МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ ВПО «ХАБАРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ

ИСКУССТВ И КУЛЬТУРЫ»

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебно-методический комплекс

Хабаровск

2011

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ ВПО «ХАБАРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ

ИСКУССТВ И КУЛЬТУРЫ»

Кафедра теории и истории культуры

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебно-методический комплекс

по специальности 053100 «Социально-культурная деятельность»,

специализации «Экономика и управление СКС»,

квалификации «Менеджер социально-культурной деятельности»

Хабаровск

2011

ББК

Т

Утверждена на заседании кафедры теории и истории культуры « » 2011г., протокол

Рекомендована к изданию методическим советом факультета социально-культурной и информационной деятельности ХГ» 2011 г., протокол

Делопроизводство и документоведение. Учебно-методический комплекс по специальности 053100 «Социально-культурная деятельность», специализации «Экономика и управление СКС», квалификации «Менеджер социально-культурной деятельности» / сост. – Хабаровск: Хабаровский государственный институт искусств и культуры, 20с.

Составитель:

Доцент, к. и.н.

Рег. № __________

©ФГОУ ВПО «Хабаровский государственный институт искусств и культуры», 2011

Практические задания (очная форма обучения)

Планы семинарских занятий (заочная форма обучения)

Вопросы к зачету

Тесты для промежуточной аттестации

Список литературы ………………………………………………………

Перечень ключевых слов…..………………………

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность проблемы

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие или учреждение. Большинство процессов управления неразрывно связаны с документами. Документ есть некий формальный стержень, основа всех без исключения моделей управления – строго иерархических, горизонтальных и т. п. На основании документов принимаются управленческие решения.

Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ наряду с глубокими специальными знаниями, грамотностью и владением основами делового общения является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя.

Причины введения учебной дисциплины

Успешная деятельность любой организации возможна только при высоком уровне культуры работы персонала с документами, четкой организации делопроизводства.

Современный менеджер, вне зависимости от профиля деятельности его фирмы, должен быть знаком с принципами документационного обеспечения учреждений социально-культурной деятельности, владеть технологиями создания документов как в рукописном, так в электронном варианте, разработки основных документов управления, подбора персонала, знать нормативно-правовые документы по организации делопроизводства и уметь их использовать в делопроизводстве.

Эти обстоятельства предъявляют высокие требования к компетентности и профессионализму современного менеджера социально-культурной деятельности, что обусловливает введение данной учебной дисциплины.

Роль и место курса

Изучение курса тесно связано с такими дисциплинами, как «Основы менеджмента», «Управление персоналом», «Теория и практика связей с общественностью» и др.

Особое место данного курса в профессиональной подготовке определяется его важностью в системе общепрофессиональных знаний. В учебном плане специальности 053100 «Социально-культурная деятельность» курсу «Делопроизводство и документоведение» определено место в блоке СД. Ф.00 «Федеральный компонент».

Соответствие учебной программы

Государственному образовательному стандарту

Учебная программа разработана на основе учебного плана специальности «Социально-культурная деятельность», специализации «Экономика и управление СКС», квалификации «Менеджер социально-культурной деятельности» и построена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образовательного образования.

Цель и задача курса

Целью настоящего курса является формирование системы знаний об основах делопроизводства и документоведения. В процессе её достижения решаются следующие учебные задачи:

·  Знакомство с нормативно-правовой базой по делопроизводству

·  Изучение принципов и процедуры документирования управленческой деятельности

·  Обучение методике составления различных видов документов

·  Обучение технологии подбора кадров, оформления трудовых правоотношений с сотрудниками.

Структура курса

Программа данного курса предусматривает изучение основ организации делопроизводства в учреждениях социально-культурной сферы, знакомство с методами документоведческих исследований, организацией документооборота, технологией регистрации, учета, контроля и хранения документов, обучение методике составления различных документов. Особое внимание уделено вопросам оформления документации по личному составу (кадрам).

Особенности изучаемого курса

Особенность данного курса состоит в том, что в нем значительная часть аудиторных занятий посвящена практическому освоению учебного материала.

Формы организации учебного процесса

При чтении курса по данной программе используются такие формы обучения, как лекции, выполнение практических занятий, самостоятельная работа студентов.

Освоение курса предполагает, помимо посещения лекций, выполнение практических заданий. Особое место отводится самостоятельной работе студентов.

