Минпромэнерго РФ
Федеральное агентство по энергетики
(Росэнерго)
Федеральное государственное унитарное предприятие
«Волжское отделение Института геологии
и разработки горючих ископаемых»
(ФГУП «ВОИГ и РГИ»)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2008 год
Самара
2008
ПРЕДИСЛОВИЕ
Номенклатура дел ФГУП «Волжское отделение Института геологии и разработки горючих ископаемых» составлена по состоянию на 01.01.2008г.
Номенклатура имеет обязательных характер применения в системе отделения института и служит для распределения исполнительных документов в дела, закрепления индексации дел и установления сроков хранения дел. В настоящую номенклатуру включен полный комплекс документов, образующихся в деятельности структурных подразделений ФГУП «ВОИГиРГИ». В связи с централизованным ведением делопроизводства вся управленческая документация (переписка, договора, сметы), образующаяся в лабораториях, откладывается в канцелярии и бухгалтерии.
Номенклатура дел разработана в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». М., 2002. Составлена по структурному принципу, в пределах структурных подразделений дела расположены по степени важности и взаимосвязанности. В конце каждого раздела даны свободные номера для включения в номенклатуру новых дел.
Сроки хранения дел в номенклатуре определены согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». М., 2000 и «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». М., 2007.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Данная номенклатура рекомендуется для внедрения в текущее делопроизводство структурных подразделений ФГУП «ВОИГ и РГИ».
Нач. отдела делопроизводства
и научно-технической информации
ФГУП «Волжское отделение Института геологии и разработки горючих ископаемых» ФГУП «ВОИГ и РГИ» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ_____________ № ________ г. Самара На 2008 год | УТВЕРЖДАЮ И. о. директора ФГУП «ВОИГ и РГИ» _______________ «___» __________2008г. |
Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения дела и № статьи по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
01 - КАНЦЕЛЯРИЯ | ||||
01-1 | Устав ФГУП «ВОИГиРГИ» | Постоянно ст. 13а | ||
01-2 | Приказы директора ФГУП «ВОИГиРГИ» по основной деятельности | Постоянно ст. 6а | ||
01-3 | Приказы директора ФГУП «ВОИГиРГИ» по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении, взысканиях) | 75 лет ЭПК ст. 6б | ||
01-4 | Приказы директора ФГУП «ВОИГиРГИ» о командировках | 5 лет ст. 6б2 | ||
01-5 ДСП | Журнал регистрации входящей корреспонденции с грифом | 3г. ст. 72б | ||
01-6 ДСП | Журнал исходящей корреспонденции с графом | 3г. ст. 72б | ||
01-7 | Журнал регистрации входящей корреспонденции | 3г. ст. 72б | ||
01-8 | Журнал регистрации исходящей корреспонденции | 3г. ст. 72б | ||
01-9 | Журнал регистрации командировочных удостоверений | 5 лет ст. 358з | ||
01-10 | Журнал регистрации телефонограмм | 3 г. ст. 72г |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
01-11 | Журнал регистрации работников, прибывающих в служебные командировки | 5 лет ст. 358з | ||
01-12 | Переписка с организациями по основным вопросам деятельности геологического характера | 5 лет ЭПК ст. 41 | ||
01-13 ДСП | Переписка с организациями по основным вопросам деятельности геологического характера с грифом ДСП | 5 лет ЭПК ст. 41 | ||
01-14 | Переписка с организациями по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет ЭПК ст. 44 | ||
01-15 | Дело фонда (историческая справка, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению). | Постоянно1 ст. 73 | 1На госхранение передается при ликвидации организации | |
01-16 | Сводная номенклатура дел организации | Пост. ст. 67а | ||
01-17 | ||||
01-18 | ||||
02 - ОТДЕЛ КАДРОВ | ||||
02-1 | Утвержденные штатные расписания отделения и изменения к ним | Постоянно ст. 32а | ||
02-2 | Приказы директора ФГУП «ВОИГиРГИ» по кадрам (копии) | ДМН ст. 6б | ||
02-3 | Документы к приказам по кадрам (заявления, представления, рапорта, докладные записки) | 5 лет ст. 343 | ||
02-4 | Приказы директора на предоставление отпусков | 5 лет ст. 6б2 | ||
02-5 | Личные дела сотрудников | 75 лет ЭПК ст. 337б | ||
02-6 | Книги учета приема и увольнения сотрудников | 75 лет ст. 358а | ||
02-7 | Книга учета временных сотрудников и совместителей | 75 лет ст. 358а | ||
02-8 | Личные карточки работников | 75 лет ЭПК ст. 339 | ||
02-9 | «Книга Почета» сотрудников «ВОИГиРГИ» | Постоянно ст. 350в | ||
02-10 | Журнал регистрации трудовых книжек принятых и уволенных сотрудников | 50 лет ст. 358е | ||
02-11 | Невостребованные трудовые книжки | Не менее 50 лет ст. 342 | ||
02-12 | Графики распределения отпусков | 1 год ст. 356 | ||
