Государственное бюджетное профессиональное образовательное
учреждение Воронежской области
«Аннинский аграрно-промышленный техникум»
Рабочая тетрадь № 2
для внеаудиторной самостоятельной работы
по дисциплине
"Документационное обеспечение управления"
Специальность 38.02.01 «Экономика и бухгалтерский учёт»
Обучающегося___________________
________________________________
Группы__________________________
АННА 2015 г.
Составитель: В. - преподаватель дисциплины "Документационное обеспечение управления".
В рабочую тетрадь №2 включены задания по разделу 2. «Государственные унифицированные системы документации» дисциплины «Документационное обеспечение управления».
При выполнении заданий следует учитывать, что в предложенных вариантах ответов не только один, но несколько вариантов могут быть правильными. Задания целесообразно решать в той последовательности, в которой они помещены.
Для получения допуска к дифференцированному зачету по курсу «Документационное обеспечение управления» рабочая тетрадь сдается преподавателю для проверки. Наличие положительной оценки является основанием для допуска обучающегося к зачету.
Задание 1. Почему в организациях и на предприятиях разрабатываются организационные документы? Обведите номер правильного ответа.
1. Это формальное, традиционное требование, не имеющее практического значения.
2. Это необходимо при возникновении конфликтных ситуаций.
3. Это создает нормативную базу для организации трудовых правоотношений.
4. Это делается ради повышения престижа организации.
Задание 2. Обведите номер правильного утверждения.
1. Организационные документы не имеют строго установленной формы.
2. Организационные документы имеют регламентированную структуру текста.
3. Организационные документы доводятся до работников под расписку.
4. Организационные документы составляются кадровой службой.
5. Организационные документы имеют унифицированную форму.
6. Организационные документы не подлежат утверждению.
Задание 3. Покажите, какую форму должно иметь положение о канцелярии в закрытом акционерном обществе «Партнёр» с учетом следующих условий:
1. Канцелярия подчиняется непосредственно директору ёр»;
2. Руководителем этого структурного подразделения является начальник канцелярии;
3. В штатный состав канцелярии входят: секретарь-референт, делопроизводитель, курьер;
4. Текст должностной инструкции был согласован с начальником отдела кадров и юрисконсультом;
5. ёр» зарегистрировано в г. Касимове Рязанской обл.
Методическое указания. При проектировании формы положения о бухгалтерии текст документа обозначьте условно, перечислив столбиком названия его основных разделов.
Форму положения о канцелярии покажите на стандартном листе бумаги формата А 4.
При проектировании формы положения о бухгалтерии обязательно учитывайте необходимость служебных полей в каждом документе.
Задание 4. В каком разделе должностной инструкции содержаться квалификационные требования к претенденту на данную должность? Обведите номер правильного ответа.
1. Должностные обязанности.
2. Ответственность.
3. Общие положения.
4. Функции.
Задание 5. Покажите, какую форму необходимо придать должностной инструкции бухгалтера с учетом следующих условий:
1. бухгалтер непосредственно подчиняется главному бухгалтеру ;
2. текст должностной инструкции был согласован с начальником отдела кадров и юрисконсультом;
3. зарегистрировано в г. Касимове Рязанской обл.
Методические указания. При проектировании формы должностной инструкции бухгалтера текст документа обозначьте условно, перечислив столбиком названия его основных разделов.
При проектировании формы должностной инструкции не забудьте о служебных полях документа.
Задание 6.Укажите причины, вызывающие необходимость внесения изменений в должностные инструкции (обведите номер правильно ответа).
1. Начало нового календарного года.
2. Изменение штатного расписания организации.
3. Назначение нового лица на должность директора организации.
4. Изменение функции структурного подразделения.
5. Изменение юридического адреса организации в пределах прежнего населенного пункта.
6. Переименование организации.
7. Увеличение штатной численности структурного подразделения в связи с ростом объема работ.
Задание 7. Как вносят изменения в должностные инструкции? Обведите номер правильно ответа.
1. Изменения оформляются на отдельном листе и прилагаются к действующей должностной инструкции.
2. Изменения вписываются над зачеркнутым старым текстом с соответствующими пояснениями («Исправленному верить», подпись, дата, печать).
3. Изменения вводятся путем издания соответствующего приказа.
4. Должностная инструкция полностью перепечатывается с учетом вносимых изменений и заново утверждается.
Задание 8. В каких распорядительных документах употребляется термин «обязываю»? Обведите номер правильно ответа.
1. В постановлениях.
2. В указаниях
3. В приказах
4. В распоряжениях
Задание 9. При подготовке проектов приказов сотрудниками -центр» используются различные варианты формулировок распорядительной части текста приказ. Проанализируйте приведенные примеры формулировок и отметьте вариант, являющийся правильным, т. е. содержащий все необходимые виды информации и не имеющий лишней информации.
