Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив курсовых работ и выпускных квалификационных работ

Частное профессиональное образовательное учреждение

«Череповецкий торгово-экономический колледж»

Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив курсовых работ и выпускных квалификационных работ

1.  Общие положения

1.1.  Настоящий Порядок разработан на основании Федерального закона от 01.01.2001 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), типового перечня документов с указанием сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел Частного профессионального образовательного учреждения «Череповецкий торгово-экономический колледж» (далее - колледж).

1.2.  Настоящий порядок определяет правила учёта, хранения, выдачи и передачу в архив курсовых работ и выпускных квалификационных работ в колледже.

2. Порядок учёта и хранения курсовых работ

2.1.  Руководитель курсовой работы в двухнедельный срок после защиты сдает по ведомости курсовые работы методисту учебного отдела на хранение.

2.2.  Курсовые работы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации контрольных и курсовых работ.

2.3.  Курсовые работы хранятся в учебном отделе в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу.

2.4.  По окончании учебного года курсовые работы передаются по акту на хранение в архив колледжа (Приложение 1).

2.5.  Курсовые работы хранятся в архиве колледжа в течение одного года, после чего списываются по акту и уничтожаются в порядке, установленном соответствующим нормативным локальным актом колледжа. Курсовые работы, занявшие призовые места на конкурсе хранятся в течение 5 лет, о чем производится запись на титульном листе работы.

3. Порядок учёта и хранения выпускных квалификационных работ

3.1.  Секретарь государственной экзаменационной комиссии в однодневный срок после защиты сдает выпускные квалификационные (далее - дипломные) работы методисту учебного отдела.

2.1.  Дипломные работы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации контрольных, курсовых и дипломных работ.

2.2.  По окончании учебного года дипломные работы передаются по акту на хранение в архив колледжа.

2.3.  Дипломные работы хранятся в архиве колледжа в течение пяти лет, после чего списываются и уничтожаются по акту в порядке, установленном пунктом 4 настоящего Порядка. Дипломные работы, занявшие призовые места на конкурсе и имеющие перспективу их внедрения, хранятся постоянно, о чем производится запись на титульном листе работы.

3. Порядок выдачи курсовых и дипломных работ

3.1.  Курсовые работы выдаются:

-  для использования студентами на основании заявления студента с визой зам. директора по учебно-производственной работе;

-  для использования преподавателями на основании служебной записки преподавателя с визой зам. директора по учебно-производственной работе.

3.2.  Курсовые работы выдаются на сроки, не превышающие один месяц.

3.3.  Дипломные работы выдаются:

-  для использования выпускниками на основании заявления выпускника с визой зам. директора по учебно-производственной работе;

-  для использования преподавателями на основании служебной записки преподавателя с визой зам. директора по учебно-производственной работе.

3.4.  Дипломные работы выдаются на сроки, не превышающие один месяц.

4. Порядок передачи курсовых работ и выпускных квалификационных работ в архив

4.1.  Курсовые и дипломные работы по окончании учебного года подлежат передаче в архив колледжа.

4.2.  Передача курсовых и дипломных работ производится по акту установленного образца.

4.3.  Передачу курсовых и дипломных работ производят зам. директора по учебно-производственной работе и методист учебного отдела на основании соответствующего приказа директора колледжа.

5. Ответственность

5.1.  Ответственность за надлежащее хранение курсовых работ в учебном отделе несет методист.

6. Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив письменных работ

6.1.  Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив домашних контрольных работ, отчетов по учебной практике, производственной – по профилю специальности и преддипломной практике такой же, как и по курсовым работам настоящего Порядка.

6.2.  Срок хранения домашних контрольных работ, отчетов по учебной практике, производственной – по профилю специальности и преддипломной практике - один год.

7.  Заключительные положения

7.1.  Настоящий Порядок вступает в силу с момента его утверждения и действует до замены новым.

7.2.  Изменения и дополнения настоящего Порядка оформляются приказом директора колледжа.

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ:

Директор ЧПОУ «ЧТЭК»

____________________ ФИО

_____________________ дата

АКТ

от ______________

на передачу курсовых и контрольных работ, отчетов по учебной и производственной практикам, дипломных работ студентов ЧПОУ «ЧТЭК»

Комиссия в составе ФИО и должность, назначенная приказом директора колледжа номер приказа и дата, составили настоящий акт на передачу письменных работ студентов в архив колледжа: