Глава 5. Проектирование услуг и выбор процесса обслуживания
Если вам когда-нибудь приходилось простаивать с телефонной трубкой в руках, вопрошая себя, что заставляет вас иметь дело с компанией, которая уже шестой раз перенаправляет ваш звонок, а вы никак не можете получить ответа на свой вопрос, то позвольте предложить вам "новое" объяснение этой ситуации: справочные телефонные службы по работе с клиентами работают из рук вон плохо.
Специалист по менеджменту и соавтор работы In Search of Excellence (В поисках совершенства) Том Петере (Tom Peters) обзвонил со своими сотрудниками 13 крупных фирм, пытаясь получить ответ на вопрос или подать жалобу. В итоге этого исследования был получен целый спектр самых разных результатов, от очень качественного справочного обслуживания (компания Nordstrom) до прерывания связи {General Motors). "Конечно, многие проблемы, по поводу которых мы звонили, были не так уж важны, но в некоторых компаниях с нами обходились просто оскорбительно", — отметил Том Петере. Ассистенты Тома Петерса звонили в самые разные организации, от компании Proctor & Gamble до Белого Дома. Результаты этой работы вошли в статью, опубликованную в информационном бюллетене On Achieving Excellence (Достижение совершенства). Дальше приведен ряд примеров, взятых из этой статьи.
Nordstrom. Исследователи позвонили оператору и попросили связать их с главным исполнительным директором корпорации, чтобы решить проблему, возникшую в обувном отделе одного из универмагов этой сети. После единственного переключения трубку взял исполнительный директор Брюс Нордстром, который внимательно выслушал звонившего и пообещал связаться с магазином и решить вопрос.
IBM. Абонент хотел ознакомиться с ежегодным отчетом корпорации и информацией о следующем ежегодном собрании акционеров. Звонок был переведен на отдел по работе с акционерами. "В результате полный энтузиазма оператор был заменен безучастным автоответчиком", — сообщается в статье г-на Петерса. Более того, почтовый запрос на получение отчета поступил 28 марта, а предоставлен он был только 5 мая, т. е. спустя две недели после проведения собрания. Объяснение IBM: если запрос приходит обычной почтой, его отправляют акционеру этим же способом.
Yoplait. Абонент хотел выяснить отношение этого производителя йогурта к использованию гормона роста крупного рогатого скота — специальной добавки, способствующей прибавке удоев у коров. Оператор отказался переключить звонок на специалиста. В компании Ben & Jerry этот же вопрос перевели на отдел по связям с общественностью, в результате чего звонивший услышал восьмиминутное объяснение, почему эта фирма избегает пользоваться гормонами.
General Motors. Абонент задал вопрос: почему так долго ведется разработка электромобилей на аккумуляторных батареях? В его просьбе соединить его с главным исполнительным директором корпорации Джеком Смитом ему отказали. Звонок передали библиотеке предпри-
ятия, после чего связь прервалась. Официальное лицо в корпорации, объясняя эту ситуацию, заявил, что абонента должны были связать с отделом по разработке электромобилей, в котором есть специалисты, способные дать разъяснение по данному вопросу.
Г-н Петере признает, что его исследование нельзя считать научным. Но стараясь быть предельно объективным, он позвонил даже в свою компанию, и обнаружил, что и там справочное обслуживание было на весьма посредственном уровне. Как заявил Том Петере: "Конечно, могло бы быть и хуже, но и эталоном эффективности мы тоже не были". Г-н Петере отметил также, что некоторые компании — даже такие крупные, как Notrsdorm, — приятно поражают своих клиентов уровнем и скоростью справочного телефонного обслуживания, в то время как другие просто попусту тратят деньги. "Оператор, отвечающий за работу с клиентами, представляет собой одно из важнейших конкурентных преимуществ... или недостатков компании".
Источник. Ellen Neuborne, "Customer Service Flops on the Phone", Chicago Sun-Times, May 10, 1994, p. 4, Copyright 1994, Gannett Co., Inc. Перепечатано с разрешения.
Однако телефонная служба — далеко не единственная сервисная сфера, в которой клиенты сталкиваются с проблемами, связанными с "моментом истины"1, т. е. с качеством обслуживания. Подобные проблемы могут возникнуть и в банке, и в ресторане, и при пользовании услугами авиакомпании. И хотя, как правило, основным объектом критики (или восхваления) становится обслуживающий персонал, непосредственно работающий с клиентами, он являются лишь частью очень сложного процесса предоставления услуг.
В этой главе, после небольшого вступления, посвященного сфере обслуживания, мы расскажем о проблемах, связанных с созданием системы предоставления услуг, и начнем с объяснения самого понятия "контакт с клиентом" как отправной точки сервисных операций. Далее обсуждаются вопросы проектирования сервисной организации, сервисная стратегия, фокусирование обслуживания, а также то, каким образом нужно взаимоувязать маркетинговые и операционные структуры для достижения конкурентного преимущества. Мы также ознакомимся с сервис-системной матрицей, которая позволяет определить широкий спектр характеристик процесса обслуживания, а также с сервисными планами, с помощью которых можно точно спроектировать все отдельные этапы этого процесса. Последние разделы главы посвящены обсуждению трех основных применяемых в сфере услуг сервисных систем, а также использованию сервисных гарантий как основы проектирования работы компании. И заканчивается эта глава двумя интересными ситуациями для анализа, посвященными сервисным организациям, — Kinko 's Copier Stores и America Online (A OL).
1 Термин момент истины был предложен бывшим президентом корпорации Scandinavian Airlines System. См. работу Karl Albrecht and Ron Zemke, Service America! Doing Business in the New Economy (Burr Ridge, 1L: Irwin Professional Publishing, 1985), p. 19.
Сущность услуг
Сущность услуг описывается следующими се -
мью общими положениями.
1. Сервис — это та отрасль, в которой каждый че
ловек считает себя специалистом. Мы все думаем, что
точно знаем, что именно хотим получить от предпри
ятия, работающего в сфере обслуживания, и следует
сказать, что в течение жизни действительно приобрета
ем значительный опыт в этой области.
