Планирование, учет, отчетность, критерии эффективности

Министерство культуры Свердловской области

Свердловский государственный областной

Дворец народного творчества

ПЛАНИРОВАНИЕ, УЧЕТ, ОТЧЕТНОСТЬ,

КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

методические рекомендации

Екатеринбург

2007

ББК 77. 02

П 37

ПЛАНИРОВАНИЕ, УЧЕТ, ОТЧЕТНОСТЬ, КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ. Методические рекомендации: Сб.– Екатеринбург: СГОДНТ, 2007 г., 24 стр.

* * *

Составители: ,

Оформление, верстка,

оригинал-макет

Редактор - корректор

Отв. за редакцию

Ответственная за выпуск

ã СГОДНТ, 2007

СОДЕРЖАНИЕ

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ – ОСНОВА ПЛАНИРОВАНИЯ

КУЛЬТУРНО-ДОСУГОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Единственной преградой

осуществлению наших планов

на завтра могут быть наши сегодняшние сомнения.

Ф. Рузвельт

Целеполагание занимает важное место в трудовой жизни любого человека. Если вы посетите Библиотеку конгресса в Вашингтоне, ваше внимание привлекут слова американского поэта Попа, начертанные на ее потолке: «Порядок – первый закон небес». Порядок также должен быть первым законом и в трудовой деятельности. Люди не умирают от бесполезной работы. Люди умирают от бессмысленной траты сил. Поэтому важно выполнять дела в порядке их важности. И даже приблизительное планирование очередности дел бесконечно полезнее, чем импровизация по ходу действий. Эти правила должны стать главными для планирования деятельности любого человека.

И, конечно же, планирование занимает важное место и в культурно – досуговой деятельности, так как предопределяет ее направление и содержание на определенный период. Более того, финансирование, материальное и прочее обеспечение даются под конкретное планирование. Содержанием запланированной деятельности и возможностями ее обеспечения определяется тип организационной структуры КДУ, а значит и соответствующие требования к персоналу. В зависимости от этих требований – способы подбора, расстановки и дальнейшей работы с кадрами, определяющими, в свою очередь, характер и способы учета и контроля.

Планирование (определение целей и путей их достижения) включает в себя:

-  содержание деятельности (перечень программ, проектов);

-  финансирование и другое обеспечение (сметы);

-  организационную структуру (отделы, службы, сектора и т. д.);

-  требования к персоналу (должностные инструкции);

-  подбор, расстановку, стимулирование кадров;

-  систему учета, отчетности и контроля.

Планы, разрабатываемые и используемые в сфере культуры, различаются содержанием планируемой деятельности, и сроками, на которые они рассчитаны. Виды планов различаются в зависимости от уровня принятия планового решения и от степени директивности

Виды планов в сфере культуры в зависимости от сроков

-  Перспективные

-  Текущие

Перспективные планы могут быть среднесрочные и долгострчные.

Среднесрочные планы разрабатывают на период от года до пяти лет. Отличаются большой детализацией

Долгосрочные планы разрабатывают на период более пяти лет. В сфере культуры их разрабатывают на федеральном и региональном уровнях.

Текущие планы могут быть краткосрочными и оперативными.

Краткосрочные планы разрабатывают на период до одного года включительно. В них конкретизируются задания перспективных планов на текущий год, месяц. Часто эти планы называют планами текущей работы.

Оперативные планы разрабатываются на декаду, неделю, день.

Бизнес-план – это программа реализации конкретного проекта. Бизнес-план, в случае его одобрения, дает возможность получить начальный капитал.

Виды планов в зависимости от степени директивности (т. е. от обязательности выполнения):

-  ПРОГНОЗНЫЕ (выражают некоторые ориентировочные представления о планируемом периоде). Представляют собой выявление наиболее вероятных тенденций развития сферы, сети, КДУ. Они являются теоретической предпосылкой принятия конкретных плановых решений директивного и рекомендательного характера.

-  ДИРЕКТИВНЫЕ (планы, подлежащие обязательному выполнению). В этих планах содержится четкое определение заданий в цифровых показателях с указанием четких сроков выполнения (Например, директивным образом планируются ассигнования средств из государственного бюджета).

