Методические рекомендации по проектированию, строительству и эксплуатации типовых региональных выставочно-конгрессных комплексов

Торгово-промышленная палата Российской Федерации

Центральный выставочный комплекс

«Экспоцентр»

Методические рекомендации по проектированию, строительству и эксплуатации типовых региональных выставочно-конгрессных комплексов

(из опыта работы ЦВК «Экспоцентр»

и рекомендаций УФИ и РСВЯ)

М о с к в а

г.

1.  Вводная часть

1.1. На современном этапе экономических преобразований в России в самостоятельный и быстрорастущий инфраструктурный сегмент рынка превращается выставочно-конгрессная деятельность, которая становится важным инструментом ускорения экономического развития.

Основным фактором, сдерживающим развитие выставочно-конгрессной деятельности в России, является незначительное, по масштабам нашей страны, число современных выставочно-конгрессных комплексов. В большинстве российских регионов в настоящее время отсутствуют реальные возможности проведения выставочно-конгрессных мероприятий, отвечающих современным требованиям и задачам инновационного развития экономики страны.

За последние 5-6 лет многие регионы страны планируют создать на своей территории выставочные комплексы, соответствующие современным требованиям. Количество региональных центров, где имеются выставочные комплексы, увеличилось за это время с 15 до 25. Тем не менее, в остальных субъектах Российской Федерации специализированные выставочные комплексы пока отсутствуют.

Экономический кризис затормозил этот процесс, но он продолжается и по мере выхода из кризиса, выставочные центры в регионах будут востребованы в еще большей степени.

Торгово-промышленная палата России последовательно реализует стратегию развития выставочно-конгрессной деятельности на всей территории страны. Совместные усилия территориальных торгово-промышленных палат, администрации регионов и городов по созданию современных выставочно-конгрессных комплексов могут дать синергетический эффект. Импульс развития получают не только отрасли экономики региона, использующие новые выставочные возможности. Качественно расширяется сфера услуг, прямая и косвенная отдача от транспорта, гостиниц, общественного питания и других инфраструктурных составляющих, обеспечивающих рост занятости и поступлений в бюджет.

Доходы городов от выставочной деятельности в 5-9 раз превышают поступления собственно выставочных комплексов. Учет этого обстоятельства должен найти отражение в бизнес-планах по строительству новых комплексов и позволяет рассчитывать на льготное получение земельных участков. Возрастает также привлекательность региона в инвестиционной и внешнеэкономической деятельности. Мировой опыт свидетельствует, что активное участие органов власти в поддержке создания выставочных комплексов на этапах проектирования, землеотвода, строительства и начала эксплуатации делает эти цели реально достижимыми.

В данных рекомендациях обобщен опыт собственной деятельности ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» в строительстве и реконструкции выставочных комплексов, взаимодействия специалистов Экспоцентра с территориальными ТПП в ходе проектирования и строительства выставочных комплексов в ряде регионов, рекомендации Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) и Российского Союза выставок и ярмарок (РСВЯ).

1.2. Учитывая состояние выставочно-конгрессной деятельности в Российской Федерации и последние мировые тенденции развития выставочного дела, представляется целесообразным рекомендовать участникам выставочного рынка, региональным торгово-промышленным палатам, профессиональным союзам и промышленным ассоциациям руководствоваться следующими принципами создания и развития материально-технической базы выставочно-конгрессной деятельности:

- строительство комплексов до 5-10 тыс. кв. м выставочных площадей;

- разработка региональных комплексных программ развития выставочно-конгрессной деятельности и, в том числе, материально-технической базы, которые должны быть учтены в генеральных планах развития регионов;

- координация вопросов развития выставочно-конгрессной деятельности, строительства и модернизации выставочных комплексов;

- изучение и внедрение современных проектных решений и строительных технологий при создании новых и модернизации действующих выставочных комплексов;

- использование высококачественных выставочных конструкций, расходных материалов, внедрение современных средств аудио, видео оборудования, полная компьютеризация процессов, внедрение Интернета;

- совершенствование городской транспортной инфраструктуры, применение современных методов регулирования и управления транспортными потоками при проведении крупномасштабных выставочных мероприятий;

- модернизация гостиничного хозяйства, строительство новых гостиниц различного класса;

- создание современной инфраструктуры логистического обеспечения выставочно-конгрессной деятельности;

- соблюдение существующих норм и систем безопасности на всех этапах проектирования, строительства и эксплуатации выставочных комплексов.

