Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации основных средств

Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации основных средств

Общие положения по проведению инвентаризации основных средств

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и стоимость активов и обязательств.

Нормами ст. 12 Закона РБ -XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. Закона РБ -З*, с изменениями и дополнениями, внесенными в т. ч. Законом РБ -З**) (далее – Закон) определены случаи, при которых обязательно проведение инвентаризаций активов и обязательств. С 1 января 2008 г. при проведении инвентаризаций активов и обязательств, в т. ч. и основных средств, следует руководствоваться Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ *** (далее – Инструкция № 000). Пунктом 4 Инструкции № 000 случаи проведения инвентаризации по сравнению с Законом расширены.

Одной из новелл Инструкции № 000 по сравнению с действовавшими Методическими указаниями Минфина РБ по инвентаризации имущества и финансовых обязательств **** является то, что один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение либо арендованных, а также один экземпляр инвентаризационной описи полученных во временное пользование нематериальных активов высылается собственнику (или его представителю), арендодателю либо правообладателю соответственно. Это определено п. 36 Инструкции № 000.

Также следует отметить, что в п. 40 Инструкции № 000 уточнен порядок проведения инвентаризации грузовых вагонов и контейнеров: инвентаризация грузовых вагонов и контейнеров проводится путем общесетевых переписей в порядке, установленном Инструкцией о ведении бухгалтерского учета инвентарного парка грузовых вагонов и контейнеров на Белорусской железной дороге, утвержденной постановлением Минфина РБ .

Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В соответствии с п. 7 Инструкции № 000 инвентаризация основных средств проводится не ранее 1 ноября. Периодичность проведения инвентаризаций основных средств установлена п. 8 Инструкции № 000: не менее одного раза в год.

Библиотечные фонды инвентаризируются в соответствии с Инструкцией по учету и хранению библиотечных фондов в Республике Беларусь, утвержденной приказом Минкультуры РБ (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Минкультуры РБ ) (далее – Инструкция № 000). Периодичность зависит от объема фонда и в соответствии с п. 111 Инструкции № 000 инвентаризируется: особо ценный фонд, который хранится в сейфах, – ежегодно; фонд ценных и редких документов – не реже 1 раза в 3 года; фонд до 50 000 экз. – через 5 лет; фонд от 51 000 до 100 000 экз. – через 7 лет; фонд свыше 100 000 экз. – через 10 лет; фонд свыше 1 000 000 экз. – поэтапно, в выборочном порядке с окончанием проверки этого фонда в течение 15 лет.

Одновременно с проведением инвентаризации основных средств целесообразно провести инвентаризацию драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в основных средствах. Данные таких инвентаризаций затем используются в качестве показателей для составления и представления в органы статистики и государственного управления (министерства, концерны и т. д.) статистической отчетности по движению драгоценных металлов по форме 4-дм. В п. 3 Указаний по заполнению формы государственной статистической отчетности 4-дм "Отчет об остатках, поступлении и расходе драгоценных металлов, содержащихся в приборах, оборудовании и иных изделиях", утвержденных постановлением Минстата РБ , содержится норма, что отчет составляется на основании данных первичного учета, выверенных с данными инвентаризации драгоценных металлов в основных средствах.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться нормами Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Минфина РБ * (с изменениями и дополнениями, внесенными в т. ч. постановлением Минфина РБ ) (далее – Инструкция № 34).

В соответствии с п. 90 Инструкции № 34 инвентаризация проводится один раз в год. Количество инвентаризаций может быть увеличено руководителями организаций по их усмотрению. Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы и драгоценные камни, изделия из них, лом и отходы, их содержащие, а также находящиеся в составе любых материальных ценностей, в т. ч. в электротехнических изделиях, находящихся в зданиях, сооружениях, приборах, устройствах отопительных, газопроводных и других системах, сетях силовой и осветительной электропроводки, вентиляционных устройствах, системах охранной и пожарной сигнализации, укомплектованных изделиями радиоэлектроники и электроаппаратуры.

Наличие драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в составе оборудования, при невозможности в момент инвентаризации проверки их в натуре устанавливается по паспортам или другим учетным документам, а при их отсутствии – по нормативно-справочной документации (перечням, справочникам) или комиссионно.

По решению руководителя организации установленное Инструкцией № 000 количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций основных средств может быть увеличено. Сроки проведения инвентаризаций также устанавливаются руководителем организации.

