Содержание

Введение……………………………………………………………………………….....3

1Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия…….5

1.1 Характеристика предприятия……………………………………………………….5

1.2 Организационная структура управления предприятием и её характеристика…..8

1.3 Описание информационного и технического обеспечения предприятия, используемых функциональных возможностей……………………………………....11

2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации…………………………………………………………………………..12

2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов………………………………………………………………………………..12

2.2 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи…………………………………………………………………………13

2.3 Описание основных свойств ИС для предприятия и выбранного комплекса задач……………………………………………………………………………………..14

2.4 Экономическая сущность комплекса задач……………………………………….15

2.5 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач………………….15

2.6 Сущность задачи…………………………………………………………………...16

3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации…………..18

3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи………………....18

3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи………………………....19

3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи…20

4 Постановка цели и подзадач автоматизации. Критерии достижения цели……….21

4.1 Экономическая сущность задачи……………………………………………….....21

4.2 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи…………...21

4.3 Общая характеристика организации решения подзадач на ЭВМ……………….23

4.4 Формализация расчетов подзадач…………………………………………………24

5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования…………………………………………………………………………27

6 Обоснование проектных решений…………………………………………………..30

6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению…………….30

6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению……….31

6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению…………....32

Заключение……………………………………………………………………………...36

Список использованных источников……………………………………………….…37

Приложение……………………………………………………………………………..38

Введение

Мною была пройдена преддипломная практика в -Сервис».

Целью преддипломной практики является обоснование разработки и разработка проекта автоматизации риэлтерской деятельности -Сервис».

Актуальность работы обусловлена тем, что в современных рыночных условиях эффективная деятельность предприятия предоставляющего услуги возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности предприятия. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, и что самое главное для предприятия работающего в отрасли предоставления услуг – это стать более клиент-ориентированными, перейти к следующей стадии ведения бизнеса – ориентированность на клиента. Польза от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.

Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности агентства недвижимости особо выделяется задача структуризации, хранения и использования предложений рынка недвижимости, как центральной и наиболее трудоемкой части деятельности предприятия. Успешное решение этой задачи является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

Цель исследования – обосновать необходимость разработки и разработать систему автоматизированного учета -Сервис».

Объект исследования – процесс функционирования предприятия, который после исследования формализуется и реализуется в виде автоматизированной информационной системы.

Предмет исследования – предметная область деятельности предприятия, принятый на предприятии стандарт и механизм документооборота, установившаяся система отчетности.

Задачи исследования:

·  Определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе.

·  Анализ существующих разработок для решения поставленной задачи.

1.  Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1 Характеристика предприятия.

1. Полное название: Агентство по сделкам с недвижимостью «Инком-Сервис». Сокращенное название: Агентство по недвижимости «Инком-Сервис».

2. Агентство по недвижимости «Инком-Сервис» зарегистрировано в соответствии с законом Российской Федерации «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

3. Задачи:

·  Предоставление услуг населению по купле - продажи, дарению, другими операциями с недвижимостью в соответствии с рыночным спросом.

·  Помощь при оформлении ипотечного кредитования.

·  Создание доступных сервисов по поиску информации о недвижимости.

·  Оказание полного спектра услуг по инвестированию в недвижимость.

·  Обеспечение стабильности в деятельности предприятия.

4. Цели фирмы:

·  Извлечение прибыли.

·  Становление надежным, добросовестным агентством, оказывающим высококачественные услуги.

·  Привлечение новых клиентов.

·  Расширение территориального охвата деятельности.

1.2.Организационная структура управления предприятием и её

характеристика.

Структура

В агентстве существует элементарная организационная структура, которая отражает двухуровневое разделение, присущее только в маленьких организациях.

Начальник офиса. Руководитель группы риэлторов

Обязанности:

·  Руководство группой риэлторов.

·  Планирование, контроль и отчетность по работе офиса.

·  Контроль хода всех сделок.

·  Обучение риэлторов.

·  Прием и внесение авансов.

Старший юрисконсульт:

Обязанности:

·  Сопровождение сделки

·  Проверка «чистоты» документации

·  Контроль за соответствием законодательству деятельности агентства.

Бухгалтер

Обязанности:

·  составление и сдача отчетов

Риэлтор

Обязанности:

·  Прием звонков

·  Консультации потенциальных клиентов.

·  Заключение агентских договоров в офисе компании и с выездом к клиенту.

·  Подбор квартир по специализированной риэлтерской базе.

·  Показы квартир.

·  Сбор документов

·  Подготовка сделок.

·  Внесение авансов.

Офис менеджер

1.3. Описание информационного и технического обеспечения предприятия, используемых функциональных возможностей.

В рассматриваемом нами субъекте деятельности используется следующее оборудование.

·  7 персональных компьютеров.

·  7 стационарных телефонных аппарата на одной линии.