2. Обслуживание носит резко выраженный идеосинкрази-
ческий характер: то, что хорошо при предоставлении ус
луг одного вида, может стать настоящим бедствием в
других условиях. Например, если возможность пообе
дать менее чем за полчаса — это именно то, чего ожи
дают посетители ресторанов быстрого обслуживания се
ти Jack-in-the-Box, то такой подход абсолютно неприем
лем в дорогом французском ресторане.
3. Высокое качество работы еще не означает высокого ка
чества обслуживания. Так, вполне возможно, что в ва
шей автомастерской отлично чинят всевозможные по
ломки, однако на незначительный ремонт уходит боль
ше недели.
4. Большинству услуг присущи как материальные, так и
нематериальные характеристики, которые в совокупно
сти образуют так называемый пакет услуг (Service Pack
age). Разработка этого пакета и управление им должно
выполняться методами, отличными от тех, которые ис
пользуются при производстве и распределении товаров.
5. Услуги, предоставляемые в условиях тесного контакта с
клиентом (они описаны в этой главе), потребляются им
в процессе оказания услуги, в то время как товары по
требляются покупателями после завершения производст
венного процесса.
6. Для эффективного управления предприятием, работаю
щим в сфере обслуживания, необходимо всестороннее
знание маркетинга и операций, а также умение работать
с персоналом.
7. Процесс оказания услуг можно представить в виде после
довательности контактов (encounter) клиентов с сервис
ной организацией разного вида: личных, по телефону, с
применением электронно-механических приборов, поч
товых отправлений и т. п. (Одно из значений английского
термина encounter, использованного авторами в данном
контексте, соответствует словам "столкновение, схватка".
По мере изучения сферы услуг мы убедимся, что порой
этот термин оказывается как нельзя кстати.)
Сервисный Оизнес и внутреннее обслуживание
Существует два различных с точки зрения операционного менеджмента направления деятельности в сфере услуг. 1. Сервисный бизнес представляет собой сферу деятельности, основной целью которой является предоставление клиентам какой-либо конкретной услуги или набора услуг при взаимодействии с ними и зачастую с их непосредственным участием. В качестве примера можно на-
звать такие всем знакомые сервисные предприятия, как банки, авиалинии, больницы, юридические фирмы, магазины розничной торговли и рестораны. В рамках сервисного бизнеса можно выделить два типа обслуживания: обслуживание в среде сервисного предприятия (Facilities-Based Services) и обслуживание в среде клиента (Field-Based Services). В первом случае для получения какой-либо услуги клиент должен прибыть в определенное место, а во втором предоставление и потребление услуги происходит в среде клиента (например, уборка дома или ремонтные работы в его квартире).
2. Внутреннее обслуживание — это процесс предоставления всем подразделениям и службам внутри организации услуг, необходимых для поддержания жизнедеятельности самой организации. Услуги этого рода включают такие функции, как обработка данных, бухгалтерский учет, инженерные разработки и техническое обслуживание. Клиентами в данном случае являются различные отделы в пределах одной организационной структуры, нуждающиеся в этих услугах. Нередки ситуации, когда подразделение, занимающееся предоставлением внутренних услуг, начинает вести маркетинговую деятельность за пределами материнской организации и становится автономным сервисным предприятием.
В этой главе мы в основном будем говорить о сервисном бизнесе, однако большинство описанных в ней идей в равной степени применимо и к внутренним услугам, которые подразделения предприятия предоставляют друг другу.
Современный взгляд на управление сервисом
Достаточно заглянуть в ближайший книжный магазин и просмотреть полки с литературой, посвященной менеджменту, чтобы понять, насколько важны для менеджеров-практиков вопросы, связанные с управлением в сфере обслуживания. Сегодня вопросы обслуживания рассматриваются в том же аспекте, что и вопросы качества: центральным элементом любых решений и действий каждой сервисной организации является или должен являться клиент (Customer). Философия обслуживания наглядно отображена в сервисном треугольнике, приведенном на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Сервисный треугольник
Источник. Karl Albrecht and Ron Zemke, Service America! Doing Business in the New Economy (Burr Ridge, IL: Irwin Professional Publishing, 1985), p. 41.
Как видно из рисунка, в центре всех остальных элементов — сервисной стратегии, систем и обслуживающего персонала — находится клиент. Следовательно, если рассматривать обслуживание таким образом, подтверждается общеизвестная истина, что сервисная организация существует для того, чтобы обслуживать клиента, а системы и обслуживающий персонал — для того, чтобы обеспечивать процесс предоставления услуг. Некоторые исследователи этого вопроса считают, что сервисная организация должна обслуживать также своих служащих, поскольку именно через них можно точнее оценить качество услуг. В конечном счете клиент получает услугу в таком виде, в каком ее определяет руководство предприятия. Иными словами, то, как управленческий персонал руководит своими служащими, в полной мере характеризует обслуживание клиентов. Если работники хорошо подготовлены и имеют весомые стимулы работать как можно эффективнее, они обслуживают клиентов вежливо, внимательно и качественно.
Роль операций в сервисном треугольнике первостепенна. Они определяют структуру сервисных систем (процедуры, оборудование, помещения) и управление работой обслуживающего персонала, который обычно составляет подавляющее большинство служащих крупных сервисных предприятий. Но прежде чем приступить к подробному обсуждению этой роли, полезно провести классификацию услуг с тем, чтобы выяснить, какое влияние на операции сервисной организации оказывает клиент.
Операционная классификация услуг
Как правило, сервисные организации классифицируются по типу предоставляемых ими услуг (финансовые, медицинские, транспортные услуги и т. д.). Однако хотя подразделение на такие группы и удобно для представления совокупных экономических данных, для операционного менеджмента оно не подходит, поскольку мало говорит о процессе обслуживания. В промышленной сфере, в отличие от сервисной, для классификации производственных операций существуют совершенно опреде-ленные термины (например, серийное производство или непрерывное производство); при использовании в производственной среде они сразу раскрывают суть процесса. Эти термины употребляются и для описания процесса обслуживания, но, чтобы отобразить то, что в сервисе в производственную систему включен потребитель услуги (клиент), необходима дополнительная информация. Такая информация, которая, по нашему мнению, отличает производственную функцию одной сервисной системы от другой, заключается в установлении степени контакта с клиентом в процессе оказания услуги.
