Разъяснение касательно планирования и использования денежных средств на представительские расходы

Разъяснение касательно планирования и использования денежных средств на представительские расходы

Пунктом 60 приказа Министра обороны Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000 «Об утверждении Инструкции об организации и проведении государственных закупок для нужд Вооруженных Сил Республики Казахстан» утвержден порядок планирования и использования денежных средств, выделяемых на представительские затраты, а также организационно-распорядительные документы, подтверждающие расходы на мероприятия представительского характера.

Представительские затраты - средства, предусмотренные в республиканском бюджете на очередной финансовый год и выделяемые Министерству обороны Республики Казахстан на прием иностранных делегаций, проведение совещаний, семинаров, торжественных и официальных мероприятий, а также на представительские цели во время зарубежных визитов Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, Государственного секретаря Республики Казахстан, Министра иностранных дел Республики Казахстан, с участием Министерства обороны Республики Казахстан в составе международных комиссий.

К представительским затратам относятся затраты на:

оплату проживания и транспортных затрат до пункта назначения лиц, приглашаемых в Республику Казахстан для участия в мероприятиях;

официальные обеды, ужины, кофе-брейки, фуршеты;

музыкальное сопровождение официальных приемов;

приобретение сувениров, памятных подарков, цветов;

автотранспортное обслуживание;

оплату услуг переводчиков;

аренду зала.

Ответственные исполнители (соисполнители) бюджетных программ составляют и утверждают курирующим заместителем Министра обороны Республики Казахстан годовой План мероприятий (далее - План), которые требуют представительских затрат на планируемый период.

На основании Плана ответственные исполнители (соисполнители) бюджетных программ формируют и представляют в Департамент финансового обеспечения Министерства обороны Республики Казахстан бюджетную заявку на планируемый период в порядке и сроки, установленные бюджетным законодательством Республики Казахстан.

Расчеты-обоснования к бюджетной заявке на представительские затраты формируются в пределах норм представительских затрат согласно приложению 100 к Правилам исполнения бюджета и его кассового обслуживания, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000 и приложению к настоящей Инструкции.

Выделение средств на представительские затраты, рассматриваются при наличии:

обоснования необходимости проведения мероприятия;

программы пребывания делегации по уровню и формату;

рабочего плана подготовки и проведения мероприятий;

соответствующего мероприятия в Плане. 

В течение года на основании предложений ответственных исполнителей (соисполнителей) бюджетных программ, План может корректироваться с учетом политической значимости проведения непредвиденного мероприятия и объема выделенных средств.

Использование средств, выделяемых на представительские затраты, осуществляется на основании следующих документов:

утвержденного годового Плана мероприятий по приему иностранных делегаций, проведение совещаний, семинаров, торжественных и официальных мероприятий, а также на представительские цели во время зарубежных визитов Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, Государственного секретаря Республики Казахстан, Министра иностранных дел Республики Казахстан, с участием Министерства обороны Республики Казахстан в составе международных комиссий;

приказов Министра обороны Республики Казахстан либо первого заместителя Министра – председателя Комитета начальников штабов Министерства обороны Республики Казахстан (в период отсутствия Министра обороны) на соответствующее мероприятие с утверждением:

перечня участников делегаций, совещаний, семинаров, торжественных и официальных мероприятий от иностранных делегаций и делегаций Республики Казахстан;

программы проведения мероприятий;

количества и цены сувенирной продукции, закупаемой в рамках реализации мероприятий;

порядка оплаты проживания, транспортных затрат, автотранспортного обслуживания и др.;

сметы расходов, рассчитываемой в пределах норм представительских затрат согласно приложению 100 к Правилам исполнения бюджета и его кассового обслуживания, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 01.01.01 года № 000 и приложению к настоящей инструкции, по фактическим расходам.

В каждом конкретном случае необходимо определить строго ограниченный состав представительских затрат, обеспечивающих нормальное проведение мероприятий, без излишеств и повышенных расходов.

Списание представительских затрат производится на основании первичных документов, подтверждающих представительские затраты:

акты выполненных работ и оказанных услуг;

накладные, товарные чеки, корешки приходных ордеров, закупочные акты, фискальные чеки и т. п.;

документы, подтверждающие вручение сувениров, памятных подарков, цветов (фотографии);

документы, подтверждающие фактическое количество участников мероприятий;

акт сверки на период проведения взаиморасчета.

Ответственность за конечный результат использования средств, выделенных на представительские затраты, возлагается на ответственных исполнителей (соисполнителей) бюджетных программ.

Приложение

к Планированию и использованию средств, выделяемых на представительские затраты

Смета расходов