Резолюция и виза — это два юридических инструмента, которые используются в различных контекстах, и их назначение, процесс оформления и последствия значительно различаются.

Резолюция — это официальное решение, принятое органом власти, международной организацией, организацией или другим компетентным органом по конкретному вопросу. Резолюция может носить как рекомендательный, так и обязательный характер, в зависимости от ситуации. Например, резолюции могут быть приняты Генеральной Ассамблеей ООН или другими международными органами и касаться множества вопросов, таких как гуманитарные, экономические, политические и экологические проблемы. Резолюция является результатом коллективного обсуждения и направлена на регулирование поведения участников в отношении определённой проблемы или ситуации. При этом она не является непосредственным разрешением на действия, такие как поездки, а скорее является указанием или решением по определённой ситуации.

Виза — это разрешение, выданное государственным органом для въезда, пребывания или транзита через территорию этого государства. Виза представляет собой юридическое основание для иностранного гражданина для того, чтобы попасть на территорию страны, на основе определённых условий (например, целью поездки, сроком пребывания, финансовыми возможностями и т. п.). Виза является документом, который подтверждает, что государство разрешает иностранцу временно находиться на своей территории. Визовый процесс может включать в себя сбор различных документов, подачу заявления, оплату пошлин, собеседования и другие этапы в зависимости от страны.

Основное различие заключается в том, что резолюция — это юридическое решение, касающееся специфической проблемы или ситуации на международном или организационном уровне, в то время как виза — это индивидуальное разрешение для пересечения государственной границы или пребывания в конкретной стране.

Международные стандарты управления документацией ISO

Международные стандарты ISO по управлению документацией играют ключевую роль в системах управления качеством и организации эффективных процессов в компаниях. Эти стандарты обеспечивают унификацию и оптимизацию процессов документации, позволяя организациям соблюдать международные требования и стандарты. Управление документацией, согласно ISO, включает в себя создание, хранение, распределение, модификацию и уничтожение документации в рамках организации.

Основным стандартом, касающимся управления документацией, является ISO 9001:2015. Этот стандарт устанавливает требования к системе управления качеством, включая создание и хранение документов, что помогает организациям систематизировать свои процессы и минимизировать риски, связанные с потерей или некорректным обращением с документацией. Важнейшие элементы стандартов ISO включают следующие аспекты:

  1. Контроль над документами: Согласно ISO, каждый документ должен быть под контролем. Это включает в себя идентификацию документа, его версию, дата создания, а также четкие правила доступа и изменения документа. Важно, чтобы все изменения в документации фиксировались, а старые версии удалялись или архивировались, чтобы избежать использования устаревших данных.

  2. Идентификация и доступность документов: Все документы, которые имеют отношение к процессам качества или производственным стандартам, должны быть легко доступны для всех заинтересованных сторон, но при этом защищены от несанкционированного доступа. Например, компания должна обеспечивать, чтобы сотрудники имели доступ к актуальной документации, в то время как устаревшие версии не должны быть доступны.

  3. Образование и обучение персонала: Важным аспектом управления документацией является обучение сотрудников, чтобы они понимали правила и процедуры работы с документацией. Это минимизирует ошибки и недоразумения, а также повышает эффективность работы организации.

  4. Цикл жизни документации: В рамках стандартов ISO документ должен проходить через несколько этапов — создание, утверждение, распространение, обновление и удаление. Каждый этап должен быть детально прописан, чтобы исключить вероятность ошибок, потерь информации или использования ненадлежащей документации.

  5. Автоматизация и цифровизация: В последние годы важным трендом является внедрение электронных систем управления документацией, таких как Document Management Systems (DMS). Это позволяет упростить хранение и доступ к документам, а также повышает безопасность и уменьшает затраты на бумажное хранилище.

  6. Аудит и проверка соответствия: В рамках стандарта ISO также обязательны регулярные аудиты системы управления документацией. Это помогает выявить недостатки, улучшить процессы и обеспечить соответствие актуальным требованиям законодательства и стандартов качества.

Применение этих стандартов позволяет организациям не только соответствовать международным требованиям, но и обеспечить высокий уровень качества своей продукции или услуг, повысить эффективность внутренней работы и снизить риски.

Проектирование системы документооборота: этапы и особенности

Проектирование системы документооборота — это процесс разработки и внедрения структурированной системы для создания, обработки, хранения, передачи и контроля документов в организации. Цель проектирования — оптимизация документооборота, повышение прозрачности бизнес-процессов, сокращение сроков обработки документов и обеспечение нормативной и правовой соответствия.