Термин контакт с потребителем услуги отражает фи-
I зическое присутствие клиента в системе, а оказание услуги — рабочий процесс, используемый для предоставления данной услуги. Степень контакта в данном случае можно в общем виде определить как процентное соотношение времени, которое клиент должен находиться в сервисной
[ системе, к общему времени, которое занимает весь про-
цесс его обслуживания. Обычно, чем больше продолжительность контакта сервисной системы с потребителем услуги, тем выше степень взаимодействия между ними в ходе процесса предоставления данной услуги.
Основываясь на этой концепции, можно сделать вывод, что сервисными системами с высокой степенью контакта с клиентом (High Degree Of Customer Contact) управлять намного сложнее и, кроме того, их значительно труднее рационализировать, чем системы с низкой степенью контакта с клиентом (Low Degree Of Customer Contact). В системах первого типа клиент (поскольку он принимает участие в самом процессе предоставления услуги) довольно сильно повлияет на продолжительность обслуживания, состав услуги и на ее реальное или ожидаемое качество.
В табл. 5.1 приведен пример различий требований к услугам для двух крайних степеней контакта с клиентами.
Как видно из этой таблицы, присутствие клиента при оказании услуги влияет абсолютно на все характеристики, которые необходимо учитывать при проектировании работы сервисного предприятия. Очевидно также, что если работа выполняется не на глазах клиента (в обсуждаемом нами примере, в центре обработки чеков), объектом ее является какой-либо его "заменитель": отчеты, базы данных, счет-фактуры и т. п. Такие работы могут проектироваться с использованием тех же принципов, что и при проектировании завода, т. е. целью в данном случае является максимальное увеличение количества документов, обработанных за один рабочий день.
Существует много самых разнообразных факторов влияния клиента на условия предоставления услуги, а следовательно, и бесчисленное количество вариаций услуг в системах с высокой степенью контакта с клиентом. Скажем, филиал банка может предлагать как простейшие банковские операции, такие как снятие со счета наличных денег, на которое требуются считанные минуты, так и довольно сложные, как, например, подготовка заявки на предоставление ссуды, требующая не менее часа. Кроме того, эти операции могут выполняться как с применением принципа самообслуживания, например, услуги предоставляются с использованием банкоматов, так и на основе совместной деятельности, в ходе которой банковский персонал и клиент работают в одной команде, например, при составлении заявки на предоставление ссуды. В последующих разделах этой главы рассказывается о ряде других вариантов конфигураций сервисных операций.
Проектирование сервисных организаций
При проектировании сервисных организаций необходимо помнить об одной отличительной особенности услуг: создать запас услуг невозможно. В отличие от производственной сферы, в которой можно в период спада спроса накапливать запасы продукции для сбыта ее в периоды максимального спроса и таким образом сохранять
|
относительно стабильный уровень занятости и загрузки производственных мощностей, в сфере услуг, за редким исключением, необходимо удовлетворять спрос в момент его возникновения. В связи с этим критерий пропускной способности в обслуживании становится вопросом первостепенной важности. Представьте себя во многих обычных ситуациях, когда вы становитесь клиентом сервисного предприятия, например идете в кино или в ресторан. Как правило, если ресторан или кинотеатр переполнен, вы отправляетесь в какое-либо другое место. Таким образом, одним из важнейших вопросов при проектировании сервисного предприятия является следующий: "Какова должна быть наша пропускная способность (мощность)?" Избыточная мощность ведет к излишним затратам, а недостаточно высокая — к потере клиентов. В такой ситуации следует прибегать к приемам маркетинга. Именно с этой целью используют такие ухищрения, как стоимость авиабилетов со скидками, особое меню в выходные дни в ресторанах и т. д. Описанная выше ситуация служит также отличной иллюстрацией того, почему в сфере услуг так сложно отделить функции операционного менеджмента от функций маркетинга.
Мощным математическим инструментом для анализа многих наиболее частых сервисных ситуаций являются модели очередей, описанные в дополнении к данной главе. Эти модели позволяют более точно ответить на такие вопросы, как, например, сколько клерков должно работать в зале банка или сколько телефонных линий следует иметь в торговом предприятии типа "заказ-почтой". Модели очередей легко создаются с помощью электронных таблиц.
Выбор целевого рынка и разработка пакета услуг входят в компетенцию руководителей высшего уровня. В результате создается платформа для принятия непосредственных операционных решений сервисной стратегии и проектирования системы предоставления услуг.
Существует много очень важных факторов, отличающих процесс проектирования и разработки услуг от разработки продукции. Во-первых, в данном случае процесс и продукт должны разрабатываться одновременно, поскольку в сфере обслуживания процесс является продуктом. (Обращаем внимание на общепризнанный факт, что многие производители товаров тоже используют подобную концепцию, чтобы как можно теснее объединить проектирование продукта и технологического процесса.)
Во-вторых, хотя оборудование и программное обеспечение, создаваемое для поддержки проектирования сервисной сферы, можно защитить патентами и авторскими правами, в самом процессе обслуживания отсутствует юридическая зашита, традиционно доступная в сфере производства товаров. В-третьих, пакет услуг, в отличие от пакета товаров, поддающегося точному определению, содержит только основной результат процесса разработки. В-четвертых, многие элементы пакета услуг зачастую определяются уровнем подготовки, которую служащие проходят перед тем, как они фактически становятся частью сервисной организации. Особенно это относится к так называемым профессиональным сервисным организациям (Professional Service Organization — PSO), таким как юридические компании и больницы, для найма в которые необходимо пройти сертификацию. В-пятых, многие сервисные предприятия способны радикально изменить предложение своих услуг практически за один день. Такой степенью гибкости обладают, например, так называемые традиционные сервисные организации: парикмахерские, магазины розничной торговли и рестораны.
Сервисная стратегия: направленность и преимущества
Сервисная стратегия начинается с выбора операционной направленности, т. е. с определения достигаемых приоритетов (Performance Priorities), на основе которых фирма, работающая в сфере обслуживания, будет конкурировать на рынке. Эти приоритеты включают следующее.
1. Внимательное и вежливое обращение с клиентами.
