Выпускная квалификационная работа
«Организация и проведение туристских выставок
(ярмарок)»
2005
РЕФЕРАТ
Предлагаемая работа содержит введение, основную часть из 2 глав, заключение. Данная работа состоит из 64 страниц. При написании выпускной квалификационной работы были использованы 40 источников литературы, список которых имеется в работе.
Актуальность работы заключается в том, что выставочные мероприятия предоставляют туристской фирме широкие возможности в области распространения и одновременно получения экономической, организационной, технической и коммерческой информации при относительно доступной её стоимости. Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций туристских предприятий. На выставках укрепляют контакты с прежними партнерами и ищут новых, предоставляют свой продукт, услуги и поддерживают имидж компании, анализируют общие тенденции развития туристского рынка и получают информацию о коллегах.
Исходя из темы работы, поставлена цель - проанализировать организационные основы проведения выставок и ярмарок.
В соответствии с целью выделены задачи:
1. проанализировать особенности управления персоналом туристской
выставки (ярмарки);
2. рассмотреть основные этапы подготовки туристских выставок (ярма
рок);
3. рассмотреть технологию проведения туристских выставок на приме
ре выставки «MITT. Путешествия и туризм-2005».
В качестве объекта исследования была рассмотрена технология проведения туристских выставок (ярмарок), предмета исследования - деятельность менеджера по организации туристских выставок (ярмарок).
Гипотезой работы является предположение, что организация и успешное проведение туристских выставок (ярмарок) является эффективным средством маркетинговых коммуникаций.
В процессе работы были проанализированы: подбор персонала туристской выставки (ярмарки), подготовка и обучение персонала туристской выставки (ярмарки), работа с оргкомитетом туристской выставки, выбор выставки и подготовка к ней, оформление выставочного стенда. В работе приведен анализ конкретной выставки.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
Глава I. Управление персоналом туристской выставки (ярмарки).
1.1 Подбор персонала туристской выставки (ярмарки). 7
1.2 Подготовка и обучение персонала туристской
выставки (ярмарки). 10
1.3 Работа с оргкомитетом выставки (ярмарки). 19
ГлавII. Технология организации туристской выставки (ярмарки).
2.1 Выбор выставки (ярмарки). Подготовка к выставке
(ярмарке). 25
2.2 Оформление выставочного стенда. 34
2.3 Технология проведения туристских выставок
(ярмарок) на примере выставки «MITT. Путешествия и
туризм-2003». 45
Заключение 52
Список литературы 56
Приложения
ГЛАВА I УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ ТУРИСТСКОЙ ВЫСТАВКИ (ЯРМАРКИ).
1.1 ПОДБОР ПЕРСОНАЛА ТУРИСТСКОЙ ВЫСТАВКИ (ЯРМАРКИ).
Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Помимо высоких требований к индивидуальным качествам стендистов (умение и желание общаться с людьми; выносливость; знание продукции фирмы; ее истории, направлений деятельности; привлекательная внешность) при отборе кандидатов на эту работу необходимо уделить самое серьезное внимание их профессиональной компетентности, психологическим навыкам, хорошему знанию одного или двух иностранных языков (как обязательное условие - языка страны проведения выставки). [9;458]. Большинство потребителей ждут от стендистов честности, надежности, информированности и полезности. На эти и выше перечисленные черты и ориентируется компания при отборе кандидатов. Другой подход состоит в том, чтобы выделить качества, присущие большинству преуспевающих сотрудников туристской фирмы, А именно: оправданный риск, развитое чувство ответственности, склонность к решению проблем, забота о потребителе и аккуратное планирование встреч. Помимо основного, намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.
Для того чтобы правильно подобрать персонал выставки руководителю надлежит по каждому из них оценить следующие факторы:
Коллективизм - поведение:
• дружелюбие;
• солидарность;
• объективность;
8
• «тонкость» подхода к возникающим проблемам;
• откровенность;
• уравновешенность.
Рабочие качества:
• готовность;
• трудолюбие;
• способности;
• умение создавать стимулы;
• продуктивность;
• коммуникабельность.
Творческий подход:
• новые предложения;
• способность освоения новых взглядов и методов.
Руководителю стенда необходимо учитывать, что люди различаются между собой:
• качеством личности, то есть комплексом характерных черт и манер
поведения, составляющих уникальную особенность каждого челове
ка и определяющих его способность адаптироваться к окружающей
среде;
• духовными качествами;
• уровнем образования и квалификации;
• практическим уровнем и квалификации.
До начала выставки необходимо/гровести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:
• тематика выставки;
• цели участия в выставке;
• перечень услуг представляемых на выставке;
• основные новинки;
9
• задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, за
ключение договоров и так далее);
• план стенда;
• закрепление мест за каждым стендистом;
• распорядок работы;
• в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на
стенде;
• формы регистрации посетителей;
• формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во
время работы выставки;
• основные категории предполагаемых посетителей;
• • модели поведения с каждой категорией посетителей. [9;458].