1.3. На первоначальном этапе развития выставочного дела в регионах, как правило, ведущую роль должны играть торгово-промышленные палаты, которые могут выступать либо в качестве владельцев комплексов, либо в качестве выставочных операторов. Как показывает опыт, в случае правильного оформления бизнес-планов, территориальным торгово-промышленным палатам легче получить поддержку муниципальных и региональных органов власти в решении вопросов землеотвода под строительство выставочных комплексов на максимально льготных условиях.

1.4. При выборе площадки для размещения комплекса необходимо учитывать наличие необходимых ресурсов и коммуникаций: электроэнергии, воды, канализации, тепловых сетей, линий связи и т. д.

Большая удаленность от коммуникаций ведет или к созданию собственных мощностей или к прокладке коммуникаций на большие расстояния. В обоих случаях это требует дополнительных капиталовложений.

2. Рекомендации по размещению выставочных комплексов

2.1. Экономический и промышленный потенциал региона, его географическое положение, потребительский спрос, а также накопленный опыт организации выставочно-конгрессной деятельности (если таковой имеется) определяют оптимальные размеры закрытой выставочной площади будущего выставочного комплекса, которая может быть частью технопарков и особых экономических зон (ОЭЗ) в случае их создания.

2.2. При плотной застройке городской территории комплексы предпочтительно располагать на открытых площадках на окраине города или вне его с учетом дальнейшего расширения выставочной базы – строительства новых павильонов. Поэтому в генеральных планах развития города необходимо предусматривать концептуальное решение по созданию современного выставочного комплекса, его инфраструктуры и резервированию перспективных площадок.

При неплотной застройке допускается строительство выставочного павильона в черте города. Тем не менее, и в этом случае необходимо предусматривать размещение необходимой инфраструктуры и перспективное развитие комплекса.

2.3. Организация выставочно-конгрессной деятельности связана с необходимостью размещения большого количества прибывающего на выставку персонала и специалистов-посетителей. Поэтому обязательным условием является наличие в городе достаточного гостиничного фонда.

2.4. При проектировании комплекса необходимо заранее учитывать существующую транспортную сеть и планы по ее развитию, как для доставки выставочных грузов, так и для организации перевозки посетителей и экспонентов.

2.5. При строительстве комплекса, состоящего из нескольких павильонов, целесообразно предусматривать организацию централизованного распределения энергоресурсов, т. е. возможного создания собственного инженерного центра.

2.6. При проектировании комплекса «мощностью» 5-10 тыс. кв. м закрытой площади и с учетом существующих нормативов, следует учитывать, что на 1 кв. м закрытой выставочной площади, как правило, необходимо: до 1 кв. м площадей технических, административных, складских; а также до 1 кв. м открытых выставочных площадей и не менее 1 кв. м парковочной зоны для размещения легкового транспорта экспонентов и посетителей.

2.7. Главный вход на выставку должен быть спроектирован таким образом, чтобы на одной площадке размещались представители всех сервисных служб, обслуживающих, как экспонентов, так и посетителей выставок.

2.8. Конгрессная деятельность является неотъемлемой частью выставочного процесса. Поэтому небольшие конференц-залы и переговорные комнаты желательно размещать в непосредственной близости от выставочных павильонов.

Для организации профессиональной конгрессной деятельности возможно строительство конгресс-центра, в который может дополняться гостиницей и рестораном.

2.9. Инфраструктура выставочного комплекса включает в себя следующие основные, как правило, самостоятельные подразделения (при отсутствии специализированных организаций в регионе):

- служба монтажа выставочных стендов по заказам экспонентов;

- транспортно-экспедиторская служба, для организации работы которой необходимы площадки у грузовых ворот павильонов и стоянки для грузовых автомобилей;

- предприятия общественного питания различного класса (от «фаст-фудов» до ресторанов).

2.10. Технические возможности комплекса в целом и каждого павильона в отдельности должны предусматривать их доступность для лиц с ограниченными возможностями (движение инвалидной техники). Порядок движения инвалидной техники регламентируется особыми условиями.