1. подготовить проект плана выпуска продукции в IV квартале 2015 г. к 01.09.2015.
2. Начальнику отдела кадров составить график отпусков сотрудников организации на 2016 г. до 01.12.2015.
3. Начальнику отдела продаж представить отчет о реализации продукции за первое полугодие 2015 г. в срок до 10.07.2015.
4. Начальнику канцелярии -центр» разработать проект новой инструкции по делопроизводству к 12.05.2015.
5. Заведующему складом № 5 подготовить помещение склада для приема готовой продукции.
6. Начальнику финансового отдела -центр» подготовить справку о финансировании работ во II квартале 2015 г. к 05.07.2015.
7. Ведущему специалисту подготовить проект договора о сотрудничестве с на 2016г. до 15.11.2015.
Задание 10. Составьте приказ к выставке изделий завода с учетом следующих условий:
1. приказ был издан 28.02.2015 за № 38 на заводе «Техносила», расположенным в г. Дмитрове Московской обл.;
2. проект приказа был подготовлен менеджером
3. приказ был подписан заместителем директора , так как директор находился в командировке;
4. основанием для издания приказа явилась подготовка к проведению 20-22 мая 2015 г. в Центре международной торговли в Москве выставки изделий завода;
5. определение видов изделий направляемых на выставку было поручено начальнику производственного отдела и главному инженеру завода (в срок до 01.04.2015);
6. подготовкой документации для организации выставки должен был заниматься начальник юридического отдела завода Барабанов должны были быть подготовлены к 10.04.2015;
7. контроль за исполнением приказа был возложен на коммерческого директора завода
8. приказ был согласован с заместителем директора завода по производственным вопросам ;
9. заинтересованные лица были ознакомлены с приказом под расписку, после чего приказ был направлен в дело № 07-10 секретарем 01.03.2015.
Методическое указание. Для составления приказа используйте лист бумаги А4, не забывайте о служебных полях.
Задание 11. Составьте выписку из приказа, подготовленного Вами при решении задачи 30. Выписка из приказа была сделана по просьбе начальника юридического отдела завода и касалась порученного ему вопроса.
Выписка из приказа была подготовлена и оформлена секретарем 02.03.2015.
Методическое указание. Для подготовки выписки из приказа используйте лист бумаги А4
Задание 12. Какая из приведенных ниже дат является датой протокола заседания? Обведите номер правильного ответа.
1. Дата проведения заседания.
2. Дата оформления протокола секретарем.
3. Дата подписания протокола председателем и секретарем.
Задание 13. Почему в протоколе обязательно указывают фамилии и инициалы, а при необходимости, и должность присутствующих на заседании, а не их общее количество, а при большом числе участников к протоколу прилагают список присутствующих, причем, обычно с их личными подписями в этом списке напротив напечатанных фамилий и инициалов? Обведите номер правильного ответа.
1. Это общепринятая традиция.
2. Этим подчеркивается уважительное отношение к присутствующим на заседании.
3. Это необходимо для придания юридической силы данному документу.
Задание 14. В организации работает аттестационная комиссия, изучающая деятельность каждого сотрудника за отчетный период и вырабатывающая рекомендации по каждой кандидатуре. По какой форме следует составить протокол заседания аттестационной комиссии для правильного с юридической точки зрения оформления процесса аттестации, особенно в случае отрицательной оценки деятельности работника и возникновения конфликтных ситуаций. Обведите номер правильного ответа.
1. Краткий протокол.
2. Полный протокол.
3. Сокращенный протокол..
Задание 15. Оформите протокол общего собрания трудового коллектива завода «Электроприбор», состоявшегося 1 февраля 2015 г. (протокол № 1). Завод «Электроприбор» находится в г. Березняки Пермской обл. и имеет вышестоящую организацию — Научно-производственное объединение (НПО) «Луч».
На собрании председательствовал заместитель директора по кадрам , протокол вела секретарь-референт канцелярии заводоуправления . В работе собрания участвовали 112 работников завода, зарегистрированных в списке присутствовавших.
На собрание был приглашен заместитель генерального директора НПО «Луч» .
Для обсуждения на собрании были вынесены вопросы: о переходе со II кв. 2015 г. на новую систему оплаты труда и об аттестации специалистов предприятия.
По первому вопросу выступил главный бухгалтер завода Поляков его сообщения был в дальнейшем приложен к протоколу собрания.
В прениях по сообщению главного бухгалтера выступили заместитель директора по финансам и главный инженер завода В выступлении было предложено одобрить представленную систему оплаты труда и внедрить ее в практику с 01.04.2015. Главный инженер завода предложил внести некоторые уточнения в разработанный проект и перейти на новую систему оплаты труда с 01.04.2015.