ГЛАВА II ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ТУРИСТСКОЙ ВЫСТАВКИ (ЯРМАРКИ).
медленное предоставление дополнительной информации о предприятии и его продукции (по запросам заинтересованных лиц и организаций).
Основными элементами контроля, на которых должна основываться оценка эффективности участия туристского предприятия в выставочно-ярмарочных мероприятиях, являются:
1. сметные и реальные затраты на участие;
2. затраты на рекламу и пропаганду, а также вызванный ими резонанс
(как он проявляется в реакции посетителей);
3. впечатление, создаваемое стендом, и соответствующий отклик о
стендах конкурентов, которые принимали участие в выставке-
ярмарке;
4. предположения и наблюдения рыночных тенденций;
5. эффективность работы персонала на стенде;
6. оценка состава посетителей стенда;
7. заказы, которые были получены в результате работы стенда, и их
сравнение с ожидаемыми результатами.
Кроме этого, по окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все пробелы, возникшие при подготовке к ней, - а также каким образом они были решены, и какие выводы надо сделать на будущее.
Все учтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатят выставочный опыт фирмы и помогут ей в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки, можно по «горячим следам» зафиксировать все плюсы и минусы подготовки и участия в ней, быстро адаптироваться к новым условиям.
За полугодие или год составляется общей обзор по всем выставкам, в которых фирма приняла участие с учетом всех затрат (сколько ушло на аренду стенда, транспортировку оборудования, командировочные, изготовление рекламных материалов и так далее). В отдельную папку складываются все счета, по которым легко проследить все деньги, переводимые за услуги. Делается это для того, чтобы в случае необходимости можно было точно узнать, сколько стоила перевозка или монтажные работы не в процентном, а денежном исчис-
2.3 ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ТУРИСТСКИХ ВЫСТАВОК НА ПРИМЕРЕ ВЫСТАВКИ «MITT. ПУТЕШЕСТВИЯ И ТУРИЗМ - 2005»
По разным источникам в России ежегодно проходит от 80 до 100 туристских выставок. Более точная обобщенная статистика неизвестна. Да, наверное, она и не очень важна. Потому что лишь каждая пятая выставка более-менее значима. А пересчитать ярмарки с международным статусом, те, в которых любая турфирма, региональное или национальное представительство считают необходимым участвовать, можно по пальцам.
Несомненный российский лидер - выставка MITT, проходящая в Экспоцентре на Красной Пресне накануне летнего сезона.
В настоящее время московская туристская ярмарка занимает пятое место в мире и третье в Европе. При этом компании, однажды принявшие участие в MITT, приезжают на неё снова и снова. Особо значителен вклад выставки в развитие российского туризма.
Тогда, в 1994 году, туристская отрасль была практически в зачаточном состоянии. Поездки за рубеж оставались для многих россиян несбыточной мечтой. Выставка MITT приподнимала перед ними завесу в сказочный мир путешествий. Именно поэтому в то время на MITT, разместившейся в Экспоцентре, на Красную Пресню, потянулись тысячи россиян. Можно сказать, что именно MITT послужила неким толчком для развития туристского бизнеса в нашей стране.
Авторитет и размах MITT растут год то года. В 1994 году всё начиналось с 800 участников из 50 стран мира и примерно 60 тыс. посетителей. В 2005 году MITT разместилась более чем на 18 тыс. кв. м., где представили свои экспози-
46
ции участники из 106 стран мира, более 2500 компаний, занимающих заметное место в индустрии туризма. Выставку посетило около 110 тыс. человек.[38; 1].
По сравнению с предыдущим годом выставочная площадь MITT в 2003 году «выросла» на 3 тыс. кв. м.. Значительный прирост наблюдался среди участников из стран Средиземноморского региона, Дальнего и Ближнего Востока. (В MITT - 2002 приняли участие более 2,3 тыс. компаний из 60 регионов России и 103 стран мира.). Национальные туристские организации Греции, Доминиканской Республики, Египта, Литвы, ОЭА, Туниса расширили свои экспозиции на 20-30%. Турция занимала весь павильон №3 площадью 3 тыс. кв. м. Впервые в 2003 году были представлены на выставке национальные туристские организации из Китая, Катара, Алжира, Швеции, Норвегии, новые региональные представительства - из Гоа и Рима, которые располагались в павильонах №1 и №2.(см. приложение 3)
Global Village - «Глобальная деревня» - ещё одно новшество нынешней MITT. Здесь били представлены международные группы роскошных гостиниц и курортов высшего класса. Этот раздел выставки позволил более наглядно продемонстрировать возможности постоянных участников MITT, таких как, Leading Hotels of the World Group, Le Meridien, Kempinski и Redisson-SAS, a также представить новых участников, среди которых Hyatt International Hotels & Resorts и Starwood Hotels & Resorts. Кстати, MITT -2003 - это 10-я юбилейная выставка.