Процесс проектирования включает следующие этапы:

  1. Анализ текущего состояния документооборота
    Оценка существующих процессов работы с документами, выявление узких мест, дублирования, несогласованности. Проводится сбор информации о видах документов, маршрутах их движения, участниках процессов, используемых инструментах и технологиях.

  2. Формализация требований
    Определение целей автоматизации документооборота, формулировка функциональных и нефункциональных требований. Учитываются специфика бизнеса, требования безопасности, нормативные и правовые аспекты, интеграция с другими системами (ERP, CRM и др.).

  3. Разработка архитектуры системы
    Проектирование логической и технической архитектуры системы. Определяются модули, функциональные блоки, интерфейсы, схемы взаимодействия пользователей и систем. На этом этапе также выбираются платформы, технологии и программное обеспечение для реализации системы.

  4. Моделирование бизнес-процессов
    Построение диаграмм и моделей процессов, связанных с документооборотом. Определение точек входа и выхода документов, маршрутов согласования, уровней доступа, ролей пользователей. Используются методологии моделирования (например, BPMN, EPC).

  5. Разработка проектной документации
    Подготовка детализированной документации, включающей описание бизнес-процессов, требования к интерфейсам, технические спецификации, план реализации, инструкции для пользователей и администраторов системы.

  6. Реализация и внедрение
    Программная реализация системы документооборота в соответствии с проектной документацией. Настройка, интеграция с другими системами, миграция данных (если необходимо), проведение тестирования и обучение пользователей.

  7. Аудит и оптимизация
    Оценка эффективности внедрённой системы, выявление отклонений от запланированных параметров, настройка и оптимизация процессов. Поддержка и развитие системы в соответствии с изменяющимися требованиями организации и внешней среды.

Проектирование системы документооборота требует междисциплинарного подхода, включая знание нормативных требований, бизнес-анализа, системного проектирования и ИТ-архитектуры.

Процесс согласования документов в организации

Процесс согласования документов представляет собой совокупность действий, направленных на утверждение, проверку, корректировку и одобрение документов внутри организации. Это важный этап в документообороте, позволяющий обеспечить юридическую, финансовую и административную корректность информации, а также синхронизацию действий всех подразделений, вовлеченных в процесс.

Согласование документов начинается с подготовки документа, который может быть проектом контракта, отчета, акта, письма или любого другого официального документа, требующего внутреннего одобрения. После этого документ передается на рассмотрение заинтересованным сторонам, таким как руководители отделов, специалисты, юристы, бухгалтеры и другие ключевые лица, чье мнение необходимо для принятия окончательного решения.

Процесс согласования может включать несколько этапов:

  1. Первоначальная проверка: Ответственные лица или отделы проводят проверку документа на предмет полноты и соответствия внутренним стандартам и нормативам.

  2. Рецензирование и корректировка: В случае необходимости документ дорабатывается, уточняются формулировки, корректируются данные, устраняются ошибки.

  3. Одобрение и утверждение: После внесения всех правок документ передается на финальное утверждение руководителям, которые принимают решение о его окончательной версии.

  4. Заключение и передача: После утверждения документ передается в архив или в другой отдел для дальнейшей работы (например, для подписания контрагентом или для исполнения).

Согласование документов в организации может осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде, что зависит от внутренних процедур и используемых информационных систем. В крупных организациях для оптимизации процесса часто используются электронные системы документооборота, которые автоматизируют процесс согласования и обеспечивают быстрый доступ к информации.

Процесс согласования является обязательной процедурой, обеспечивающей контроль качества, правовую безопасность и прозрачность работы компании. Согласование также помогает уменьшить риск ошибок, недоразумений или нарушений законодательства, повысить эффективность взаимодействия между различными подразделениями и ускорить принятие решений.

Виды подписей в электронном документообороте

В электронном документообороте существует несколько видов подписей, которые различаются по способу создания, юридической значимости и уровню защищенности. К основным видам подписей относятся:

  1. Электронная подпись (ЭП) – это общепринятая форма подписи, используемая для идентификации личности подписавшего документа. Электронная подпись может быть простой или усиленной в зависимости от ее защиты и уровня безопасности. Она не требует использования специальных ключей, но ее юридическая сила в случае спора может быть ограничена.

