использование и аннулирование.

Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется отдельно по видам бланков и ответственным лицам, в ведении которых находятся эти документы.

Оперативный учет поступления, использования и расхода бланков строгой отчетности осуществляется в реестре их учета по каждому виду бланков.

Механизм возврата неиспользованных или поврежденных типовых форм первичных документов строгой отчетности утверждается Национальным бюро статистики, и соответственно, Главной государственной налоговой инспекцией.