По итогам обсуждения первого вопроса собрание приняло решение о переходе с 01.04.2015 на новую систему оплаты труда. Ответственным за выполнение этого решения был назначен главный бухгалтер завода. Решение было принято большинством голосов (за — 110, против — нет, воздержались — 2).
По второму вопросу на собрании выступил заместитель директора по кадрам , сообщивший о подготовке к проведению аттестации специалистов завода в мае 2015 г. В докладе были раскрыты основные юридические и организационные вопросы проведения аттестации и указаны категории специалистов, работа которых будет аттестовываться.
В обсуждении данного вопроса приняли участие начальник планово-экономического отдела , рассказавшая о подготовке к аттестации экономистов отдела, и ведущий специалист отдела маркетинга , внесший дополнения в текст Положения об аттестации.
По данному вопросу собрание постановило: завершить разработку всех необходимых для проведения аттестации документов к15.04.2015. Ответственным за проведение этой работы был назначен начальник отдела кадров . Постановление было принято единогласно.
3 февраля 2015 г., после оформления протокола, решения собрания были доведены под расписку до главного бухгалтера и начальника отдела кадров завода.
Протокол был помещен в дело № 01-12 секретарем 4 февраля 2015г.
Методические указания. Для составления протокола используйте лист бумаги А4
Задание 16. Оформите краткий протокол, используя условия задачи 15. Для составления краткого протокола используйте лист бумаги А4.
Задание 17. Оформите выписку из протокола общего собрания трудового коллектива завода «Электроприбор» (см. задание 15) для вышестоящей организации (НПО «Луч»). Выписку подготовьте по первому вопросу, опустив обсуждение вопроса и показав принятое решение. Для оформления выписки используйте лист бумаги А4.
Задание 18. Составьте акт проверки сохранности документов, отложившихся в делопроизводстве отдела маркетинга , расположенного в г. Смоленске. Проверка проводилась 5 июня 2015 г. (акт № 3) на основании приказа директора 28 мая 2015 г. № 48 «О совершенствовании работы с документами и обеспечении их сохранности в структурных подразделениях общества».
Проверку проводила комиссия в составе: председатель – начальник управления делами , члены комиссии: секретарь-референт , зав. ведомственным архивом , менеджер - маркетолог , специалист по работе с кадрами . Проверка проводилась с присутствии секретаря отдела маркетинга .
В ходе проверки были выявлены факты утраты двух папок с документами за 2013 г., отсутствие акта о выделении к уничтожению документов за 2011г., ошибки при формировании документов в дела и определении сроков их хранения.
Акт был составлен в 4-х экземплярах и передан: в управление делами, в отдел маркетинга, в отдел кадров, в ведомственный архив. К акту была приложена объяснительная записка секретаря отдела маркетинга в 1 экземпляре, объемом 2 листа.
6 июля 2015 г. с актом были ознакомлены: начальник отдела маркетинга и секретарь отдела маркетинга . В этот же день первый экземпляр акта был помещен в дело в управлении делами .
Методическое указание. Для составления акта используйте лист бумаги А4.
Задание 19. Составьте письмо, направляемое из одной организации в другую, исходя из следующих данных:
1) письмо подготовлено , зарегистрированном по адресу:
653523, г. Усть-Кут Иркутской обл., ;
2) в бланке письма содержатся следующие реквизиты :
р/сч 5080569000456705 в «Ангара»,
;
3) письмо было подписано директором 18.05.2008 и зарегистрировано в этот же день под № 000/07-11
4) письмо адресовано генеральному директору завода «Энергомаш» :
5) завод «Энергомаш» расположен по адресу:
654000, 2;
6) в письме содержится информация об открытии в сентябре 2015 г. филиала в г. Омске и предложение о развитии сотрудничества;
7) к письму прилагается Перечень услуг, оказываемых (на 3л. в 2 экз.);
8) проект письма был подготовлен Геннадием Петровичем Кириловым, менеджером отдела маркетинга (служебный телефон: 2-08-18).
Методические указания. Для составления письма используйте лист бумаги А4.
Задание 20. Составьте докладную записку главного бухгалтера на имя директора организации Дорохова А. Б. с предложением о применении штрафных санкций к московскому филиалу АОЗТ «Спецоснастка», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции.
Докладная записка была составлена 14 апреля 2015 г. и зарегистрирована секретарем под номером 5.
Покажите в докладной записке (карандашом или ручкой другого цвета), что она была рассмотрена директором Дороховым А. Б. 15 апреля 2015 г. Директор поручил юрисконсульту организации подготовить документы для обращения в арбитраж.
Методические указания. Для составления докладной записки используйте лист бумаги А4.
