ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ЗАГРАНИЧНЫХ КОМАНДИРОВОК
СОТРУДНИКОВ И ПРИ ПРИЁМЕ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН (ДЕЛЕГАЦИЙ)
В БАЛТИЙСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АКАДЕМИИ
РЫБОПРОМЫСЛОВОГО ФЛОТА
(в соответствии с п. 6.5. Руководства по экспортному контролю,
утверждённого начальником академии 18 сентября 2013 года)
Порядок оформления документов
для заграничных (СНГ, дальнее зарубежье) командировок
сотрудников Академии без вывоза товаров и технологий
1. Руководитель структурного подразделения Академии, планирующий командировку сотрудника (далее по тексту – Руководитель), заблаговременно организует подготовку следующих документов:
рапорт на командировку (приложение 1) (далее по тексту – Рапорт);
служебное задание для направления в командировку (унифицированная форма № Т-10а, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1).
2. Командируемый сотрудник:
1) представляет Рапорт в бухгалтерию Академии для согласования;
2) не менее чем за десять рабочих дней до планируемой даты убытия в командировку представляет Рапорт для согласования:
уполномоченному по ЭК;
ответственному за ЭК (по кругу ведения).
3. Уполномоченный по ЭК рассматривает Рапорт, визирует его.
4. Ответственный за ЭК рассматривает Рапорт, визирует его.
5. Командируемый сотрудник представляет служебное задание для направления в командировку, согласованный Рапорт в отдел делопроизводства для доклада начальнику Академии.
6. Начальник отдела делопроизводства учитывает командировку в журнале регистрации загранкомандировок сотрудников Академии;
7. В соответствии с решением начальника Академии отдел кадров готовит приказ о направлении сотрудника в командировку.
8. Сотрудник в течение трёх рабочих дней по прибытии из командировки:
составляет отчёт о выполнении задания (раздел 12 служебного задания для направления в командировку (унифицированная форма № Т-10а);
представляет отчёт Руководителю для оформления заключения;
сдаёт отчёт и документы, подтверждающие командировочные расходы, в бухгалтерию.
9. Главный бухгалтер:
организует проверку представленных документов;
по окончании проверки организует передачу отчёта и прилагаемых к нему документов в отдел делопроизводства для утверждения начальником Академии.
10. Начальник отдела делопроизводства:
передаёт утверждённый отчёт и прилагаемые к нему документы в бухгалтерию;
вносит отметку в журнал регистрации загранкомандировок о сдаче отчёта;
копию отчёта передаёт уполномоченному по ЭК.
Порядок оформления документов
для заграничных (СНГ, дальнее зарубежье) командировок
сотрудников Академии с вывозом товаров и технологий
1. Руководитель структурного подразделения Академии, планирующий командировку сотрудника (далее по тексту – Руководитель):
1) за 50 суток до планируемой даты убытия в командировку организует проведение идентификационной экспертизы товаров и технологий, вывозимых за границу, экспертом по ЭК структурного подразделения;
2) за 45 суток до планируемой даты убытия в командировку организует подготовку следующих документов:
рапорт на командировку (приложение 1) (далее по тексту – Рапорт);
план командировки (приложение 2) (далее по тексту – План);
служебное задание для направления в командировку (унифицированная форма № Т-10а, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1).
2. Эксперт по ЭК:
проводит установленным порядком идентификационную экспертизу товаров и технологий, вывозимых за границу;
по результатам экспертизы составляет акт.
3. Командируемый сотрудник:
1) представляет рапорт на командировку в бухгалтерию Академии для согласования;
2) не менее чем за 40 суток до планируемой даты убытия в командировку представляет Рапорт, План и прилагаемые к нему документы для согласования уполномоченному по ЭК.
4. Уполномоченный по ЭК:
рассматривает представленные документы;
визирует документы;
передаёт их секретарю комиссии по ЭК Академии (далее по тексту – Секретарь, Комиссия).
5. Секретарь рассматривает документы и готовит предложение председателю Комиссии (далее по тексту – Председатель) по их согласованию при условии, что:
представлены положительное заключение акта экспертизы и рапорт о направлении сотрудника в загранкомандировку с вывозом товаров и технологий;
представлены отрицательное заключение акта экспертизы и ходатайство руководителя структурного подразделения Академии об отказе в направлении сотрудника в загранкомандировку с вывозом товаров и технологий.
При других условиях Секретарь готовит предложение Председателю о рассмотрении документов на заседании Комиссии.
6. Председатель, после рассмотрения предложений Секретаря, визирует Рапорт или назначает заседание Комиссии.
