ЭД «Контракт»
После завершения процедуры (аукцион, котировка, конкурс) необходимо подать «Сведения о заключении контракта» для этого:
1. Заходим в «Документы» - «Контракты»
Проект «Сведений о заключении контракта» будет создан автоматически системой и документ будет находиться на статусе «Новый»
* Примечание
В случае когда контракт заключается по ст.55.п.2.ч2 (объекты естественных монополий) можно создавать контракт из «План-графика размещения заказчика»
Открываем его и начинаем заполнять:
Теперь необходимо внести в него данные:
· Номер – указывается номер контракта. Обязательное для заполнения поле.
· Дата – дата документа. Необходимо указать дату заключения контракта. Поле доступно для редактирования и является обязательным для заполнения.
· Вид документа – выбрать вид документа, может быть только «Контракт».
· Выгружать на ООС – признак устанавливается в случае выгрузки ЭД «Контракт» на Общероссийский официальный сайт (далее - ООС).
· Многосторонний – признак отмечается в нескольких случаях:
-в обязательном порядке для выбора поставщика из справочника поставщиков на закладке «график оплаты» (см. приложение № 1 Методические рекомендации по ведению новых и внесению изменений в существующие электронные документы «Контракт», «Договор»).
- если по заключенному контракту требуется осуществлять оплату нескольким контрагентам (например, физическому лицу и налоговому органу) для формирования дополнительных закладок «график оплаты» по кнопке «добавить»;
- если контракт заключен с одним поставщиком (подрядчиком, исполнителем), а оплата будет осуществляться в пользу другого контрагента для изменения информации о контрагенте на закладке «график оплаты» без нажатия кнопки «добавить».
Вкладка: «Общая информация»
· «Действителен с: / по:» – указать период действия контракта.
· Дата заключения – указать дату заключения контракта.
· «Реестровый №» – указывается реестровый номер контракта. Поле заполняется автоматически с ООС и редактированию не подлежит.
· Дата – указывается дата реестрового номера контракта. Заполняется автоматически и редактированию не подлежит.
· Контрагент – информация заполнятся системой автоматически по результату проведения процедуры закупки информацией, полученной с Общероссийского сайта.
В группе полей «Контрагент» указывается победить по итогам проведения процедуры. Изменять и добавлять данные контрагента нельзя.
Для сохранения сделанных изменений нажмите кнопку «Применить».
Вкладка: «Документ-основание»
Поле Основание уже автоматически заполнено, но в случае если указанная там формулировка не соответствует нужной, ее можно отредактировать.
Поле «Номер извещения» - указывается номер извещения закупки. Поле заполняется автоматически с ООС. Недоступно для редактирования.
Остальные поля недоступны для редактирования на данном статусе.
Обратите внимание на рисунок ниже
* Примечание Если контракт заключается по способу размещения «Единственный поставщик» , то необходимо заполнить поле выделенной на рисунке (см. рисунок выше)
Вкладка: «Свойства»
«Контракт на оказание финансовых услуг» – отметка в поле устанавливается, если предметом контракта является предоставление финансовых услуг бюджетной организации.
«Наличие запроса об исполнении контракта» - признак отмечать не надо
Вкладка: «Спецификация»
На данной вкладке, информация формируется системой автоматически на основании ЭД «Заявка на закупку» и результата, полученного путем проведения процедуры закупки. В связи с этим, без определенной необходимости спецификацию редактировать не рекомендуется. В случае необходимости работа со спецификацией в ЭД «Контракт» аналогична работе со спецификацией в ЭД «Заявка на закупку».
В случае, если в заявке победителя процедуры был предложен товар - эквивалент, в ЭД «Контракт» в спецификации необходимо будет сделать соответствующие изменения.
