Личные расходы директора: можно ли жить за счет фирмы?

Любые расходы руководителя могут быть оплачены из бюджета компании – за счет прибыли, остающейся после выплаты всех налогов. Впрочем, некоторые расходы можно «повесить» на затраты, уменьшив налог на прибыль и фактически увеличив свой собственный доход.

Какие затраты руководителя БЕЗУСЛОВНО можно отнести на расходы?

Необходимо отметить, что законодательство РФ о налогах не содержит норм, связывающих отнесение затрат фирмы на уменьшение полученных фирмой доходов с тем, какое лицо производит эти расходы: руководитель или не руководитель.

Закон (ст. 252 НК РФ) в целях исчисления налога на прибыль устанавливает только следующие критерии:

1) расходы должны быть обоснованы, то есть экономически оправданы для деятельности конкретной фирмы,

2) расходы должны быть документально подтверждены, то есть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти расходы (например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии со служебным заданием).

Такой же принцип и для принятия к вычету расходов в части НДС, но у покупателя обязательно должен быть счет-фактура, оформленный в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Поэтому в случае налоговой проверки налоговый орган будет выяснять не только и не столько, кто произвел расходы денег фирмы (хотя это тоже немаловажный факт), а для какой цели эти расходы сделаны и какими документами они подтверждены. Аналогично будет выясняться вопрос расходов и обращения в суд, если спор об обоснованности расходов дойдет до суда.

Если руководитель одновременно входит в число владельцев фирмы, то вопрос об источнике денег для его расходов иногда решается не через прямое финансирование расходов за счет денег фирмы, а через регулярную (но, в соответствии с учредительными документами фирмы!) выплату дивидендов. В данный момент к налоговой базе по доходам, полученным в виде дивидендов от российских организаций российскими гражданами, являющимися налоговыми резидентами РФ, применяется налоговая ставка 9 процентов. Оставшиеся после налогообложения дивиденды руководитель может тратить по своему усмотрению. Бывает, что такой путь целесообразнее, чем обосновывать, для какой цели руководитель потратил деньги фирмы на «ужин в ресторане» или «номер в отеле».

Если же расходы обоснованы и подтверждены надлежащими документами, то в целях исчисления налога на прибыль не запрещено списывать расходы, обычно производимые руководителями при командировках или деловых встречах, например: на питание, аренду автомобиля, гостиничного номера или зала для переговоров, мобильную связь, Интернет и пр.

Бухгалтерам фирм, применяющих УСН или ЕСХН, нужно быть особенно внимательными и проверять каждый вид расхода на соответствие правилам НК РФ для УСН или ЕСХН, так как для этих спецрежимов не все расходы могут приниматься к уменьшению доходов, даже если расход обоснован с точки зрения производственной целесообразности самой фирмы. К документам, составленным на иностранном языке, необходимо прилагать перевод на русский язык.

Какие расходы руководителя оплачивать за счет фирмы можно с осторожностью?

Если бухгалтер имеет сомнения в том, что расход надлежаще обоснован и при этом сумма расхода не является для фирмы существенной, правильнее такой расход отнести за счет прибыли и не тратить потом время на споры об обоснованности такого расхода.
Если же такое решение не находит понимания, то руководителю желательно учитывать, что любые расходы, не подтвержденные надлежащими документами и/или выходящие за рамки разумных пределов по стоимости и/или по содержанию, могут быть предметом спора с налоговым органом. Например, расходы на вино, водку, пиво, сигареты, шоу-группы и т. п. при проведении деловых переговоров. Отсутствие отчета о командировке и/или бизнес-встрече очень нежелательно, т. к. налоговый орган может посчитать расходы на эти мероприятия необоснованными.

Какие «экзотические» виды расходов вам приходилось встречать у ваших клиентов?

Сейчас уже не «начало 90-х», и бизнес становится более образованным. Но бывают случаи, когда с корпоративных пластиковых карт, выдаваемых для использования в командировках, руководители фирм, особенно если они еще и владельцы бизнеса, производят расходы на личные нужды и нужды своей семьи. Например, приобретают парфюмерию, одежду, предметы интерьера, оплачивают развлекательные центры и т. п. Отнесение таких расходов «на себестоимость» фирмы законом не предусмотрено.

Что вы можете посоветовать руководителю, чтобы сократить риски начисления штрафов за неверно оформленные расходы (риски ошибок «штатной бухгалтерии»)?

«Штатная бухгалтерия» бывает разная по квалификации. Если руководитель имеет основания считать, что бухгалтер квалифицирован в вопросе оформления расходов, необходимо, чтобы бухгалтер провел с работниками инструктаж по оформлению расходов и составил им письменную памятку (как должны быть оформлены расходы, что можно принять на расходы, а что нельзя). Если же вышеуказанное решение не подходит, желательно пригласить стороннего специалиста для проведения данной работы, особенно если расходы руководящего звена регулярны и существенны по размеру. Кроме того, желательно примерно раз в полгода-год проводить проверку правильности оформления расходов силами внешних консультантов, которые имеют опыт участия в налоговых проверках и в судебных спорах. Это будет определенной подстраховкой для «штатной бухгалтерии» и уменьшит риски ошибок.

Александра НИКОЛАЕВА, ведущий эксперт «ПАГ» юридической группы «Прайвэт Атторнейз Гроуп», управляющий партнер московского офиса.

www. pag-group. ru

Журнал «На стол руководителю» №29, 2008г.