2.11. На комплексе с учетом пребывания большого количества людей должны быть предусмотрены следующие системы безопасности (в полном соответствии с утвержденными нормами):

- пожарной сигнализации и пожаротушения;

- общественного порядка;

- обеспечения техники безопасности (специфической в период монтажа/демонтажа экспонатов и стендов, а также общей безопасности в период проведения выставок);

- контроля доступа на территорию автотранспорта, экспонентов и посетителей.

2.12. Размещение павильонов планируется таким образом, чтобы транспортные грузовые потоки в период проведения выставок не пересекались с пешеходными потоками.

2.13. На выставочном комплексе должна существовать система уборки павильонов и открытых площадок, включая хранение возвратной тары, сбор мусора, тарных отходов, их временного хранения, пакетирования и вывоза, обращая особое внимание на период монтажа выставки, когда максимальное количество отходов приходится обрабатывать в минимальные сроки.

2.14. На современном выставочном комплексе должен быть организован пункт экстренной медицинской помощи в течение всего периода монтажа экспозиции, работы выставки и демонтажа экспозиции.

2.15. Таможенное оформление и контроль грузов иностранных экспонентов (в случае проведения выставок с международным участием) предусматривает обеспечение условий работы таможенного поста, организацию досмотровых площадок (зоны досмотра грузов), складских помещений.

2.16. Наличие на комплексе достаточного и доступного количества общественных туалетов с учетом соотношения объемов выставочных площадей и количества посетителей (в соответствии с существующими нормами).

2.17. Создание условий работы представителей СМИ, организация пресс-центра, возможность проведения пресс-конференций и презентаций.

3. Рекомендации по объемно-планировочным решениям и техническому оснащению выставочного павильона

3.1. Оптимальной геометрической формой современного выставочного павильона является прямоугольник с уровнем пола на «нулевой» отметке, позволяющей беспрепятственно доставлять грузы в павильон.

3.2. При необходимости возведения 2-го этажа расстояние между опорными колоннами должно быть не менее 24-32 м при минимальном поперечном сечении колонн. При отсутствии второго этажа для перекрытия павильона целесообразно применять большепролетные фермы или пространственные конструкции, исключив установку промежуточных колонн (расстояние между опорами могут достигать 70 м и более).

3.3. Высота потолка должна быть не менее 6-8 м. Аналогично расстояние до нижнего края пространственной конструкции крыши.

3.4. Грузовые ворота и вход для посетителей должны быть разнесены таким образом, чтобы грузовые и людские потоки не пересекались вне павильона.

Высота грузовых ворот должна быть не ниже 4,5 м.

3.5. В случае необходимости использования второго этажа под экспозицию, доставку посетителей предпочтительно осуществлять эскалаторами, а выставочных грузов – лифтами. Для подъема и спуска инвалидов необходимо возведение специальных лифтов.

3.6. Несущие конструкции пола выставочного павильона основного уровня должны выдерживать до 3-3,5 т/кв. м распределенной нагрузки.

Материал, применяемый для покрытия пола, должен отличаться повышенной эластичностью, стойкостью к ударам и истиранию, быть непылеобразующим и иметь повышенные показатели сцепления покрытия с основой.

3.7. При проектировании выставочного комплекса целесообразно предусмотреть устройство открытой экспозиционной площади с твердым покрытием для размещения тяжелых и крупногабаритных экспонатов, выдерживающей нагрузку до 5 т/кв. м.

Для подключения действующих экспонатов к инженерным сетям (электроэнергия, вода, канализация, сжатый воздух, телефон) необходимо предусмотреть по периметру площадки устройство распределительных узлов.

3.8. Каждый павильон должен иметь следующие виды инженерного обеспечения:

- электроэнергия (силовая и осветительная);

- отопление, вентиляция и кондиционирование;

- водопровод и канализация;

- система подачи сжатого воздуха;

- проводная и беспроводная связь, высокоскоростные каналы доступа к Интернету;

- радиофикация закрытых помещений и открытых площадок;

- система аудио-видео информации и рекламы;

- пожарная и охранная сигнализация;

- системы пожаротушения в соответствии с нормативными требованиями;

- системы контроля и автоматического регулирования всех систем инженерного обеспечения.

- оптимальный вариант подключения экспонатов к инженерным сетям – устройство в павильонах сети каналов с распределительными лючками с шагом 6х6 м, которые должны чередоваться:

- каналы для подачи воды, подключение к канализации (т. н. «мокрые» каналы) и подача сжатого воздуха с выводом в лючки и установкой в них запорной арматуры;

- каналы для электроснабжения (силового и осветительного) и слаботочных коммуникаций с прокладкой постоянно действующих кабелей и устройством в лючках разъемов (т. н. «сухие» каналы).

