Методика присвоения сквозного индекса документам для контроля актов и поручений Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан
№ исх: 24-1715, 6/4734 от: 29.03.2012 |
Утверждена
приказом Председателя комитета информации и архивов
от 26 марта 2012 года № 19
Методика присвоения сквозного индекса документам для контроля актов и поручений Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан
1. Общие положения
Методика присвоения сквозного индекса актам и поручениям Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан (далее – контрольные документы) разработана с целью мониторинга и прозрачности их прохождения.
1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения, как создаваемые и используемые внутри государственного органа, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций, физических и юридических лиц.
2. При индексации документов расположение номера контрольного документа должно быть стабильным.
Индекс документа состоит из порядкового номера в регистрационно-контрольной форме (в базе Единой системы электронного документооборота (далее – ЕСЭДО)) и номера контрольного документа.
Например: индекс 124//41-19.50 (АП) состоит из:
124 – порядковый номер поступившего документа в ЕСЭДО;
41-19.50 (АП) – номер контрольного поручения Администрации Президента.
3. Эти номера отделяются через две косые черты в порядке указания авторов в документе.
2. Особенности регистрации документов в Администрации Президента Республики Казахстан
4. Администрация Президента Республики Казахстан (далее – Администрация) при направлении контрольных документов в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан, государственным органам, к своему контрольному номеру поручения добавляет ссылку на основной документ, по которому осуществляется исполнение с добавлением буквенных аббревиатур У (указ), Р (распоряжение), ЛП (личное поручение), ПП (протокольное поручение), ЖТ (обращение физического лица), ЗТ (обращение юридического лица).
Например: 01-39.40//976(У), где 01-39.40 – номер контрольного поручения Администрации, 976 – номер Указа, во исполнение которого подготовлен план мероприятий;
01-39.40//5(Р), где 01-39.40 – номер контрольного поручения Администрации, 5 (Р) – номер Распоряжения;
01-25.36(ЛП), где 01-25.36 – номер контрольного поручения Администрации, по личному поручению Главы Государства;
01-36.121(ПП), где 01-39.121 – номер контрольного поручения Администрации по протокольному поручению;
ЖТ-К-6,1 номер контрольного поручения Администрации по обращению физического лица;
ЗТ-К-7,1 номер контрольного поручения Администрации по обращению юридического лица.
В случае направления инициативного контрольного поручения Администрации добавляется буквенная аббревиатура АП (Администрация Президента).
Например: 41-19.50 (АП), где 41-19.50 – номер контрольного поручения Администрации.
3. Особенности регистрации документов в службе документационного обеспечения управления Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, государственных органов
5. При регистрации входящего или исходящего (ответного) документа в службе документационного обеспечения (далее – служба ДОУ) Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, государственных органов, в обязательном порядке должен прибавляться индекс контрольного документа Администрации.
При этом составные части индекса будут состоять из:
- порядкового, регистрационного номера входящего или исходящего документа в ЕСЭДО,
- номера контрольного документа Администрации.
Например: 55//41-19.50 (АП), где 55 – порядковый номер поступившего документа в ЕСЭДО;
41-19.50 (АП) – номер инициативного контрольного поручения Администрации.
6. В целях сокращения документооборота, при регистрации исходящих (ответных) документов, регистрационный номер будет содержать порядковый номер входящего (инициативного) документа, номер структурного подразделения подготовившего ответ и номер дела.
Например: на номер 55//41-19.50 (АП), ответный документ будет содержать следующие номера: 55/07-15//41-19.50, где 55/ – номер исходящего (ответного) документа, 07 – номер структурного подразделения сводившего документ, 15 – номер дела, //41-19.50 – номер контрольного поручения Администрации.
7. Исходящие инициативные документы регистрируются в базе «Исходящие» ЕСЭДО.
Указ Президента РК № 000
Например:
 |
8. При исполнении конкретных пунктов плана мероприятий необходимо после номера контрольного поручения, через запятую отразить номер пункта, по которому представляется информация.
Например:
|
9. Переписка подведомственных организаций центральных государственных органов с Президентом Республики Казахстан, Парламентом Республики Казахстан, Администрацией Президента Республики Казахстан, Канцелярией Премьер-Министра Республики Казахстан, Государственным секретарем не допускается.
10. Если исполнение контрольных документов возлагается руководителем центрального государственного органа на подведомственные организации (Комитет), то в этом случае, контрольный документ регистрируется централизованно в службе ДОУ центрального государственного органа. Исполненные документы формируются у исполнителя в соответствии с номенклатурой дел.
Например:
 |
__________________________________