2. Высокая скорость и удобство предоставления услуг.
3. Цена услуги.
4. Разнообразие услуг (основывается на философии "купи
все за один раз").
5. Качество материалов, используемых при предоставле
нии услуг. Для примера можно вспомнить подачу сэн
двичей с осетриной, исключительно "первой свежести",
изготовление очков в присутствии клиента или состав
ление четкого и понятного страхового полиса.
6. Уникальные навыки, формирующие уровень предложе
ния услуг, такие как разработка стилей причесок, про
ведение операции на головном мозге или уроки игры на
пианино.
В табл. 5.2 отображено, на какие именно приоритеты сфокусировано обслуживание некоторыми широко известными компаниями. На основе данных этой таблицы, предполагая нашу интерпретацию правильной, можно сделать вывод, что большинство фирм предпочитают вести конкурентную борьбу с использованием незначительного числа критериев, т. е. идут на определенный компромисс. Какие же приоритеты в первую очередь называют руководители сервисных организаций? Очевидно, что большинство людей ответило бы, что этот список должен начинаться с обеспечения высокого качества или постоянства обслуживания, однако опрос специалистов из 181 компании, проведенный в 1997 году, показал, что приоритетом номер один стала доступность фирмы, предоставляющей услуги.
|
|
|
Примечания
а Компания специализируется на управлении и регулировании денежных операций, что включает проведение операций с чековыми книжками, кредитными карточками, инвестиционными фондами, вкладывающими средства только в краткосрочные обязательства денежного рынка, и другие операции с одним счетом.
b Компания Wal-Mart управляет затратами на товарно-материальные запасы, проводя непрерывные переговоры с поставщиками.
с Компания Price Club превращает обычных покупателей в клиентов оптовых складов, которые в обмен на скидки приобретают товары небольшими партиями.
d Компания Domino Pizza первой использовала установку для приготовления пиццы. Работник, обслуживающий такую машину, кладет сырую пиццу с одной стороны и вынимает с другой готовую продукцию.
е Широкая сеть дешевых курортов, персонал которых обязан, кроме всего прочего, заниматься увеселением гостей.
f Система резервирования билетов этой компании облегчает коммивояжерам процедуру заказа билетов, а самой компании позволяет оперативно изменять цены на билеты в зависимости от действий ее конкурентов.
9 Система обслуживания без каких-либо дополнительных услуг (отсутствие компьютеризированной системы заказа билетов, заказа определенных мест и питания в полете) позволяет этой компании поддерживать самые низкие цены на билеты в своей отрасли.
h В больнице Riverside Hospital пациенты и члены их семей рассматриваются как клиенты. Взрослым пациентам, страдающим сердечными заболеваниями, выдают плюшевых мишек и цветастые халаты из ткани, на которой нарисованы сердечки. Специалисты клиники считают, что это способствует процессу выздоровления.
1 Телефонно-компьютерная сеть автомобильной ассоциации ААА по любому номеру телефона в пределах США, с которого звонит клиент, может назвать ближайшую к нему автомастерскую компании.
Из приведенного ниже списка видно, что основной целью многих сервисных организаций является обеспечение доступности их предприятий, которая определяется как способность связаться с сервисным предприятием в любое время и с использованием многочисленных каналов связи.
Шкала оценок в баллах: 1 — критерий упоминался редко; 3 — критерий упоминался среднее количество раз; 5— критерий упоминался часто.
*10 наиболее часто называемых критериев из 55 перечисленных в анкете.
Источник. Aleda V. Roth, Richard В. Chase and Chris Voss, "Service in the U. S.: A Study of Service Practice and Performance in the United States", supported by Severn Trent Pic. U. K. Government's Department of Trade and Industry, Department of National Heritage, 1997.
Интеграция маркетинговых и операционных функции для достижения конкурентного преимущества
Для достижения конкурентного преимущества f~H в сервисной сфере необходима интеграция мар- ^ГТ^ кетинга услуг с процессом предоставления услуг, ^ что позволяет фирмам обеспечивать уровень обслуживания, соответствующий ожиданиям клиентов либо даже превышающий их. Это утверждение справедливо независимо от того, какие критерии для достижения конкурентного преимущества выдвигаются компанией на первый план. Фирмы, достигшие невероятного успеха в этом процессе (либо потерпевшие крах), становятся легендами (или настоящим кошмаром) (рис. 5.2).
На рис. 5.3 представлена схема взаимосвязей всех элементов, которые ведут либо к обеспечению конкурентного преимущества фирмы, либо к полному ее забвению клиентами.
Из схемы, приведенной на рис. 5.3, следует, что функция маркетинга заключается в информировании клиентов о том, что обещает выполнить сервисная фирма, а следовательно, и отвечает за формирование ожиданий клиента относительно результатов обслуживания. Операции направлены на выполнение данного обещания и отвечают за оценку услуги клиентом. Петля обратной связи показывает, что, если результаты неудовлетворительны либо не приводят к обеспечению конкурентного преимущества, управленческий персонал сервисной фирмы может изменить либо маркетинговую стратегию, либо саму систему предоставления услуг. Кроме того, схема отражает необходимость отслеживания процесса предоставления услуги и управления им, а также корректирования его для смягчения и устранения негативной реакции прежде, чем клиент покинет систему.
Отслеживание хода процесса предоставления услуг и управление им основано на обычных управленческих операциях: перераспределение обязанностей служащих с тем, чтобы они могли реагировать на кратковременные изменения спроса (например, в сети супермаркетов Lucky Supermarkets при увеличении очереди до четырех человек открывается дополнительный пункт расчета) и обеспечение постоянной связи служащих и клиентов для своевременного реагирования на оценки обслуживания клиентами. Во многих сервисных фирмах идут на то, что делают более доступным общение с высшими руководителями (клиентам нравится сама идея, что они могут поговорить I с менеджером,... и вместе с тем мало кто из них захочет разговаривать с его заместителем).
Корректировка процесса предоставления услуг пред-I полагает специальную подготовку служащих, работающих на "передовой", к эффективной и оперативной реакции на такие возможные проблемы, как продажа билетов, превышающих наличие посадочных мест, потеря багажа или некачественное приготовление блюд.
