Приложение 2 К приказу Председателя Правления № __ от ________
| |
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ СТО № 9.07-П01 | |
Порядок сертификации поставщиков на соответствие требованиям Группы ГАЗ для допуска к поставкам МПЗ | |
Версия 2.0 | |
Нижний Новгород 2009 г. |
Оглавление
1. Цель и область действия. 3
2. Нормативные ссылки, терминология. 4
3. Основные принципы.. 4
4. Порядок реализации бизнес-процесса. 10
5. Регистрация изменений. 19
1. Цель и область действия
1.1. Основные цели настоящего стандарта
Настоящий стандарт разработан с целью регламентации процедуры сертификации поставщиков (оценочного аудита) на соответствие требованиям «Группы ГАЗ» для допуска поставщиков к поставкам МПЗ на предприятия, входящие в «Группу ГАЗ».
Целью сертификации является выяснение реального уровня технических компетенций поставщика и достаточности его системы управления качеством.
1.2. Область действия настоящего стандарта
1.2.1 Входы и выходы процесса:
Входы процесса |
§ Утверждённый график сертификации поставщиков § Запрос на сертификацию перспективного поставщика от ДПЗ. |
Выходы процесса |
§ Сертификация поставщика § Отказ в сотрудничестве – передача объёмов поставок продукции альтернативному поставщику |
1.2.2 Область действия:
Порядок определяет |
§ Настоящий стандарт распространяется на предприятия «Группы ГАЗ» в рамках проведения службами качества (SQA) Дирекций по закупкам и логистике предприятий «Группы ГАЗ» и/или ГАЗ» мероприятий по сертификации (оценочному аудиту) поставщиков. Распространяется на всю номенклатуру закупаемых МПЗ и всех поставщиков. |
Порядок не определяет |
§ — |
1.3. Риски и показатели эффективности регламентируемого бизнес-процесса
1.3.1 Основными рисками процесса сертификации поставщиков на соответствие
требованиям «Группы ГАЗ» для допуска к поставкам МПЗ являются:
· фальсификация результатов аудита;
· «поверхностный» (неполный или с отклонениями от утверждённых НД) аудит предприятия.
1.3.2 В качестве ключевых показателей эффективности для процесса сертификации
поставщиков на соответствие требованиям «Группы ГАЗ» принимаются:
· Уровень выполнения графика сертификации поставщиков в заданные сроки.
1.3.3 Для контроля достижения целей процесса сертификации поставщиков на
соответствие требованиям «Группы ГАЗ» устанавливаются следующие правила:
· Методика оценки поставщика по результатам аудита технологического процесса, финансового состояния и благонадежности
2. Нормативные ссылки, терминология
2.1. Сокращения:
- ДПЗ — дирекция по закупкам;
- ДРОКП— дирекция по развитию и обеспечению качества поставок ГАЗ»;
- РД — распорядительный документ;
- СМК — система менеджмента качества;
- СП – совместное предприятие;
- ТЗК – торгово-закупочная компания
- МПЗ — материально-производственные запасы;
- ПКМ — план корректирующих мероприятий;
- NBH — отказ от увеличения объемов номенклатуры, в т. ч. размещение заказов на подготовку производства перспективной продукции.
2.2. Применяемые термины:
Аудитор – специалист подразделения ГАЗ» либо службы закупок Дивизиона имеющий компетенции в вопросах подлежащих оценки и уровень квалификации, предусмотренный должностной инструкцией.
Объект сертификации – действующие и потенциальные поставщики, подавшие организатору процедуры сертификации заявку на прохождение сертификации, либо поставщики, запланированные к сертификации согласно утверждённого Председателем сертификационной комиссии «Группы ГАЗ» перечня/графика сертификации, а также уже сертифицированные поставщики, срок действия сертификатов у которых истёк.
Сертификация (оценочный аудит) – очная или заочная оценка предприятия на соответствие требованиям «Группы ГАЗ»
Технологический аудит – проверка процесса изготовления изделий, направленная на осуществление контроля исполнения поставщиком установленной технологии производства, оценку эффективности системы обеспечения качества технологического процесса и выявление проблемных мест.