·  3 принтера.

·  1 факсимильный аппарат.

·  1 копир.

·  1 маршрутизатор для доступа в Интернет.

И следующее программное обеспечение.

·  7 операционных систем Windows XP

·  7 пакетов MS office 2003

·  1 программа бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия 7.7

·  1 программный пакет Гарант.

2.  Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации.

2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов.

В настоящее время коммерческим предприятием приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данном дипломном проекте рассматривается автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

·  бухгалтерский учета на предприятии;

·  учета квартир и домом в аренду и продажу;

·  учета клиентов желающих снять или купить квартиру;

·  учета клиентов которым оказываются иные услуги;

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности агентства недвижимости. Следует отметить, что все задачи в

2.2.Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи.

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов возможно но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций при ведении клиента или объекта недвижимости. Для крупного агентства недвижимости количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о недвижимости и её свойствах, клиентах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например, о квартире в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой выполненной операции риэлтерской деятельности можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитической информации. Ранее, при использовании системы бумажного учета получить информацию о совершенных сделках, проанализировать наиболее востребованные услуги можно было только подняв всю документацию и договора, то теперь это стало гораздо более быстрым и доступным, что позволит лучше оценивать востребованность разных услуг на рынке.

Кроме выше сказанного выделить еще ряд аналитических отчетов, которые можно получить при использовании автоматизированной информационной системы. Ото такие отчеты, анализ состояния рынка недвижимости, анализ предложений рынка недвижимости, колебание стоимости жилья, анализ заключенных услуг.

2.5.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач.

Среди задач автоматизации отдельно следует выделить задачу автоматизации ведения базы недвижимости, а также ведение базы данных клиентов организации.

Накопление данных о клиентах, является очень важной частью автоматизации предприятия которое направлено на обслуживание клиентов, по этой базе можно понять что нужно клиентам в данный момент, даже если мы не можем в данный момент удовлетворить запрос клиента, информация о том что ему нужно поможет в развитии ассортимента услуг нашей компании. База клиентов легко позволит провести исследование с целью лучшего таргетирования своих предложений на рынке. Даст преимущество перед конкурентами у которых отсутствует автоматизация.

Автоматизация базы данных по недвижимости даст возможность быстрее и полнее реагировать на пожелания клиентов, производить сложные выборки и поиски по многочисленным параметрам, что существенно превосходит сложившуюся в данный момент времени ситуацию когда все данных хранятся в текстовых документах формата Microsoft word.

Целью данного дипломного проекта является решение именно задачи автоматизации клиентской базы и базы данных по недвижимости - центральной задачи комплекса задач автоматизации деятельности предприятия.

Комплекс задач автоматизации и место решаемой задачи в этом комплексе представлены на рисунке 2.

3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации.

3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи.

В настоящее время существует очень малое количество автоматизированных информационных систем, осуществляющих решение задачи автоматизации деятельности агентства недвижимости.

Например, система «Идеальный вариант: Недвижимость» в данной системе реализованы следующие возможности

·  Ведение операций "Продажа", "Покупка", "Аренда" и т. д.

·  Учет заявок для продажи и аренды объектов недвижимости любого типа (свыше 100 реквизитов для описания объекта недвижимости)

·  Учет заявок на покупку и съем объектов недвижимости

·  Перекрестный поиск между заявками и описанием объектов недвижимости

·  Учет совершённых и отложенных сделок

·  Создание произвольных форм отчетов

·  Произвольные запросы по любым параметрам

·  Экспорт данных в форматы Excel, txt, csv и xml

·  Обмен данными между удалёнными офисами используя e-mail, ftp или дискету

·  Предоставление клиенту информации в "безопасном" виде (возможность скрывать коммерческую информацию)

·  Слайд-шоу фотографий объектов недвижимости, чертежей и планов в любых форматах (bmp, jpeg, rle, wmf)

·  Управление доступом пользователей к различным режимам и функциям программы

·  Просмотр данных на Вашем вэб-сайте в интернете

·  Поддержка одновременной работы неограниченного числа пользователей

·  Мощная и быстрая база данных

·  Удобный и простой интерфейс

·  Подробная документация, встроенная в программу

4.Постановка цели и подзадач автоматизации. Критерии достижения цели.

4.1.Экономическая сущность задачи.

Экономической сущностью задачи автоматизации риэлтерской деятельности агентства недвижимости «Инком-Сервис» является повышение результативности труда посредством автоматизации рутинной деятельности, а также деятельности которую можно ускорить путем перехода на другую систему.

Вследствие ускорения процесса делопроизводства возможно будет или увеличить количество производимых сделок и тем самым повысить обороты компании а в конечном и итоге и прибыль.