Компания, не сумевшая достичь конкурентного преимущества путем совершенствования системы предоставления услуг, исходя из условия выживания должна как минимум выйти в выбранной сфере на уровень своих конкурентов. Кевин Койн (Kevin Coyne) относительно инвестиций в улучшение обслуживания отметил следующее:
"Инвестиции в достижение минимальных стандартов обслуживания даже не должны обсуждаться; это стоимость возможности ведения бизнеса, и такие капиталовложения следует рассматривать как необходимые. Однако существует три основные причины, по которым для достижения равенства с конкурентами часто требуются меньшие инвестиции, чем прогнозируют менеджеры. Во-первых, большинство столкновений при обслуживании имеют значение для клиента только в экстремальных ситуациях. Во-вторых, если компанией уже достигнут нижний порог нормального уровня обслуживания, подавляющая часть клиентов совершенно безразлично относится к большему числу вариаций предоставляемых услуг. И наконец, в-третьих, впечатления клиентов от фактического уровня услуги не поддаются точной оценке, и им часто очень трудно сравнить предложение одной сервисной фирмы с предложением ее конкурентов. Таким образом, две компании могут обеспечивать при определенных контактах с клиентами совершенно разный уровень обслуживания, и при этом сохранять равенство в конкурентной борьбе"3.
|
Одним из методов определения степени удовлетворения клиентов при обслуживании является их опрос. В ходе опроса клиенты оценивают каждую услугу в предложенном списке и определяют их качество по двум шкалам — значимость и степень удовлетворения. Цель такого опроса заключается в том, чтобы направить внимание сервисной организации на те факторы, которые наиболее важны для потребителей ее услуг, и особенно на те, степень удовлетворения которыми низкая и не соответствует их значимости.
Структуризация сервисных контактов: сервис-системная матрица
Контакты в обслуживании могут отображаться различными способами. Шесть из них, встречающихся чаще
других, приведены в сервис-системной матрице (Service-System Design Matrix), изображенной на рис. 5.4.
Вверху матрицы показана степень контакта клиент - | канал обслуживания: защищенное ядро, т. е. система, пред-полагающая физическое отделение процесса обслужива-ния от клиента; проницаемая система, в которую клиент может проникнуть, позвонив по телефону или с помощью личного контакта; реагирующая система, которая характеризуется присутствием клиента и незамедлительной реак-цией на его потребности. В левой части матрицы находится шкала, отображающая возможности сбыта услуг, причем сбыт тем выше, чем теснее контакт с клиентом. В правой части приведена шкала производственной эффективности — чем большее влияние оказывает клиент на операцию, тем ниже эффективность обслуживания.
Внутри матрицы перечислены основные способы контактирования клиента с сервисной системой. В нижнем левом углу показаны почтовые контакты, при кото-
рых степень взаимодействия клиента с системой очень невелика; в противоположном — личное присутствие, при котором клиент настаивает "все делать по-своему". Остальные четыре элемента матрицы представляют собой разные степени взаимодействия клиента с каналом обслуживания.
Как уже отмечалось, по мере повышения степени контакта клиента и системы (а следовательно, и его влияния) производительность обслуживания понижается. Однако этот недостаток компенсируется тем, что личный контакт обеспечивает большие возможности сбыта, благодаря которым компания имеет дополнительные продажи или услуги. И наоборот, при низкой степени контакта, например, при почтовой связи системы с клиентом, система работает более эффективно, поскольку клиент не способен оказать значительное влияние на систему (либо даже нарушить ее). Однако при этом способе возможности для дополнительных продаж или услуг относительно невелики.
Каждый из элементов матрицы можно несколько сдвинуть в ней. Рассмотрим, например, на рис. 5.4 элемент "Твердые заявки". Этот элемент описывает ситуации, в которых процесс обслуживания варьируется лишь весьма незначительно, т. е. когда ни клиент, ни обслуживающий персонал не обладают в процессе обслуживания большой свободой действий. В качестве примера можно
привести рестораны быстрого обслуживания и парки развлечений типа Disneyland. Элемент "Свободные заявки" служит для описания ситуаций, в которых процесс обслуживания в общих чертах определен, но при этом существуют варианты либо его осуществления, либо использования физической продукции, являющейся частью данного процесса обслуживания. Примером может служить обычный ресторан или агентство по продаже автомобилей. "Полная индивидуализация обслуживания" представляет собой сервисные контакты, требования к которым разрабатываются в ходе непосредственного взаимодействия клиента и обслуживающего персонала. К данному типу относится процесс предоставления медицинских и юридических услуг. При этом система может быть реагирующей или просто проницаемой в зависимости от степени мобилизации ресурсов системы для предоставления услуги. В качестве примера можно привести мобилизацию ресурсов рекламной фирмы при подготовке к визиту выгодного клиента или хирургическая группа, готовящаяся к срочной операции.
Рис. 5.5 расширяет сервис-системную матрицу. На ней отображено, как изменяются требования к персоналу, фокусированию операций и технологическим инновациям по мере изменения степени контакта клиент—сервисная
|
Если говорить о требованиях к персоналу, то взаимосвязь между умением осуществлять контакты по почте и канцелярскими навыками, знанием внутренних технологий и способностью помочь клиенту, умением контактировать с клиентом по телефону и навыками общения совершенно очевидна. Твердые заявки в первую очередь требуют процедурных навыков, поскольку в этом случае работник выполняет в общем стандартизированный набор операций и должен придерживаться строгого порядка их выполнения. Выполнение свободных заявок часто требует от работника специальных знаний и профессиональных навыков (сапожника, чертежника, метрдотеля, стоматолога-гигиениста), благодаря которым процесс обслуживания приобретает законченную форму. При полной индивидуализации обслуживания персонал, как правило, должен обладать навыками профессиональной диагностики, необходимыми для точного определения потребностей либо пожеланий клиента.
Стратегическое назначение матрицы
Изображенная на рис. 5.4 матрица и ее расширенный вариант, представленный на рис. 5.5, имеют как оперативное, так и стратегическое назначение. Оперативное применение сводится к определению требований к персоналу, фокусированию операций и необходимому техническому оснащению процесса обслуживания в зависимости от степени контактирования клиента, что было обсуждено в предыдущем разделе. Стратегическое использование подразумевает следующее.