3. Основные принципы
3.1. В основу проведения сертификации заложены принципы:
- открытости (гласности) — публичное установление оценочных критериев и результатов сертификации;
- равноправия (справедливости) — равные для всех поставщиков условия, критерии и методы оценки;
- экономичности — осуществление процесса сертификации с минимальными затратами;
- ответственности — ответственность членов сертификационной комиссии и аудиторов за объективность оценки.
3.2. Допуск к сертификации
Для участия в процедуре сертификации допускаются юридические и физические лица:
- осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации и таможенного Союза;
- осуществляющие свою деятельность в других регионах мира;
- имеющие опыт в торговой или иной деятельности, связанной с промышленными поставками МПЗ, используемых в автосборочном и автокомпонентном производствах;
- располагающие необходимой инфраструктурой и технологическими возможностями для исполнения взятых на себя обязательств по поставкам МПЗ.
3.3. Сертификация посредников, торговых домов
Сертификация проводится как в отношении предприятий, имеющих собственные производственные возможности (далее «поставщики»), так и в отношении торговых домов, торговых представителей, дилеров, СП, представляющих интересы производителей в России, посреднических фирм и логистических операторов, поставляющих продукцию для предприятий «Группы ГАЗ» с производственных площадок, не являющихся частью собственных активов или находящихся за рубежом. (далее «посредники»).
3.4. Формы (виды) сертификации
При выборе формы сертификации конкретного поставщика учитывается мнение служб качества и служб закупок потребителей. Устанавливаются следующие формы сертификации:
По умолчанию
Упрощенная (дистанционная)
Общая (основная)
Сертификации «По умолчанию» подлежат Поставщики:
осуществляющие поставки МПЗ на предприятия, входящие в «Группу ГАЗ» непрерывно в течение последних 20 лет; товарооборот которых превышает 100 миллионов долларов США в год.При удовлетворении данных условий оценка объекта сертификации не производится, однако
решение о сертификации поставщика принимается на заседании сертификационной комиссии.
Сертификации по упрощенной (дистанционной) форме подлежат поставщики отвечающие следующим требованиям:
товарооборот которых составляет от 100 млн. руб. в год; опыт поставок на предприятия Группы ГАЗ которых непрерывен в течение последних 7 (семи) лет; уровень несоответствия поставляемой продукции за год предшествующий периоду сертификации не превышает установленного и согласованного с поставщиком в договоре поставки значения; отсутствуют нарушения договорных обязательств; поставщик сертифицирован на соответствие требованиям ISO/TS 16949:2002. международным органом по сертификации, одобренным потребителем; сертифицированные ранее по основной форме и имеющие от 69 до 85 баллов (зелёный уровень) по контрольной карте.При наличии ¾ выше перечисленных критериев в совокупности (п.3 и п.6 обязательны) поставщик может быть номинирован на сертификацию по упрощённой форме.
Сертификации по упрощённой форме не подлежат новые поставщики.
Упрощенная процедура сертификации осуществляется по общей форме, но сбор сведений о поставщике осуществляется путем запроса информации у Поставщика без выезда аудиторов на объект сертификации.
Запрос необходимых аудиторам подтверждающих документов осуществляет администратор с последующей передачей документов аудиторам. Перечень рекомендуемых к запросу документов изложен в приложении 2.1.
Процедура сертификации посредников осуществляется по общей форме, но сбор сведений о поставщике может осуществляться как путем запроса информации у Поставщика без выезда аудиторов на объект сертификации, так и путём получения необходимой документации при проведении аудита на площадях поставщика.
Запрос необходимых аудиторам подтверждающих документов осуществляет администратор с последующей передачей документов аудиторам. Перечень рекомендуемых к запросу документов изложен в приложении 2.13.
Сертификации по общей (основной) форме подлежат все поставщики, не отвечающие требованиям, перечисленным выше (сертификация «по умолчанию», «по упрощенной форме») и поставщики, ранее не поставляющие продукцию на предприятия «Группы ГАЗ». Сертификация по общий (основной) форме проводится путём сбора сведений о предприятии и оценке уровня его технологических возможностей и СМК непосредственно на производственной площадке поставщика.
Финансирование выезда (командировок) аудиторов осуществляется за счет средств Дивизионов и подразделений, из состава которых назначены аудиторы.