Вкладка: «График поставки»
На данной вкладке, информация формируется системой автоматически на основании ЭД «Заявка на закупку» и результата, полученного путем проведения процедуры закупки. В связи с этим, без определенной необходимости спецификацию редактировать не рекомендуется. В случае необходимости работа со спецификацией в ЭД «Контракт» аналогична работе со спецификацией в ЭД «Заявка на закупку».
Вкладка: «История оплаты»
На данной вкладке будет отражаться история оплаты текущего контракта. Электронный документ должен находиться на статусе «Исполнение» (на статусе «Отложен» вкладка не видна!). Вся история оплаты поступает из АС «АЦК-Финансы». На данной вкладке, когда отображается платеж, необходимо открыть на редактирование соответствующий платеж и в поле «Номер» и «Наименование» указать необходимую информацию.
Вкладка: «График оплаты»
Для редактирования существующей бюджетной строки необходимо нажать на кнопку «Редактировать» 
и заполнить поля «Счет владельца сметы»; «Место поставки» соответствующим содержанием.
Теперь необходимо изменить сумму в Графике оплаты (которая равна сумме, указанной в Заявке на закупку), так чтобы она была равна сумме контракта, при этом можно внести необходимые изменения разбивке сумму в разрезе сроков оплаты. На сколько сумма к оплате превышает сумму к поставке указано в нижней строке красным цветом:
Исправляем сумму к оплате, вместо:
Указываем нужные данные и затем добавляем Этапы исполнения контракта (указываются сумма в привязка к периоду):
Рекомендуем в качестве этапа указывать финансовый год.
После того, как Этапы будут правильно занесены, бюджетная строка изменит цвет с красной на черный.
После этого можно обработать ЭД «Контракт», т. е. подписать ЭЦП и перевести на следующий статус «Экспертиза» (см. раздел «Обработка ЭД Контракт по статусам»).
Отправление сведений о государственном контракте (договоре) (его изменении), заключенном государственным заказчиком, бюджетным учреждением на оос
Для отправки сведений о государственном контракте (договоре) (или его изменении), заключенном государственным заказчиком (бюджетным учреждением) (далее – «сведения о контракте»), в ЭД «Контракт» следует со статуса «Согласован» выбрать действие «Отправить сведения на ООС»:
Примерно через несколько минут с момента отправки сведений о контракте на ООС, следует зайти на ООС в закрытую часть сайта (Личный кабинет заказчика). Далее см. «Руководство пользователя - Подсистема «Реестр контрактов»» расположенным по адресу в сети интернет http://***** – «Информация для заказчиков и поставщиков».
В соответствии с постановлением Правительства РФ для контрактов по выполнению работ и оказанию услуг на ООСе по контракту выгружается только сумма.
Примечание:
Чтобы посмотреть информацию по форме «Сведения о контракте» которая будет отправлена на ООС, необходимо в системе в ЭД «Контракт» нажать на кнопку «Excel» выбрать – «Сведения о контракте»:
Обработка ЭД «Контракт» по статусам
В зависимости от ситуации, в ЭД «Контракт» (статус документа «Новый») можно выполнить одно из указанных действий:
· «Отказ поставщика»
Возникает в случае, если поставщик (участник, занявший первое место) отказывается от заключения контракта с государственным заказчиком. При выборе данного действия система автоматически сформирует ЭД «Контракт» (статус документа «Новый») с поставщиком занявшим следующее место.
Первоначальный ЭД «Контракт» переходит на статус «Отказан поставщиком».
· «Отказать»
При выборе данного действия, ЭД «Контракт» переходит на статус «Отказан заказчиком». Выполняется в случае необходимости отказа электронного документа заказчиком.
В случае, если вы все заполнили верно, то ЭД перейдет на статус «Экспертиза». Если где-то ошиблись, то программа вам об этом сообщит.
ЭД «Контракт» переходит на статус «Экспертиза».
Затем сотрудник переводит ЭД «Контракт» со статуса «Экспертиза» на статус «Согласован».