7. Комиссия рассматривает представленные документы на своём заседании в соответствии с Положением о комиссии по экспортному контролю Академии.
8. На основании решения Комиссии о возможности вывоза товаров и технологий Председатель визирует Рапорт.
Секретарь передаёт документы уполномоченному по ЭК.
Уполномоченный по ЭК передаёт документы командируемому сотруднику.
В случае если Комиссией принято решение о невозможности вывоза товаров и технологий, дальнейшее оформление заграничной командировки приостанавливается до получения необходимых лицензий или разрешений.
9. Командируемый сотрудник представляет служебное задание для направления в командировку, согласованный Рапорт, План с прилагаемыми к нему документами в отдел делопроизводства для доклада начальнику Академии.
Начальник отдела делопроизводства учитывает командировку в журнале регистрации загранкомандировок сотрудников Академии.
10. В соответствии с решением начальника Академии отдел кадров готовит приказ о направлении сотрудника в командировку.
11. Сотрудник в течение трёх рабочих дней по прибытии из командировки:
составляет отчёт о выполнении задания (раздел 12 служебного задания для направления в командировку (унифицированная форма № Т-10а);
представляет отчёт Руководителю для оформления заключения;
сдаёт отчёт и документы, подтверждающие командировочные расходы, в бухгалтерию.
12. Главный бухгалтер:
организует проверку представленных документов;
по окончании проверки организует передачу отчёта и прилагаемых к нему документов в отдел делопроизводства для утверждения начальником Академии.
13. Начальник отдела делопроизводства:
передаёт утверждённый отчёт и прилагаемые к нему документы в бухгалтерию;
вносит отметку в журнал регистрации загранкомандировок о сдаче отчёта;
копию отчёта передаёт уполномоченному по ЭК.
14. Уполномоченный по ЭК анализирует содержание отчёта, при необходимости инициирует его рассмотрение на заседании Комиссии.
15. Оформление документов для заграничных командировок сотрудников Академии, осведомлённых в сведениях, составляющих государственную тайну, производится в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утверждённой постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 3-1.
Порядок оформления документов
при приёме в Академии иностранных граждан (делегаций)
без передачи товаров и технологий
1. Руководитель структурного подразделения Академии, планирующий приём иностранных граждан или делегаций (далее по тексту – Руководитель), заблаговременно организует подготовку следующих документов:
рапорт по приёму иностранных граждан или делегаций (приложение 3) (далее по тексту – Рапорт);
программа приёма иностранных граждан или делегаций (приложение 4) (далее по тексту – Программа).
2. Ответственный за приём:
1) не менее чем за семь рабочих дней до планируемой даты приёма иностранных граждан или делегаций представляет Рапорт и Программу для согласования:
инженеру по режиму и спецработе;
в управление международного сотрудничества;
уполномоченному по ЭК;
ответственному за ЭК (по кругу ведения).
3. Начальник управления международного сотрудничества:
рассматривает представленные документы;
производит их регистрацию в журнале учёта приёма иностранных граждан в Академии;
визирует представленные документы.
4. Уполномоченный по ЭК рассматривает представленные документы и визирует их.
5. Ответственный за ЭК рассматривает представленные документы и визирует их.
6. Ответственный за приём представляет согласованные Рапорт и Программу в отдел делопроизводства для доклада начальнику Академии.
7. Начальник Академии рассматривает документы и принимает по ним решение.
8. Ответственный за отчёт по приёму в течение трёх рабочих дней по завершении приёма:
составляет отчёт (приложение 5);
представляет отчёт инженеру по режиму и спецработе, в управление международного сотрудничества для согласования;
представляет согласованный отчёт в отдел делопроизводства для утверждения начальником Академии;
сдаёт утверждённый отчёт в управление международного сотрудничества, копию отчёта сдаёт уполномоченному по ЭК.
9. Начальник управления международного сотрудничества регистрирует отчёт о приёме в журнале учёта приёма иностранных граждан.
10. Документы, подтверждающие расходы в ходе приёма иностранных граждан и делегаций, сдаются установленным порядком в бухгалтерию в течение трёх рабочих дней по окончании приёма.
Порядок оформления документов
при приёме в Академии иностранных граждан (делегаций)
с передачей товаров и технологий
1. Руководитель структурного подразделения Академии, планирующий приём иностранных граждан или делегаций (далее по тексту – Руководитель):
1) за 40 суток до планируемой даты приёма иностранных граждан или делегаций назначает ответственных за приём и отчёт по приёму, организует проведение идентификационной экспертизы передаваемых товаров и технологий экспертом по ЭК структурного подразделения;
2) за 35 суток до планируемой даты приёма иностранных граждан или делегаций организует подготовку следующих документов:
рапорт по приёму иностранных граждан или делегаций (приложение 3) (далее по тексту – Рапорт);
программа приёма иностранных граждан или делегаций (приложение 4) (далее по тексту – Программа).