  2. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – наиболее защищенный вид электронной подписи, который используется для подписания документов в рамках государственной и коммерческой деятельности. УКЭП создается с использованием закрытого ключа, хранящегося на квалифицированном носителе (например, USB-токене или смарт-карте), что обеспечивает высокий уровень защиты и подтверждения подлинности подписи. Для ее использования требуется наличие квалифицированного сертификата.

  3. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – аналогична квалифицированной, но не обладает юридической силой на уровне квалифицированной подписи. Используется для внутренней документации организаций, а также в тех случаях, когда требования законодательства не обязывают к использованию УКЭП. Этот вид подписи не требует специальных сертификаций, но может быть настроен с использованием защищенных каналов связи.

  4. Простая электронная подпись (ПЭП) – самый простой вид подписи, который часто используется для неофициальных и внутренних документов. ПЭП может быть в виде пароля, PIN-кода или других способов идентификации, и не обладает значительной юридической силой. Важно, что простая электронная подпись может не подтверждать полномочия подписавшего в случае необходимости юридического подтверждения.

  5. Подпись с использованием биометрии – относительно новый метод, который использует биометрические данные (например, отпечатки пальцев, распознавание лица или радужной оболочки глаза) для подтверждения личности подписавшего. Этот метод активно используется в некоторых странах, где существуют технологии для точного и безопасного идентифицирования личности.

  6. Цифровая подпись – разновидность усиленной квалифицированной подписи, где используется криптографическая защита с открытым и закрытым ключом. Такой способ позволяет не только удостоверить личность подписавшего, но и проверять целостность данных, исключая возможность их изменения после подписания.

  7. Подпись с использованием многофакторной аутентификации (МФА) – это способ подтверждения личности, который сочетает несколько методов аутентификации, таких как пароли, одноразовые коды, биометрия, смарт-карты. Этот метод широко используется для повышения безопасности подписания документов, особенно в крупных компаниях и в юридической практике.

Этапы составления служебного документа

  1. Определение цели документа
    На начальном этапе формулируется основная цель составления документа. Необходимо четко понимать, какая задача решается: информирование, запрос, предложение, отчет, распоряжение и т.д.

  2. Сбор и анализ информации
    Осуществляется сбор всех необходимых данных, фактов, нормативных актов и других источников, необходимых для обоснования содержания документа. Важно обеспечить полноту и достоверность информации.

  3. Определение адресата
    Устанавливается, кому адресован документ: конкретному должностному лицу, подразделению или организации. Это влияет на стиль и содержание документа.

  4. Выбор формы и структуры
    Определяется вид служебного документа (служебная записка, докладная, объяснительная, акт, приказ и т.п.) и его стандартная структура. Структура, как правило, включает:

    • заголовок;

    • адресат;

    • вводную часть (обоснование причины написания);

    • основную часть (основное сообщение или предложение);

    • заключение (выводы, просьбы, предложения);

    • подпись составителя и дату.

  5. Составление текста
    Пишется текст в деловом стиле с соблюдением требований официально-деловой лексики. Излагается кратко, ясно, логично, без лишних эмоциональных формулировок. Соблюдаются нормы орфографии, пунктуации, грамматики и стиля.

  6. Редактирование и согласование
    Текст вычитывается на предмет ошибок, неясностей и неточностей. При необходимости документ согласуется с другими подразделениями или должностными лицами, заинтересованными в его содержании.

  7. Оформление по стандарту
    Документ оформляется в соответствии с требованиями делопроизводства: соблюдение шаблонов, бланков, полей, шрифта, реквизитов (дата, номер, гриф согласования, подпись и пр.).

  8. Регистрация документа
    После окончательного оформления документ регистрируется в системе делопроизводства (журнал, электронная система). Присваивается регистрационный номер и дата.

  9. Направление адресату
    Документ направляется адресату в установленной форме — на бумажном носителе или в электронном виде, с соблюдением сроков и порядка доставки.

  10. Хранение и контроль исполнения
    Осуществляется хранение копии документа в архиве организации. При необходимости ведётся контроль за исполнением содержащихся в нём распоряжений или предложений.

Особенности документооборота в сфере здравоохранения

Документооборот в сфере здравоохранения имеет ряд специфических особенностей, обусловленных высокой степенью регламентации, требованиями к защите персональных данных и необходимостью обеспечения непрерывности и качества медицинской помощи.

