Лабораторная работа 1

Тема: Введение в СУБД ACCESS

Цель работы: Знакомство с интерфейсом СУБД Access.

Создание БД при помощи мастера БД.

Порядок выполнения лабораторных работ

В лабораторной работе №1 все студенты выполняют одну и ту же последовательность действий.

Подготовка к выполнению

Так как первое занятие является ознакомительным, предварительной подготовки к работе не требуется.

Выполнение задания.

Запустить на выполнение приложение Microsoft Access на основе Microsoft Office 97 (Пуск->Программы->Microsoft Access или любым другим способом).

Выбрать режим работы Запуск мастера, выполнить щелчок по кнопке ОК. В окне Создание при выбранной вкладке Базы данных отображается галерея шаблонов для создания БД, используемых в различных прикладных областях: Адресная книга, Библиотека, Винный погреб, Главная книга, Заказы на работы, Каталог видеозаписей, Контакты, Личное имущество, Мероприятия, Музыкальная коллекция, Основные фонды, Прием заказов, проекты, Расходы, Ресурсы, Рецепты, Сбор средств, Склад, студенты и занятия, Тренировки, Участники, Фотоальбомы.

Выбрать шаблон Библиотека, выполнить щелчок по кнопке ОК.

В появившемся на экране диалоговом окне Файл новой базы данных выбрать диск и папку, в которых будет сохраняться создаваемая БД, в разделе Имя файла будет предложено имя файла для создаваемой БД Библиотека. mdb, выполнить щелчок по кнопке Создать.

Через небольшой промежуток времени появится окно Создание баз данных, в котором будет указано какие сведения будет содержать создаваемая БД. В частности БД Библиотека будет содержать:

·  Сведения о книгах

·  Сведения об авторах

·  Цитаты

Для продолжения выполнить щелчок по кнопке Далее>.

Появившееся на экране следующее окно содержит в левом части имена таблиц, которые будут созданы, в правой части список обязательных и необязательных полей для выбранной таблицы. В этом же окне необходимо включить параметр Да, включить образцы данных, затем выполнить щелчок по кнопке Далее>.

В следующем окне выбрать вид оформления экрана, просмотрев все предлагаемые варианты заставок для фона, затем выполнить щелчок по кнопке Далее>.

В следующем окне выбрать вид оформления отчета и выполнить щелчок по кнопке Далее>.

В следующем окне ввести название базы данных или воспользоваться предложенным - "Библиотека". Если необходимо использовать рисунок для оформления отчетов, включить параметр Да в разделе Добавить рисунок во все отчеты? При этом станет активной кнопка Рисунок, позволяющая получить доступ к дискам и папкам для выбора нужного для вставки рисунка. Затем щелчок по кнопке Далее>, а в следующем окне по кнопке Готово.

Для создания всех объектов базы данных потребуется некоторое количество времени. После завершения процесса создания БД на экране появится кнопочная форма для работы с БД "Библиотека".

Выполнить щелчок мышью по кнопке Ввод/Просмотр формы "Книги". Откроется форма Книги (Рис.1.1.), содержащая информацию о книге, а также форму, содержащую информацию об авторе. В нижнем левом углу окна расположены кнопки, используемые для перемещения по записям в таблице: к первой записи в таблице, к предыдущей записи в таблице, к следующей записи в таблице, к последней записи в таблице, в текстовом окне цифрой указывается номер текущей записи.

Рис.1.1. Форма Книги

После просмотра закрыть окно формы.

Аналогично познакомиться с остальными пунктами.

В левом нижнем углу экрана будет расположена свернутое до размеров пиктограммы окно самой базы данных. Восстановить размер окна щелчком по соответствующей кнопке. Выбрать вкладку Таблицы. Выбрать первую таблицу из списка таблиц.

Выполнить щелчок по кнопке Открыть. Информация будет представлена в режиме Таблицы. В верхней строке в качестве заголовков столбцов представлены имена полей. Каждая следующая строка представляет собой запись в таблице. Закрыть окно.

Выполнить щелчок по кнопке Конструктор. В окне будет представлена структура выбранной таблицы. В верхней части окна конструктора представлены имена полей и типы, в разделе Свойства поля - свойства выбранного поля. Слева от имени первого поля расположен символ ключ, обозначающий, что данное поле является ключевым. Завершив знакомство со структурой таблицы, закрыть окно конструктора. Свернуть окно базы данных.