-  РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЕ (содержащие установочные рекомендации).

Показатели планов носят контрольный характер. КДУ в своей деятельности должны построить свою работу так, чтобы обеспечить достижения показателей не ниже контрольных.

Виды планов в сфере культуры по содержанию планируемой деятельности:

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН - посвящен какому-то одному виду деятельности.

КОМПЛЕКСНЫЙ ПЛАН - посвящен ряду направлений работы.

Этапы планирования

Планирование состоит из нескольких этапов, на каждом из которых решаются свои специфические задачи.

-  Организационно – подготовительный этап.

-  Этап разработки проекта плана.

-  Этап согласования и утверждения проекта плана.

-  Этап пропаганды плана и организации контроля исполнения.

Организационно – подготовительный этап:

На этом этапе создаются организационные условия успешной плановой деятельности. Их создание предполагает решение следующих задач:

-  Определение круга исполнителей. Разработка планов обычно поручается наиболее квалифицированным работникам, поскольку планирование предполагает наиболее обширный горизонт рассмотрения перспектив работы. В ряде случаев, особенно при необходимости разработки масштабной программы, целесообразно создать комиссию по разработке проекта плана и привлечь специалистов из научных, методических, образовательных учреждений культуры (по согласованию или на договорной основе).

-  Определение сроков разработки. Важно определиться со сроками разработками проекта плана, предоставления его на утверждение и согласование. Следует помнить, что полноценный план не может быть разработан за считанные дни. На выполнение серьезной разработки требуется соответствующее время. Так разработка плана на следующий год не должна начинаться позже ноября текущего года.

-  Информационное обеспечение. Разработка проекта плана должна опираться на добротную информационную базу. Информационное обеспечение планирования заключается в сборе, систематизации и анализе предплановой информации, на основе которой может приниматься плановое решение. К предплановой информации предъявляется ряд требований: объективность и достоверность, оперативность и своевременность, полнота и конкретность и пр. В ряде случаев возникает необходимость проведения специальных исследований. Нужно четко и ясно ставить вопросы, ответы на которые вы хотите получить с помощью таких текущих наблюдений.

-  Методическое обеспечение. Человек, разрабатывающий программу, должен быть уверен, что все ее участники правильно понимают свои задачи, технологию разработки требуемого плана. Поэтому необходимо предусмотреть проведение совещаний, семинаров, деловых игр, ознакомление с опытом планирования работы других аналогичных организаций. В случае разработки ответственного масштабного планового документа эти задачи могут быть решены с помощью простой и эффективной административной процедуры – изданием приказа, в котором указывается состав комиссии и председатель, определяются сроки разработки и дата представления проекта плана на утверждение, необходимые меры информационного и методического обеспечения.

Этап разработки проекта плана

Этот этап также складывается из нескольких частей, связанных с решением соответствующих задач:

Определение целей и задач на планируемый период. Целеполагание – центральная проблема планирования. Цели деятельности могут задаваться в организационных (уставы, положения, инструкции), распорядительных и директивных (приказы, распоряжения) документах, они могут определяться нормами и нормативами, формулироваться в результате маркетинговых исследований и других методов анализа. Результатом целевого обоснования плана является формулировка не только целей, но и конкретных задач, которые надо решить для их достижения, т. е. программа конкретных действий. Следует помнить, что цель – это конкретное описание желаемого результата. Поэтому для формулировки целей – не могут использоваться глаголы или отглагольные существительные типа «улучшить», «расширить», «увеличить» и пр.

Цели могут браться из директивных документов и распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений).

Существует несколько методик разработки целей на планируемый период. Однако, в принципе, разработка любого плана предполагает последовательное прохождение цепочки:

ЦЕЛИ

представления о желаемом результате

ЗАДАЧИ,

которые необходимо решать

для достижения каждой цели

ДЕЙСТВИЯ,

которые необходимо выполнить

для достижения задач

ОБЕСПЕЧЕНИЕ

(материальное, финансовое,

организационное и т. д.),

необходимое для выполнения работ

Во всех случаях цели задаются сверху. В случае отсутствия нормативно и директивно заданных целей, последние могут быть выведены, получены аналитически в результате переосмысления предшествующего опыта.