После чего, сотрудник заказчика в ЭД «Контракт» выполняет действие «Отправить сведения на ООС» (см. разд. «Отправление сведений о государственном или муниципальном контракте (его изменении), заключенном государственным или муниципальным заказчиком на ООС»).
ЭД «Контракт» перейдет в статус «Сведения отправлены на ООС».
С ООС будет получено подтверждение о принятии сообщения со сведениями о контракте, соответственно ЭД «Контракт» перейдет в статус «Сведения загружены на ООС».
Получение с ООС сообщения о регистрации сведений о контракте в реестре контрактов характеризуется статусом в ЭД «Контракт» «Сведения зарегистрированы на ООС».
Примечание:
При необходимости существует возможность вернуть ЭД «Контракт» со статуса «Сведения загружены на ООС» действие «Вернуть», предварительно, удалив сведения о контракте на ООС.
Далее, со статуса «Сведения зарегистрированы на ООС» ответственный сотрудник заказчика выполняет действие «Отправить в СКИБ».
ЭД «Контракт» перейдет в статус «Отправлен».
После выполнения всех соответствующих действий в АС «АЦК-Финансы» по постановке контракта на бюджетное обязательство, ЭД «Контракт» переходит в «АЦК-Госзаказ» в течение 60 минут на статус «Исполнение».
Примечание:
Если в «АЦК-Финансы» отсутствуют средства (лимиты) по конкретной бюджетной строке закупаемой продукции, то ЭД «Контракт» переходит в «АЦК-Госзаказ» в течение 60 минут на статус «Отказан ФО».
Когда ЭД «Контракт» находится на статусе «Отказан ФО», то для дальнейшей работы с ним, необходимо выполнить действие «Создать новый».
Статус «Исполнен»
Статус «Исполнен» возникает в случаях, когда в ЭД «Контракт»:
· Оплачено и поставлено на все сумму исполнения контракта (со статуса «Исполнение» ЭД «Контракт» переходит в статус «Исполнен» - автоматически);
· Выполняется ответственным сотрудником заказчика действие «Расторгнуть» (со статуса «Исполнение» ЭД «Контракт» переходит в статус «Исполнен» - автоматически);
· ЭД «Контракт» оплачен за фактический объем (со статуса «Исполнение» ответственным сотрудником заказчика вручную выполняется действие «Исполнить», после чего, ЭД «Контракт» перейдет в статус «Исполнен»).
Изменение ЭД «Контракт»
Перерегистрация выполняется в случае заключения дополнительного соглашения к контракту (изменение контракта), а также в случае обнаружения в сведениях о контракте на ООС ошибок (исправление сведений).
Если статус документа «Сведения зарегистрированы на ООС», необходимо перевести его на статус «Исполнение»
Для перерегистрации ЭД «Контракт», необходимо выполнить следующее:
Со статуса «Исполнение» выбрать действие «Перерегистрировать».
Система автоматически сформирует новый ЭД «Контракт» (статус документа «Новый») на базе предыдущего. Предыдущий ЭД «Контракт» останется на статусе «Перерегистрация», до тех пор пока новый контракт не дойдет до статуса «Исполнение», тогда предыдущий ЭД «Контракт» встанет на статус «Перерегистрирован».
Расторжение ЭД «Контракт»
Для расторжения ЭД «Контракт» ответственному сотруднику заказчика необходимо выполнить действие «Расторгнуть», документ перейдет в статус «Исполнен».
Далее, ответственным сотрудником финансового органа со статуса «Исполнен» выполняется действие «Завершить обработку», после чего документ перейдет в статус «Обработка завершена».
Завершение ЭД «Контракт»
Для завершения ЭД «Контракт» в системе, необходимо:
Сформировать к соответствующему ЭД «Контракт» ЭД «Факт поставки» (см. раздел «Создание ЭД Факт поставки».
ЭД «Факт поставки» необходимо формировать на сумму исполнения государственного контракта (сколько было поставок, столько ЭД «Фактов поставки» надо создавать).