Требования к знаниям и умениям в соответствии с квалификационной характеристикой выпускника

После изучения дисциплины студент должен уметь:

- документировать управленческие действия по разработке, принятию и

выполнению управленческих решений в соответствии с действующим

законодательством;

- составлять и оформлять основные виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, в том числе с использованием современных информационных технологий;

- составлять служебные письма, в том числе коммерческие, по основным вопросам профессиональной деятельности;

- составлять тексты документов в соответствии с современными требованиями к языку и стилю служебных документов;

- работать с управленческой документацией как ответственный исполнитель, соблюдая нормативные требования по вопросам своевременного и качественного исполнения документов;

- правильно организовать и вести работу с документами конфиденциального характера, обеспечивая сохранность коммерческой тайны организации;

- кратко и четко формулировать заголовки формируемых в структурном

подразделении дел в соответствии с содержанием входящих в дело документов;

- правильно индексировать формируемые дела в соответствии с принятой

в организации классификацией структурных подразделений;

- организовать текущее хранение служебных документов с соблюдением

требований действующего архивного законодательства.

Объем и сроки изучения курса

Курс «Делопроизводство и документоведение» общим объемом 136 часов изучается:

- студентами очной формы обучения в течение пятого семестра, при этом 72 часа составляют аудиторные занятия (36 – лекционные занятия, 36 – практические), а 64 часа отводится на самостоятельную работу студентов;

- студентами заочной формы обучения - в течение шестого семестра, при этом 20 часов составляют аудиторные занятия (10 часов лекционных и 10 часов практических занятий), а 116 часов отводится на самостоятельную работу студентов.

Виды контроля знаний студентов и их отчетности

Курс завершается для студентов очной формы бучения в пятом семестре - зачетом. Для студентов заочной формы обучения – в конце 6 семестра также предусмотрен зачет. В момент проведения промежуточной аттестации знания студентов проверяются с помощью тестов.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ План КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТСТВО И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

(очная форма обучения)

№ п/п

Наименование разделов и тем курсов

Количество часов

Всего

Лекц.

Практическ и семинарск.

СРС

Раздел 1. Основы документоведения.

1.1.

Введение в научную дисциплину: объект, предмет, методы. Документ, функции документа, информационные свойства документа

8

2

6

1.2.

Материальные носители документной информации, средства и способы создания документов. Форма и содержание документа. История развития формуляра документа и процессов документирования

12

2

4

6

1.3.

Унификация и стандартизация. Унифицированные системы документации. Классификация деловой документации

8

6

4

ИТОГО по разделу

26

6

4

16

Раздел 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности учреждения СКС

2.1.

Общие правила оформления и подготовки управленческих документов. Стандарты

16

4

4

8

2.2.

Организация документооборота. Регистрация и контроль исполнения документов. Инструкция по делопроизводству

16

4

4

8

2.3.

Номенклатура дел. Работа с конфиденциальными документами. Хранение документов. Делопроизводственный год

14

2

6

6

2.4.

Офис-менеджмент и его роль в формировании организационной и документоведческой культуры

4

2

2

ИТОГО по разделу

50

12

14

24

Раздел 3. Основные документы управления

3.1.

Система организационно-правовой, распорядительной и информационной и аналитической документации. Особенности создания отдельных видов документов

28

10

10

8

3.2.

Служебная переписка. Язык и стиль документа

16

4

4

8

3.3.

Документирование работы с персоналом

16

4

4

8

Итого по разделу

60

18

18

ВСЕГО

136

36

36

64

ТЕМАТИЧЕСКИЙ План КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

(заочная форма обучения)

№ п/п

Наименование разделов и тем курсов

Количество часов

Всего

Лекц

Сем.

СРС

Раздел 1. Основы документоведения

1.1.

Введение в научную дисциплину: объект, предмет, методы. Документ, функции документа, информационные свойства документа

8

1

7

1.2.

Материальные носители документной информации, средства и способы создания документов. Форма и содержание документа. История развития формуляра документа и процессов документирования

12

1

2

9

1.3.

Унификация и стандартизация. Унифицированные системы документации. Классификация деловой документации.

8

1

7

ИТОГО по разделу

28

3

2

23

Раздел 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности учреждения СКС

2.1.

Общие правила оформления и подготовки управленческих документов. Стандарты

16

1

2

13

2.2.

Организация документооборота. Регистрация и контроль исполнения документов. Инструкция по делопроизводству.

16

1

15

2.3.

Номенклатура дел. Работа с конфиденциальными документами. Хранение документов. Делопроизводственный год

10

1

2

7

2.4.