2. Эксперт по ЭК:
проводит установленным порядком идентификационную экспертизу товаров и технологий, планируемых к передаче;
по результатам экспертизы составляет акт.
3. Ответственный за приём:
1) не менее чем за 30 суток до планируемой даты приёма иностранных граждан или делегаций представляет Рапорт, Программу и прилагаемые к ней документы для согласования:
инженеру по режиму и спецработе;
в управление международного сотрудничества;
уполномоченному по ЭК.
4. Начальник управления международного сотрудничества:
рассматривает представленные документы;
производит их регистрацию в журнале учёта приёма иностранных граждан в Академии;
визирует представленные документы.
5. Уполномоченный по ЭК:
рассматривает представленные документы;
визирует документы;
передаёт их секретарю комиссии по ЭК Академии (далее по тексту – Секретарь, Комиссия).
6. Секретарь рассматривает документы и готовит предложение председателю Комиссии (далее по тексту – Председатель) по их согласованию при условии, что:
представлены положительное заключение акта экспертизы и рапорт по приёму иностранных граждан (делегаций) с передачей товаров и технологий;
представлены отрицательное заключение акта экспертизы и ходатайство руководителя структурного подразделения Академии об отказе в приёме иностранных граждан (делегаций) с передачей товаров и технологий.
При других условиях Секретарь готовит предложение Председателю о рассмотрении документов на заседании Комиссии.
7. Председатель, после рассмотрения предложений Секретаря, визирует Рапорт и Программу, или назначает заседание Комиссии.
8. Комиссия рассматривает представленные документы на своём заседании в соответствии с Положением о комиссии по экспортному контролю Академии.
9. На основании решения Комиссии о возможности передачи товаров и технологий Председатель визирует Рапорт и Программу.
Секретарь передаёт документы уполномоченному по ЭК.
Уполномоченный по ЭК передаёт документы ответственному за приём.
В случае если Комиссией принято решение о невозможности передачи товаров и технологий, дальнейшее оформление документов по приёму иностранных граждан или делегаций приостанавливается до получения необходимых лицензий или разрешений.
10. Ответственный за приём представляет согласованные Рапорт, Программу и прилагаемые к ней документы в отдел делопроизводства для доклада начальнику Академии.
11. Начальник Академии рассматривает документы и принимает по ним решение.
12. Ответственный за отчёт по приёму в течение трёх рабочих дней по завершении приёма:
составляет отчёт (приложение 5);
представляет отчёт инженеру по режиму и спецработе, в управление международного сотрудничества для согласования;
представляет согласованный отчёт в отдел делопроизводства для утверждения начальником Академии;
сдаёт утверждённый отчёт в управление международного сотрудничества, копию отчёта сдаёт уполномоченному по ЭК.
13. Начальник управления международного сотрудничества регистрирует отчёт о приёме в журнале учёта приёма иностранных граждан.
14. Документы, подтверждающие расходы в ходе приёма иностранных граждан и делегаций, сдаются установленным порядком в бухгалтерию в течение трёх рабочих дней по окончании приёма.
Приложение 1
Макет рапорта
о направлении сотрудника в заграничную командировку
__________________________________________________________________________________
Начальнику Академии
Рапорт
Прошу Вас командировать меня,
(Фамилия, Имя, Отчество)
(должность, кафедра, др. структурное подразделение)
Страна, город командирования
Срок командирования
Организация
Цель командировки и краткое обоснование её необходимости
Указать, планируется ли передача принимающей стороне каких-либо материалов. Если планируется, то указать, содержатся ли в передаваемых материалах контролируемые товары и технологии.
Расчёт командировочных расходов:
- проезд
- суточные
- проживание
- прочие расходы
Отчет о командировке будет представлен в трехдневный срок по прибытии из командировки.
Командируемый ________________ «___» _____________ 20__ г.
(подпись)
Согласовано:
Ответственный за ЭК (по кругу ведения)
(Председатель комиссии по ЭК)
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Уполномоченный по ЭК
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Главный бухгалтер____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Руководитель структурного подразделения
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Приложение 2
Макет плана
проведения командировки сотрудника структурного подразделения Академии
ПЛАН
проведения командировки сотрудника структурного подразделения Академии
(должность, Фамилия, Имя, Отчество)
(подразделение)
Страна командирования
Принимающая организация
Цель командирования
Планируемые дата и срок пребывания
Указать, планируется ли передача принимающей стороне каких-либо материалов. Если планируется, то указать перечень материалов, содержатся ли в передаваемых материалах контролируемые товары и технологии.