3.5. Условия сертификации
Условия проведения процедуры сертификации едины для всех поставщиков и посредников. Объективность анализа и оценок обеспечивается путем определения суммарной балльной оценки по методу системы оценок определенных критериев. Для проведения сертификации поставщиков используются Контрольные карты:
- для основной сертификации – приложение 2.2;
- для сертификации посредников – приложение 2.3;
- для сертификации по упрощённой форме – приложение 2.4.
На основании Контрольных карт администратор процедуры заполняет формы отчёта об аудите поставщика (для основной сертификации производителей – приложение 2.8, для сертификации посредников – приложение 2.9, для сертификации по упрощённой форме – приложение 2.10), производит расчёт итоговой оценки поставщика и определяет уровень поставщика.
Уровни поставщика:
ПРЕДПОЧТИТЕЛЬНЫЙ уровень: Уровень соответствия более 85
Повторная оценка через 3 года, рекомендуется стратегическое партнерство.
Поставщик «ПРЕДПОЧТИТЕЛЬНЫЙ».
ЗЕЛЁНЫЙ уровень: Уровень соответствия от 69до 85
Повторная оценка каждые 3 года. Дальнейшее сотрудничество возможно.
Поставщик «ПРИГОДНЫЙ».
ЖЁЛТЫЙ уровень: Уровень соответствия от 55 до 69
Пересмотр объемов поставок в сторону снижения, режим NBH (отказ от увеличения объемов номенклатуры в т. ч. размещение заказов на подготовку производства перспективной продукции), повторная оценка после выполнения плана КМ
Поставщик «УСЛОВНО ПРИГОДНЫЙ».
КРАСНЫЙ уровень: Уровень соответствия менее 55
Поиск альтернативных поставщиков и передача им объемов закупок в течении 3-х месяцев.
Поставщик «НЕПРИГОДНЫЙ».
3.6. Ресертификация поставщиков
По истечении срока действия основного сертификата поставщику необходимо пройти повторную процедуру сертификацию (подтверждение соответствия).
По истечении срока действия временного сертификата поставщику необходимо подтвердить факт выполнения корректирующих мероприятий и направить администратору процедуры сертификации заявку на повторное прохождение сертификации.
Если поставщику было отказано в выдаче сертификата (поставщик не сертифицирован), то он может дать заявку на повторное прохождение сертификации через 1 (один) год после получения отказа.
Администратор инициирует повторную сертификацию поставщика, если во время действия сертификата была получена информация от Службы качества Дивизионов/Предприятий «Группы ГАЗ» или Службы закупок Дивизионов/ Предприятий «Группы ГАЗ» о:
нарушении поставщиком договорных обязательств;
ухудшении дисциплины поставок;
снижении уровня качества поставляемой продукции.
3.7. Конфиденциальность
В ходе процедуры сертификации, а также после ее проведения организатор процедуры сертификации предпринимает все необходимые меры для соблюдения конфиденциальности полученной информации.
3.8. Допуск к поставкам МПЗ
К поставкам МПЗ на предприятия «Группы ГАЗ» допускаются только поставщики или посредники, сертифицированные на право поставки на предприятия «Группы ГАЗ».
3.9. Функции сертификационной комиссии
- принятие решения о сертификации поставщика (основной сертификации – на 3 года,
временной – на 1 год, отказе в сертификации);
- согласование графика проведения сертификации в рамках «Группы ГАЗ»;
- проверка жалоб поставщиков и принятие по ним решений, обязательных для исполнения всеми членами сертификационной комиссии;
- другие функции, в соответствии с указаниями председателя сертификационной комиссии.
3.10. Порядок формирования и утверждения графика сертификации поставщиков.
График сертификации (перечень поставщиков подлежащих плановой сертификации в течение года с разбивкой по месяцам, с указанием формы сертификации и ответственных за её проведение) приложение 2.6 формируется на основании:
- базы данных по сертификации поставщиков (перечень поставщиков, срок действия, сертификации которых заканчивается в этом году);
- заявок Дирекций по закупкам Дивизионов/Предприятий «Группы ГАЗ»;
- заявок Дирекций по качеству Дивизионов/Предприятий «Группы ГАЗ»;
- заявок Дирекции по закупкам ГАЗ».
