Шаблоны проектных документов
СПИСОК ШАБЛОНОВ ДОКУМЕНТОВ
ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ
Шаблон 1. Устав проекта. 3
Шаблон 2. Описание содержания проекта. 3
Шаблон 3. План управления проектом.. 3
Шаблон 4. Запрос на изменение. 3
Шаблон 5. Протокол совещания. 3
Шаблон 6. Реестр рисков.. 3
Шаблон 7. Отчет о статусе проекта. 3
Шаблон 8. Отчет по завершении проекта. 3
Шаблон 1. Устав проекта
ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ
Наименование проекта
Открытие кольянного дома
Спонсор проекта
Табачная фирма (Tobaccoland)
Руководитель проекта
Марина Кучма/Х человек
Другие участники проекта
Менеджер/дизайнер
Дата создания документа
02.03.2010
ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА
Причины инициации проекта:
Малое число конкурентов на рынке/популяризация курения кальяна
Цели проекта:
l занять лидирующую позицию на рынке (среди уже имеющихся заведений данного вида)-общая-долгосрочная цель
l Оборот за первый год 1 кр; в процессе развития предприятия, увеличивать прибыль на 20-25% в год -прямая цель-конкретная
Результат проекта:
Успешное функционирование предприятия на эстонском рынке/ его конкурентоспособность
Ограничения проекта и допущения проекта:
Бюджетные ограничения-40 000 кр;
Кол-во нужных работников- 2 менеджер/дизайнер;
Временное ограничение- 1,5 месяца;
Ресурсные средства-моб. телефон, комп, авто.
УТВЕРЖДЕНО:
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Устав проекта 2
Определение проекта
Название проекта:
Открытие кальянного дома
Организаторы:
Марина Кучма/менеджеры
Дата представления:
20.04.2010
Подготовил:
Марина Кучма
Содержание проекта
Цель проекта
Оборот за первый год 1 кр; в процессе развития предприятия, увеличивать прибыль на 20-25% в год.
Занять лидирующую позицию на рынке (среди уже имеющихся заведений данного вида).
Задачи проекта
Открыть конкурентоспособный кольянный дом
Целевые показатели
Оборот за первый год 1 кр/маркетинговые исследования
Участники проекта и лица, заинтересованные в его результатах.
Марина Кучма/Х человек
Основные потребности участников проекта и лиц, заинтересованных в его результатах
Успешное функционирование предприятия (его доходность/конкурентоспособность/узнаваемость)
Ожидаемые результаты проекта
Все расходы, затраченные на откытия кальянного дома, окупятся собсвенникам в течении года-полтора
Описание продукта проекта
См. документ «Концепция продукта»
Критерии оценки успешности проекта
Доходность (Оборот за первый год 1 кр/за месяц пр 85 000 кр)
«Концепция продукта»
1.Определения, обозначения и аббревиатуры
Термин
Комментарий
2.Причины создания продукта
3.Цели создания Продукта
4.Описание бизнес-процессов (ситуации)
4.1. Краткое описание бизнес-процесса (ситуации) «как есть»
4.2. Описание бизнес-процесса (ситуации) «как должно быть»
Требования к продукту проектаФункциональные требования
Требование
Критичность[1]
3
3
6. Допущения, ограничения и исключения Продукта
7.1. Ограничения
7.2. Исключения
7.3. Допущения
Шаблон 2. Описание содержания проекта
ИНФОРМАЦИЯ О ДОКУМЕНТЕ
Шифр проекта
Наименование проекта
Автор документа
Дата создания
№ версии
ИНФОРМАЦИЯ О ЗАКАЗЧИКЕ ПРОЕКТА
Заказчик
Контактная информация
ОПИСАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ПРОЕКТА
Цели проекта
<Укажите цели проекта>
Критерии достижения целей проекта
<Укажите измеримые критерии достижения целей проекта>
Задачи и результаты проекта
<Представьте полный список задач проекта и результатов, которые будут получены при реализации каждой из задач>
Границы проекта
<Опишите в целом работы, которые будут включены в проект. Необходимо также указать работы, не относящиеся к проекту, которые в содержание проекта включены не будут>
Ограничения проекта
<Опишите ограничения проекта. К ограничениям проекта относятся ограничения, связанные с его содержанием и ограничивающие возможность выбора для команды проекта: финансовые, ресурсные, календарные, ограничения, накладываемые другими проектами>
Допущения проекта