-  Характеристика целей и задач в конкретных показателях. В практике планирования в сфере культуры применяются самые различные показатели. Количественные показатели характеризуют объемную сторону деятельности учреждений культуры. Такие показатели могут характеризовать деятельность (количество мероприятий того или иного жанра, количество посетителей, суммы необходимых средств) и развитие сети учреждений. Качественные показатели определяют эффективность работы, ее художественный уровень. Это могут быть показатели содержания работы, ее тематики и др.

-  Обоснование реализации плана. Возможность достижения поставленных целей, решение поставленных задач, т. е. выполнение программы планируемых действий должно быть обосновано.

-  Оформление проекта плана. После обоснования реализации проект плана может быть оформлен (положен на бумагу). Единообразной типовой формы плана в сфере культуры нет, и не может быть. План оформляется таким образом, чтобы в нем могли найти ответ на интересующие их вопросы исполнители, заказчики и инстанции, с которыми данный план согласуется.

Этап согласования и утверждения плана

Оформленный плановый материал - это всего лишь проект плана. Для того, чтобы стать планом (т. е. документом), он должен быть согласован и утвержден. Здесь решаются две задачи: согласования и утверждения. План согласуется со всеми инстанциями, от которых зависит его реализация. Оформляется согласование с помощью реквизита «Согласовано» на последней странице планового документа, где указываются согласующие инстанции и подписи представляющих их ответственных лиц.

Утверждается план решением инстанции – распорядителя кредита организации, чьим планом данный документ является. Оформляется с помощью реквизита «Утверждаю» (с указанием названия должности и фамилии ответственного лица, а также даты утверждения).

После утверждения план становится документом, элементом административной, хозяйственной, трудовой дисциплины. Плановая деятельность на этом этапе не завершается.

Этап пропаганды и организации контроля выполнения плана

Успех реализации плана во многом зависит от того, насколько его позиции доведены до конкретных исполнителей, насколько персоналу понятны и близки цели и задачи, содержание конкретной деятельности. Для этого необходимо предусмотреть специальную разъяснительную работу: совещания, семинары, беседы, наглядные материалы и пр.

Не менее важно задать систему контроля реализации принятого и утвержденного плана.

Примерная схема «Перспективный план культурно – досуговых учреждений» ( таблица №1)

Эта примерная схема может корректироваться, принимать более удобную для вас форму. Выявив основные приоритеты и направления культурной государственной политики, необходимо сделать обоснование. Например: целевые программы, постановления, законы, указы. Далее следует выделить основные проблемы, которые решает культурно – досуговые учреждение (провести анализ ситуации). Следует сформулировать цели и задачи культурной политики по решению выявленных проблем и определить круг партнеров по реализации культурной политики по направлениям работы. И только после этого определиться с формами работы (наименование программы, проекта, наименование мероприятия, дата проведения, место проведения), определить ожидаемые результаты (количественные и качественные) и бюджет на три года.

* * *

ПОДХОДЫ К ОБЪЕКТИВНОЙ ОЦЕНКЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

СОЦИАЛЬНО – КУЛЬТУРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

(новые формы учета и отчета работы)

Результаты культурной деятельности отличаются трудно измеримыми и трудно уловимыми факторами, так как их эффект носит не сиюминутный, а отложенный характер.

Оценка коллективной деятельности в организации социально - культурной сферы по созданию ее продукта также имеет двойственный подход - формальный, измеряемый количественными показателями и характеристиками объекта управления, и качественный, раскрывающий содержательную сторону профессиональной деятельности.

