Инструкция для делопроизводителей по переходу на новый календарный год
Назначение
Данная инструкция описывает порядок действий, которые необходимо осуществить делопроизводителям Ведомства до начала работ в новом календарном году.
Участники
Делопроизводитель – сотрудник Ведомства, отвечающий за получение, сортировку, регистрацию, создание эл. копии бумажного документа в СЭД ГО УР (в случае поступления документа на бумажном носителе), отправку документа на рассмотрение, контроль исполнения поручений.
Порядок действий
1. Необходимо создать новую номенклатуру дел на следующий год.
2. Необходимо обнулить счетчики журналов регистрации, для корректного формирования номера при регистрации документов в новом календарном году.
3. Необходимо сформировать график исполнения периодических поручений на следующий год.
Описание процессов
1. Создание номенклатуры дел на следующий год.
1.1. Делопроизводитель открывает папку «Канцелярия <Ведомство>», в данной папке открывает папку «Настройка общая» и запускает сценарий ОИВ Создать номенклатуру дел.
1.2. В открывшемся окне делопроизводитель заполняет следующие поля:
Дата начала копируемого периода.
Дата завершения копируемого периода.
Год создаваемого периода – год, на который нужно создать номенклатуру дел.
Наша организация – необходимо указать Ведомство, для которой создается номенклатура дел.
После заполнения параметров нажимает кнопку ОК.
1.3. Появляется информационное окно формирования номенклатуры дел.
1.4. После того как номенклатура дел будет сформирована, появится сообщение.
Делопроизводитель нажимает кнопку ОК.
1.5. После делопроизводитель открывает справочник ОИВ Номенклатура дел, при необходимости корректирует справочник. Работы по созданию номенклатуры дел на следующий год завершены.
2. Обнуление счетчиков журналов регистрации.
2.1. Делопроизводитель открывает папку «Канцелярия <Ведомство>», в данной папке открывает папку «Настройка общая» и открывает справочник ОИВ Журналы регистрации.
Примечание. Обнуление счетчиков необходимо произвести для всех записей справочника ОИВ Журналы регистрации: для входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан.
2.2. Делопроизводитель открывает первую запись справочника.
2.3. В открывшейся карточке нажимает кнопку Очередной номер.
2.4. В открывшемся окне «Установка очередного номера» проставляет значение «0» и нажимает ОК.
Примечание. Работы по обнулению счетчиков необходимо произвести после того, как закончим регистрацию документов в этом году и перед тем, как начнем регистрацию документов в следующем году.
3. Продление графика по периодическим поручениям.
3.1. Делопроизводитель открывает папку «Канцелярия <Ведомство>», в данной папке открывает папку «Настройка общая» и запускает сценарий Продление графика периодических поручений.
3.2. Делопроизводитель запускает сценарий.
3.3. Появляется информационное окно формирования графика по периодическим поручениям.
3.4. После того как графики по периодическим поручениям будут сформированы, появится сообщение.
3.5. Если в момент запуска сценария справочник Календари рабочего времени не был заполнен на следующий год, то появится предупреждение.
В этом случае делопроизводитель обращается к Администратору СЭД ГО УР с просьбой заполнить данный справочник.
Примечание. Работы по формированию графика по периодическим поручения на следующий год рекомендуется начинать в середине декабря текущего года.
График на следующий год формируется с учетом значения поля Дата окончания, т. е. если значение пустое, то график формируется на весь следующий год, если значение заполнено, то до даты, указанной в поле Дата окончания.