02-13 | Решения комиссии ФГУП «ВОИГиРГИ» по вопросам трудовых споров и материалы к ним | 5 лет ЭПК ст. 278 | ||
02-14 | Переписка по вопросам работы с кадрами | 5 лет ЭПК ст. 334 | ||
02-15 | Переписка с военкоматами по вопросу учета и призыва военнообязанных | 3г. ст. 353 | ||
02-16 | Номенклатура дел отдела | ДЗН ст. 67а | ||
02-17 | ||||
02-18 | ||||
03 - БУХГАЛТЕРИЯ | ||||
03-1 | Годовой бухгалтерский отчет с приложениями | Постоянно ст. 135б | ||
03-2 | Квартальные бухгалтерские отчеты с приложением | 5 лет1 ст. 135в | 1При отсутствии годовых – пост. | |
03-3 | Лицевые счета, расчетные ведомости по начислению заработной платы рабочим и служащим отделения | 75 лет1 ст. 155 | ||
03-4 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности ФГУП «ВОИГиРГИ» вышестоящими организациями | 5 лет1 ст. 145 | 1При условии завершения проверки (ревизии) | |
03-5 | Главная книга | 5 лет1 ст. 148 | 1При условии завершения проверки (ревизии) | |
03-6 | Документы об инвентаризации, инвентарные карточки | 5 лет1 ст. 192, 193в | 1После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии) | |
03-7 | Кассовые книги | 5 лет1 ст. 150 | 1При условии завершения проверки (ревизии) | |
03-8 | Акты проверки кассы | 5 лет1 ст. 150 | 1При условии завершения проверки (ревизии) | |
03-9 | Договора о материальной ответственности | 5 лет1 ст. 189 | 1После увольнения материально-ответственного лица | |
03-10 | Переписка с дебиторами и кредиторами по финансовым вопросам | 5 лет ЭПК ст. 163 | ||
03-11 | Бухгалтерские документы кассово-мемориального характера со всеми приложениями к ним (счета-фактуры, акты, накладные) | 5 лет1 ст. 150 | 1При условии завершения проверки (ревизии) | |
03-12 | Журнал регистрации ордеров, доверенностей, счетов | 5 лет1 ст. 193д | 1При условии завершения проверки (ревизии) | |
03-13 | Договора-подряды и материалы к ним (заявления, акты и др.) | 75 лет ЭПК ст. 338 | ||
03-14 | Статотчеты ФГУП «ВОИГиРГИ» по труду и выполнению научных исследований и разработок (ф.№1-Т, 2-наука) | Пост. ст. 114б | ||
03-15 | Договора на проведение научно-исследовательских работ | 5 лет* ЭПК ст. 233 | *После закрытия темы и утверждения эскизного проекта. «Перечень...», 2007 | |
03-16 | Акты выполненных подрядных работ по НИР. | 5 лет ЭПК ст. 48 | «Перечень...», 2007 | |
03-17 | Номенклатура дел отдела | ДЗН ст. 67а | ||
03-18 | ||||
03-19 | ||||
04 - ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ | ||||
04-1 | Инструкции по технике безопасности лабораторий и отделов, утвержденные директором Волжского отделения ИГ и РГИ | Пост. ст. 10а | ||
04-2 | Годовой статотчет отделения по технике безопасности | Пост. ст. 198б | ||
04-3 | Документы (акты, предписания, протоколы инспекций, комиссий и технических инспекторов) по обследованию состояния охраны труда в ВОИГ и РГИ. | 5 лет ЭПК ст. 295 | ||
04-4 | Документы (акты, заключения, отчеты, справки, протоколы) расследования несчастных случаев | 45 лет1 ЭПК ст. 322а | 1Связанных с человеческими жертвами - пост. | |
04-5 | Документы (анализы, акты обследования, докладные записки, заключения, протоколы и др.) по определению вредности производства | 10 лет ЭПК ст. 323 | ||
04-6 | Номенклатура дел отдела | ДЗН ст. 67а | ||
04-7 | ||||
04-8 | ||||
05 - НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ СОВЕТ | ||||
05-1 | Годовой тематический план по НИР | Пост. ст. 20 | «Перечень...», 2007 | |
05-2 | Годовой отчет о выполнении плана работ НТС | Пост. ст. 94 | «Перечень...», 2007 | |
05-3 | Протоколы заседаний НТС | Пост. ст. 95 | «Перечень...», 2007 | |
05-4 | Номенклатура дел НТС | ДЗН ст. 67а | ||
05-5 | ||||
05-6 | ||||
06 - ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ | ||||
06-1 | Постановления и указания Обкома работников Нефтегазстройпрофсоюза | ДМН ст. 1б | Относящиеся к деятельности профкома - пост. | |
06-2 | Коллективный договор | Пост. ст. 275 | ||
06-3 | Годовой финансовый отчет профкома. | Пост. ст. 135б | ||
06-4 | Финансовые документы профкома (приходно-кассовые ордера, доверенности, счета, авансовые отчеты и др.) | 5 лет ст.150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-5 | Номенклатура дел профкома | ДЗН ст. 67а | ||
06-6 | ||||
06-7 |
Нач. отдела делопроизводства
и научно-технической информации
«___» __________2008г.
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ФГУП «ВОИГ и РГИ» от 01.01.2001г. № 1 | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК филиала РГАНТД |
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _____________ году
в ФГУП «ВОИГ и РГИ»
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
ИТОГО |
«____» __________200__г.
Итоговые сведения, переданы в архив.
| | |
«____» __________200__г.