Офис-менеджмент и его роль в формировании организационной и документоведческой культуры

6

1

5

ИТОГО по разделу

48

4

4

40

Раздел 3. Основные документы управления

3.1.

Система организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и аналитической документации. Особенности создания отдельных видов документов

28

1

2

25

3.2.

Служебная переписка. Язык и стиль документа

16

1

2

13

3.3.

Документирование работы с персоналом.

16

1

15

ИТОГО по разделу

60

3

4

53

ВСЕГО

136

10

10

116

СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

Раздел 1.Основы документоведения

Тема 1.1. Введение в научную дисциплину: объект, предмет, методы. Документ, функции документа, информационные свойства документа

Документоведение как научная дисциплина. Документ как объект документоведческих исследований. Роль документа в жизни человека и общества. Определение понятия «документ». Отличие документа от других источников информации (книга, газета, теле-, радиопередача, устное сообщение). Документ в сфере управления. Влияние технических достижений на развитие документа. Становление и развитие документоведения. Методы документоведческих исследований (метод системного анализа, классификации, формулярного анализа и др.).

Роль документоведения в совершенствовании документационного обеспечения управления. Понятия «документ» и «информация». Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческих решений. Свойства управленческой информации: официальный (неличный) характер, адресность, повторяемость, актуальность, достоверность, объективность и др. Документ как способ фиксации управленческой информации и инструмент управления. Понятие оперативной и ретроспективной (исторической) документной информации. Понятие ценности документной информации, факторы, влияющие на информационную ценность документа. Функции документа.

Полифункциональность документа. Социальная функция документа. Информационная функция документа как функция запечатления и сохранения информации. Коммуникативная функция документа – документ как средство связи. Культурная функция документа. Управленческая функция документа, правовая функция, функция учета, функция документа как исторического источника.

Тема 1.2. Материальные носители документной информации, средства и способы создания документов. Форма и содержание документа. История развития формуляра документа и процессов документирования

Понятие носителя информации. Древнейшие материалы для письма и способы изготовления документов. Использование пергамента, бересты доля изготовления документов в Древней Руси. Изобретение бумаги, ее достоинства, определившие повсеместность распространения в качестве материала для письма. Исторические особенности использования бумаги для изготовления документов в русском делопроизводстве.

Влияние бумаги как материала на развитие графики письма. Современные материалы, используемы для документирования. Материалы для технического документирования. Материалы для кино-, фото-, фонодокументов. Машинные носители информации. Влияние носителя на долговечность документа и сохранность информации.

Средства создания документов (документирования) – простые орудия письма, технические средства (механические, электромеханические, автоматизированные). Понятие способа создания документа. Начертательный способ закрепления информации. Текстовое документирование. Различные типы письма и особенности их применения при создании текстовых документов. Стенография как способ текстового документирования.

Фотодокументирование и фотодокумент как его результат. Фонодокументирование и понятие «фонодокумент». Особенности фонодокументирования и область его применения. Кинодокументирование и понятие «кинодокумент», возникновение и применение кинодокументов. Видеозапись и видеодокумент. Автоматизированное документирование, понятия: «электронный документ», «видеограмма», «документ на машинном носителе».

Внешние признаки документа (форматы используемой бумаги, бланк документа, графика документа, наличие печатей и др.) Внутренняя форма документа. Формуляр документа. Типовой и индивидуальный формуляр, формуляр-образец документа. Понятие реквизита документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные реквизиты документа. Нормативная регламентация формуляра современного документа.

Государственные стандарты на документы. Требования к составлению и оформлению документов. Зависимость формы и содержания документа от его назначения, от принадлежности к определенной системе документации. Понятия «вида» и «разновидности» документа. Текст документа. Форма представления текста. Линейная и нелинейная формы представления текста. Табличная форма текста.

Складывание формуляра документа в XVI-XVII веках. «Столп», «столбец» как форма документа. Виды и разновидности документов. Специфика обозначения наименования документа («самоназвание» документа). Указание автора и составителя документа, адресата документа. Особенности датировки документов. Способы удостоверения документов. Виды печатей. Служебные отметки на документе. Структура текста, особенности изложения содержания различных видов документов.

Законодательное регулирование делопроизводства в XVII веке. Изменения в видовом составе документов. Развитие формуляра документа. Наименование вида документа, заголовок к тексту. «Скрепа», подпись, печать как способы удостоверения документа. Отметки на документе. Изменения в структуре текстов документов. Формуляр текстового документа в XIX – начале XX века. Законодательная регламентация видового состава документов и правил их оформления.