<Опишите предположения проекта, связанные с его содержанием. Допущения проекта – это факторы, с учетом наличия которых проект будет реализован в рамках плана. Укажите потенциальный эффект этих предположений в случае, если они окажутся ложными>
Идентифицированные риски проекта
<Перечислите возможные риски проекта, способы реагирования>
УТВЕРЖДЕНО:
Должность Дата Подпись
СОГЛАСОВАНО:
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Шаблон 3. План управления проектом
ИНФОРМАЦИЯ О ДОКУМЕНТЕ
Шифр проекта
Наименование проекта
Открытие кальянного дома
Автор документа
Управляющий проектом
Дата создания
02.03.2010
№ версии
№ 1
План УПРАВЛЕНИЯ
Иерархическая структура работ проекта
Контрольные точки проекта vt exel
<Составьте список контрольных точек проекта. Список контрольных точек определяет ключевые события проекта, их даты и результаты, которые должны быть получены по состоянию на эти даты >
Календарный план проекта vt exel
<Составьте план-график работ проекта, описывающий все контрольные точки и работы с назначенными датами начала и окончания, а так же взаимосвязи задач>
Стоимостной план проекта vt exel
<Стоимостной план представляет собой распределенный по времени бюджет, по которому производится контроль использования денежных средств проекта>
План качества проекта
<План качества проекта определяет параметры и критерии достижения качества проекта, относительно которых будет проводиться контроль качества полученных результатов>
№
Результат
Критерии достижения результата
Ресурсный план проекта vt exel
<Перечислите всех сотрудников (как компании, так и внешних), которые будут задействованы в проекте, с указанием сроков их занятости и процента загрузки>
План управления командой проекта
Организационная структура проекта
Таблица распределения ролей и ответственности см exel
Роль
Ответственность / функции
Матрица ответственности
<Матрица ответственности устанавливает ответственность ролей проекта в отношении выполнения основных или типовых работ>.
План управления коммуникациями проекта
<План управления коммуникациями отражает требования к коммуникациям со стороны участников проекта>
Реестр рисков проекта
<Идентифицированные риски проекта включают в себя возможные неопределенные события, которые могут возникнуть в проекте и вызвать последствия, которые повлекут за собой нежелательные эффекты>
№
Риск
Возможные последствия
Потенциальные действия по реагированию
План управления рисками проекта
<Опишите правила и периодичность пересмотра реестра рисков проекта>
План управления контрактами и поставками
<Перечислите все контракты, которые должны быть заключены для осуществления поставок или работ по проекту, указав сроки, в которые эти поставки или работы должны быть выполнены>
План коммуникаций проекта
№
Название документа/
мероприятия
Формат и способ представления
Автор
Получатели
Периодичность
1
План управления изменениями
<План управления изменениями включает в себя порядок управления изменениями в проекте и разрабатывается на основании процедуры внесения изменений>
УТВЕРЖДЕНО:
Должность Дата Подпись
СОГЛАСОВАНО:
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Шаблон 4. Запрос на изменение
ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ
Наименование проекта
Шифр проекта
Руководитель проекта
ИНФОРМАЦИЯ О ЗАПРОСЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ
Автор запроса
Дата запроса
Приоритет запроса
Высокий/средний/низкий
Требуемая дата решения
НАИМЕНОВАНИЕ ИЗМЕНЯЕМОГО ДОКУМЕНТА
Наименование документа
Дата утверждения предыдущей версии
Описание предлагаемого изменения
<Опишите предлагаемое изменение и в краткой форме укажите его причину>
Влияние изменения на проект при принятии и непринятии
<Кратко проанализируйте влияние, которое будет иметь предлагаемое изменение на проект, и его выгоду для проекта с точки зрения целей, задач, сроков выполнения и т. д.>
<Оцените ресурсоемкость предложенного изменения>
<Укажите, какие последствия/влияние будет иметь непринятие предложенного изменения для проекта>
Альтернативные действия
<Укажите возможные альтернативные действия/решения в отношении предложенного изменения>
Экспертиза руководителя проекта
<Представляется рецензия руководителей проекта>
