ПОРЯДОК

организации контроля поручений

с использованием

автоматизированной системы ESCOM.BPM©

Г. Москва

2010г

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Применяемые понятия, термины и сокращения

Общество – Открытое акционерное Общество «XXX».

Руководитель направления – должностное лицо, руководящее одним из направлений деятельности Общества и подчиняющееся непосредственно Генеральному директору Общества.

Подразделение – структурное подразделение Общества.

Система - система управления электронным документооборотом и контроля исполнения ESCOM.BPM©.

Порядок - настоящий Порядок организации контроля поручений в XXX» с использованием системы ESCOM.BPM©.

Поручение – электронный документ, сформированный в системе ESCOM.BPM©.

1.2. Основные положения

1.2.1. Порядок определяет общие положения и требования, предъявляемые к организации контроля поручений в ХХХ» с использованием системы ESCOM.BPM©.

1.2.2. Порядок, а также все изменения и дополнения к нему, вступают в силу с момента их утверждения Генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом.

1.2.3. Требования, изложенные в Порядке, должны знать и использовать в своей работе все должностные лица .

2. ФОРМИРОВАНИЕ ПОРУЧЕНИЙ

2.1. Источники формирования поручений

2.1.1. Поручения формируются на основе зарегистрированных распорядительных документов.

2.1.2. Поручения формируются на основе зарегистрированных протоколов совещаний.

2.1.3. Поручения формируются на основе поручений руководителей.

2.2.Процедура формирования поручений

2.2.1. Поручения на основе зарегистрированных распорядительных документов, подписанных Генеральным директором Общества, формируются в Системе работником Канцелярии после регистрации документа. Автором поручения в данном случае является Генеральный директор Общества.

2.2.2. Поручения на основе зарегистрированных распорядительных документов, подписанных Руководителем направления, формируются в Системе помощником (секретарем) Руководителя направления после регистрации документа. Автором поручения в данном случае является Руководитель направления.

2.2.3. Поручения на основе зарегистрированных протоколов совещаний формируются в Системе секретарем совещания после регистрации протокола совещания. Автором поручения в данном случае является должностное лицо, утвердившее протокол.

2.2.4. Поручения на основе поручений руководителей формируются в Системе помощником (секретарем) руководителя после формулирования поручения руководителем письменно (в виде резолюции на документе или электронном сообщении), либо устно (лично или по телефону). Автором поручения в данном случае является руководитель, сформулировавший поручение.

2.2.5. Каждое поручение имеет коэффициент важности, который определяется при формировании поручения.

2.2.6. Все поручения регистрируются в Системе.

2.3.Назначение контролирующего поручение в Системе

2.3.1. Поручения, Автором которых является Генеральный директор Общества, контролирует Руководитель аппарата Генерального директора.

2.3.2. Поручения, Автором которых является Руководитель направления, контролирует помощник (секретарь) Руководителя направления.

2.3.3. Поручения, Автором которых является руководитель подразделения, контролирует секретарь руководителя подразделения (либо назначенное руководителем лицо при отсутствии секретаря) или Автор.

3. ИНСТРУМЕНТЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ В СИСТЕМЕ

3.1. Формирование напоминаний

3.1.1. После регистрации поручения в Системе автоматически формируется сообщение, которое отсылается исполнителю поручения.

3.1.2. После истечения назначенного для выполнения поручения срока, при отсутствии отчета, в Системе автоматически формируется сообщение о невыполнении поручения, которое отсылается исполнителю поручения и контролирующему лицу.

3.2. Формирование планов на день

3.2.1. Ежедневно к началу рабочего дня Система формирует План исполнителя на день (перечень поручений исполнителю, срок исполнения которых истекает в текущий день) и направляет План исполнителю.

3.2.2. Ежедневно к началу рабочего дня Система формирует План контроля на день (перечень поручений, контроль которых ведет работник, срок исполнения которых истекает в текущий день) и направляет План работнику, контролирующему поручения.

3.3. Формирование планов на заданный период

3.2.3. План на заданный период формируется по запросу исполнителя или работника, контролирующего поручения. В запросе необходимо указать даты начала и окончания временного периода.

3.2.4. По запросу Система формирует План исполнителя на заданный период (перечень поручений исполнителю, срок исполнения которых истекает в заданный период) и направляет План исполнителю.

3.2.5. По запросу Система формирует План контроля на заданный период (перечень поручений, контроль которых ведет работник, срок исполнения которых истекает в заданный период) и направляет План работнику, контролирующему поручения.

4. ВЫЧИСЛЕНИЕ КОЭФФИЦИЕНТА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

4.1.Назначение коэффициента важности поручения

4.1.1. Коэффициент важности это целое число в диапазоне от 1 до 10.

4.1.2. Коэффициент важности поручения, сформулированного на основании распорядительного документа или протокола совещания, считается равным 1, если иное решение не принял руководитель, подписавший документ.

4.1.3. Коэффициент важности поручения, у которого был перенесен срок исполнения, считается равным 2, если иное решение не было принято при переносе срока.

4.1.4. Коэффициент важности поручения, по которому исполнитель не отчитался в срок, считается равным 10.

4.2.Вычисление коэффициента исполнительской дисциплины

4.2.1. Вычисляется общее количество поручений с учетом коэффициента важности. Суммируются произведения числа поручений на коэффициент важности поручения.

4.2.2. Вычисляется общее количество выполненных поручений с учетом коэффициента важности. Суммируются произведения числа выполненных поручений на коэффициент важности поручения.