Особенности оформления наименования вида документа, заголовка к тексту. Бланк документа. Обозначение автора документа и способы адресования документов. Датирование документов. Проставление подписей и печатей на документах. Структура текста документа. Формуляр текстового документа советской эпохи. Регламентация оформления документов в 20-30-е годы XX века. Первые советские стандарты на документы.

Изменения в видовом составе документов. Развитие бланка, бланки с угловым и продольным расположением реквизитов. Регламентация правил создания документов в е годы. Стандарты на документы, Единая государственная система делопроизводства(1973г). Государственная система документационного обеспечения управления (1990г). Развитие формуляра документов. Состав реквизитов документов и требования к их оформлению. Формуляр современного управленческого документа. ГОСТ 6.30-2003.

Тема 1.3. Унификация и стандартизация. Унифицированные системы документации. Классификация деловой документации

Определение понятий «унификация документов» и «стандартизация документов». Государственная система стандартизации (ГСС) и её структура. Общая характеристика государственных стандартов на документы. Нормативные документы по стандартизации. Понятия классификации и кодирования документов и документной информации. Область применения классификаторов. Единая система классификации и кодирования информации (ЕСКК). Классификация деловой документации по: видам деятельности, наименованию, способу фиксации и информации, месту составления, степени сложности, степени гласности, юридической силе, срокам исполнения, стадиям подготовки, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации. Понятия первичного и вторичного документа.

Раздел 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности учреждения СКС

Тема 2.1. Общие правила подготовки и оформления управленческих документов. Стандарты

Состав реквизитов документов. Бланк документа. Правила оформления реквизитов документов. ГОСТ 6.30-2003. Государственный герб Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования). Эмблема организации или товарный знак. Наименование организации. Справочные данные об организации. Наименование вида документа. Дата документа. Регистрационный номер документа. Ссылка на егистрациионный номер и дату документа. Место составления или издания документа. Адресат. Гриф утверждения документа. Резолюция. Заголовок к тексту. Отметка о контроле. Текст. Отметка о наличии приложения. Подпись. Гриф согласования документа. Виза согласования документа. Оттиск печати. Отметка о заверении копии документа. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка о поступлении документа в организацию. Электронный адрес документа.

Тема 2.2. Организация документооборота. Регистрация документов и контроль исполнения документов. Инструкция по делопроизводству

Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики. Организация и обеспечение документооборота. Типовые технологии обработки поступающих документов. Виды документооборота. Внутренний документооборот. Культура работы с документами. Организация ознакомления исполнителей с документами. Документооборот исполнителя документов. Технологии подготовки инициативных и ответных документов. Обработка отправляемой корреспонденции. Электронный документооборот. Роль информационных технологий в совершенствовании документооборота.

Современная информационно-поисковая система. Главное назначение регистрации. Индекс документа. Регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Контроль как важная функция управления. Этапы контроля исполнения. Уровни контроля исполнения. Основные задачи контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Условный срок исполнения.

Систематизация и система хранения документов. Понятие документального фонда. Понятие архивного фонда. Оперативное хранение документов. Систематизация документов. Общие принципы формирования дел. Группировка документов в дела. Последовательность расположения документов в деле. Составление заголовков дел.

Тема 2.3. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию. Номенклатура дел. Хранение документов. Делопроизводственный год.

Безопасность ценных информационных ресурсов. Методы работы злоумышленника. Критерии ценности информации. Конфиденциальный документ. Сроки конфиденциальности документа. Коммерческая ценность информации. Выявление конфиденциальных сведений. Перечень конфиденциальных сведений. Регламентация состава конфиденциальных документов. Документирование конфиденциальных сведений. Гриф конфиденциальности документа. Носители конфиденциальной информации. Составление текста конфиденциального документа. Санкционирование изготовления конфиденциального документа. Издание конфиденциального документа. Порядок работы с конфиденциальными документами. Угрозы конфиденциальным документам в документопотоках. Защищенные документопотоки. Структура защищенных документопотоков. Номенклатура конфиденциальных дел. Защита информации.

Номенклатура дел организации. Цели создания. Типовые и примерные номенклатуры дел. Оформление и ведение номенклатуры дел. Порядок ведения и завершения номенклатуры дел.