График сертификации формируется Администратором процесса сертификации и направляется на утверждение Председателем сертификационной комиссии Группы ГАЗ.
При формировании графика Администратор руководствуется:
- значимостью причин инициации процесса сертификации указанных в заявках;
- частотой повторяемости поставщика в заявках;
- экономической целесообразностью;
- региональным признаком расположения объекта сертификации.
Председатель сертификационной комиссии Группы ГАЗ утверждает график сертификации и определяет Дивизион, ответственный за его исполнение персонально по каждому поставщику, указанному в графике. Дивизион назначается исходя из территориальной расположенности поставщика, значимости проблемы по поставщику и наличием в Дивизионе специалиста владеющего спецификой производства поставщика.
Утверждённый график направляется:
- Директорам Дивизионов;
- Директорам по закупкам Дивизионов;
- Директорам по качеству Дивизионов.
3.11.Обязанности Председателя сертификационной комиссии «Группы ГАЗ»
(«ТЗК ГАЗ»):
- координация работ в области сертификации (оценки) поставщиков;
- утверждение нормативно-технической документации, регламентирующей проведение работ по сертификации;
- утверждение списка поставщиков, подлежащих сертификации и графика проведения оценочных аудитов поставщиков предприятий «Группы ГАЗ»;
- контроль исполнения графика сертификации в рамках «Группы ГАЗ».
- Принятие решения о повторной сертификации поставщика.
Председатель сертификационной комиссии «Группы ГАЗ» подчиняется Управляющему директору «ТЗК ГАЗ».
3.12. Обязанности администратора процедуры сертификации:
- организация и координация работы проведения сертификации поставщиков, разрешающей допуск к поставкам МПЗ;
- разработка, согласование и представление в установленном порядке председателю сертификационной комиссии проектов приказов, распоряжений по вопросам сертификации поставщиков;
- направление запросов на службы закупок и качества Дивизионов о номинации поставщиков в график аудитов.
- сбор заявок от служб закупок и качества Дивизионов, составление и согласование списка поставщиков, подлежащих сертификации;
- составление и согласование графика аудитов (оценочных) и заседаний сертификационной комиссии;
- предоставление списка поставщиков, подлежащих сертификации, и графика проведения оценочных аудитов на утверждение председателю сертификационной комиссии Группы ГАЗ;
- контроль соблюдения сроков составления и сбор отчётов аудиторских групп о проведённых аудитах поставщиков;
- извещение председателя сертификационной комиссии Группы ГАЗ о дате проведения заседания комиссии;
- извещение членов комиссии о времени, месте и предмете заседания комиссии;
- информирование поставщика и службы закупок Дивизионов о результатах проведённой сертификации с указанием причин принятого решения;
- инициирование повторного заседания комиссии при выполнении планов корректирующих мероприятий, а также при повторной сертификации поставщика;
- ведение Реестра поставщиков, проходивших процедуру сертификации;
- хранение протоколов заседаний комиссии;
- сбор и хранение отчётов об аудитах, контрольных карт, анкет поставщиков и другой документации, необходимой для проведения сертификации поставщика.
- инициирование повторной сертификации поставщика при наличии заявки потребителя.
- оформление сертификатов.
- направление запросов на службы закупок и качества Дивизионов о номинации поставщиков в график аудитов.
3.13. Решение сертификационной комиссии
Принятое сертификационной комиссией решение оформляется Протоколом решения сертификационной комиссии (приложение 2.5), который согласовывается членами комиссии и утверждается председателем комиссии.
При временной сертификации в протоколе отражается срок действия сертификата и перечень корректирующих мероприятий с указанием служб, ответственных за мониторинг их выполнения, а также методов проверки эффективности выполненных мероприятий (повторный выезд аудиторов, запрос документации и т. д.).
При наличии особого мнения членов комиссии, оно указывается в Протоколе.
4. Порядок реализации бизнес-процесса.
Аудит и сертификация поставщика.
