Состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата
к документам государственных архивов ПФО
Развитие системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов на современном этапе направлено на обеспечение сохранности архивных документов, повышение качества и эффективности информационного обслуживания потребителей, расширение научно-информационной деятельности архивных учреждений в интересах государства и общества. Это - одна из приоритетных задач в работе государственных архивов Приволжского Федерального округа.
Комитетом по делам архивов Нижегородской области были разработаны и направлены в регионы ПФО «Анкеты по анализу состояния на 01.01.2012 и перспективах развития НСА к документам государственных архивов ПФО». При подготовке данного выступления были использованы результаты анализа 41 анкеты, представленной госархивами Приволжского Федерального округа.
По состоянию на 01.01.2012 объём документов, хранящихся в архивах составляет 113.045 фондов 30.515.001 ед. хр., из них досоветского периода 10.106 фондов 5.284.248 ед. хр.
Количество фондов, внесённых в отраслевой программный комплекс «Архивный фонд» (ПК «АФ»), составляет 109.%).
В настоящее время с 4-й версией ПК «АФ» работает 27 архивов (66%)от общего количества госархивов ПФО.
Хронологические рамки документов, находящихся на хранении в архивах ПФО, XVI – XXI вв.
В 16 госархивах хранится 223.285 неописанных дел, что составляет 0,73 % от общего количества. Хронологические рамки неописанных документов конец XIX в.- 2011 г. Практически все неописанные документы - в составе коллекций документов личного происхождения.
В связи с возрастанием интереса к историческому прошлому страны, восстановлением утраченных традиций изменилась тематика использования архивных документов. По-прежнему значительное место занимают исследования по истории массовых репрессий х годов, деятельность административных и правоохранительных органов, история гонений на церковь в советский период, история науки, образования, культуры и искусства. Проявился интерес к истории своей малой родины. В связи с процессом градостроительства и восстановления исторического архитектурного облика городов востребованы документы по планировке и застройке населенных пунктов, переименованиям улиц и площадей, о памятниках истории и культуры, церквей и монастырей. В соответствии с требованиями времени государственные архивы строили работу по совершенствованию научно-справочного аппарата.
Государственные архивы Приволжского Федерального округа провели значительную работу по созданию различных типов справочников.
Описание документов досоветского и советского периодов проводилось в 32 госархивах. В частности, по документам приказного делопроизводства, архивной коллекции «Столбцы XVI – нач. XVIII вв.» (Национальный архив Республики Татарстан), фондам Нижегородской и Костромской духовных консисторий (приходским экземплярам метрических книг) (ГКУ Центральный архив Нижегородской области). После 1917 г.: исполнительных органов власти, образовательных учреждений, общественных организаций, личных фондов, коллекций, фотодокументов.
В гг. с 5% фондов от общего количества проводилась работа по усовершенствованию и переработке описей.
Усовершенствование описей дел фондов досоветского и советского периодов проводилось в 24 госархивах. Описи периода до 1917 г.: фонды административно-полицейских органов, органов сословного самоуправления, суда, прокуратуры, внутренних дел, образования, церквей, ревизских сказок, министерства финансов, торговли, сельского хозяйства, просвещения, культуры и др. Большая работа была проведена архивистами Государственного архива Пензенской области по усовершенствованию описей уездных переписных комиссий, губернского и уездных комиссаров Временного правительства, Пензенского имения Саратовского удельного округа, Николо-Пестровской вотчинной конторы князей Бахметьевых и Оболенских. Также проведено усовершенствование фондов советского периода: районных, городских, сельских, поселковых, волостных Советов, отделов уездных исполкомов, отделений профсоюзов, фондов органов внутренних дел, военных комиссариатов, промышленных предприятий, фондов агропромышленного комплекса.
22 архива осуществляли комплекс работ по переработке описей дел фондов досоветского и советского периодов. В частности, за период до 1917 г.: фонды «Канцелярия оренбургского генерал-губернатора» (), «Оренбургская духовная консистория» (), «Оренбургская межевая комиссия» () (ГБУ «Государственный архив Оренбургской области»); Саратовской конторы опекунства иностранных поселенцев, коллекции метрических книг церквей Саратовской губернии, Херсонской римско-католической духовной консистории (ОГУ «Государственный архив Саратовской области»). За период после 1917 г. фонды организаций потребительской и сельскохозяйственной кооперации, совхозов, МТС, учреждений по эвакуации населения, коммунального, лесного хозяйств, средних и специальных учебных заведений, детских домов и интернатов, предприятий общепита и торговли, трестов и предприятий промышленности и пр.