  1. Нормативное регулирование
    Документооборот в медицинских учреждениях строго регулируется законодательством, включая федеральные законы, приказы Минздрава, санитарные правила и иные нормативные акты. Основными документами являются: Федеральный закон №?323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», закон №?152-ФЗ «О персональных данных», а также приказы по ведению медицинской документации (например, Приказ Минздрава №?972н).

  2. Виды медицинской документации
    Документооборот охватывает широкий спектр документации, включая:

  • Первичную медицинскую документацию (амбулаторные карты, истории болезни, листы назначений, протоколы операций и др.).

  • Статистическую документацию (отчеты о заболеваемости, диспансеризации, смертности).

  • Организационно-распорядительные документы (приказы, инструкции, должностные регламенты).

  • Финансово-экономические документы (сметы, счета, акты выполненных работ и услуг).

  • Электронную медицинскую документацию (ЭМК, электронные рецепты, телемедицинские заключения).

  1. Требования к оформлению и хранению
    Документы должны оформляться в соответствии с установленными требованиями, включая наличие обязательных реквизитов, подписей, печатей. Хранение медицинской документации регулируется сроками согласно Приказу Минкультуры РФ №?558 и нормативам Росархива. Некоторые виды документов подлежат хранению в течение всей жизни пациента или не менее 25 лет.

  2. Конфиденциальность и защита данных
    Все медицинские документы содержат персональные и часто — чувствительные персональные данные. Установлены строгие требования к доступу, передаче и защите информации. Используются технологии шифрования, идентификации и аутентификации пользователей, электронные подписи. Нарушение правил обработки персональных данных влечёт юридическую ответственность.

  3. Переход на электронный документооборот
    В последние годы активно внедряется электронный документооборот (ЭДО) в медицинских организациях. ЭМК формируются в информационных системах, интегрированных с ЕГИСЗ (Единой государственной информационной системой в сфере здравоохранения). Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, при условии соблюдения всех нормативных требований.

  4. Особенности документооборота при взаимодействии с внешними организациями
    Медицинские организации обязаны предоставлять документы по запросу контролирующих органов (Росздравнадзор, страховые компании, прокуратура). Также осуществляется обмен данными с другими медицинскими учреждениями при переводе пациента, а также в рамках межведомственного взаимодействия (например, с Пенсионным фондом, ФСС).

  5. Ответственность за ведение документооборота
    Ответственность за соблюдение правил ведения, хранения и передачи документации несут как руководители учреждений, так и должностные лица (врачи, медсёстры, специалисты по медицинской статистике, архивариусы). Нарушения могут повлечь дисциплинарную, административную или уголовную ответственность.

Типы документооборота в зависимости от формы документов

Документооборот в организациях классифицируется по различным признакам, одним из которых является форма документов. В зависимости от этого различают несколько типов документооборота.

  1. Бумажный документооборот
    Этот тип документооборота включает все этапы работы с бумажными документами: от их создания, регистрации, распределения и хранения до архивации. Используется для организации внутреннего документооборота, а также для взаимодействия с внешними контрагентами. Такой документооборот требует значительных затрат на хранение и обработку, однако сохраняет юридическую силу в случае необходимости подтверждения фактов.

  2. Электронный документооборот
    Электронный документооборот включает работу с документами, которые создаются, передаются и хранятся в цифровом виде. Это может быть как обмен документами через электронную почту, так и использование специализированных систем для документооборота, например, системы электронного документооборота (СЭД). Электронный документооборот сокращает сроки обработки, уменьшает затраты на хранение и повышает эффективность управления информацией.

  3. Цифровой документооборот с использованием ЭЦП
    Цифровой документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) предполагает создание, передачу и подписание документов в электронной форме с обязательной аутентификацией подписи. ЭЦП используется для обеспечения юридической силы документов, аналогичной подписи на бумажных носителях. Такой тип документооборота широко применяется в бухгалтерии, финансовых учреждениях и государственных структурах.

  4. Гибридный документооборот
    Гибридный документооборот представляет собой сочетание бумажных и электронных документов в процессе их обмена и хранения. Такой подход используется, когда организации постепенно переходят на электронный документооборот или сохраняют бумажную документацию по юридическим или организационным причинам. В гибридном документообороте важно обеспечить эффективное взаимодействие между электронными и бумажными документами.