Оценка значимости документов и сроков их хранения. Значение и ценность документов. Экспертные комиссии организаций. Критерии оценки информационного содержания документов. Применение Типовых и ведомственных «Перечней…» для определения сроков хранения документов. Перечень типовых документов и его структура.

Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение. Описи дел. Акты о выделении документов к уничтожению и снятию их с учета. Оформление дел для оперативного хранения. Дополнительная подготовка дел для длительного хранения.

Технология архивного хранения документов. Состав учетных документов архива. Обеспечение сохранности документов. Проверка наличия и состояния документов. Выдача архивных справок и копий документов.

Тема 2.4. Офис-менеджмент и его роль в формировании организационной и документоведческой культуры

Понятие организационной культуры. Офис и его роль в организации. Информационное обеспечение в приемной организации. Повышение профессиональных качеств, знание современного состояния документационного обеспечения.

Совещание как элемент организационной культуры. Классификация совещаний. Подготовка и процедура проведения совещания. Психологические аспекты проведения совещания. Оформление протокола совещания (полный, краткий, стенографической). Нетрадиционные формы проведения совещаний: видеоконференция, экскурсии, выезд на пленэр и т. п.

Организация протокольных мероприятий. Встречи. Переговоры. Презентации. Организация бизнес-поездок. Планирование и подготовка бизнес-поездки. Составление предварительной программы поездки. Подготовка оформление отчета о бизнес-поездке.

Раздел 3. Основные документы управления

Тема 3.1. Система организационно-правовой, распорядительной, информационно-справочной и аналитической документации. Особенности создания отдельных видов документов

Содержание управленческой функции – организация системы и процессов управления. Документирование организационной функции учреждения. Комплекс организационно-правовых документов, их назначение и содержание. Характеристика организационно-правовых документов с точки зрения сферы действия, срока действия. Законодательная регламентация порядка составления и оформления отдельных видов и разновидностей организационно-правовых документов (уставы, положения). Порядок издания организационно-правовых документов.

Правила составления и оформления организационно-правовых документов (устав учреждения, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, штатное расписание, регламент коллегиального органа, должностная инструкция и др.). Согласование, подписание и утверждение организационно-правовых документов. Особенности составления текстов организационно-правовых документов (выделение разделов, подразделов, оформление абзацев, нумерация). Порядок внесения изменений и дополнений в организационно-правовые документы.

Управленческое решение. Виды управленческих решений. Способы принятия управленческих решений (коллегиальный, единоличный), процедура принятия решения. Фиксация управленческих решений в форме распорядительных документов: по способу принятия решения (издаваемые при единоличном принятии решения и при коллегиальном принятии решения), по содержанию (по основной деятельности, по личному составу).

Основания издания распорядительных документов. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоначалия и коллегиальности. Порядок издания совместных распорядительных документов. Составление и оформление распорядительных документов (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение).

Назначение справочно-информационной документации в управленческой деятельности. Классификация справочно-информационных документов (по назначению, по адресату). Характеристика основных видов справочно-информационных документов. Процедура подготовки, составление и оформление протоколов, актов, докладных записок, предложений, служебных записок, объяснительных записок, справок, сводок, заключений, отзывов, перечней, списков.

Тема 3.2. Служебная переписка. Язык и стиль документа

Общая характеристика служебной переписки. Бланк делового письма. Реквизиты делового письма. Композиционная структура делового письма. Простые письма. Сложные письма. Разновидности деловых писем. Документы, передаваемые по каналам электросвязи (телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма).

Язык документа. Официально-деловой стиль. Нейтральный тон изложения. Констатирующее-предписывающий характер изложения. Точность и ясность изложения. Лаконичность (краткость) текста.

Особенности употребления языковых средств в текстах документов. Использование языковых формул. Применение лексических и графических сокращений. Использование терминов. Употребление канцелярской лексики. Употребление сложных отыменных предлогов. Ограничения сочетаемости слов. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже. Употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Преобладание страдательных конструкций над действительными. Преобладание простых распространенных предложений. Употребление сложных рубрицированных перечислений. Нормативная и нормативно-справочная документация. Плановая кадровая документация.

Тема 3.3. Документирование работы с персоналом

Организационно-справочная документация. Персональная документация. Договорная документация. Распорядительная документация. Унифицированные формы приказов по личному составу. Учетная документация. Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Процесс подбора персонала. Методы активного подбора персонала. Собеседование с кандидатами на должность. Опрос третьих лиц. Порядок принятия решения о приеме на работу. Заключение трудового договора. Издание приказа о приеме на работу.