Или если размера рынка(из-за кризиса например) не будет достаточно для того что бы увеличить количество производимых сделок, возможно будет провести сокращение штата для сокращения издержек, что в конечном итоге опять ведет к повышению прибыли.

В случае если сокращение сотрудников не будет одним из вариантов по какой-либо причине то возможно увеличение присутствия агентства недвижимости на рынке прямо не связанном с торговлей недвижимостью, таким как консультационные услуги, помощь в оформлении документов связанных с недвижимостью, ведение ипотечных дел, посредничество при торговле землей и другие услуги хотя бы косвенно связанные и недвижимостью.

Итак в конечном итоге цель данной автоматизации является сокращение издержек на делопроизводство, сокращение затрат и увеличение прибыли. А также по возможность расширение сферы деятельности агентства недвижимости «Инком-Сервис» в других областях.

4.2. Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи.

Целью преддипломной практики является разработка «Автоматизированной системы агентства недвижимости» и создание приложения, реализующего эту систему. Разрабатываемая система должна решать задачу автоматизации работы агентства недвижимости и выполнять следующие функции:

5.Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования.

На данный момент в компании практически не существует хоть какой-нибудь автоматизированной системы, единственное, что применяется из программных средств это входящий в состав офисного пакета Microsoft Office – Microsoft Word. Который используется для хранения всех данных, например таких как сведения о клиентах и сведения о недвижимости с которой идет работа.

Кроме того в работе бухгалтерии используется система 1C Бухгалтерия, но аспект автоматизации бухгалтерского учета не рассматривается в задаче которую решает данный дипломный проект.

Как было замечено раньше для такой задачи как автоматизация деятельности агентства недвижимости существует в принципе не так много разработок.

Из них можно по количеству функций выделить «Идеальный вариант: Недвижимость» имеющий следующие функции и возможности:

·  Ведение операций "Продажа", "Покупка", "Аренда" и т. д.

·  Учет заявок для продажи и аренды объектов недвижимости любого типа (свыше 100 реквизитов для описания объекта недвижимости)

·  Учет заявок на покупку и съем объектов недвижимости

·  Перекрестный поиск между заявками и описанием объектов недвижимости

·  Учет совершённых и отложенных сделок

·  Создание произвольных форм отчетов

·  Произвольные запросы по любым параметрам

·  Экспорт данных в форматы Excel, txt, csv и xml

·  Обмен данными между удалёнными офисами используя e-mail, ftp или дискету

·  Предоставление клиенту информации в "безопасном" виде (возможность скрывать коммерческую информацию)

·  Слайд-шоу фотографий объектов недвижимости, чертежей и планов в любых форматах (bmp, jpeg, rle, wmf)

6.Обоснование проектных решений.

6.1.Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Автоматизированная система агентства недвижимости предназначена для функционирования в операционной системе Windows, поэтому для эффективной работы разрабатываемой системы необходимо обеспечить такие требования к архитектуре и параметрам технических средств, которые позволили бы эффективно функционировать самой операционной системе.

Автоматизированная система агентства недвижимости предназначена для функционирования на компьютере типа IBM PC с техническими характеристиками не менее:

·  процессор – Intel Celeron 2000;

·  оперативная память: 256 Mb;

·  SVGA 8 Mb;

·  жесткий диск, обеспечивающий размещение операционной системы и приложения Microsoft Access 2007. Для размещения разрабатываемой системы требуется 20 Mb свободного места на жестком диске;

·  сетевая карта для подключения к сети.

Для печати отчетов и выходных документов необходим принтер, совместимый с компьютером вышеперечисленной комплектации.

В случае варианта многопользовательской работы с системой понадобится использование одного ПК в качестве файлового сервера для доступа к базе. Целесообразно разместить эту базу данных на сервере, а с клиентских компьютеров осуществлять подключение к ней через протокол smb или через ODBC поверх smb. В качестве сервера может использоваться компьютер типа IBM PC c характеристиками не менее:

·  процессор – Intel Celeron 2000;

·  оперативная память: 256 Mb;

·  SVGA 8 Mb;

·  жесткий диск, обеспечивающий размещение операционной системы и приложения Microsoft Access 2007.

Заключение

В результате прохождения преддипломной практики изучена методика ведения складского учета в -двери».

На основании изученной методики была разработана структура базы данных, необходимая для хранения данных системы. Также была выбрана операционная система, в которой должно будет функционировать разрабатываемое приложение, и выбран язык программирования и система программирования, при помощи которой будет проводиться разработка.

Результатом прохождения практики стало приложение, автоматизирующее процесс складского учета.

В соответствии с описанной методикой тестирования программы результаты проверки показали, что программа работает верно во всех предполагаемых ситуациях, с различными наборами входных данных.

Программа работает в операционной системе Windows 95/98, NT, 2000 , XP и выполнена в среде Borland C++ Builder. Результатами работы программы являются таблицы документов движения по складам и остатков товаров на складах.