Пунктом 10 Инструкции № 000 определено, что субъекты малого предпринимательства, применяющие упрощенный порядок налогообложения, проводят инвентаризацию активов и обязательств один раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом.

Проведению инвентаризации уделяется большое внимание и проверяющими. Так, в соответствии с п. 4 Перечня вопросов, подлежащих проверке в ходе обязательного аудита (приложение 3 к правилу аудиторской деятельности "Планирование аудита", утвержденному постановлением Минфина РБ **), проверка учета операций с основными средствами включает проверку оформления материалов инвентаризации основных средств и отражение результатов инвентаризации в учете. По мнению автора, при проведении обязательного аудита с целью подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности аудиторам следует присутствовать при проведении инвентаризации (подробнее этот вопрос освещен в публикации Натальи Кондаковой "Участие аудитора в инвентаризации: за и против" (см.: Гл. бухгалтер. – 2007. – № 44. – С. 84–88)).

Инвентаризация основных средств обязательно проводится перед проведением переоценки основных средств. В соответствии с п. 33 Инструкции о порядке переоценки основных средств, не завершенных строительством объектов и неустановленного оборудования, утвержденной постановлением Минэкономики, Минфина, Минстата и Минстройархитектуры РБ /139/185/34*, ведомость переоценки основных средств по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, составляется на основании инвентаризационных описей, инвентарных карточек учета основных средств, технических паспортов и другой технической и бухгалтерской документации.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в соответствии с нормами гл. 4 Инструкции № 000.

В начале инвентаризации основных средств проверяется:

наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние технических паспортов, другой технической документации;

наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду (лизинг), пользование и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Прежде чем приступить к инвентаризации животных, необходимо проверить, имеется ли в наличии и в каком состоянии находится книга учета движения животных и птицы, убедиться в точности записей в ней.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета и технической документации вносятся соответствующие исправления и уточнения.

Инвентаризация проводится назначенной руководителем комиссией. Проверка фактического наличия основных средств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. Если проверка фактического наличия основных средств проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, то в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.

В соответствии с п. 35 Инструкции № 000 при инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и оформляет опись по форме 1-инв (приложение 6 к Инструкции № 000). В описи указываются полное наименование основных средств, их назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные характеристики (показатели).

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков, водоемов и других объектов недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации (хозяйственном ведении, оперативном управлении), соответствие их фактического размера и комплектации (состава) данным паспортов и другой имеющейся технической документации.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя (при его наличии), года выпуска, назначения, мощности и т. д. При инвентаризации техники необходимо проверить техническое состояние каждого инвентарного объекта, условия его хранения, готовность к эксплуатации, сохранность положенного по техническому паспорту комплекта инструментов при каждой машине, а также выявить факты разукомплектования техники и размер причиненного в связи с этим материального ущерба.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в инвентарной карточке группового учета, в описях отражаются по наименованиям с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.

Также инвентаризируются основные средства, не принадлежащие организации, но находящиеся на ответственном хранении, в аренде. В соответствии с п. 36 Инструкции № 000 на такие основные средства оформляется отдельная опись согласно приложению 15 к Инструкции № 000. Как уже было отмечено, один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение, арендованных, высылается собственнику (или его представителю), арендодателю.

В соответствии с п. 93 Инструкции № 34 на ценности, содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни, находящиеся на ответственном хранении, арендованные (взятые в лизинг) или полученные для переработки, также составляются отдельные описи. Один экземпляр такой инвентаризационной ведомости (описи) высылается владельцу ценностей или арендодателю.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Если активы подверглись восстановлению, реконструкции, модернизации или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное их назначение, то они вносятся в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений, модернизация и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в учетных регистрах отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, составляются отдельные инвентаризационные описи, в которых указываются недостающие объекты, правильные сведения и технические показатели по ним (по зданиям указываются их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая и полезная площадь), число этажей без подвалов, полуподвалов и т. д., год постройки и др.; по каналам – их протяженность, глубина и ширина по дну и поверхности, искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам – местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия и ширина полотна и т. п.). На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия в описи указывает время ввода в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных основных средств должна быть произведена в соответствии с законодательством, а степень (процент) износа устанавливается по действительному техническому состоянию активов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины), в капитальном ремонте (машины и оборудование) и т. п.), должны быть проинвентаризированы до момента их временного выбытия или после проведения инвентаризации.