Резюме. Личный листок по учету кадров. Автобиография. Рекомендательное письмо и характеристика.

Оформление и ведение личных дел. Формирование личного дела. Ведение личного дела. Хранение личных дел. Оформление и ведение трудовых книжек. Оформление трудового договора.

ТЕМЫ И ЗАДАНИЯ СЕМИНАРСКИХ И ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

(очная форма обучения)

Раздел 1. Основы документоведения.

Семинарское занятие (2 часа аудит. + 3 часа СРС)

Тема 1.2. История делопроизводства. Развитие оформления документа и процессов документирования.

1.  Материальные носители документа: камень, стекло, папирус, глина, дерево, ткани, пергамент, металл, береста, бумага, фото - и магнитная пленка, электронные носители. Развитие, техники и носителей информации за рубежом Междуречье, Египет, Греция, Рим, Европа и в России. Техника письма. Бумагоделательное производство.

2.  Роль наскальной письменности, создание нормативных документов, фискальных, учетных, документов. Рукописные книги, создатели первых документов, книг.

3.  Организация делопроизводства в Русском государстве в ХI-XVвв.

Приказное делопроизводство.

4.  Развитие делопроизводства в России в ХVII –ХIХ вв. «Столп», «столбец» как форма документа. Коллежское и министерское делопроизводство. Реформа Петра I.

5.  Советское делопроизводство.

6.  Формирование государственной системы документационного обеспечения управления. Современное делопроизводство.

Практическое занятие (2 часа аудит.+3 часа СРС)

Задание № 1. Назвать материальную основу, на которой записан тот или иной документ.

Задание №2. Определить какие из представленных копий документов относятся к приказному делопроизводству, коллежскому и министерскому. Назвать основные признаки, по которым они отличаются.

Литература:

1. Андреева, : Практическое пособие. Издание 10-е, переработанное и дополненное / . – М.: персоналом», 2005. – 200с.

2. Басаков, (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. Изд. 5-е, переработанное и дополненное / . – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 344с.

3. Белов, и документооборот: Учебное пособие / , . – М.: Эксмо, 2005.

4. ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

5. Документационное обеспечение государственного и муниципального управления: учебное пособие / , . – Хабаровск: Дальневосточная академия государственной службы, 2002. – 305 с.

6. Самошенко архивного дела в дореволюционной России: учебное пособие для вузов по специальности «Историко-архивоведение».- М.: Высш. шк., 198с.

7.Кузнецов переписка: учебно-справочное пособие/Авт. сост. .- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 200с.

8. Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: Доклады и сообщения на ХVI Международной научно-практической конференции 26-27 ноября 2009 г./ Росархив. ВНИИДАД.- М., 201с.

Раздел 2. Информационно-документационное обеспечение деятельности учреждения СКС

Тема2.1. Общие правила оформления и подготовки управленческих документов. Стандарты

Практическое занятие

Цель: закрепить навык оформления реквизитов, установленных ГОСТ 6.30-2003.

Задание 1. (2 часа аудит.+4 часа СРС)

Изучив реквизиты с 01 по 15 ГОСТ 6.30-2003 оформить их на рабочем столе ПК в формате Word. Контроль осуществить взаимопроверкой.

Задание 2. (2 часа аудит.+4 часа СРС).

Изучив реквизиты с 16 по 30 ГОСТ 6.30-2003 оформить их на рабочем столе ПК в формате Word. Контроль осуществить взаимопроверкой.

Тема 2.2. Организация документооборота. Регистрация и контроль исполнения документов. Инструкция по делопроизводству.

Практическое занятие (4 часа аудит. + 8 часов СРС)

Цель: научиться регистрировать документы и устанавливать контроль за теми, у которых есть пометка «контроль»

Задание 1. Создать журнал в электронном виде и осуществить регистрацию во входящем журнале шести документов, после наложения резолюции руководителем, заполняя все графы.

Задание 2. Изучить работу небольшого предприятия, его документооборот и составить для него Инструкцию по делопроизводству

Тема 2.3. Номенклатура дел. Работа с конфиденциальными документами. Хранение документов. Делопроизводственный год

Семинарское занятие (2 часа аудит. +2 часа СРС)

Хранение документов

1.Оперативное хранение документов

2.Номенклатура дел организации

3.Оценка значимости документов и сроков их хранения

4.Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение

6. Передача на постоянное хранение.

Литература:

1.Андреева, : Практическое пособие. Издание 10-е, переработанное и дополненное / . - М.: персоналом», 2005. – 200с.