1. Осуществление систематической интеграции операци
онной и маркетинговой стратегии. При использовании
этой матрицы альтернативные варианты проявляются
значительно ярче и, что еще более важно, выкристалли
зовываются по меньшей мере некоторые очень сущест
венные для проектирования переменные, которые могут
применяться для анализа. Так, например, матрица ясно
показывает, что, если сервисная фирма планирует про
давать свои услуги на основе твердых заявок, ей не сто
ит вкладывать средства в дорогостоящих профессионалов.
2. Точная характеристика фирмы с точки зрения процесса
предоставления услуг. Если компания использует все
варианты обслуживания, перечисленные в матрице, то
такой процесс предоставления услуг в ней становится
диверсифицированным.
3. Возможность сравнения способов предоставления по
добных услуг в других сервисных фирмах. Это позволяет
выявить конкурентное преимущество вашей компании.
4. Определение эволюционных или циклических (в соот
ветствии с жизненным циклом) изменений, возможных
по мере дальнейшего роста и развития фирмы. Однако,
в отличие от продуктово-процессной матрицы для про
изводственного процесса, в соответствии с которой раз
витие по мере роста объемов производства обычно идет
в одном направлении (от выпуска продукции по заказу
клиента к сборочной линии), эволюция в обслуживании
может идти в любом направлении по диагонали матри
цы, отражая компромисс между сбытом и производи
тельностью обслуживания.
Сервисный план
Так же как при проектировании производственного процесса, стандартным инструментом, применяемым в ходе составления проекта процесса обслуживания, является блок-схема. В последние годы специалисты высочайшего класса в проектировании сферы услуг стали называть такие блок-схемы сервисными планами (Service Blueprints), что подчеркивает важность проектировочного процесса. Уникальным свойством сервисного плана является четкое разграничение между высокой степенью контакта с клиентом (т. е. той частью процесса, которая проходит на глазах у клиента) и теми операциями, за которыми клиент наблюдать не может. Эта граница проходит на плане через так называемую "черту видимости".
На рис. 5.6 изображен типичный сервисный план для автосервисного предприятия.
В блок-схему включены все операции, составляющие типичный сервисный процесс на предприятии данного типа. Чтобы более четко отобразить, кто именно выполняет ту или иную операцию, на блок-схеме показаны уровни. На самом верхнем уровне расположены операции, выполняемые клиентом. Далее следуют операции, которые выполняются менеджером, но контролируются клиентом. На третьем уровне расположены операции, выполняемые в гараже, а на самом нижнем четвертом — внутрифирменные учетно-бухгалтерские операции.
Сервисный план описывает основные характеристики операций обслуживания, но не содержит каких-либо непосредственных указаний относительно того, как обеспечивается соответствие процесса обслуживания данному плану. Эта проблема решается применением так называемых poka-yoke — процедур, с помощью которых блокируется переход неизбежных в процессе предоставления услуг ошибок в дефект обслуживания4. Метод poka-yoke (свободный перевод на английский язык японского словосочетания "избегать ошибок") широко применяется на фабриках (примеры приведены в главе 6) и включает такие компоненты, как зажимные приспособления, гарантирующие правильное крепление деталей; электронные переключатели, автоматически отключающие оборудование в случае ошибки; загрузка деталей перед сборкой в специальные контейнеры с ячейками, что гарантирует использование нужного количества комплектующих; составление технологических карт с подробным описанием последовательности операций. Достаточно сказать, что на заводе Toyota в Японии каждый станок оборудован в среднем 12 приспособлениями poka-yoke5.
Методика poka-yoke широко применяется и в сфере обслуживания. Ее применение можно подразделить на предупредительные методы и методы физического или
Richard В. Chase and Douglas M. Stewart, "Make Your Service Fail-Safe", Sloan Management Review, Spring 1994, p. 35-44.
5 См. статью Alan Robinson and Dean Schroeder, "The Limited Role of Statistical Quality Control in Zero Defect Environment", Production and Inventory Management Journal, Third Quarter 1990, p. 60-65.
визуального контакта, а также по так называемым трем Т:
• Task to be done; задания, которые необходимо выпол
нить (Правильно ли был отлажен автомобиль);
• Treatment accorded to the customer; обращение с клиен-
том (Достаточно ли вежлив был менеджер сервисной фирмы),
• Tangible or environmental fe-atures of the service facilities; материальные компоненты сервиса (Была ли зона ожидания чисто прибранной и удобной).
И наконец, в отличие от производственной сферы, методы poka-yoke часто применяются во избежание неправильных действий не только того, кто обслуживает (например, работника сервисной фирмы), но и клиента.
В качестве примеров poka-yoke в сфере обслуживания можно привести мерные стойки в парках аттракционов; специальные хирургические подносы с углублениями, позволяющими гарантировать, что после операции в пациенте не осталось инструментов; цепи для упорядочения очередей; номерные системы; турникеты; звуковые сигналы в торговых автоматах, напоминающие абоненту забрать карточку; звуковые сигналы в ресторанах, предназначенные для того, чтобы клиент не пропустил заказ; зеркала в телефонных будках, напоминающие звонящему сделать "улыбающийся голос"; звонки-напоминания о назначенной встрече; специальные замки в туалетах самолетов, обеспечивающие освещение кабинки только в случае, когда в ней находится пассажир; символические подарки в конвертах с карточками, стимулирующие клиентов сообщить компании свое мнение об уровне обслуживания; фотографии, на которых дети видят, как выглядит прибранная детская комната. На представленной ниже карикатуре из издания The Far Side вы видите пример неправильного применения метода poka-yoke в сервисной сфере.
На рис. 5.6 показано, как с помощью методики poka-yoke можно бороться с возможными ошибками на типичном автосервисном предприятии. В заключение следует отметить, что, хотя эти процедуры не могут гарантировать уровень защиты от ошибок, достижимый на производстве, они все же способны значительно снизить количество неправильных действий во многих ситуациях, связанных с обслуживанием клиентов.