3.9. Энергообеспеченность выставочных площадей определяется ориентировочно из расчета 1 кВт на 10 кв. м площади (брутто) – только для экспонентов (технологические нужды).

3.10. Проводная и беспроводная связь из расчета по 1 паре проводной связи на каждые 18 кв. м выставочной площади (стандартный стенд).

3.11. Проектом может быть предусмотрена многофункциональность павильонов для мероприятий различного характера и масштаба с возможностью трансформирования их площадей.

3.12. Организация мест общественного питания на территории комплекса и, по возможности, в павильонах.

3.13. В каждом павильоне необходимо обеспечить достаточное количество туалетов и гардеробов (в соответствии с существующими нормами).

3.14. Наличие оснащенных современными демонстрационными средствами конференц-залов для проведения мероприятий научно-технического и презентационного характера, а также переговорных комнат.

3.15. На комплексе в зависимости от статуса выставочного мероприятия, объема выставочных услуг необходимо предусмотреть служебные помещения для размещения административного аппарата выставок, включая дирекцию выставки, сервис-бюро, протокольной, транспортной, таможенной служб, складские помещения для таможенных грузов, находящихся под таможенным контролем, инженерно-технические службы, радиоузел и т. д. Допускается размещение некоторых эксплуатационных служб в павильонах, возможно использование мобильных перегородок.

3.16. Автоматизированная и механизированная уборка павильона, предусматривающая возможность складирования и утилизации отходов.

4. Минимальный перечень услуг для международного выставочного мероприятия, которые обязаны представить организаторы выставок экспонентам

Всемирная Ассоциация Выставочной Индустрии (UFI) устанавливает деление всех выставочных услуг на 4 блока:

1)  общие услуги, предоставляемые экспонентам;

2)  административные услуги;

3)  рекламно-информационные услуги;

4)  технические услуги.

4.1. Обязательные услуги для мероприятия, имеющего статус международного:

4.1.1. Общие услуги:

- Банк. Обменный пункт

- Бар

- Гардероб. Камера хранения

- Инвалидная техника и услуги

- Каталог (официальный)

- Кафетерий

- Линии связи

- Медпункт

- Таможня (представитель)

- Телекс

- Туристическая информация

- Транспорт

- Экономическая и коммерческая информация

- Экспедиция

4.1.2. Административные услуги:

- Билеты на выставку (бесплатные либо продажа в кассах, постоянные либо на разовое посещение, предварительная продажа либо продажа во время выставки)

- Внутренняя почта

- Внутренние телефоны служб выставки (справочник)

- Гид покупателя

- Гостиницы (список)

- Деловые посетители (регистрация)

- Организация коктейлей и приемов

- Охрана

- Переводчик

- Передача сообщений

- Протокол

- Размещение экспонентов и посетителей (бронирование)

- Справочник экспонента (вкл. правила, услуги и др.)

- Страхование

- Транспортировка грузов

4.1.3. Рекламно-информационные услуги (СМИ, паблисити, социализация):

- Бюро находок

- Информационные доски (программа дня, расписание и др.)

- Информационный центр

- Киоски (напитки и сэндвичи)

- Комната отдыха

- Ксерокс

- Место встречи

- Неотложная помощь (скорая помощь, пожарная бригада)

- Общественный транспорт

- Парковка (экспоненты, посетители, сервисные компании)

- План выставки

- Поиск через аудио-визуальные системы

- Пункт охраны порядка

- Помощь в организации рекламы

- Помощь в организации пресс-конференций

- Почта

- Пресс-центр

- Прием и регистрация иностранных посетителей

- Рекламные материалы выставки

- Ресторан

- Система навигации

- Такси

- Телефон

- Флорист

- Фотоуслуги

4.1.4. Технические услуги:

- Газ (распределение)

- Декоративные растения (аренда)

- Дизайнеры и оформители (список)

- Консультации по техническим вопросам (офис)

- Материалы для декоративного оформления (аренда)

- Огнетушители (аренда)

- Подключение воды

- Подключение электроэнергии

- Подъемно-транспортное оборудование

- Система вентилирования/кондиционирования воздуха

- Склад

- Телефон (установка)