По-прежнему для большинства архивов серьезной проблемой, препятствующей созданию полноценных путеводителей, является низкое качество или отсутствие исторических справок. Несмотря на то, что 63% архивов проводили работу по подготовке исторических справок, ее темпы и качество недостаточны для подготовки на высоком уровне справочников типа путеводителя.
За гг. составлено 972 исторических справки. Процентное соотношение общего количества фондов госархивов ПФО и имеющихся к ним исторических справок составляет 42,2%, в т. ч. внесённых в ПК «Архивный фонд» 29,8%. Заниженный показатель объясняется тем, что «Временный порядок автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (М., 2000) не требовал заполнения поля «Историческая справка» в отраслевом ПК «Архивный фонд».
Свыше 45% архивов проводили тематическую разработку фондов с целью создания и пополнения каталогов, указателей и тематических баз данных.
В 19 архивах проведена тематическая разработка фондов органов гос. власти, управления и самоуправления (дореволюционного и советского периодов), органов юстиции и охраны общественного порядка, религиозных организаций, уездных землеустроительных комиссий и казначейств, НИИ и ВУЗов, общественных организаций.
В 29 госархивах ПФО имеются описи не в полной (3 экз.) комплектности, из них 21 госархив работал над данной проблемой. Количество восстановленной комплектности описей за гг. составляет 4784, в т. ч. досоветского периода - 1162.
Основные способы пополнения экземплярности описей представлены на графике метод сканирования в 5 архивах, перепечатка (9 архивов), метод компьютерного набора (16 архивов), ксерокопирование описей проводится в 21 архиве.
Распечатка ранее оцифрованных описей проводится в ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики». Оцифровка описей и перевод в формат pdf и последующая распечатка в ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области". Идентификация (сверка 3-го экз. описей, выявленных в ходе экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения фондов парт. органов, с имеющимися в архиве 1 и 2 экземплярами) проводится в ГКУ Государственный общественно-политический архив Нижегородской области.
Нельзя не отметить работу ГКАУ «Центральный государственный архив Республики Мордовия», 100 % описей которого имеют страховой экземпляр.
Важным звеном системы НСА являются каталоги, объём которых на 01.01.2012 составляет 5.950.886 карт.
Основной каталог - систематический (3.318.129 карт.) и систематический ФД (445.466 карт.) ведётся в 29 архивах, систематический фонокаталог (1667 карт.) и систематический видеокаталог (6832 карт.) ведётся в ГКБУ «Государственный архив Пермского края».
Не во всех архивах имеется систематический каталог. Он отсутствует в ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив», ОГУ «Государственный архив новейшей истории Саратовской области», в силу специфики работы – в Государственном архиве документов по личному составу Республики Татарстан, ГКУ«Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики», БУ Чувашской Республики «Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии», ГКУ Государственном архиве социально-правовой защиты граждан Нижегородской области.
В систематический каталог включены фонды органов прокуратуры и охраны государственного строя периода до 1917 г., земского и городского самоуправления, органов юстиции и охраны общественного порядка, религиозных организаций. После 1917 г. - органов гос. власти и управления, суда и прокуратуры, военных учреждений, органов здравоохранения, краевых, областных и районных комитетов КПСС; учреждений планирования, статистики, отраслевых наркоматов, министерств, сельского хозяйства, фотофонды. В частности, ГКУ «Государственный архив Республики Марий Эл» в систематический каталог включены все фонды после 1917 г.. Систематический каталог ГКУ Центральный архив Нижегородской области включает в себя более 400 фондов органов гос. власти, финансовых, статистических органов, органов народного образования, здравоохранения, промышленных предприятий и т. д.
В именной каталог (910.480 карт.), который ведётся в 23 архивах, включён перечень фамилий и имен лиц, оставивших определенный след в истории, в деятельности местных органов власти, народного хозяйства, общественных организаций, научных и культурных обществ. В частности, по 29 фондам личного происхождения ГБУ «Государственный архив Пензенской области».
Картотеки по истории учреждений, организаций и предприятий (151.414 карт.) ведутся в 9 архивах, по фондам облисполкомов, горисполкомов, облздравотделов и горздравотделов, облоно и гороно, совнархоза и т. д.
Картотеки по истории административно-территориального деления (131.911 карт.) ведутся в 6 архивах. В частности, такая картотека была создана для справочников «История административно-территориального деления Нижегородской губернии ()» и «Административно-территориальное деление и органы власти Нижегородского края - Горьковской области ()» (ГКУ Центральный архив Нижегородской области).
Также в 16 архивах ведутся географические, тематические по научно-технической документации фондов НИИ и ВУЗов, предметно-тематические картотеки.