Существует два варианта завершения ЭД «Контракт»:
1. Когда сумма оплаты (оплата производится в «АЦК-Финансы) равна сумме поставленного (данные берутся из ЭД «Факт поставки» на статусе «Обработка завершена») ЭД «Контракт» переходит на статус «Исполнен» автоматически.
2. Если ЭД «Контракт» исполнен частично, то после обработки ЭД «Факт поставки» (сформированного(ых) на сумму исполнения контракта соответственно), необходимо вручную выполнить в ЭД «Контракт» со статуса «Исполнение» действие «Исполнить» до статуса «Исполнен»:
В ЭД «Контракт» на вкладке «Документ-основание» в полях «Дата», «Номер» и «Наименование документа, подтверждающего исполнение контракта» отображается информация с последнего обработанного ЭД «Факт поставки». Поле заполняется автоматически. Данное поле не связано с подачей сведений об исполнении.
Для закрытия ЭД «Контракт» ответственным сотрудником со статуса «Исполнен» выполняется действие «Завершить обработку», после чего документ перейдет в статус «Обработка завершена». Данное действие выполняется в случае если контракт был поставлен на бюджетное обязательство без признака «Выгружать на ООС».
Формирование сведений об исполнении (о прекращении действия) государственного или муниципального контракта
В ЭД «Контракт» со статуса «Исполнен» необходимо выполнить действие «Создать сведения об исполнении»
Создастся ЭД «Сведения об исполнении контракта»
Заполняем поля документа в шапке:
Номер – номер ЭД
Дата – дата создания «Сведений об исполнении контракта»
Тип сведений – указывается тип сведений, возможные варианты: «Сведения об исполнении» или «Сведения о прекращении»
Выгружать на ООС – отмечается для того, чтобы «Сведения об исполнении» были выгружены ООС.
Номер (имеется ввиду номер контракта) – автоматически проставляется номер документа-основания (ЭД «Контракт»), на основании которого был создан данный ЭД «Сведения об исполнении контракта»
Этап контракта – указывается этап контракта, список этапов берется из ЭД «Контракт»
Вкладка «Исполнение контракта»
Добавим информацию об оплате, для этого нажимаем значок «Новый» 
, и выбираем из выпавшего списка «Добавить информацию об оплате»:
Из появившегося списка выбираем нужную строку (или несколько) и нажимаем «ОК»:
Аналогичным способом добавляем данные о поставках. В начале нажимаем значок «Новый» , и выбираем из выпавшего списка «Добавить информацию о поставке»:
В появившемся списке отмечаем «галочкой» нужную строку (или несколько) и нажимаем «Выбрать»:
На вкладке «Дополнительная информация» никаких дополнительных действий делать не надо.
Примечание:
Чтобы посмотреть информацию по форме «Сведения об исполнении», которая будет отправлена на ООС, необходимо в системе в ЭД «Контракт» нажать на кнопку «Excel» выбрать – «Сведения об исполнении».
В случае, если вы все заполнили верно, то ЭД перейдет на статус «Сведения об исполнении от-правлены на ООС». Если где-то ошиблись, то программа вам об этом сообщит.
На статусе «Сведения об исполнении отправлены на ООС» необходимо сделать действие» «Получение подтверждения загрузки сведений на ООС», документ перейдет на статус «Сведения об исполнении загружены на ООС»
На статусе «Сведения об исполнении загружены на ООС» необходимо сделать действие «Получение подтверждения регистрации сведений на ООС», и документ перейдет на статус «Обработка завершена». На этом работа с документ завершается.
Создание ЭД «Факт поставки»
Для формирования электронного документа (далее - ЭД) «Факт поставки» необходимо выбрать меню «Документы» à «Факты поставки».
Примечание
ЭД «Факт поставки» заполняется только в том случае, если оплата была произведена наличными деньгами.