Три типа сервисных систем
Существует три основных метода предоставления услуг: метод поточной линии (приобрел известность благодаря корпорации McDonald's); метод самообслуживания (широко известен вследствие использования торговых автоматов и автозаправочных станций самообслуживания) и
метод индивидуального подхода, ставший популярным после его применения в сети универмагов Nordstrom и в гостиницах сети Ritz-Carlton Hotel Company.

Метод поточной линии
Метод поточной линии впервые применен корпорацией McDonald's, но он отнюдь не ограничивается описанием этапов, необходимых для "сборки" сэндвича Big Mac. Как указывает исследователь данного вопроса Теодор Левит (Theodore Levitt), процесс быстрого ресторанного обслуживания рассматривается в соответствии с этим методом не как процесс предоставления услуги, а скорее как производственный процесс6. Ценность данной философии заключается в том, что с ее помощью можно преодолеть множество проблем, связанных с самой концепцией обслуживания. Так, например, предоставление услуг подразумевает подчинение обслуживающего обслуживаемому; в производственной же сфере такая "окраска" взаимоотношений отсутствует, поскольку в центре внимания процесса находятся не люди, а предметы. Как на производственном предприятии, так и в ресторанах McDonald's существует "ориентация на эффективный результат, а не на обслуживание посетителей". По мнению г-на Левита, вдобавок к огромному опыту компании в области маркетинга и финансов, McDonald's выделяется тем, что тщательно контролирует "выполнение главной функции каждой торговой точки, которая заключается в быстром обслуживании однородным высококачественным ассорти-
6 Theodore Levitt, "Production-Line Approach to Service", Harvard Business Review, September—October 1972, p. 1 —52.
|
ментом готовых блюд в обстановке, явными и неизменными характеристиками которой являются чистота, порядок и бодрящая вежливость персонала. Систематическое замещение людей машинами в сочетании с тщательно спланированными и правильно размещенными новыми технологиями позволяет компании привлекать и сохранять клиентуру в размерах, которых не мог добиться никто из предшественников McDonald's в этом бизнесе, и пока не сумел ни один из ее последователей".
Для иллюстрации основной концепции компании McDonald's г-н Левит перечисляет ряд главных особенностей выполнения операций. Обратите внимание на широкое использование методики poka-yoke.
• Жаровни для картофеля McDonalds позволяют одно
временно приготавливать оптимальное количество
продукта.
• Для захвата порции картофеля, точно соответствующей
полученному заказу, применяется широкое ковшовое
устройство. (Благодаря этому персонал даже не дот
рагивается до продукта).
• Складские помещения спроектированы конкретно для
хранения заранее определенного ассортимента предва
рительно взвешенных и упакованных продуктов.
• Чистота поддерживается благодаря тому, что как внут
ри, так и снаружи помещений достаточное количество
огромных мусорных ящиков. (Наиболее крупные торговые точки оснащены также моторизованными подметальными машинами для зон парковки.)
• Гамбургеры заворачиваются в специальную цветную
бумагу.
• Благодаря повышенному вниманию, уделяемому обще
му размещению и планированию помещений, все эле
менты органично интегрируются в саму систему
McDonalds, т. е. в общую ее технологию. У посетителя
просто не остается выбора: он вынужден действовать
точно по той модели, которая была задумана проекти
ровщиками. Если воспользоваться сервис-системной
матрицей (см. рис. 5.4), то работу компании следует от
нести к категории обслуживания по твердым заявкам.
Метод самообслуживания
По мнению исследователей и (С. Н. Lovelock, R. F. Young) в полную противоположность методу поточной линии, процесс предоставления услуг можно осуществить и другим способом: путем увеличения в обслуживании роли клиента7. Использование такого оборудования, как торговые автоматы, заправочные стан-
7 С. Н. Lovelock and R. F. Young, "Look to Customers to Increase Productivity", Harvard Business Review, March—April 1989, p. 168-178.
|
ции самообслуживания и кофеварки, установленные в номерах мотелей, свидетельствует о том, что во многих сервисных сферах процедура обслуживания все чаще перекладывается на клиента. В соответствии с сервисно-системной матрицей, все только что перечисленные типичные примеры следует отнести к технологии сервисной среды (On-Site Technology). Следует отметить, что многим клиентам по душе метод самообслуживания, поскольку он позволяет контролировать процесс. Однако для некоторой части клиентов эта философия требует определенных усилий со стороны сервисной организации, направленных на то, чтобы убедить их в ее преимуществах. В связи с этим и предлагают ряд мероприятий, включая рекламу доверия к клиенту и ценовые выгоды, скорость и удобство обслуживания, а также возможности следить за ходом сервисного процесса. По сути, такой подход частично "превращает" клиента в служащего, который должен быть подготовлен к выполнению той или иной операции и даже, как уже говорилось, уметь урегулировать проблему в случае ошибки.
Часто фирмам выгоднее всего комбинировать полное сервисное обслуживание с самообслуживанием в пределах одного сервисного предприятия. Гло-
берсон (S. Globerson) и М. Маггард (М. Maggard) написали по этому поводу следующее: "Анализ продаж бензина, проведенный после освобождения в 1981 году бензинового рынка США из-под государственного контроля, показал, что в результате снижения цен на автозаправочных станциях самообслуживания при одновременном повышении цен на обычных станциях доходы дилеров выросли, это при том, что объемы продаж бензина по методу самообслуживания (т. е. по более дешевым ценам) выросли с 22% в 1978 году до 41% в 1984"8.
Индивидуальный подход
Интересные примеры двух совершенно разных вариантов индивидуального подхода можно обнаружить при анализе работы таких крупных сервисных предприятий, как сеть магазинов Nordstrom Department Stores и сеть гостиниц Ritz-Carlton Hotel Company.
S. Globerson and MJ. Maggard, "A Conceptual Model of Self-Service," International Journal of Production and Operations Management, April 1991, p. 33-43.
В магазинах Nordstrom Department Stores используется относительно свободный процесс, который заключается в налаживании тесной взаимосвязи между отдельным продавцом и конкретным покупателем (согласно сервис-системной матрице этот метод относится к полной индивидуализации обслуживания). Что касается Ritz-Carlton, то там процесс обслуживания идет по строго определенному виртуальному сценарию, и предпочтения постояльцев (клиентов) отслеживаются не служащими, а информационной системой (обслуживание по свободным заявкам). Том Петере так описывает метод сети магазинов Nordstrom.