4.2.3. Коэффициент исполнительской дисциплины определяется делением общего количества выполненных поручений с учетом коэффициента важности на общее количество поручений с учетом коэффициента важности поручения.

5. РАБОТА С ПОРУЧЕНИЯМИ

5.1.Работа исполнителя с поручениями

5.1.1. После получения поручения исполнитель совершает предписанные действия и, по завершении, готовит в Системе развернутый отчет с указанием выполненных действий и выпущенных документов.

5.1.2. Если исполнитель не может совершить предписанные действия в заданные сроки, то он до истечения срока задания, готовит в Системе обоснование невыполнения работ и предложения по переносу сроков.

5.2.Действия работника контролирующего поручения

5.2.1. После получения от исполнителя отчета, работник контролирующий поручение проверяет полноту описания выполненных действий и наличие (регистрацию) выпущенных документов. Если отчет недостаточно полон или отсутствуют необходимые документы, то задание возвращается на доработку.

5.2.2. После получения от исполнителя сообщения о невозможности выполнения задания в заданные сроки, контролирующий поручение анализирует обоснование невыполнения работ и предложения по переносу сроков и готовит проект решения по корректировке срока.

5.3.Корректировка срока исполнения поручения

5.3.1. Решение по корректировке срока принимает руководитель, подписавший документ, на основании которого создано поручение, либо сформулировавший поручение.

5.3.2. Руководитель может посчитать объяснение исполнителя обоснованными и изменить срок исполнения поручения. При этом повышается уровень важности поручения.

5.3.3. Если руководитель посчитает объяснение исполнителя недостаточными, то делается отметка о невыполнении поручения. Если поручение не потеряло своей актуальности, то устанавливается новый срок исполнения и уровень важности поручения.

6. ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ

6.1.Отчет за месяц о выполнении поручений Генерального директора

6.1.1. Отчет за месяц о выполнении поручений Генерального директора составляется в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным, по форме Приложения № 1.

6.1.2. В качестве исполнителей в отчете указываются все Руководители направлений. Для каждого исполнителя указывается общее количество поручений, количество выполненных поручений и коэффициент исполнительской дисциплины.

6.1.3. Отдельно указывается количество поручений по которым исполнитель не отчитался.

6.2.Отчет за месяц о поручениях для Руководителя направления

6.2.1. Отчет за месяц о поручениях для Руководителя направления составляется в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным, по форме Приложения № 2.

6.2.2. В отчете указываются все поручения одного из Руководителей направления, срок исполнения которых истек в отчетном месяце. Для каждого поручения указывается формулировка поручения, на основании какого документа сформировано поручение и отчет об исполнении поручения.

6.2.3. Выполненные и невыполненные поручения в отчете печатаются отдельными группами.

6.3.Отчет за месяц о невыполненных поручениях Генерального директора

6.3.1. Отчет за месяц о невыполненных поручениях Генерального директора составляется в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным, по форме Приложения № 3.

6.3.2. В отчете указываются все невыполненные поручения всех Руководителей направлений, срок исполнения которых истек в отчетном месяце. Для каждого поручения указывается формулировка поручения, на основании какого документа сформировано поручение и причина неисполнения поручения.

6.3.3. Невыполненные поручения в отчете печатаются отдельными группами по исполнителям.

6.4.Отчеты за заданный период

6.4.1. Отчеты за заданный период составляются после окончания периода, по формам Приложения № 1 - Приложения № 3.

6.5.Отчеты о выполнении поручений Руководителя направления

6.5.1. Отчеты о выполнении поручений Руководителя направления составляются в сроки и по формам указанных в пп. 6.1. – 6.4.

7. АНАЛИЗ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

7.1.Анализ исполнительской дисциплины Руководителей направлений за месяц и квартал

7.1.1. Анализ исполнительской дисциплины Руководителей направлений за месяц и квартал проводит Руководитель аппарата Генерального директора на основе отчетов о выполнении поручений Генерального директора.

7.1.2. По результатам анализа за месяц готовится предложение Генеральному директору о наложении взыскания на Руководителей направлений, у которых коэффициент исполнительской дисциплины ниже 0.5.

7.1.3. По результатам анализа за квартал готовится предложение Генеральному директору о материальном стимулировании Руководителей направлений с учетом коэффициента исполнительской дисциплины.

7.2.Анализ исполнительской дисциплины руководителей за месяц и квартал

7.2.1. Анализ исполнительской дисциплины руководителей за месяц и квартал проводит помощник (секретарь) Руководителя направления на основе отчетов о выполнении поручений Руководителя направления.

7.2.2. По результатам анализа за месяц готовится предложение Генеральному директору о наложении взыскания на руководителей, у которых коэффициент исполнительской дисциплины ниже 0.5.

7.2.3. По результатам анализа за квартал готовится предложение Генеральному директору о материальном стимулировании руководителей с учетом коэффициента исполнительской дисциплины.

Приложение

Отчет

о выполнении поручений Генерального директора

за _____________________________

(отчетный период)

Приложение

Отчет _______________________________

ФИО Руководителя направления

о выполнении поручений Генерального директора

за _____________________________

(отчетный период)

Общее количество поручений ______, из них:

Выполнено ____ поручений.

Невыполнено ____ поручений.

Приложение

Отчет

о невыполненных поручениях Генерального директора

за _____________________________

(отчетный период)

_______________________________, невыполнено ____ поручений.

ФИО Руководителя направления

_______________________________, невыполнено ____ поручений.

ФИО Руководителя направления

_______________________________, невыполнено ____ поручений.

ФИО Руководителя направления