При оценке деятельности культуры вышестоящими органами используется, в основном, формальная методика, представленная формами ежегодных статотчетов, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Например, для учреждений культуры клубного типа ежегодный статотчет составляется по форме № 7 – НК, сведения даются по следующим разделам:

-  Организационно – правовая форма

-  Материально – техническая база

-  Клубные формирования

-  Культурно – досуговая работа

-  Персонал учреждения культуры клубного типа

-  Поступление и использование финансовых средств

По данным статотчета можно не только оценить масштабы социально - культурной деятельности – через количество клубных объединений и массовых мероприятий, число постоянных участников клубной деятельности, но и проанализировать экономическую эффективность и рентабельность деятельности учреждений культуры.

Понятие «экономическая эффективность» характеризует связь между затратами на процесс производства и получаемым в результате количеством какого – либо потребного продукта. Большее количество продукта, получаемого от данного объема затрат, означает повышение эффективности. Меньший объем продукта от данного количества затрат означает снижение эффективности.

Реальные цифры рентабельности производства получаются в результате соотношения показателей чистого дохода (прибыли) и использованного капитала.

Анкетные опросы, интервью, беседы с посетителями и активистами организации культуры, контент - анализ публикаций прессы и материалов других средств масс – медиа (ТВ, радио), посвященных этим организациям и учреждениям, дают хорошую возможность для качественной оценки их деятельности, воплощенной в конкретном продукте, результате – мероприятии, ценностных установках и ориентациях посетителей, изменениях в социально – психологическом климате и микросреде коллективов и населенных пунктов и т. п.

Необходимость разработки системы показателей эффективности деятельности культурно – досуговых учреждений, на основе которой может осуществляться мониторинг степени достижения поставленных целей, - важнейшее требование бюджетирования, ориентированного на результат.

В зависимости от результатов мониторинга предполагается принятие решения об объемах финансирования на последующий год.

Конечные результаты деятельности клубов характеризуются не только и не столько экономическими, сколько специальными показателями, не поддающимися прямому количественному измерению.

Показатели эффективности деятельности культурно – досугового учреждения включают в себя различные факторы, а именно:

-  внешние;

-  внутренние;

-  субъективные;

-  количественные;

-  качественные;

-  сиюминутный результат;

-  отложенный результат (влияние мероприятия сказывается через определенный временной период);

-  экономические показатели (как важнейшее условие для достижения цели).

Замеры эффективности культурно – досуговой деятельности носят как научно - исследовательский, так и практический характер.

КРИТЕРИИ И ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КДУ (в двух аспектах)

1. Анализ и оценка социокультурного явления, мероприятия

в совокупности показателей

2. Показатели эффективности деятельности учреждений

культурно – досуговой сферы

ВИДЫ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ В СВЕТЕ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ,

ОРИЕНТИРОВАННОГО НА РЕЗУЛЬТАТ

Учет, отчетность и контроль – это виды управленческой деятельности настолько взаимосвязаны между собой, что их целесообразно рассматривать в едином контексте.

Учет – это характеристика деятельности КДУ (культурно – досуговых учреждений) в утвержденной системе показателей (схема № 4).

Отчетность – периодически оформляемая документация, содержащая данные учета и представляемая в органы и инстанции, имеющие контрольные полномочия.

Контроль – проверка выполнения принятых решений и утвержденных планов. Такие проверки предполагают данные учета и отчетности. Правильно организованные учет и отчетность играют важную роль.

Фиксируя итоги деятельности за определенный период данные учета и отчетности, мы:

-  создаем информативную базу данных, как для контроля, так и для принятия последующих плановых решений;

-  не можем без опоры на эти данные эффективно организовать заработную плату;

-  не можем без достоверных данных учета и отчетности создать нормативную базу;

-  благодаря достоверным данным учета и отчетности создаем объективную картину результатов деятельности.

Сведенные в региональном и общегосударственном масштабе данные учета и отчетности создают основу для выработки культурной политики (принятий решений по бюджету, для научно – теоретического анализа, выявлений тенденций и закономерностей как в сфере культуры, так и обществе в целом).

Правильно выстроенная система контроля позволит выявить степень выполнения принятых решений и планов, возможные отклонения в их реализации. Задача контроля не только выявление недостатков, но и выявление наиболее успешного опыта работы. Более того, в процессе проверки может быть оказана необходимая организационная и технологическая помощь. И конечно, контроль позволяет создать условия для пресечения злоупотреблений и соблюдения законности.