- Уборка

- Электрооборудование (звук, свет, проекторы) (аренды)

4.2. Желательные услуги

4.2.1. Общие услуги:

- Гардероб и камера хранения

- Детский сад

- Клуб деловых посетителей

- Клуб экспонентов

- Оборудование и машины (техническая помощь и приобретение)

- Ресторан для экспонентов

- автоматы-продавцы безалкогольных напитков

- Скорая помощь

- Табачный киоск

- Туристическое агентство (резервирование билетов)

4.2.2. Административные услуги:

- Бюро по трудоустройству

- Гиды

- Информация и поиск (по товарным группам, по алфавитному каталогу, через компьютерные системы)

- Конференц-залы (наличие аудио - и видео оборудования, оснащения, синхронного перевода, персонала и т. д.)

- Почетные гости (список)

- Секретариат (машинистки, ксерокс, персонал и др.)

- Синхронный перевод

- Финансовые вопросы (услуги и консультации)

4.2.3. Рекламно-информационные услуги (СМИ, паблисити, социализация):

- Бюллетень новостей выставки

- Ксерокс

- Пресс-релизы и дайджесты

4.2.4. Технические услуги:

- Ковровые покрытия (аренда)

- Охрана (найм)

- Проекторы (аренда)

- Склад

- Стенды (аренда)

- Стеновые панели

- Телевидение (ССТV)

- Холодильники (аренда)

4.3. Желательные, но не обязательные услуги

4.3.1. Общие услуги:

- Аренда средств ухода и передвижения

- Вертолетная площадка

- Водосток

- Магазин беспошлинной торговли

- Парикмахерская

- Религиозные службы

- Сауна

- Сувенирные киоски

- Транспорт для иностранных посетителей (аэропорт, гостиница и др.)

- Фоновая музыка

- Фонтанчики с питьевой водой

4.3.2. Административные услуги:

- Аудио- визуальное оборудование

- «Кто есть кто на выставке» (список)

- Офисное оборудование и расходные материалы (магазин)

- Печать

- Юридические консультации (офис)

4.3.3. Рекламно-информационные услуги (СМИ, паблисити, социология):

- Бюллетень международных новостей (для иностранных посетителей)

- Совместное паблисити с экспонентами

4.3.4. Технические услуги:

- Химчистка

4.4. Значительный блок услуг, заявленных в вышеприведенном перечне, требует не столько финансовой, сколько организационной и информационной работы и может быть обеспечен в условиях практически любой выставочной площадки.

Заключение

Вышеизложенные Методические рекомендации являются обобщением полувекового опыта работы Центрального выставочного комплекса «ЭКСПОЦЕНТР» и его предшественника, Управления международных и иностранных выставок Торгово-промышленной палаты СССР, в области проектирования, строительства, обустройства и эксплуатации двух выставочных комплексов на Красной Пресне и в Сокольниках в Москве. Учитывался также опыт оказания консультационно-методических услуг при решении вопросов, связанных с проектированием и строительством выставочных комплексов в Белгороде, Брянске, Саранске, Хабаровске, Астрахани, Воронеже, Рязани, Тольятти, Набережных Челнах и т. д.

При этом, руководство, оперативно-коммерческий и инженерно-технический составы ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР», так же, как и его предшественника, почерпнули немало профессионально полезного и конструктивного в процессе их рабочего общения с коллегами таких общепризнанных крупных выставочных комплексов, как Ганноверская и Дюссельдорфская международные ярмарки в Германии, Болонская и Миланская в Италии, Парижская во Франции и многих других.

С 1975 года ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» является членом Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI), а с 1991 года одним из основателей Российского Союза выставок и ярмарок (РСВЯ).

«ЭКСПОЦЕНТР» проводит в Российской Федерации до трети отраслевых международных выставок, одобренных UFI и до 10% выставок, одобренных РСВЯ.

Полувековой опыт проектирования и строительства, обустройства и интенсивной эксплуатации выставочных комплексов выдвинул ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» в число лидеров отечественной выставочной индустрии, признанной к настоящему времени отраслью отечественной экономики.

Полагаем, что изложенные выше рекомендации, основанные на опыте ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР», учитывающие нормы UFI и РВСЯ, сыграют положительную роль в развитии материально-технической базы выставочной и конгрессной деятельности в субъектах Российской Федерации.