"Покупатель отдела готовой мужской одежды после нескольких посещений приобрел в одном из магазинов сети костюм, который сидел на нем плохо. В конце концов покупатель написал письмо президенту корпорации, который очень скоро прислал в офис покупателя портного с новым костюмом для подгонки по фигуре. После того как костюм переделали с учетом всех пожеланий клиента, покупка была бесплатно доставлена покупателю.
Этот случай произошел в одном из специализированных розничных магазинов готовой одежды сети Nordstrom, расположенном в Сиэтле, с товарооборотом в 1,3 миллиарда долларов. Продажи на один квадратный метр торгового помещения этой торговой точки в пять раз превышают этот показатель обычного универмага. И знаете, кто получил письмо недовольного покупателя и способствовал такой невероятной (по стандартам других) реакции на него? Не кто иной, как сопредседатель совета директоров корпорации Джон Нордстром.
Работа фирм и людей, обеспечивающих обслуживание на высоком уровне, оплачивается высоко. Так, например, продавцы сети Nordstrom получают в среднем на два доллара в час больше, чем служащие, работающие у ее конкурентов, и плюс еще 6,75% комиссионных. Старший продавец этой сети продает за год товаров более чем на 1 миллион долларов. Nordstrom существует ради своих покупателей и служащих. В единой организационной схеме этой корпорации покупатель стоит на самом верху, а за ним следуют продавцы и вспомогательный торговый персонал. Далее идут менеджеры отделов, затем менеджеры магазинов, и наконец, в самом низу схемы, совет директоров.
Каждый продавец благоговейно относится к своей, как их тут называют, "личной книжке", в которую записывается подробная информация о каждом более или менее постоянном покупателе. Продавцы постарше и поуспешнее других имеют по три-четыре такие, распухшие от сведений, книжки, которые они носят с собой повсюду. Именно этому учит их вице-президент фирмы Бетси Сандерс, которой компания в огромной степени обязана своим успешным выходом на чрезвычайно сложный рынок Южной Калифорнии. Как заявила одна из "восходящих звезд" сети Nordstrom: "Моя цель — приобрести как минимум одного персонального покупателя в день". И вся система сети помогает ему выполнить эту задачу: в его распоряжении практически неограниченный бюджет для рассылки открыток, цветов и благодарностей своим покупателям. Кроме того, он имеет право сопровождать своего клиента из отдела в отдел магазина и помогать выбирать другие покупки.
Система поощряет также вероятно наиболее либеральную в этой и других сферах бизнеса политику возврата товаров: продавцов учат принимать назад абсолютно любые товары, не задавая при этом вопросов. По заявлению г-жи Сандерс, "доверие к покупателю", или, как она постоянно их называет, "к нашим боссам", является основой философии Nordstrom. В одном из интервью Los Angeles Times нынешний президент корпорации Джим Нордстром сказал: "Покупатель может даже вкатить в магазин покрышку Goodyear, это не имеет значения. И если он
скажет, что заплатил за нее 200 долларов, то он тут же получит эти деньги назад наличными". Г-жа Сандерс признает, что было несколько покупателей, которые нещадно "ободрали" некоторые магазины. "Просто оставили нас без штанов", — говорили сотрудники-очевидцы. Однако это с лихвой компенсируется отличной репутацией среди тех 99% с лишним покупателей, которые с удовольствием пользуются преимуществами лозунга "В Nordstrom нет проблем", которого компания придерживается с невероятным усердием и старанием.
Здесь отсутствуют бюрократические преграды на пути качественного обслуживания покупателей. Не в этом ли заключается политика компании? Как объяснила г-жа Сандерс изумленной группе служащих-руководителей из компании Silicon Valley. "Я знаю, что юристов это сводит с ума, но вся наша политика описывается одним предложением: "Всегда ищи в людях лучшее". Один из менеджеров магазина предложил несколько иную интерпрета-
g
цию: "Не жуй на рабочем месте жвачку. И не воруй" .
Подход компании Ritz-Carlton описан в приведенных ниже выдержках из заявки на получение компанией премии Болдриджа и из беседы со Скоттом Лонгом, руководителем отеля Huntington Hotel, в Пасадене, штат Калифорния. Рис. 5.7 наглядно отображает официальную процедуру обслуживания.
На рис. 5.8 представлена схема информационной системы сбора данных о постояльцах отелей. Обратите внимание, что упомянутых три этапа обслуживания также интегрированы в информационную систему регистрации гостей.
"В нашей организации широко распространены и применяются системы для сбора и использования информации о реакции и степени удовлетворения посетителей уровнем обслуживания. Усилия персонала направлены на различные группы посетителей и разные операции.
Наш метод основан на том, что каждый служащий может ежедневно пользоваться системами для сбора и использования информации о качестве обслуживания. Эти системы обеспечивают сотрудников важнейшими и новейшими данными, включая следующие.
1. Электронная информация о предпочтениях постояльцев
2. Количественная информация о бездефектных и безоши
бочных услугах
3. Рекомендации по улучшению качества обслуживания.
Наши автоматизированные системы управления позволяют
получить доступ к электронной информации об индивидуальных предпочтениях посетителей и использовать ее в работе. В сборе и вводе этих данных в систему принимают участие все служащие, и каждый из них может воспользоваться ими при обслуживании конкретного клиента.
Система отчетности о качестве услуг позволяет создавать совокупные базы данных в формате общего отчета. Данные поступают со всех уровней гостиничного хозяйства, из двух десятков разных источников. Создаваемая таким образом информационная база служит инструментом для раннего предупреждения о возможных проблемах и для анализа состояния помещений и оборудования. Служащие используют ее для того, чтобы узнать о возможностях повышения качества обслуживания, информация о которых представлена в виде учебного материала и доступна для любого работника организации".
Источник. Ritz-Carlton Malcolm Baldridge National Quality Award Application Summary, 1993, p. 6.
9 Tom Peters, Quality! (Palo Alto, CA: TPC Communications, 1986), p. 10-12.
|