Требования к учету и отчету

Система учета и отчетности должна соответствовать нескольким очевидным требованиям:

-  показатели учета и отчетности должны соответствовать планируемым показателям;

-  система учета должна быть простой и ясной и использовать простые (натуральные) и стоимостные показатели;

-  учет должен быть оперативен, своевременен – всякое «рисование» учета задним числом создает почву для злоупотреблений;

-  учет должен быть максимально полным, т. е. охватывать все стороны деятельности культурно – досуговых учреждений;

-  данные учета и отчетности должны быть достоверными.

Виды учета и отчетности

В сфере культуры действуют 5 видов учета и отчетности:

-  текущий учет (может быть первичным и оперативным);

-  статистический вид учета и отчетности;

-  бухгалтерский вид учета и отчетности;

-  творческий вид отчетности;

-  информационный вид отчета.

Бухгалтерский учет является частью финансового контроля и настолько технологически специфичен, что образует развитую самостоятельную дисциплину. Кроме того, бухучету посвящен широкий круг специфической литературы и материалов, поэтому его рассматривать не будем. Следует помнить, что все виды учета в большей степени опираются на использование инновационных технологий.

Текущий учет. Рассмотрим журнал учета текущей работы (таблица № 2). Речь идет об учете текущей (каждодневной) деятельности культурно – досуговых учреждений. В силу этого его также называют оперативным (в отличие от других, так или иначе, но эпизодических видов учета и отчетности) учетом. Этот учет является базой, над которой надстраиваются все другие виды учета и отчетности – отсюда еще одно название – первичный.

Существует два вида текущего учета: количественный и качественный.

Количественный учет связан с учетом объема выполненной работы (количество мероприятий, посетителей, доход и пр.) В журнале учета учитывается и количество мероприятий, и количество посетителей.

Качественный учет – учет уровня и эффективности проводимой работы. К его материалам и документам относится отзывы посетителей и клиентов, рецензии и отзывы в СМИ и т. п.

В предлагаемой таблице журнала учета текущей работы сочетается и качественный и количественный учет. А также можно сделать вывод об эффективности проводимых мероприятий (сколько примерно или точно посетило человек проводимое мероприятие и какую пользу принесло это мероприятие человеку и территории). Не менее важно в журнале отмечать и единомышленников по реализации идей, это поможет вам вести точный учет спонсоров, меценатов, партнеров и благотворительных фондов; накапливать базу данных.

Требования к журналу учета текущей работы:

1.  Ежемесячно или квартально данные об объеме выполненной работы суммируются.

2.  Страницы такого журнала пронумерованы, прошнурованы и должны скрепляться печатью, так как журнал является документом финансовой дисциплины.

3.  Хотя вести его могут должностные лица, которым это поручено, за достоверность, своевременность и полноту записи в журнале ответственность несет руководитель КДУ.

4.  Не секрет, что в сфере культуры, в силу особенности оказываемых услуг, имеются возможности для «рисования» учета, а значит и «липовой» отчетности. В качестве подтверждающих достоверных материалов могут выступать планы, программы, пригласительные билеты, сметы, сценарии, фотографии и т. д.

Статистический вид учета и отчетности

На основе данных учета и отчетности регулярно (обычно один раз в год), составляется статистический отчет. Статистический отчет заключается в заполнении специальной табличной формы. Для каждого типа учреждения культуры заполняется своя типовая форма статотчета, согласно альбому типовых форм Государственного Комитета по статистике (7 - НК).

При условии хорошо налаженного текущего учета, - подготовка статотчета особого труда не составляет.

Форма статотчета заполняется в трех экземплярах, подписывается руководителем культурно – досугового учреждения и высылается в региональный орган Госкомстата и вышестоящую ведомственную инстанцию. Один экземпляр остается в архиве культурно – досугового учреждения. К статотчету прилагают годовой информационный отчет, его требуют вышестоящие инстанции.