Ознакомиться с пиктограммами на стандартной панели инструментов.

Закрыть БД, выполнив щелчок по кнопке Выход.

Закончить работу с приложением Access, закрыв его окно.

Отчет к лабораторной работе

Отчет к лабораторной работе должен содержать:

·  Тему работы

·  Краткое описание последовательности выполнения задания.

В методических указаниях к отдельным лабораторным работам приведены примеры выполнения лабораторных работ, которые могут так же быть и примерами формирования отчетов. Разрешается в отчетах делать описание менее детальными, чем это сделано в примерах.

Лабораторная работа 2

Тема: Основы работы с таблицами Access

Цель работы: Получение навыков работы по созданию структуры таблиц.

Модификация структуры таблиц, заполнению таблиц. Создание ключевых полей, индексированных полей, установка связей между таблицами. Удаление информации из связанных таблиц и восстановление этой информации.

Темы для предварительного изучения

Перед выполнением лабораторной работы №2 необходимо ознакомиться со следующими темами: Проектирование реляционных баз данных, Создание новой базы данных, Создание таблиц, Типы полей, используемые СУБД Access, Сохранение таблиц, Создание ключевого поля, Изменение структуры таблицы, добавление данных в таблицу, Редактирование и удаление данных, Изменение внешнего вида таблицы, Печать таблицы, Поиск данных в таблице, Добавление индексов в таблицу, Установка связей между таблицами.

Задание

Создать структуры таблиц, ключевые и индексные поля. Заполнить таблицы данными, установить связи, удалить данные, восстановить их.

Предметная область базы данных выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания по номеру:

Выполнение задания

Разработка структуры БД

Выполнение начинается с разработки структуры БД. На этом этапе должны быть детально проанализированы условия задания и, на их основе, определено количество таблиц, необходимых для описания всех характеристик анализируемой предметной области. Кроме того, необходимо определить какие поля в таблицах будут использованы в качестве ключевых, а также определить каким образом будет осуществляться связь между таблицами. Если невозможно установить связи посредством использования ключевых полей, определить таблицы, которые будут использоваться только для связи между другими таблицами.

Создание таблиц

Для каждого поля конкретной таблицы необходимо определить его тип и размер и тщательно проверить, удовлетворяет ли диапазон значений выбранного типа тем значениям, которые может реально принимать данное поле. При необходимости, для некоторых полей можно установить Условие на значение и задать сообщение, выдаваемое на экран в случае несоответствия введенного значения заданному условию или присвоить значения, принимаемые по умолчанию. Можно также определить формат вводимой информации для конкретных полей. Заполнить соответствующей информацией каждый из разделов создаваемой структуры таблицы: Имя поля, Тип данных и Описание. Раздел описаний необязателен для заполнения, но информация, введенная в данный раздел отображается в строке состояния при вводе данных для конкретного поля, облегчая процесс ввода.

Создание индексов и ключевых полей

Информацию в таблицах можно упорядочить, создав индекс для конкретного поля или нескольких полей. Желательно, чтобы для таблиц были созданы ключевые поля. Для установления связей между таблицами наличие таких полей обязательно. Ключевое поле может быть простым или составным, т. е. состоять из нескольких полей для однозначной идентификации каждой записи в таблице.

Сохранение таблиц

По окончании создания структуры таблицы ее необходимо сохранить. Для сохранения выполнить: Файл -> Сохранить как/экспорт. В окне Сохранение объекта должен быть выбран параметр в текущей базе данных. Ввести имя созданной таблицы. Выполнить щелчок по кнопке ОК. После сохранения закрыть окно Конструктора таблиц.

Заполнение таблиц

Открыть таблицу в режиме таблицы. Заполнить необходимой информацией, подготовив для заполнения не менее десяти записей для основной таблицы. Сохранение не требуется, т. к. сохранение производиться сразу при переходе к следующей записи. Закрыть заполненную таблицу. Аналогично поступить с остальными таблицами.

Установка связей между таблицами

Выполнить команду Сервис -> Схема данных.

1.  Появится окно Схема данных. Если связи устанавливаются впервые, оно будет содержать диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы отсутствует, его можно открыть, выбрав Связи -> Добавить таблицу или выбрать пиктограмму Добавить таблицу.