2. Белов, и документооборот: Учебное пособие / , . – М.: Эксмо, 2005.

3.Кузнецов, : учебно-справочное пособие / . - М.: Дашков и К, 2008.

4. Березина, делопроизводство: (понятие ДОУ, оформление управления. Док., кадровое делопроизводство) / , , . - СПб.: Питер, 2007.

5. ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/М-во культуры и массовых коммуникаций РФ, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД.- М., 2007. – 187 с.

Практическое занятие1. (2 часов аудит. + 2 часов СРС)

Цель: научиться составлять номенклатуру дел учреждения (подразделения)

Задание 1. Определить по Перечню типовых управленческих документов

какие документы могут образовываться в делопроизводстве вуза.

Задание 2. Побывать в одном из подразделений вуза, изучить состав его документов и составить номенклатуру дел, сдать на проверку.

Практическое занятие (2 часа аудит + 2 часа СРС)

Задание 3. Подготовить одно дело постоянного хранения для передачи в архив вуза, включить его в опись.

Раздел 3. Основные документы управления

Тема 3.1. Система организационно-правовой и распорядительной документации.

Практическое занятие (10 часов аудит. +8 часов СРС)

Организационно-правовые документы

Задание 1. Разработать Положения о структурном подразделении организации.

Задание 2. Разработать должностную инструкцию (секретаря-референта).

Организационно-распорядительные документы.

Задание 1: составить приказ о проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации. Организация, издающая приказ – Управление по реконструкции и развитию исторических объектов

Задание 2: Составить распоряжение об участии студентов факультета СКиИД в городском субботнике.

Задание 3: Составить приказ о создании экспертной комиссии по формированию сезонной коллекции женской одежды.

Организация – – 2000»

Задание 4: Составить распоряжение о порядке работы технического центра ХГИИК

Задание 5: Составить приказ о проведении ремонтных работ в общежитии ХГИИК.

Справочно-информационные документы

Задание 1: Составить протокол заседания кафедры менеджмента социально-культурной деятельности ХГИИК, на котором рассматривались вопросы: о наличии учебных программ по дисциплинам специализации; об участии преподавателей кафедры в научно-практической конференции.

Задание 2: Составить акт передачи дипломных работ выпускников факультета СКиИД в библиотеку ХГИИК. Данные по количеству работ и тематике определить самостоятельно.

Задание 3: Составить акт проверки финансово-хозяйственной деятельности лаборатории реставрации. Основание – приказ генерального директора ГУП «Управление по реконструкции и развитию исторических объектов».

Задание 4: Составить докладную записку (внутреннюю) на имя руководителя организации от руководителя структурного подразделения о необходимости увеличения штатной численности отдела.

Задание 5: Составить объяснительную записку на имя декана факультета СкиИД от студента 321 группы о пропусках занятий в период 10.11.2006г. по 25.11.2006 г.

Задание 6:

·  Составить справку об организации авиаперевозок туристов.

·  Составить справку о подтверждении стажа работы в должности секретаря-референта . Справка требуется в комитет соцзащиты.

Задание 7: Составить служебные письма следующих разновидностей: сопроводительное, запрос, сообщение, ответ, подтверждение, приглашение, поздравление, заявка, извещение, напоминание, предложение.

Задание 8: Составить отзыв о прохождении практики студенткой 3 курса ХГ

Литература:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Ос­новные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991;

2. ГОСТ Р 6"Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов". - М.: Госстандарт России, 2003.

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. - М: ВНИИДАД, 201с.

4. Секретарское дело: Учебно-справочное пособие [Текст]. / Авт. сост . – М., 2005. – 147 с.

5.Кузнецов : Учебно-справочное пособие [Текст]. / Авт. сост . – М., 2006. – 147 с.

6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. –М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 200

7. Сайты ВНИИДАД http://www. / , Архивы России http:///

8. Ж. «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Документооборот на предприятии».

Семинарское занятие

Тема 3.2. Служебная переписка. Язык и стиль документа

1.Общая характеристика служебной переписки. Бланк делового письма. Реквизиты делового письма. Композиционная структура делового письма.

2.Разновидности деловых писем. Документы, передаваемые по каналам электросвязи.

3. Официально-деловой стиль документа.

4.Особенности употребления языковых средств в текстах документов.

Литература:

1.Андреева, : Практическое пособие. Издание 10-е, переработанное и дополненное / . - М.: персоналом», 2005. – 200с.