Электронные систематические каталоги ведутся в 7 архивах. Объём электронных систематических каталогов составляет 242.951 зап., объём электронных систематических каталогов фотодокументов составляет 87.083 зап.
В 19 архивах проводится работа по усовершенствованию систематического каталога в традиционном виде в части индексирования в соответствии с Единым классификатором документной информации (ЕКДИ, М., 2007 г.), в связи с недостаточной полнотой информации, отсутствием необходимых элементов описательных статей каталогов, наличием большого количества дублетной информации, физическим износом каталожных карточек, выявлением ошибок в процессе использования каталогов, подготовкой к переводу систематических каталогов в электронный формат. В частности в 2010 г. по заданию ВНИИДАД (г. Москва) при заполнении анкеты "Организация и использование каталогов в справочно-поисковой работе российских архивов в современных условиях" проведена ревизия каталога в ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области".
Также в государственных архивах готовятся дополнительные архивные справочники, такие как обзоры и указатели.
Работа по составлению обзоров проводится в 17 госархивах. Подготовлены обзоры документов об участии трудящихся в Великой Отечественной войне, партийных органов, учреждений просвещения, торговли, финансово-налоговым учреждений, судебных, благотворительных организаций и учреждений соц. обеспечения и т. д. В частности архивистами ГКБУ «Государственный архив Пермского края» подготовлены обзоры фондов «История создания и развития Аннинского завода Осинского уезда Пермской губернии», «Чиновник особых поручений при Уральском горном правлении», обзор документов личного фонда , управляющего Ново-Архангельской конторой русских колоний в Америке, директора Российско-Американской компании; архивистами ГКУ Государственный общественно-политический архив Нижегородской области подготовлены обзоры 19 фондов личного происхождения, документы которых прошли описание; архивистами ОГУ «Государственный архив Саратовской области» - обзоры по истории поволжских немцев, о войне 1812 г. об участии учебных заведений Саратовской губернии в оказании помощи фронту в годы 1-ой мировой войны, о благотворительности в Саратовской губернии в 19 - н. 20 вв., по истории Гражданской войны в Саратовском крае в рассекреченных фондах, о голоде в Саратовском Поволжье в гг.
В 18 госархивах проводится создание межфондовых указателей. В частности, к метрическим книгам, исповедным росписям, клировым ведомостям, ревизским сказкам, фондам учреждений церковного ведомства (Кировское областное ГКУ «Государственный архив Кировской области»); к метрическим книгам церквей уездов Казанской, Вятской, Нижегородской губерний по 28 фондам ГКУ «Государственный архив Республики Марий Эл; к картографическим документам ГКУ РБ Центральный исторический архив Республики Башкортостан.
Указатели к описям подготовлены в 18 архивах. Хочется отметить работу Национального архива Республики Татарстан, подготовившего по фондам «Попечитель Казанского учебного округа», «Казанское губернское правление», «Государственная плановая комиссия», «Казанская губернская чертежная», «Казанская казенная палата», «Государственная плановая комиссия ТАССР», «Канцелярия казанского губернатора», «Казанская губернская строительная и дорожная комиссия», «Казанская духовная академия», «Татарское книжное издательство» 781 указатель, из них: предметных 22, хронологических 748, географических 9, именных 2. БУ Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Министерства Культуры Чувашии подготовлены указатели к описям волостных правлений (со сведениями об убитых, раненых, пропавших без вести в русско-японской, первой мировой войнах, имевших знаки отличия Военного ордена Святого Георгия), фонду личного происхождения «» (указатель селений, по которым проводились исторические исследования).
Также в 19 архивах подготовлены структурные, тематические, отраслевые указатели, указатели учреждений, хронологические указатели. В частности, именной указатель родословных книг дворян (ГКУ РБ Центральный исторический архив Республики Башкортостан); указатель «Состав приходов церквей Вологодской епархии, находившихся на территории Кировской обл.» (составлен на основе сведений из клировых ведомостей церквей Вологодской епархии на гг., предоставленных ГУ «Государственный архив Вологодской области» (Кировское областное ГКУ «Государственный архив Кировской области»); географический: по ревизским сказкам, указатель православных церквей г. Симбирска за гг. (ОГБУ "Государственный архив Ульяновской области"); указати организаций малых организационно-правовых форм, включенных в 3 объединённых архивных фонда за гг. (ГКУ Государственный архив социально-правовой защиты граждан Нижегородской области).
Социально-экономические изменения поставили перед государственными архивами задачу оперативной разработки поисковых средств, в первую очередь в электронной форме, к наиболее востребованным документальным комплексам. В госархивах ПФО применяются 202 тематические базы данных, в том числе 31 - в автоматизированном виде. В них включена информация по фондам досоветского и советского периодов: о политических лидерах, по приему в члены КПСС, репрессированных гражданах, о награждении за отличия в труде, по метрическим книгам, клировым ведомостям, административно-территориальному делению и т. д.