№ | Операция | Ответственный | Срок | Входящие документы | Детальное описание операции | Исходящие документы |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1.1 | Назначение председателя сертификационной комиссии Группы ГАЗ | Управляющий директор ГАЗ» | - | — | Председатель сертификационной комиссии Группы ГАЗ назначается приказом управляющего директора ГАЗ» | Приказ о назначении председателя сертификационной комиссии Группы ГАЗ |
1.2 | Назначение администратора процедуры сертификации | Председатель сертификационной комиссии Группы ГАЗ | 1 день с момента назначения председа-теля | Приказ о назначении председателя сертификационной комиссии Группы ГАЗ | Администратор процедуры сертификации назначается распоряжением председателя сертификационной комиссии Группы ГАЗ. | Распоряжение о назначении Администратора процедуры сертификации |
1.3 | Запрос ответственных от подразделений ГАЗ» и Дивизионов Группы ГАЗ для участия в сертификационной комиссии | Администратор процедуры сертификации | 1 день с момента назначения Администратора | Распоряжение о назначении Администратора процедуры сертификации | Отправка письменных запросов в подразделения ГАЗ» и Дивизионы потребители закупаемой продукции. В качестве постоянно действующих членов в состав сертификационной комиссии входят представители: - Дирекции по закупкам - Дирекции по экономике и финансам - Юридических служб - Дирекции по обеспечению качества поставок - Дирекции по защите ресурсов - Служб качества Дивизионов/Предприятий «Группы ГАЗ» и Служб закупок Дивизионов/Предприятий « Группы ГАЗ», для нужд которых производится закупка. | Запросы для участия в сертификационной комиссии |
1.4 | Выбор ответственных лиц и направление данных председателю сертификационной комиссии Группы ГАЗ | Руководитель подразделения ГАЗ»/ Дивизиона | 3 дня с момента получения запроса | Запрос для участия в сертификационной комиссии | Получив запрос на предоставление ответственных лиц для членства в сертификационной комиссии, руководитель подразделения направляет письменный ответ с указанием фамилии ответственного на председателя сертификационной комиссии Группы ГАЗ. | Ответ на запрос с указанием фамилии |
1.5 | Назначение членов сертификационной комиссии распоряжением | Председатель сертификационной комиссии Группы ГАЗ | 1 день с момента получения ответа на запрос | Ответ на запрос с указанием фамилии | Персонально члены сертификационной комиссии назначаются распоряжением председателя сертификационной комиссии Группы ГАЗ. По мере необходимости, по ходатайству членов комиссии и на основании решения председателя, к участию в работе сертификационной комиссии могут привлекаться также специалисты других заинтересованных служб и структур. | Распоряжение о назначении членов комиссии |
2.1 | Составление списка поставщиков, подлежащих сертификации | Администратор процедуры сертификации | 3 дня с момента получения данных о поставщи-ках | Запрос в Дирекцию по качеству, по закупкам Дивизиона Эл. база данных по сертификации | На основании данных, предоставленных службами закупок Дивизионов/Предприятий «Группы ГАЗ», службами качества Дивизионов/Предприятий «Группы ГАЗ» и эл. базы Администратор составляет список поставщиков, подлежащих сертификации и представляет на рассмотрение и утверждение Председателю сертификационной комиссии «Группы ГАЗ» | Список поставщиков, подлежащих сертификации |
2.2. | Утверждение списка поставщиков, подлежащих сертификации | Председатель сертификационной комиссии Группы ГАЗ | 5 дней с момента получения подготов-ленного списка | Список поставщиков подлежащих, сертификации | Согласование и утверждение списка поставщиков, подлежащих сертификации в рамках Группы ГАЗ | Список поставщиков подлежащих сертификации (утвержденный) |
2.3 | Составление графика сертификации на полугодие | Администратор процедуры сертификации | 7 дней с момента утвержде-ния списка поставщи-ков | Список поставщиков, подлежащих сертификации (утвержденный) | На основании списка и данных, предоставленных службами закупок Дивизионов/Предприятий «Группы ГАЗ», службами качества Дивизионов/Предприятий «Группы ГАЗ», ГАЗ» (с целью определения первоочередности) составляется график сертификации. На основании критериев, определённых данным СТО, и имеющихся данных о поставщике, администратор совместно с ответственными сотрудниками ДРОКП выбирает форму сертификации поставщика. В случае сертификации по упрощенной схеме, специалистом запрашивается дополнительный пакет документов (см. п.3.4. Формы (виды) сертификации, а также Приложение 2) иначе п. 2.4. Администратор составляет график сертификации поставщиков на полугодие и представляет на утверждение Председателю сертификационной комиссии «Группы ГАЗ». | Графики сертификации поставщиков |