Статистический отчет играет важную роль:

-  создает базу данных о состоянии и работе сферы культуры в региональном масштабе и масштабе страны в целом;

-  с его помощью прослеживаются тенденции развития, в т. ч. и в историческом масштабе;

-  сопоставляются различные периоды развития сферы и общества.

Творческий отчет

В этом случае речь идет о мероприятиях, на которых демонстрируются образцы достигнутого уровня своей работы. Это могут быть концерты, выставки, спектакли, фестивали, комплексные мероприятия.

Творческие отчеты могут проводиться на различном уровне:

-  отдельных коллективов, мастеров и исполнителей;

-  учреждений и организаций;

-  отчетные акции регионального масштаба.

Творческий отчет решает ряд задач:

-  демонстрация лучших образцов работы;

-  оценка итогов работы за определенный период;

-  реклама (продвижение имиджа и репутации) деятельности КДУ;

-  вербовка новых активных участников деятельности КДУ, новых посетителей и потребителей.

По своим задачам творческий отчет может рассматриваться как одна из форм PR (реклама мероприятия).

Требования к творческому отчету:

-  демонстрация лучшего опыта работы;

-  сценарий проведения должен предполагать возможность оценки демонстрируемых образцов работы (экспертный опрос, анкетирование участников, книга отзывов, проведение конференций пр.);

-  итоги творческого отчета и особенно оценки должны стать предметом специального анализа (совещания, семинара) для определения перспектив дальнейшей деятельности.

Вашему вниманию предлагаем табличную «Форму информационного отчета работы культурно – досуговых учреждений» (таблица № 3).

Таблица состоит из 11 колонок.

Первая колонка – направление деятельности. По каждому направлению пойдет подробный отчет (семья, инвалиды, гражданско-патриотическое направление и пр.).

Вторая колонка, – здесь следует указать перечень целевых программ.

В третей колонке следует указать какие, помимо основных мероприятий, еще использовались формы работы.

В четвёртой колонке, - какие ставились цели, проводя данное мероприятие, и какие задачи решались на пути к достижению цели.

В пятой колонке - следует кратко описать основные, яркие моменты в реализации мероприятий.

Шестая, седьмая, восьмая и девятая колонки направлены на выявление результативности проводимых мероприятий. Учитывается статистика, сколько мероприятий провели, сколько народу их посетило. Качественный результат (польза территории, человеку); какую пользу принесло данное мероприятие и принесло ли вообще? Соответствует ли результат намеченным целям. В данной форме отчёта следует учитывать и взаимодействие с другими территориями. Выезжаете ли вы со своими мероприятиями на другие территории, приезжают ли к вам, есть ли у вас с другими территориями совместные проекты.

Десятая колонка – показатели изменения среды. Здесь следует провести анализ четвертой, шестой, седьмой, восьмой, девятой колонок. Анализируя их, вы выявляете, как повлияло данное мероприятие на изменения среды, жизни населения, в какую сторону - положительную или отрицательную, и повлияло ли вообще. Например, молодежь увлекалась пивом. После проведения акции «Скажем пиву - нет», пять из десяти ребят, побывавших на мероприятии, перестали прилюдно пить пиво, и записались в спортивную секцию.

Одиннадцатая колонка - ФИО специалиста, ведущего данное направление, контактный телефон. Колонка необходима для уточнения возникших вопросов. Она поможет выявить, кто проявляет наибольшую активность и достоин поощрения и благодарности. К данной форме отчёта могут прилагатся целевые программы, программы клубов по интересам и любительских объединений, приглашения, афиши, абонементы и любая другая документация, сопровождающая подготовку к мероприятию.

Данная схема позволит проанализировать эффективность, увидеть сильные и слабые стороны деятельности культурно-досугового учреждения. На основании этой формы можно делать отчет в вышестоящие инстанции.

* * *

П Р И Л О Ж Е Н И Е

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

1.  Михеева в социально – культурной сфере – (социально экономические механизмы и методы управления): учебное пособие / , . – Сб.: Изд-во , 2000.

2.  Тульчинский в сфере культуры. – СПб.: Издательство «Лань», 2001. – 384 с., ил. – (Учебники для вузов. Специальная литература).