Не следует забывать, что инвентаризируются не только основные средства, учитываемые на счете 01 "Основные средства", но и средства, учитываемые на счете 03 "Доходные вложения в материальные ценности". В соответствии с п. 41 Инструкции № 000 перед инвентаризацией доходных вложений в материальные ценности проверяется наличие документов к ним (договоров, первичных учетных документов по приобретению, приемке и передаче в пользование, возврату, др.), подтверждающих суммы произведенных затрат, своевременность принятия возвращенных объектов в состав основных средств.

Документальное оформление результатов инвентаризации основных средств

В соответствии с п. 23 Инструкции № 000 сведения о фактическом наличии основных средств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации основных средств оформляются инвентаризационная опись основных средств по форме 1-инв* (приложение 6 к Инструкции № 180) (пример составления такой описи приведен в приложении 1 к данному материалу) и инвентаризационная опись активов, принятых (сданных) на ответственное хранение по форме 10-инв* (приложение 15 к Инструкции № 000).

Организациям также предоставлено право оформлять результаты инвентаризации по формам документов, утвержденным республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При недостаточности информации, содержащейся в таких формах, организация может принимать к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы.

При инвентаризации животных члены инвентаризационной группы осматривают животных в натуре, пересчитывают их и делают записи в инвентаризационной описи рабочего скота, продуктивных животных, птицы и пчелосемей (сельхозучет, форма инв-2). В опись по каждому животному заносятся следующие данные: вид, группа животных и кличка, его инвентарный номер (тавро), приметы, год рождения, упитанность, живой вес, балансовая стоимость. По рабочему скоту масса животных не указывается.

Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) включаются в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы по каждой группе. Описи составляются в двух экземплярах отдельно по каждой группе и материально ответственному лицу. Один экземпляр описи передается руководителю или главному бухгалтеру организации, а второй – руководителю внутрихозяйственного подразделения. Описи дополняются данными бухгалтерского учета и путем сравнения последних с фактическими данными определяется результат инвентаризации.

Отметим, что если ранее организации могли применять формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата СССР "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций", то с выходом постановления Минстата РБ "О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике" эти формы не применяются.

В описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, которые принимали участие при проведении инвентаризации основных средств, а также лицом, принявшим ценности на ответственное хранение, и лицом, подтверждающим точность представленных в описи данных.

Если по результатам инвентаризации основных средств выявлены отклонения фактических данных, отраженных в инвентаризационных описях, от данных бухгалтерского учета, то составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств по форме 15-инв (приложение 20 к Инструкции № 000) (пример составления этой ведомости приведен в приложение 2 к данному материалу). На основные средства, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные и т. д.), при наличии расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета составляются отдельные сличительные ведомости.

Для оформления результатов инвентаризации основных средств могут применяться регистры, в которых объединены показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей, а именно инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по форме 401 (приложение 5 к Инструкции № 000).

Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.

Итоги проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (приложение 4 к Инструкции № 000).

Наталья Кондакова, канд. экон. наук,
доцент, аудитор

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ

основных средств

№  1 

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию и все основные средства, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Лицо(-а), ответственное(-ые) за сохранность основных средств:

Все основные средства, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с № 1 по № 4 , комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Основные средства, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении.

Лицо(-а), ответственное(-ые) за сохранность основных средств:

Указанные в данной описи данные и подсчеты проверил.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ

результатов инвентаризации основных средств
№ 1 .

* Гл. бухгалтер. – 2001. – № 27. – С. 16–23.

** Там же. – 2007. – № 2. – С. 51–57; 2008. – № 2. – С. 7–42; № 3. – С. 13–28.

*** Там же. – 2008. – № 17. – С. 7–39.

**** Гл. бухгалтер. Все для годового отчета. – 2004. – № 1. – С. 13–20.

* Гл. бухгалтер. ГБ. – 2005. – № 2. – С. 10–25.

** Гл. бухгалтер. – 2000. – № 36. – С. 76–80; 2004. – № 40. – С. 72–73.

* Гл. бухгалтер. ГБ. – 2006. – № 47. – С. 12–30.

* Бланки инвентаризационных описей приведены на с. 71–72 и 80–81 соответственно вкладыша к данному номеру журнала.