ТЕМА 4 МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Рациональные управленческие решения, принимаемые органами управления различных уровней, оказывают определяющее влияние на улучшение социально-экономического положения дел как в стране, в каждом отдельном регионе, так и на уровне предприятия. Главное условие правильности принимаемых решений - исчерпывающая осведомленность. Информационное обеспечение решения - сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий управленцев сведениями для выполнения функций.
Под термином «информационное обеспечение» понимаются:
-органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления;
-сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация;
-часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса, а также о логике изменения и преобразования элементов производства;
-одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программными иными видами обеспечения, процесс предоставления информации отдельным лицам и группам — пользователям информационных систем в соответствии с их информационными потребностями.
Информационное обеспечение включает:
-структуру информации и закономерности ее преобразования, т. е. правила построения показателей, документов;
-состав информации;
-характеристики движения информации, т. е. количественные оценки потоков информации (объем, интенсивность), определение маршрутов движения документов, построение схем документооборота;
-временные характеристики функционирования источников информации;
-характеристики качества информации, т. е. систему количественных оценок полезности, значимости, полноты, своевременности, достоверности и других качеств информации.
Довольно распространенным является взгляд на информацию как ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Следует отметить, что однозначного определения понятия «информация» также не существует. Так, по одним источникам, информация —это совокупность новых сведений об окружающем мире; по другим — «информация — общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом»; «информация в самом
общем виде — передача сообщений между передающей и принимающей системами».
Содержащаяся в документах (компьютерных файлах и т. д.) информация классифицируется по следующим признакам: направлению движения, способу получения, периодичности поступления, характеру участия в процессе управления, стабильности представления.
По направлению движения информация разделяется на исходную (входную), промежуточную (внутреннюю) и выходную.
Исходная (входная) информация содержится в первичных документах, которые поступают на предприятие со стороны или разрабатываются соответствующими подразделениями внутри предприятия.
Промежуточная (внутренняя) информация содержится в документах, формируемых на основе обработки данных ряда исходных документов, либо формируется как производная первичная информация.
Потоки информации при вхождении в подразделение распределяются по исполнителям в соответствии с выполняемыми работами и подвергаются преобразованиям по специальным правилам, в результате чего формируется выходная информация, т. е. информация, которая направляется в другие подразделения предприятия или во внешнюю среду.
Информация по способу получения подразделяется так: опрос анкетирование, интервьюирование, наблюдение и т. п., следовательно, информация может быть опросная, анкетная и пр.
По периодичности поступления информация разделяется по установленным на каждом предприятии периодам: непрерывная, дельная, ежемесячная, квартальная, годовая. Указанные периоды устанавливаются для каждой разновидности информации в зависимости от условий производства.
По характеру участия в процессе управления информация разделяется на нормативную, справочную, плановую, аналитическую и отчетную.
Нормативная информация содержится в документах, отражающих утвержденные нормы и нормативы по основным показатели деятельности, трудовые затраты времени и средств на выполнение различных работ, календарно-плановые нормативы движения производства
Справочная информация включает данные, характеризующие объекты управления, средства труда, предметы труда, кадры пред приятия, номинальные фонды времени, поставщиков потребителе продукции.
К плановой информации относятся данные, содержащиеся во всех плановых документах и соответственно в информационных массивах. Эти данные определяют задания по выпуску продукции, достижению определенного уровня производительности труда, потреблению и поставке материалов, комплектующих изделий и другие плановые показатели.
Аналитическая (оперативная) информация отражает фактическое состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия за определенный период времени.
Отчетная информация характеризует результаты выполнения предприятием установленных плановых заданий.
По стабильности представления информация подразделяется на постоянную, условно-постоянную и переменную.
Постоянная информация — показатели, значение которых не изменяется во времени.
Условно-постоянная информация — это нормы, нормативы, плановая, справочная и другая относительно постоянная информация, используемая в течение определенного периода времени.