В открывшемся окне «Факты поставки» для создания нового ЭД «Факт поставки», нужно нажать на кнопку «Новый» .
Откроется окно «Редактор факта поставки», в котором необходимо заполнить следующую информацию в обязательном порядке:
· «Номер» - номер ЭД «Факт поставки». Указывается номер документа подтверждающего факт поставки.
· «Дата» - дата ЭД «Факта поставки». Указывается дата документа подтверждающего факт поставки.
· «Тип первичного документа» - тип документа, на основании которого формируется ЭД «Факт поставки». Значение выбирается из справочника «Типы документов факта поставки». Необходимо выбрать «Накладная по контракту» и нажать кнопку «Выбрать»:
Вкладка: «Общая информация»
В поле «Документ-основание», нажав кнопку «Выбрать», необходимо выбрать тот ЭД «Контракт», к которому будет прикреплен ЭД «Факт поставки» и нажать кнопку «Выбрать»:
Далее, нажав кнопку «Заполнить», система сформирует информационное сообщение, нажмите «ОК»:
После подтверждения указанного действия, система автоматически заполнит ЭД «Факт поставки» информацией, содержащейся в выбранном «Документ-основание» (ЭД «Контракт»).
Далее заполняем:
· «Основание» существует возможность внесения информации вручную. Например, указать номер и дату документа подтверждающего факт поставки.
· «Тип факта поставки» - необходимо указать тип факта поставки («Счет-фактура», «Акт», «Счет» или «Накладная»).
Нажать кнопку «Применить» для того, чтобы сохранить сделанные изменения.
Вкладка: «Спецификация»
Вкладка «Спецификация» заплоняется данными из документа-основания, т. е. из ЭД «Контракт». По умолчанию указывается то количество товара, которое еще надо поставить по контракту (учитываются уже существующие ЭД «Факты поставки»).
Если необходимо отредактировать количество (или сумму, или и то и то) в спецификации, то надо нажать на кнопку «Редактировать» . В открывшемся окне «Редактор спецификации факта поставки» можно редактировать сумму факта поставки с помощью полей: «Сумма» или «Количество» и нажать «ОК»:
Нажмите кнопку «Применить», чтобы сохранить сделанные изменения.
Приложение 1
Методические рекомендации по ведению новых и внесению изменений в существующие электронные документы «Контракт», «Договор»
Настоящие методические рекомендации разработаны для перехода и последующего ведения ЭД на базе единого справочника Поставщиков.
Заполнение информации о Поставщиках в ЭД «Контракт», «Договор», Счёт»:
1. При формировании нового ЭД «Контракт» по итогам процедур торгов или запросов котировок при заполнении информации о Поставщике необходимо выполнить следующее:
а) На закладке «Общая информация» в группе полей «Контрагент» уже будет присутствовать информация о Поставщике из пришедшей с ООС в составе итогового Протокола заявки победителя. ВАЖНО: НЕЛЬЗЯ в этом разделе вносить изменения в информацию о ИНН, КПП и Наименовании Поставщика!!! Если поле «Форма» не заполнено, то его необходимо заполнить из справочника организационно-правовых форм Системы. Информация из этого раздела будет отправляться на ООС для регистрации в реестре контрактов.
б) На закладке «График оплаты» надо поставить галку в поле «Многосторонний». После этого здесь станут доступны для редактирования поля с платежными реквизитами Поставщика. Необходимо по полю «ИНН» выбрать из справочника Поставщиков нужного. После этого нажать «Применить». Информация из этого раздела будет отправляться в АЦК-Финансы для формирования документов по оплате Контракта.
2. При формировании нового ЭД «Контракт» по итогам закупки у единственного источника:
а) На закладке «Общая информация» информация о Поставщике заполняется в ЭД «Заявка на закупку» из справочника Поставщиков Системы. Далее она автоматически подтягивается в ЭД «Решение о закупке у единственного источника» и далее в ЭД «Контракт». В ЭД «Контракт» необходимо на закладке «Общая информация» заполнить поле «Форма». Информация из этого раздела будет отправляться на ООС для регистрации в реестре контрактов.