  5. Автоматизированный документооборот
    Автоматизированный документооборот включает использование различных программных решений для обработки, хранения и маршрутизации документов. В рамках этого типа документооборота системы автоматически генерируют, регистрируют, отслеживают и хранят документы. Использование таких решений позволяет ускорить процессы, повысить точность и минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором.

  6. Документооборот с использованием облачных технологий
    Этот тип документооборота основывается на использовании облачных сервисов для создания, хранения и обмена документами. Облачные технологии позволяют повысить доступность документов для пользователей, уменьшить затраты на инфраструктуру и обеспечить возможность работы с документами в любой точке мира. Также они обеспечивают высокий уровень безопасности и защиту данных.

  7. Корпоративный документооборот
    Корпоративный документооборот ориентирован на организацию работы с документами внутри компании. Это включает все этапы документооборота от создания документа до его архивирования. Используемые в этом случае системы обычно имеют широкие функциональные возможности для автоматизации процессов, контроля версий и выполнения различных задач по маршрутизации документов.

  8. Интерфейсный документооборот
    Интерфейсный документооборот — это обмен документами между различными информационными системами, когда требуется интеграция различных платформ для передачи данных и документации. Используется в крупных компаниях с разветвленной IT-инфраструктурой и в проектах, где существует необходимость синхронизации разных систем.

Изменения в нормативных актах РФ, требующие изменений в документообороте

Изменения в нормативных актах Российской Федерации, как на уровне федеральных законов, так и подзаконных актов, оказывают значительное влияние на систему документооборота в организациях. Эти изменения касаются как формата документов, так и способов их подписания, хранения и передачи. Основные изменения, требующие пересмотра существующих процессов документооборота, включают следующие:

  1. Цифровизация и электронные документы
    В последние годы существенно увеличилась роль электронных документов. Принятые изменения в законодательстве, такие как Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также поправки в Гражданский кодекс, расширяют использование электронных документов и их юридическую силу. Это требует корректировки в системах документооборота, включая внедрение технологий для безопасного подписания и передачи документов, а также изменения в процессе их архивирования.

  2. Изменения в правилах хранения и учета документов
    В 2020 году был принят новый федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязал организации использовать электронные средства для ведения бухгалтерского учета и учета первичных документов. Также актуализированы требования к срокам хранения документов и методам их уничтожения, что предполагает необходимость корректировки политики документооборота на предприятиях, а также внедрения новых технологических решений для архивирования и доступа.

  3. Интеграция с государственными информационными системами
    В последние годы в РФ активно развивается интеграция организаций с государственными информационными системами, такими как Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги), Федеральная налоговая служба (ФНС), а также система электронных торгов. Изменения в законодательстве, касающиеся обязательной подачи отчетности в электронном виде, например, по НДС, требуют обновления документооборота в части автоматизации процессов передачи данных в эти системы.

  4. Изменения в трудовом законодательстве
    Федеральный закон № 378-ФЗ от 3 июля 2019 года «О трудовых отношениях в Российской Федерации» изменил подход к оформлению трудовых книжек, введя обязательное ведение электронных трудовых книжек с 2020 года. Эти изменения требуют пересмотра документооборота на уровне кадрового учета, что влечет за собой необходимость использования новых программных продуктов для работы с электронными трудовыми книжками и защиты персональных данных.

  5. Повышенные требования к защите персональных данных
    С принятием закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и его последующих изменений в 2021 году, требования к защите персональных данных стали более жесткими. Компании обязаны внедрять систему контроля за обработкой персональных данных, а также корректировать документооборот в части подписания соглашений о конфиденциальности и использования персональных данных. Это требует создания и внедрения электронных систем, обеспечивающих безопасность документооборота.

  6. Изменения в нормативных актах в сфере безопасности и защиты информации
    Внесенные изменения в Федеральный закон № 187-ФЗ «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации» также требуют пересмотра политики документооборота в части хранения и защиты информации, которая может относиться к категории критической. Организации обязаны следовать требованиям безопасности при обработке и передаче данных, что влечет за собой необходимость внедрения дополнительных уровней защиты в системе документооборота.

Изменения в законодательстве России требуют значительных корректировок в документообороте на всех уровнях организации — от применения электронных подписей до обеспечения защиты персональных данных и интеграции с государственными системами. Компании обязаны оперативно адаптировать свои внутренние процессы, внедрять новые технологии и следовать актуализированным требованиям для соблюдения законодательства.