Тематические базы данных применяются для улучшения работы по использованию архивных документов и ускорению подготовки социально-правовых и тематических запросов, для пользователей в читальных залах, для обеспечения сохранности документов, снижения нагрузки на архивохранилища.
Важным критерием оценки информационного потенциала архивов, на котором базируется обслуживание различных категорий пользователей, становится в определенной степени не объем хранящихся документов, а создание условий доступа к документам, в том числе с помощью современных поисковых средств.
В госархивах подготовлены в электронном формате и размещены в сетях открытого доступа такие справочники как:
- 1501 опись (12 архивов), объёмом 110,13 Мб. 100% описей размещены на сайте ГБУ Самарской области «Самарский областной государственный архив социально-политической истории» и ГБУ Самарской области «Центральный государственный архив Самарской области»; список описей дел и 18 описей советского периода - Кировским областным ГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области»;
- обзоры (9 архивов). Составлены к документам фондов личного происхождения, коллекциям фоно - и видеодокументов; 24 обзора размещены ГКБУ «Пермский государственный архив новейшей истории»; обзор фонда «Удмуртский реском ВЛКСМ» () – ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики»;
- тематические базы данных объёмом 1694,61 Мб (13 архивов).
- справочники по фондам объёмом 15,59 Мб (27 архивов).
А также списки, биографические справки, перечни документов предлагаемых для включения в Государственный региональный реестр уникальных документов АФ РФ, тематические указатели, фондовый каталог государственных архивов Пермского края; перечень архивных фондов, содержащих документы по личному составу и т. д.
Размещение справочников в интернете на сайте архивной службы даёт положительный результат. Частота обращений только за гг. составляет 3.228.17.
О составе справочных средств в госархивах пользователи информируются в читальных залах, при консультировании сотрудниками, в периодической печати и на сайтах архивной службы.
В госархивах пользователям обеспечивается доступ к справочным средствам следующим образом: наличие комплекта описей или их выдача в читальные залы, доступ к каталогам в традиционном виде или к электронным каталогам, тематическим БД и другим справочникам через компьютер в читальных залах.
Учёт состояния НСА в госархивах ведётся:
- по журналу учёта (22 архива);
- картотеке учёта (9 архивов);
- в автоматизированном режиме (17 архивов).
Важной задачей для архивов является обеспечение эффективного использования имеющегося НСА. Результаты анкетирования не позволяют составить достаточно достоверную картину использования внутриархивного справочного аппарата, т. к. часть архивов не предоставила соответствующие данные (по причине отсутствия регулярного учета обращений к справочникам).
Анализ показал, что наиболее востребованным справочным-поисковым средством, по-прежнему, является опись.
Результаты обобщения анкет свидетельствуют о том, что при определении перспектив создания и совершенствования НСА архивы в первую очередь учитывают настоятельную потребность решения практических задач справочной работы архивов, информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления по вопросам экономического и социально-культурного развития регионов, подтверждения правовладения физических и юридических лиц.
Перспективы развития и совершенствования НСА тесно связаны с применением современных информационных технологий, созданием традиционного и автоматизированного НСА, позволяющего сделать поиск информации более быстрым и удобным. Их последовательное применение позволит улучшить состояние научно-справочного аппарата. Госархивам ПФО предстоит продолжить работу по созданию полного комплекта описей, по описанию управленческой, научно-технической документации, документов личного происхождения, фотодокументов, повышению информационного уровня описей путём их усовершенствования и переработки, дальнейшую разработку систематического каталога на традиционной основе с внедрением классификатора ЕКДИ АФ РФ (М., 2007).
Необходимо развивать автоматизированный научно-справочный аппарат в части:
- пополнения справочно-учетных и тематических БД;
- создания справочников (в том числе – межархивных), по личным фондам и коллекциям документов;
- внедрения электронных видов каталогов и автоматизированных поисковых систем, облегчающих и ускоряющих поиск информации;
- создания описей наиболее востребованных фондов в электронном формате и обеспечения к ним свободного доступа пользователей;
- размещения и дальнейшего совершенствования формата представления НСА в сетях открытого доступа;
- автоматизации рабочих мест читального зала для обеспечения широкого доступа к имеющимся ресурсам.
Государственные архивы Приволжского Федерального округа целенаправленно работают по совершенствованию научно-справочного аппарата к архивным документам на основании текущих и перспективных планов, в которых определены плановые показатели, а также намечены мероприятия, которые необходимо выполнять в течение ближайших лет.