2.Белов, и документооборот: Учебное пособие / , . – М.: Эксмо, 2008.

3. Кузнецов, : учебно-справочное пособие / . - М.: Дашков и К, 2008.

4. Березина, делопроизводство: (понятие ДОУ, оформление управления. Док., кадровое делопроизводство) / , , . - СПб.: Питер, 2006.

5. ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

6. Деловое письмо: Справочник.- Издание 2-е, переработанное и дополненное.- СПб.: «Издательский дом Герда», 2006. – 432 с.

7. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. –М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 200

8. Сайты ВНИИДАД http://www. / , Архивы России http:///

9.Ж. «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Документооборот на предпритии».

Тема 3.3. Документирование работы с персоналом

Практическое занятие (4 часа аудит. + 8 часов СРС)

Задание 1: Оформить заявления:

·  о приеме на работу

·  о переводе на другую должность

·  об увольнении

Задание 2: Составить резюме, автобиографию.

Задание 3: Составить приказы

·  о приеме на работу

·  о переводе на другую должность

·  о присвоении квалификационной категории

·  об увольнении

Задание 4: Оформить записи в трудовой книжке

·  о приеме на работу

·  о переводе на другую должность

·  о присвоении квалификационной категории

·  об увольнении

Литература:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Ос­новные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991;

2. ГОСТ Р 6"Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов". - М.: Госстандарт России, 2003.

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. - М: ВНИИДАД, 201с.

4. Секретарское дело: Учебно-справочное пособие [Текст]. / Авт. сост . – М., 2005. – 147 с.

5.Кузнецов : Учебно-справочное пособие [Текст]. / Авт. сост . – М., 2006. – 147 с.

6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. –М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 200

7. Сайты ВНИИДАД http://www. / , Архивы России http:///

8. Ж. «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Документооборот на предприятии».

ВОПРОСЫ К ЗАЧЁТУ

1.  Документ в сфере управления.

2.  Функции документа. Полифункциональность документа.

3.  Документ как способ фиксации управленческой информации и инструмент управления.

4.  Понятие оперативной и ретроспективной (исторической) документной информации.

5.  Понятие ценности документной информации, факторы, влияющие на информационную ценность документа.

6.  Информация как основа принятия управленческих решений.

7.  Бланк документа. Обозначение автора документа и способы адресования документов.

8.  Понятие юридической силы документа.

9.  Унификация, стандартизация в делопроизводстве. Классификация деловой документации.

10.  Понятие реквизита документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные реквизиты документа.

11.  Комплекс организационно-правовых документов, их назначение и содержание.

12.  Особенности составления текстов организационно-правовых документов (выделение разделов, подразделов, оформление абзацев, нумерация).

13.  Порядок внесения изменений и дополнений в организационно-правовые документы.

14.  Система организационно-распорядительной документации

15.  Управленческое решение. Виды управленческих решений. Способы принятия управленческих решений (коллегиальный, единоличный), процедура принятия решения. Фиксация управленческих решений в форме распорядительных документов.

16.  Классификация распорядительных документов: по способу принятия решения (издаваемые при единоличном принятии решения и при коллегиальном принятии решения), по содержанию (по основной деятельности, по личному составу).

17.  Назначение справочно-информационной документации в управленческой деятельности.

18.  Характеристика основных видов справочно-информационных документов.

19.  Процедура подготовки, составление и оформление докладных и объяснительных записок, справок, актов, заявлений, представлений, списков, перечней.

20.  Служебная переписка.

21.  Правила составления и оформления служебных писем, телеграмм, телефонограмм, телексов, факсограмм, электронных сообщений.

22.  Классификация документов по личному составу.

23.  Оформление и заполнение трудовой книжки

24.  Организация документооборота. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

25.  Прохождение исходящих документов. Прохождение внутренних документов.

26.  Работа с конфиденциальными документами.

27.  Формы и порядок регистрации документов. Индексация документов.

28.  Контроль исполнения документов.

29.  Составление номенклатуры дел.

30.  Формирование и текущее хранение дел. Оперативное хранение документов.

31.  Экспертиза ценности документов.

32.  Оформление дел и передача их на архивное хранение.

33.  Технические средства, используемые в делопроизводстве.

34.  Организация работы офиса организации.

35.  Организация и проведение протокольных мероприятий.

36.  Организация и проведение совещаний.

37.  Технология подбора персонала.

38.  Табель форм документов, создаваемых организацией. Нормативные и методические основы построения табеля форм документов.