2.4 | Утверждение графика сертификации по Группе ГАЗ | Председатель сертификационной комиссии Группы ГАЗ | 3 дня с момента получения подготов-ленного графика | График сертификации по Группе ГАЗ | Утверждение графика сертификации в рамках Группы ГАЗ. При утверждении графика также определяется и утверждается Дивизион, ответственный за проведение сертификации того или иного поставщика. | График сертификации по Группе ГАЗ (утверждённый) |
3.1 | Выпуск РД для командирования членов аудиторской группы на аудит поставщика. Направление письма поставщику о планируемом аудите, бланка анкеты поставщика. | Администратор процедуры сертификации Члены аудиторской группы (аудиторы) | Не менее чем за 21 день до аудита | Графики сертификации по предприятиям (утвержденный) | Администратор направляет руководителям задействованных в аудите подразделений служебную записку о дате аудита поставщика. Командируемые члены аудиторской группы оформляют необходимые командировочные документы, приобретают проездные билеты, получают командировочные удостоверения. Администратор подготавливает письмо поставщику о планируемом аудите за подписью Председателя сертификационной комиссии Группы ГАЗ направляет его вместе с анкетой поставщика, предварительно согласовав по телефону дату аудита с руководителем сертифицируемого предприятия-поставщика. | Служебная записка о дате аудита поставщика. Письмо поставщику о планируемом аудите, Анкета поставщика (бланк) |
3.2 | Проведение аудита поставщика | Аудиторская группа Администратор процедуры сертификации | - | РД о сертификации поставщика (график), Отчет об аудите предприятия (бланк), Анкета поставщика Контрольная карта (бланк) | В соответствии с графиком сертификации аудиторы выезжают на объект сертификации для оценки состояния. Поставщик обязан предоставить аудиторам заполненную «Анкету поставщика» (приложение 2.7) Аудиторы проводят оценку поставщика, заполняют разделы контрольной карты. По возвращению с предприятия передают заполненные и подписанные ими разделы контрольной карты администратору процедуры сертификации для внесения в отчёт об аудите и расчёта итоговой оценки в срок не позднее, чем за 4 дня до заседания комиссии Отчёт о внешнем аудите поставщика (приложения 2.8 – для производителя – основная форма сертификации; приложение 2.9 – для посредника), с указанием балльной оценки разделов контрольной карты и итоговой оценки поставщика подготавливает администратор. При упрощённой форме сертификации (без выезда на предприятие) Администратор направляет запрос необходимых НД на сертифицируемое предприятие, приложив бланк анкеты поставщика и перечень необходимых для сертификации по упрощённой форме НД. По получении заполняет форму отчёта согласно приложения 2.10. Разделы контрольной карты заполняют ответственные от подразделений и передают администратору. При наличии замечаний у аудиторов к поставщику к контрольной карте прилагается перечень замечаний и согласованный с поставщиком план мероприятий по их устранению. | Отчет об аудите предприятия Контрольная карта План мероприятий |
4.1 | Проведение заседания сертификационной комиссии для принятия решения о сертификации поставщика | Председатель сертификационной комиссии | Инициация проведения заседания комиссии - в течение 1 дня с момента получения результатов сертифика-ции | Отчет об аудите предприятия, анкета поставщика, сертификаты и др. НД. | Администратор процедуры сертификации извещает председателя комиссии о готовности к заседанию комиссии и направляет отчет о внешнем аудите членам сертификационной комиссии. Председатель сертификационной комиссии назначает время и место проведения заседания комиссии. Заседание сертификационной комиссии проводится очное. Явка всех членов комиссии на заседание обязательна. Администратор за 3 дня до заседания извещает всех членов сертификационной комиссии о