.«УТВЕРЖДАЮ»

Ректор МаГУ

________________ ёнов

«____» _______________2008г.

2. Общие положения

- высшее или неполное высшее образование;

- компьютерная грамотность;

- добросовестное выполнение своих обязанностей;

- личностные качества (ответственность, доброжелательность, отзывчивость, исполнительность, тактичность и др.).

В своей деятельности секретарь деканата руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:

– законодательство РФ,

– правовые акты, нормативные документы;

– приказы, распоряжения Министерства образования РФ, руководства МаГУ;

– документы системы менеджмента качества: политика руководства в области качества, руководство по качеству; документированные процедуры системы менеджмента качества (СМК), относящиеся к социальному факультету, Положением о структурном подразделении ПСП 22 – 08 «Социальный факультет», в том числе настоящими Должностными инструкциями;

– инструкции университета в области охраны труда (ОТ) и пожарной безопасности (ПБ);

– правилами внутреннего распорядка;

– коллективный договор между профсоюзной организацией и администрацией МаГУ;

- Государственный стандарт РФ «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». – Москва: ИПК Издательство стандартов, 2003;

- Инструкция по делопроизводству в Магнитогорском государственном университете, утвержденная приказом ректора от 1.09.2002.

- Дополнения и изменения к инструкции по делопроизводству в Магнитогорском государственном университете, утвержденные приказом ректора от № от 01.01.2001.

3. Должностные обязанности

2.1. Секретарь деканата имеет следующие должностные обязанности:

– ведение делопроизводства и обеспечение сохранности всех документов;

– выполнение печатной работы по деканату и факультету;

– хранение приказов, распоряжений, другой документации, входящей и исходящей корреспонденции;

– ведение и оформление протоколов заседаний совета факультета;

– сдача в архив документов, подлежащих хранению;

– оформление студенческих билетов, зачетных книжек студентов дневного отделения;

– контроль за трудовой дисциплиной студентов и правильностью ведения старостами журналов учета посещаемости студентов, составление сводных цифровых данных по посещаемости студентами занятий;

– контроль за движением контингента студентов (обработка приказов и учет студентов);

– участие в организации установочных и экзаменационных сессий;

– контроль за содержанием и оформлением факультетских доски и стенда с расписанием занятий;

– работа в приемной комиссии университета в качестве технического секретаря по социальному факультету (и выполнение всех видов работ технического секретаря приемной комиссии) (по приказу);

– консультирование абитуриентов, студентов по всем вопросам деятельности факультета;

– выполнение разовых поручений декана и зам. декана.

2.2. Секретарь деканата исполняет следующие обязанности в области качества:

- обеспечение выполнения Политики и Целей МаГУ в области качества в рамках своей деятельности;

- соблюдение требований системы менеджмента качества МаГУ, предъявляемых к деятельности подразделения;

- ведение записей по качеству в рамках своих должностных обязанностей.

Примечания:

– в связи с производственной необходимостью в «Должностную инструкцию секретаря социального факультета» могут быть внесены изменения в процессе работы;

– во время отсутствия лаборантов кафедры социальной педагогики и кафедры теории и методики социальной работы секретарь деканата может совмещать свои обязанности с обязанностями лаборантов указанных кафедр (по распоряжению декана).

4. Права

Секретарь деканата имеет право:

· участвовать в обсуждении и решении вопросов, касающихся организации деятельности на своем рабочем месте;

· обращаться к декану социального факультета с предложениями по совершенствованию деятельности на своем рабочем месте;

· участвовать в заседаниях Совета факультета и других рабочих совещаниях;

· обращаться за необходимой для работы деканата и факультета информацией в соответствующие службы университета;

· бесплатно пользоваться услугами библиотек, информационных фондов учебных и научных подразделений, а также услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений;

· требовать от руководства социального факультета и других административно-хозяйственных служб университета организационного и материально-технического обеспечения своей деятельности, а также оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

· обжаловать приказы и распоряжения руководства социального факультета и администрации университета в установленном законодательством порядке.

5. Ответственность

Секретарь деканата несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым, гражданским законодательством и в соответствии с внутренними нормативными документами за:

· несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав;

· несоблюдение требований системы менеджмента качества МаГУ, предъявляемых к деятельности подразделения.

6. Взаимоотношения

5.1 Секретарь деканата получает:

– ежемесячно от проректора по учебной работе информацию по оформлению организационно-распорядительной и отчетной документации;

– ежегодно от инспектора отдела кадров информацию по оформлению бланков строгой отчетности и сопроводительной документации;

– в августе каждого учебного года из приемной комиссии информацию о поступивших на факультет;

– в течение учебного года из подразделений университета информацию об изменениях ведения делопроизводства на факультете и информацию, обеспечивающую должную работу факультета.

5.2 Секретарь деканата представляет следующую информацию:

– в отдел образовательной политики и менеджмента качества до 1 числа каждого месяца сводку движения контингента студентов;

– в архив университета до 15 сентября личные дела студентов, закончивших обучение;

– в архив университета до 30 сентября статистический отчет по успеваемости за зимнюю и летнюю сессии прошедшего учебного года;

– в архив университета до 30 сентября протоколы заседаний Совета факультета за прошедший учебный год;

– в архив университета до 30 сентября план-отчет о работе факультета за прошедший учебный год;

– декану, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на дневном отделении, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на заочном отделении, в подразделения университета необходимую информацию по их требованию.

5.3 Секретарь деканата вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией со следующими должностными лицами: декан социального факультета, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на дневном отделении, зам. декана по учебно-воспитательной и научной работе на заочном отделении, зав. факультетскими кафедрами (кафедра социальной педагогики и кафедра теории и методики социальной работы), председателем и секретарем приемной комиссии, зав. канцелярией университета, методистами отдела образовательной политики и мониторинга качества образования, начальником и методистом организационно-методического отдела, помощником проректора по учебной работе, методистом заочного отделения, бухгалтерами, зав. архивом.

5.4 Секретарь деканата согласовывает проекты подготавливаемых документов или совместно подготавливает документы с проректором по учебной работе, проректором по учебной работе отделения заочного обучения, проректором по непрерывному образованию и маркетингу, проректором по социальным вопросам, начальником отдела кадров университета, инспектором отдела кадров по студентам, деканом, бухгалтером, председателем профкома преподавателей и сотрудников, председателем профкома студентов и аспирантов, юристом.

5.5 Секретарь деканата взаимодействует с инспектором военно-учетного стола, зав. здравпунктом, начальником и инженерами ИВЦ, начальником и методистами отдела учебных и производственных практик, материальным отделом бухгалтерии университета, специалистами административно-хозяйственной части по текущим вопросам обеспечения работы факультета.

7. Лист согласования

Разработчик - руководитель структурного подразделения

«__»______20__г.

Представитель руководства по качеству

«__»______20__г.

Проректор по учебной работе

«__»______20__г.

Председатель профкома МаГУ

«__»______20__г.

Начальник отдела кадров

«__»______20__г.

Юрист

«__»______20__г.