Руководство структурного подразделения и командируемый ознакомлены с ответственностью за нарушение законодательства Российской Федерации по экспортному контролю.
Приложение: 1.Копии материалов, которые планируется передать:
_________________________________________________________
(перечисляются: название документов на бумажном носителе, название документов
на электронном носителе и название файла, других материалов)
2. Акт ________________________________________________
(указывается название, дата и № акта экспертизы)
Командируемый
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Заведующий кафедрой
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Контактный телефон подразделения: _______________________
Контактный телефон уполномоченного по ЭК _______________________
Приложение 3
Макет рапорта
о приёме иностранных граждан (делегаций)
__________________________________________________________________________________
Начальнику Академии
Рапорт
Прошу Вас разрешить прием иностранных граждан (иностранной делегации) на территории Академии.
1. Цель приема
2. Дата (срок) приема
3. Место приема
4. Паспортные данные приглашенных граждан и сведения об организациях, которые они представляют:
1)
2)
3)
5. Характер информации, с которой предполагается ознакомить приглашенных граждан:
Указать, планируется ли передача каких-либо материалов. Если планируется, то указать, содержатся ли в передаваемых материалах контролируемые товары и технологии.
6. В приеме участвуют:
7. Ответственный за прием:
Указать, что отчет о проведении приёма будет представлен в трехдневный срок по его окончании в управление международного сотрудничества и уполномоченному по экспортному контролю.
Руководитель структурного подразделения
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Согласовано:
Ответственный за ЭК (по кругу ведения)
(Председатель комиссии по ЭК)
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Уполномоченный по ЭК
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Начальник УМС ____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Инженер по режиму
и спецработе
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Приложение 4
Макет программы
приёма иностранных граждан (делегаций) в Академии
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Академии
_________________
«___» __________________ 20___г.
Программа
приема иностранных граждан
1. Паспортные данные приглашенных граждан и сведения об организациях, которых они представляют:
1)
2)
3)
4)
2. Инициатор встречи:
3. Цель приема:
4. Основание для приема:
5. Дата (сроки) приема:
6. Место приема:
7. Характер информации, с которой предполагается ознакомить приглашенных граждан:
Указать, планируется ли передача каких-либо материалов. Если планируется, то указать, содержатся ли в передаваемых материалах контролируемые товары и технологии.
8. Источники финансирования:
9. Условия приема:
- проживание:
- транспорт:
- культурная программа:
10. В приеме участвуют:
11. Обеспечение:
от органов ЭК:
переводчик:
сопровождающий:
Ответственные:
- за прием:
- за отчет по приему:
Приложение: 1.Копии материалов, которые планируется передать:
(перечисляются: названия документов на бумажном носителе, названия документов на электронном носителе
и название файла, других материалов)
2. Акт
(указывается название, дата и № акта экспертизы)
3. План приёма иностранных граждан.
Руководитель структурного подразделения
____________ ______________
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Согласовано:
Ответственный за ЭК (по кругу ведения)
(Председатель комиссии по ЭК)
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Уполномоченный по ЭК
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Начальник УМС ____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Контактный телефон ответственного за приём: _______________________
Контактный телефон уполномоченного по ЭК _______________________
Примечание: 1. При передаче материалов на иностранном языке их точные переводы прилагаются к Программе.
2. План приёма иностранных граждан составляется при необходимости, форма плана определяется управлением международного сотрудничества.
Приложение 5
В соответствии с п. п. 142, 143
Инструкции по режиму секретности в РФ
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Академии
_________________
«___» __________________ 20___г.
Отчёт
о проведении приёма иностранных граждан
(Фамилия, Имя, Отчество, должность лица, ведущего беседу от имени российской организации)
(Фамилия, Имя и должность иностранного гражданина)
Встреча состоялась:
(место проведения встречи и дата)
Продолжительность встречи: с _________ часов до _________ часов.
На встрече присутствовали
с российской стороны:
(Фамилия, Имя, Отчество участников приема)
с зарубежной стороны:
(Фамилия, инициалы участников встречи)
Беседа велась на языке.
Краткое содержание беседы:
Руководитель структурного подразделения
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Согласовано:
Начальник управления
международного сотрудничества
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
Инженер по режиму
и спецработе
____________ ______________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись) (Фамилия, инициалы)