времени, месте, предмете заседания комиссии. Заседание комиссии проводит председатель комиссии. Решение о сертификации Поставщика принимается простым большинством голосов постоянных членов комиссии. Решение комиссии является действительным при наборе кворума в две трети числа постоянных её членов. Комиссия принимает одно из следующих решений: - «сертифицировать Поставщика»; - «сертифицировать временно» — если замечания, касаются финансового состояния либо экономической безопасности - поставщику выдается сертификат на право поставки МПЗ на срок не более 1 (одного) года с даты сертификации; - «отказать в сертификации» - информация передаётся в Правовое управление подразделения «Группы ГАЗ» для юридического оформления прекращения договора на поставку (в случае его действия). Решение сертификационной комиссии администратор процедуры сертификации оформляет Протоколом, который согласовывается членами комиссии и утверждается председателем комиссии. В случае получения поставщиком «красного» уровня – переход к п. 4.2.а. В случае получения поставщиком «желтого» уровня – переход к п. 4.3.а. - Ответственным лицом за хранение протоколов заседания сертификационной комиссии является Администратор. Срок хранения протоколов 15 (пятнадцать) лет. | Протокол решения сертификацион-ной комиссии |
4.2.а | Направление в ДПЗ служебной записки о том, что поставщик получил «желтый» уровень. | Администратор процедуры сертификации | 1 день с момента получения результатов сертифика-ции | Протокол решения сертификацион-ной комиссии | В случае получения поставщиком «желтого» уровня (временная сертификация на 1 год), администратор направляет служебную записку в ДПЗ с решением серт. комиссии и запросом о введении режима NBH | Служебная записка о необходимости уменьшения объемов |
4.2.б | Проведение внеочередных конкурентных процедур | ДПЗ | В течение 21 дня с момента получения служебной записки | Служебная записка о необходимости уменьшения объемов | Проведение внеочередных конкурентных процедур, перераспределении объемов поставок поставщиком, получившим «желтый» уровень. В случае отсутствия альтернативного поставщика — начало поиска. Введение запрета на переговоры с поставщиком об увеличении объема поставок и размещения перспективной номенклатуры (режим NBH). Переход на п.4.4. | Распоряжения (приказы) по Дирекции производственных закупок |
4.3.а | Направление в ДПЗ служебной записки о том, что поставщик получил «красный» уровень. | Администратор процедуры сертификации | 1 день с момента получения результатов сертифика-ции | Протокол решения сертификацион-ной комиссии | В случае получения поставщиком «красного» уровня, администратор направляет служебную записку в ДПЗ с решением серт. комиссии | Служебная записка для прекращения ведения бизнеса |
4.3.б | Проведение внеочередных конкурентных процедур | ДПЗ | В течение 21 дня с момента получения служебной записки | Служебная записка для прекращения ведения бизнеса | Проведение конкурентных процедур для завершения сотрудничества с поставщиком. Переход на п.4.4. В случае если нет альтернативного поставщика — осуществление поиска либо запуск проекта развития поставщика в сроки, определенные по согласованию между директором по развитию и обеспечению качества поставок и директором по развитию. | Распоряжения (приказы) по Дирекции производственных закупок |
4.4 | Сообщение поставщику о неуспешном прохождении сертификации и завершении сотрудничества. | ДПЗ | В течение 1 дня с момента принятия решения о завершении сотрудни-чества | Отчет об аудите предприятия (или Отчет об аудите предприятия для предприятий-посредников) Распоряжения (приказы) по Дирекции производственных закупок | Подготовка и направление письма поставщику о прекращении сотрудничества, а также служебной записки в Правовое управление для юридического оформления прекращения договора на поставку (в случае его действия). | Письмо о прекращении сотрудничества Служебная записка |