Переменная информация отражает изменения установленных заданий, показателей и соответственно отчетных данных.
Данная классификация позволяет в определенных границах обеспечить фильтрацию информации, постоянно поступающей в органы управления, и провести ее идентификацию по объектам и задачам управления.
Производственно-хозяйственная деятельность предприятия фиксируется в документированных сведениях (документах). Документы содержат совокупность показателей и в процессе движения между службами предприятий образуют информационные потоки.
Потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Информация, содержащаяся в потоках, может обрабатываться и перемещаться: поточно, по мере возникновения, с регулярной периодичностью, нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей. Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом управления и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства.
При анализе информационных потоков необходимо рассматривать движение информации в следующих направлениях.
По иерархическим уровням необходимо выявить: преемственность, Уплотнение, усреднение, выход информации.
Анализ степени преемственности информации позволяет выявить сквозные параметры и показатели, проходящие через все уровни управления, и выделить те из них, которые характерны для какого-то одного и того же явления на разных уровнях.
Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающие, которые будут отражать общие закономерности изменения явлений для передачи на более высокий уровень.
Степень усреднения информации предполагает анализ перехода от индивидуальных характеристик к усредненным, в частности анализ компоновки групп явлений и объектов, характеризуемых одним показателем (обоснование признаков одного реквизита).
Анализ выхода информации в большей мере характеризует ее полезность. В этом случае рассматривается выход информации в вышестоящую организацию и выход информации в виде параметров и показателей воздействия на управляемый объект.
Горизонтальное движение информации, т. е. передача ее внутри отдельного функционального подразделения и между ними. Основная направленность такого анализа состоит в сопоставлении схемы разработки и принятия решения и схем движения информации, так как ее маршрутизацию определяют процессы разработки решений.
Для оценки рациональности построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей: прямоточность движения, ритмичность, специализацию потоков, плотность (интенсивность потоков), параллельность движения потоков.
Анализ потоков информации позволяет выявить: структуру и функции подразделений предприятия; наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение; перечень документов, поступающих в подразделение; перечень всей выходящей документации; определение процесса формирования и маршрутов движения документов; количество разрабатываемых экземпляров; периодичность составления документов Этот процесс является связующим звеном между изучением существующей системы управления предприятием и ее совершенствованием. Анализируя информационные потоки, мы анализируем схему организации управления в исследуемой системе, что позволяет выявить эффективность существующей оргструктуры предприятия, узкие места в системе обработки данных и наметить перспективы развития пред1 приятия. Можно сказать, что цель анализа информационных потоков •* выработка предложений по совершенствованию организации системе управления предприятием, которая проводится на основе исследования и обобщения всех материалов, полученных в ходе изучения системы и ее совершенствования.
Для анализа информационных потоков применяют три группы моделей: матричные, графические и базирующиеся на теории графов. Основными методами исследования потоков информации являются: графический, функционально-операционный анализ, матричное моделирование, модуль-метод, метод схем информационных связей плановых расчетов. Аналогичная классификация методов анализа информационного обеспечения приведена в работе.
Графический метод является простейшим приемом исследования потоков информации и позволяет выявить структуру и функции системы управления. В двухмерной системе координат изображаются схемы, которые характеризуют отношения между элементами потока — документами. На схеме потока даются краткие объяснения, она позволяет анализировать путь документов, выявлять объем, характер и сроки продвижения информации. Основным недостатком графического метода является то, что с увеличением потока информации схема становится громоздкой и теряет свою конкретность.
Из графических методов при совершенствовании информационных потоков чаще всего используются: схема информационных связей подразделений, документограммы, схемы потоков информации между подразделениями (с указанием их интенсивности), оперограммы. Метод «схемы информационных связей» отображает потоки информации, их взаимодействие в процессе принятия решений, а также определяет последовательность и взаимосвязь решаемых задач.