УТВЕРЖДЕНО:
Должность Дата Подпись
СОГЛАСОВАНО:
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Принятое решение \ статус запроса на изменение
Утвердить
Отклонить
Отложить решение по запросу до <указать срок, контрольную точку >
Шаблон 5. Протокол совещания
Составитель протокола
<Роль в проекте>
<ФИО>
Получатели протокола
<Роль в проекте>
<ФИО>
ИНФОРМАЦИЯ О СОВЕЩАНИИ
Название проекта
Дата совещания
Участники совещания
ПОВЕСТКА ДНЯ
№
Вопрос повестки
Докладчик
СОВЕЩАНИЕ ПОСТАНОВИЛО
По вопросу № 1
№
Содержание
Ответственный
Срок
По вопросу № 2
№
Содержание
Ответственный
Срок
Комментарии
УТВЕРЖДЕНО:
Должность Дата Подпись
СОГЛАСОВАНО:
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Должность Дата Подпись
Шаблон 6. Реестр рисков
ИНФОРМАЦИЯ О ДОКУМЕНТЕ
Шифр проекта
Наименование проекта
Открытие кольянного дома
Автор документа
Управляющий проектом
Дата создания
02.03.2010
№ версии
РЕЕСТР РИСКОВ
№
Риск
Потенциальное воздействие
Вероятность наступления (1-5)
Влияние риска (1-5)
Уровень риска[2]
Способы смягчения риска
Условия наступления
1
Задержка поставки товара
3
3
9
Заключать такие договара, что при задержке товара, фирма поставщик оплачивает нам насённый ущерб
2
Не подходит размер оборудования
2
3
6
При заказе уточнять размеры оборудования/перед заказам сделать чёткие замеры помещения, куда оно будет установлено
3
Кража товара/оборудования
2
5
10
Строгая система учёта имеющегося товаря/оборудования
4
Человеческий фактор у работников (болезнь и тд)
4
3
12
5
Не соответсв-ие помещен-ия с нормами пожаробезопасности
2
4
8
Привлечение специалистов, знающих законы в этой области, для правельного оснащения помещений.
Шаблон 7. Отчет о статусе проекта
Автор отчета
<Роль в проекте>
<ФИО>
Получатели отчета
<Роль в проекте>
<ФИО>
ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ
Название проекта
Руководитель проекта
Отчетный период
Дата отчета
Прохождение контрольных точек проекта:
<Опишите (представьте графически или в форме таблицы) состояние дел по прохождению контрольных точек проекта>
Проблемы \ риски проекта и меры по их устранению
<Опишите проблемы проекта и возможные действия по их устранению>
Описание проблемы
Возможные действия по устранению
Прогноз на следующий отчетный период
<Перечислите предполагаемые ближайшие события по проекту>
Изменение в Плане управления проектом
<Предполагаются ли изменения плана проекта в предстоящий отчетный период>
Шаблон 8. Отчет по завершении проекта
ИНФОРМАЦИЯ О ДОКУМЕНТЕ
Шифр проекта
Наименование проекта
Автор документа
Дата создания
ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТАХ
<В каждом из разделов отчета представьте перечень изменений, произошедших за время реализации проекта, отклонений от базового плана (например, изменения в бюджете, сроках, содержании и т. д.). Опишите полученные результаты проекта в терминах стоимости, сроков выполнения, времени работы команды проекта. Опишите риски, возникшие во время реализации проекта, а также предпринятые меры реагирования на них. Зафиксируйте извлеченные уроки проекта и рекомендации по усовершенствованию управления проектом.>
Содержание проекта
Управление рисками
Управление расписанием
Стоимость проекта
Управление командой проекта
Взаимодействие с подрядчиками (поставщиками).
<Резюмируйте насколько успешно было привлечение подрядчиков к выполнению работ в проекте с точки зрения достижения результатов, за которые отвечали подрядчики>.
Управление коммуникациями
<Резюмируйте, насколько эффективными были используемые в проекте коммуникации, способы и средства обмена информацией>.
Управление качеством
<Дайте экспертную оценку качества проекта>
Извлеченные уроки проекта и рекомендации
[1] 3 – обязательно реализовать, 2 – полезно реализовать, 1 – реализовать по возможности.
[2] Высокий, средний, низкий в зависимости от вероятности наступления и степени влияния риска. Риски с наибольшей вероятностью наступления и высокой степенью влияния будут иметь высокий уровень, риски же с наименьшей вероятностью наступления и низкой степенью влияния соответственно низкий уровень.