5.1 | Внесение изменений в реестр поставщиков, оповещение поставщика | Администратор процедуры сертификации | 2 дня с момента подготовки протокола заседания комиссии | Реестр поставщиков, Протокол решения сертификационной комиссии | Администратор осуществляет ведение Реестра Поставщиков (приложение 2.11), проходивших процедуру сертификации. В реестр обязательно вносятся: форма сертификации; срок действия сертификата; причины и обоснование принятого решения. Поставщику, прошедшему процедуру сертификации на право поставки МПЗ на предприятия Группы ГАЗ, администратором направляется информационное письмо с указанием вида и результата сертификации. Переход на п 5.2 (в случае предоставления поставщику сертификата), Конец процесса в случае окончания работы с поставщиком. Реестр сертифицированных поставщиков размещается на сайте Группы ГАЗ. Результаты оценки действующих поставщиков предприятиями Группы ГАЗ предоставляются администратору для последующего отражения в реестре поставщиков. | Реестр поставщиков (обновленный) |
5.2 | Подготовка сертификата и отправка поставщику | Администратор процедуры сертификации | 14 дней с момента внесения данных в реестр | Сертификат (бланк), Протокол решения сертификационной комиссии | Сертификат (приложение 2.12) отправляется Поставщику по почте или выдаётся представителю Поставщика. Конец процесса. | Сертификат |
6.1 | Проведение повторного аудита поставщика | Аудиторская группа Администратор процедуры сертификации | — | Отчет об аудите предприятия Запрос поставщика о повторном аудите Сообщение о выполнении плана корректирующих мероприятий Контрольная карта (бланк) | Аудиторы службы, ответственной за проверку устранения замечаний, проводят проверку объекта сертификации на предмет полного выполнения корректирующих мероприятий (в соответствии с пп.3.1-3.2), по результатам которой составляется Протокол и новая контрольная карта. На основании подписанного протокола и новой контрольной карты администратор инициирует повторное заседание сертификационной комиссии с целью принятия решения о сертификации Поставщика (п. 4.1). | Протокол Отчет об аудите предприятия (обновленный) Контрольная карта |
7.1 | Направление запроса в ДРОКП на сертификацию поставщика. | ДПЗ | — | — | В случае начала сотрудничества с поставщиком, ранее не проходившем сертификацию для допуска к поставкам, ДПЗ подготавливается запрос в ДРОКП для проведения процедуры аудита и сертификации. | Запрос в ДРОКП |
7.2 | Запрос у поставщика необходимой информации, сбор информации | ДРОКП | 2 дня с момента получения запроса | Запрос в ДРОКП | После получения запроса специалист ДРОКП связывается с поставщиком и запрашивает необходимую информацию, производит поиск информации о поставщике в различных источниках. | Информация о поставщике (бланк) |
7.3 | Получение и анализ данных о поставщике
| ДРОКП | 10 дней с момента получения информации | Информация о поставщике (заполненная) | После получения необходимой информации специалист анализирует данные, сравнивает информацию от поставщика с данными собранными в других источниках. По результатам оценки информации специалист ДРОКП дает отрицательное заключение в форме служебной записки (конец процесса) или положительное (переход на п. 7.4) заключение по поставщику | Заключение по поставщику - служебная записка в ДПЗ |
7.4 | Выбор формы сертификации | ДРОКП | 1 день с момента подготовки заключения по поставщику | Заключение по поставщику Запись о форме сертификации (бланк) | На основании полученного заключения специалист выбирает форму сертификации, затем утверждает председателем серт. комиссии. В случае сертификации по упрощенной схеме, специалистом запрашивается дополнительный пакет документов (см. п.3.4. Формы (виды) сертификации, а также Приложение 2); иначе — переход на п. 3.1 | Запись о форме сертификации (утвержденная) |
5. Регистрация изменений
Версия | Дата утверждения | Дата ввода в действие | Реквизиты лица, утвердившего документ |
Приложение 1. Схема реализации процесса
Приложение 2:
2.1 |
Перечень документов для упрощённой сертификации |
2.2 |
Контрольная карта для основной формы сертификации |
2.3 |
Контрольная карта для сертификации посредников |
2.4 |
Контрольная карта для сертификации по упрощённой форме |
2.5 |
Протокол решения сертификационной комиссии |
2.6 |
График сертификации поставщиков |
2.7 |
Анкета поставщика |
2.8 |
Отчет об аудите предприятия по основной форме сертификации |
2.9 |
Отчет об аудите предприятия для предприятий-посредников |
2.10 |
Отчет об аудите предприятия по упрощённой форме |
2.11 |
Реестр поставщиков |
2.12 |
Форма сертификата |
2.13 |
Перечень документов для сертификации посредников |