2.  Выбрать таблицу, которая будет использоваться для установки связей, затем выполнить щелчок на кнопке Добавить, для добавления таблицы в окно Схема данных.

3.  Повторить действия, описанные в п.2 для каждой таблицы, участвующей в установке связи.

4.  Для создания связей между таблицами переместить поле (или поля), которое необходимо связать на соответствующее поле другой таблицы. В большинстве связей ключевое поле первой таблицы связывается с аналогичным полем второй таблицы. После перемещения поля появится диалоговое окно Связи.

5.  В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями.

6.  Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных. Кроме этого флажка в окне представлены и другие:

·  Каскадное обновление связанных полей. При включении данного режима изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.

·  Каскадное удаление связанных полей. При включении данного режима удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.

7.  Выполнить щелчок на кнопке Создать. Затем закрыть окно Связи. При запросе о сохранeнии связи выполнить щелчок на кнопке Да.

Завершение работы с БД.

Для завершения работы с БД необходимо закрыть окно БД, затем закрыть окно приложения.

Пример выполнения лабораторной работы (вариант 30)

Тема: Создание БД. Создание таблиц.

Цель работы: Приобретение навыков в работе с ACCESS по созданию таблиц.

Постановка задачи: Создать базу данных ОТДЕЛ КАДРОВ, поместив в нее три таблицы: СОТРУДНИК, СОСТАВ СЕМЬИ и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, содержащие информацию о сотрудниках предприятия.

Описание прикладной области Отдел кадров предприятия.
Анализ предметной области показывает, что для автоматизации работы Отдела кадров целесообразно создать БД ОТДЕЛ КАДРОВ, состоящую из трех таблиц:

СОТРУДНИК

СОСТАВ СЕМЬИ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.

Таблицы будут связаны между собой следующим образом:
Таблица СОТРУДНИК с таблицей СОСТАВ СЕМЬИ связываются по полю Идент код, а с таблицей ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - по полю Должн.

Характеристики таблицы-объекта СОТРУДНИК:

·  идентификационный код Идент код (10 символов - тип текстовый );

·  фамилия Фамилия (20 символов - тип текстовый);

·  имя Имя (15 символов - тип текстовый);

·  отчество Отчество (15 символов - тип текстовый);

·  пол Пол (1 символ - тип текстовый);

·  дата рождения Дата рожд (поле типа дата );

·  место рождения Место рожд (15 символов - тип текстовый );

·  образование Образов (15 символов - тип текстовый);

·  должность Должн (15 символов - тип Мастер подстановок);

·  стаж работы Стаж работы (длинное целое - тип числовой );

·  семейное положение Сем полож (7 символов - тип текстовый) ;

·  дата зачисления на работу Дата зач (поле типа дата/время);

·  телефон Тел (8 символов - тип текстовый);

·  домашний адрес Адрес (поле-МЕМО).

Характеристики таблицы-объекта СОСТАВ СЕМЬИ:

·  идентификационный код Идент код (10 символов - тип Мастер подстановок );

·  отношение Отношение (10 символов - тип текстовый);

·  фамилия Фамилия (20 символов - тип текстовый);

·  имя Имя (15 символов - тип текстовый);

·  отчество Отчество (15 символов - тип текстовый);

·  год рождения Дата рожд (поле типа дата/время).

Характеристики таблицы-объекта ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ:

·  № п/п НПП (длинное целое - тип числовой);

·  название подразделения Назв подр (30 символов - тип текстовый);

·  должность Должн (15 символов - тип текстовый);

·  количество штатных единиц Кол ед (длинное целое - тип числовой);

·  должностной оклад Оклад (длинное целое - тип числовой);

·  фонд заработной платы за месяц ФЗПМ (длинное целое - тип числовой);

·  фонд заработной платы на год ФЗПГ (длинное целое - тип числовой);

Описание работы.

Загрузить Microsoft Access, выполнив действия: Пуск-> Программы -> Microsoft Access (или выполнив щелчок на соответствующей пиктограмме на панели Microsoft Office).

Для создания новой базы данных выполнить следующее:

·  В окне Microsoft Access выбрать переключатель Новая база данных, затем – кнопка ОК .

·  В появившемся окне Новая База данных выбрать диск и открыть папку в которой будет создаваться новая БД. Затем в разделе Имя файла ввести имя создаваемой БД ОТДЕЛ КАДРОВ, выполнить щелчок по кнопке Создать.