б) Информация о Поставщике на закладке «График оплаты», если её не надо менять, заполняется по стандартной методике (она была введена на стадии формирования ЭД «Заявка на закупку» из справочника Поставщиков). Если платежные реквизиты Поставщика для отправки их в АЦК-Финансы на оплату необходимо изменить, то в ЭД «Контракт» надо поставить галку в поле «Многосторонний» и заполнить поля на закладке «График оплаты» аналогично описанному для ЭД «Контракт» в разделе 1б.
3. При формировании нового ЭД «Договор»:
а) На закладке «Общая информация» в группе полей «Контрагент» надо выбрать Поставщика из справочника Поставщиков Системы. Заполнение поля «Форма» необязательно если в поле «Наименование» уже присутствует информация об организационно-правовой форме Поставщика. Информация по ЭД «Договор» на ООС не отправляется.
б) Информация о Поставщике на закладке «График оплаты», если её не надо менять, заполняется автоматически (она подтянется из справочника Поставщиков). Если платежные реквизиты Поставщика для отправки их в АЦК-Финансы на оплату необходимо изменить, то надо поставить галку в поле «Многосторонний» и заполнить поля аналогично описанному для ЭД «Контракт» в разделе 1б.
4. Если ЭД «Контракт» или «Договор» уже созданы, были отправлены в АЦК-Финансы и находятся на статусе «Исполнение» (в том числе и в случае, если по ним была произведена частичная оплата), то:
а) Если нет необходимости менять реквизиты поставщика в платёжных документах в АЦК-Финансы, то в АЦК-Госзаказ ни чего с этими документами делать не надо.
б) Если необходимо изменить реквизиты поставщика в платёжных документах в АЦК-Финансы, то в АЦК-Госзаказ документы ЭД «Контракт» и ЭД «Договор» необходимо перерегистрировать по действию «Перерегистрировать». При этом на основании этих документов сформируются новые на статусе «Новый» или «Отложен», в которых необходимо отредактировать информацию о Поставщиках в соответствии с разделами 1-3.
5. ЭД «Счёт» заполняется информацией о Поставщике строго из справочника Поставщиков Системы.
Если ЭД «Счёт» был отказан в АЦК-Финансы, то в АЦК-Госзаказ необходимо создать новый ЭД «Счёт».
6. Если ЭД «Контракт» или «Договор» уже созданы и не отправлялись в АЦК-Финансы, то их надо вернуть на статус «Отложен» и отредактировать в соответствии с разделами 1-3.
7. В случае формирования ЭД «Контракт», «Договор» или «Счёт» из План-графика размещения заказчика на 2011 год информация о Поставщиках вносится в соответствии с разделами 1, 3 и 5, с той лишь разницей, что в ЭД «Контракт» на закладку «Общая информация» данные о Поставщиках не будут поступать с ООС в составе итогового Протокола заявки победителя, а будут вноситься вручную из справочника Поставщиков Системы.
Также напоминаем о следующей важной информации:
Чтобы корректно выгружать из АЦК-Госзаказ на Общероссийский официальный сайт сведения о заключенных контрактах, Вам необходимо обратить внимание на заполнение следующих полей в электронном документе ЭД «Контракт»:
- "Статус" (субъект малого предпринимательства, УУИС, организация инвалидов) - на закладке "Общая информация" раздел "Контрагент" закладка "Общее" - заполняется в случае необходимости;
- "Телефон" (цифры телефона должны быть записаны следующим образом: 7-...-..... (то есть 7- это код страны, далее тире, далее три или четыре-пять знаков без пробела - это код города, далее номер телефона без пробелов и без тире) - закладка "Общая информация" раздел "Контрагент" закладка "Место нахождения".