В основе построения документограммы лежит определение маршрута прохождения определенного документа через звенья управления с указанием сроков и характера выполняемой работы по составлению данного документа каждым причастным к его составлению звеном управления. Документограмма — это графическая интерпретация процедур составления документа как по операциям формирования содержащейся в ней информации, так и по операциям обработки самого носителя информации.
Более удобным способом графического отображения процессов преобразования информации в схеме потоков являются оперограммы. Здесь весь процесс обработки разбивается на элементарные операции, которые рассматриваются как наименьшая логически законченная часть всего комплекса операций исследуемого процесса.
Характеристики элементарной операции группируются в зависимости от средств и способов ее выполнения. Каждая элементарная операция изображается на оперограмме условным знаком.
Оперограммы позволяют исследовать порядок движения и обработки документов, способы их обработки, разработать рекомендации по их рационализации.
Для изучения логической последовательности формирования всех внутренних документов можно использовать аппарат теории графов. Анализ потоков информации при помощи теории графов дает возможность представить динамику управления и движения информации, он является более совершенным по сравнению с графическим методом (рис. 2.20), где под цифрами понимаются определенные операции или данные.
Рис. 2.20. Граф, упорядоченный по тактам движения потоков информации
Модели, базирующиеся на теории графов, неплохо зарекомендовали себя на практике при анализе информационных потоков.
Метод сетевых моделей способствует установлению и отображению взаимосвязи документов, реквизитам по задачам подсистемы управления. Информационную систему и технологию ее функционирования можно представить в виде ориентированного графа взаимосвязи реквизитов и документов по каждой задаче, что дает возможность выделить исходные, промежуточные и конечные выходные документы, их структуру и иерархическую соподчиненность.
Общий принцип построения ориентированного графа состоит в следующем. Если вершинам графа сопоставить документы, используемые при решении некоторой задачи, и каждую пару вершин соединить дугой, идущей от одной вершины к другой;, в том и только в том случае, когда она участвует в образовании документа, то полученный граф будет отражать структуру задачи, т. е. взаимосвязь документов по задаче. Пользуясь известными свойствами графов, можно выявить ряд важных характеристик схем потоков информации. Если G — информационный граф и А — матрица смежности, то элемент а£ матрицы Лх, полученной возведением матрицы А степень X, равен числу различных путей длины X, идущих от у, к г/,-. n
Матрицы А, А2, ..., AN и матрица Л: - 2^ позволяют выявить следующие свойства схемы потоков информации. Порядок Щ компоненты ^-определяется по следующему условию:
*
-'
где 2V — сумма элементов_/-го столбца матрицы Лх.
Действительно, порядок П;. измеряется длиной наибольшего пути, связывающего г/; и г/,. Физический смысл П; — номер такта, к которому готовы все составляющие компоненты х-г
Число всевозможных путей от у{ к г/;- определяется элементом Afj матрицы
Л=1Х (2.13)
1
Номер такта Гг равен максимальному значению порядка компоненты, для которой элементы г'-й строки матрицы А отличны от 0.
Число тактов, в течение которых компонент хранится во внешней памяти, определяется по формуле
9 = Г;-П,.. (2.14)
Представление документов в виде графов и их последующий анализ облегчают процесс унификации и стандартизации документов.
Наиболее полное и детальное представление потоков информации можно получить с помощью матричных информационных моделей. При этом используются различные типы матриц, отражающие материальные процессы и документооборот, документооборот и состав решений задач на конкретном уровне управления, определенные группы задач, разные уровни управления.
Матричная информационная модель представляет собой шахматную таблицу, которая позволяет в единой форме отразить связи между подразделениями предприятия и процессы выработки новых сведений. Это модель выявленных потоков информации системы или любого ее подразделения, выражающая количественно и качественно все их внешние и внутренние характеристики. Матричные модели потоков циркулирующей информации могут быть построены в различных модификациях, но в качестве базовых выступают матрицы размер-
Основные порталы (построено редакторами)