·  В появившемся на экране окне БД ОТДЕЛ КАДРОВ выбрать вкладку Таблицы, затем – кнопку Создать.

·  В окне Новая таблица выбрать режим создания таблицы Конструктор, затем щелчок по кнопке.

·  Создать структуру таблицы СОТРУДНИК: В окне Конструктора таблиц заполнить соответствующие разделы: Имя поля, Тип данных, Описание. Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу.

·  В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.

·  При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о данном типе поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение, введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т. д.

·  После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле. Обычно, поле, используемое в качестве ключевого, располагается в таблице первым. Для создания ключевого поля выделить поле, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения. Выполнить Правка -> Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле. Слева от имени поля появится изображение ключа.

·  Поле Должн выбрать в качестве индексированного. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).

·  После создания структуры таблицы сохранить ее. Выбрать Файл -> Сохранить или Сохранить как... В окне Сохранение объекта выбрать В текущей базе данных, затем ввести имя для сохранения созданной таблицы: СОТРУДНИК, затем - ОК

Аналогичным образом создать структуру таблицы СОСТАВ СЕМЬИ.

·  Для поля Идент код целесообразно выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса. Затем щелчок по кнопке Далее>. В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки. Затем щелчок по кнопке Далее>. В следующем окне выбирается поле, используемое в качестве столбца подстановки и щелчком по кнопке > переносится в окно Выбранные поля. Щелчок по кнопке Далее>. Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Затем щелчок по кнопке Далее>. В следующем окне выполнить щелчок по кнопке Готово. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке Да. В разделе Тип данных будет указан тип Текстовый, т. е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы СОТРУДНИК.

·  В таблице СОСТАВ СЕМЬИ необходимо выбрать поле Идент код в качестве индексированного поля. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).

·  При сохранении таблицы отказаться от создания ключевого поля.

Создать структуру таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, включив в нее указанные поля и выбрав для них соответствующие типы.

·  В качестве ключевого поля выбрать поле Должн.

Заполнение таблиц.
Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, так как поле Должн этой таблицы используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы СОТРУДНИК.

·  В окне Базы данных выбрать нужную таблицу

·  Выполнить щелчок по кнопке Открыть

·  На экране появится структура БД в табличном виде

·  Заполнение производится по записям, т. е. вводится информация для всей строки целиком

·  Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши.

·  При заполнении первой строки следом за ней появится новая пустая строка.

Для заполнения поля МЕМО в таблице СОТРУДНИК нажать комбинацию клавиш SHIFT+F2, предварительно установив курсор в поле МЕМО. После ввода или редактирования данных в этом окне щелкнуть по кнопке ОК.

Для заполнения данными поля Должн в таблице СОТРУДНИК использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка. Выбор нужной должности производится щелчком мыши в соответствующей строке.

Аналогично заполняется данными поле Идент код в таблице СОСТАВ СЕМЬИ.

После заполнения таблиц данными установить связь между таблицами:

·  Выбрать команду Сервис -> Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных. Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы.

·  Выбрать таблицу СОТРУДНИК, затем выполнить щелчок на кнопке Добавить, для добавления таблицы в окно Схема данных.

·  Повторить действие для каждой таблицы, участвующей в установке связи.

·  Для создания связей между таблицами СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ поместить поле Идент код из таблицы СОТРУДНИК, на соответствующее поле таблицы СОСТАВ СЕМЬИ, появится диалоговое окно Связи.

·  Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных.

·  Установить также флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

·  Выполнить щелчок на кнопке Создать. В окне Тип отношений будет указан тип один-ко-многим.

·  Соответствующим образом связать таблицы СОТРУДНИК и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, выбрав для связи поле Должн и установив те же флажки.

·  Затем закрыть окно Связи.

·  При запросе на сохранeние связи выполнить щелчок на кнопке Да.

В окне БД выбрать таблицу ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, открыть ее в режиме Таблицы. Удалить должность "статистик". Открыть таблицы СОТРУДНИК и СОСТАВ СЕМЬИ и убедиться в том, что из таблиц исчез сотрудник, занимавший эту должность, а также сведения о его семье.

Восстановить удаленную информацию во всех таблицах.

Таблица 1. Таблица-объект СОТРУДНИК

Продолжение Таблицы 1. Таблица-объект СОТРУДНИК

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5