П 28-001: Порядок осуществления закупок товаров (работ, услуг)
ПОРЯДОК
осуществления закупок товаров (работ, услуг)
1. Общие положения
1.1. Порядок осуществления закупок товаров (работ, услуг) (далее – Порядок) является локальным нормативным правовым актом, определяющим порядок взаимодействия структурных подразделений, исполнителей при организации и проведении закупок товаров (работ, услуг).
1.2. Настоящий Порядок разработан в целях эффективного использования денежных средств, открытости и прозрачности закупок, выбора поставщиков (подрядчиков, исполнителей) на основе добросовестной конкуренции.
1.3. Настоящий Порядок распространяется на закупку учреждением образования «Гродненский государственный университет имени Янки Купалы» (далее – университет) и его структурными подразделениями товаров, работ, услуг (кроме товаров (работ, услуг) при строительстве, в том числе реконструкции, ремонте, реставрации зданий, сооружений, их комплексов, изменении их функционального назначения, внешнего облика и интерьеров, сносе существующих строений, благоустройстве), осуществляемых:
1.3.1. полностью или частично за счет средств республиканского и местных бюджетов, включая государственные целевые бюджетные фонды, а также за счет государственных внебюджетных и инновационных фондов, в том числе для государственных нужд (далее – закупка за счет средств республиканского бюджета);
1.3.2. за счет внебюджетных средств университета.
1.4. Закупки товаров (работ, услуг) могут осуществляться с применением процедуры оформления конкурентного листа, процедуры запроса ценовых предложений, конкурсов, процедуры закупки из одного источника.
1.5. Для организации процедур закупок в целях выбора оптимального поставщика (подрядчика, исполнителя) закупаемых товаров (работ, услуг) за счет средств республиканского бюджета и внебюджетных средств университета приказом ректора создается конкурсная (ценовая) комиссия университета.
1.6. Деятельность конкурсной (ценовой) комиссии университета регулируется Положением о конкурсной комиссии, утвержденным постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 01.01.2001 г. № 9, регламентом конкурсной (ценовой) комиссии, утвержденным приказом.
1.7. Закупка товаров (работ, услуг) производится при наличии денежных средств.
1.8. Закупки товаров (работ, услуг) могут быть централизованные (плановые) и дополнительные.
1.9. Институт повышения квалификации и переподготовки кадров, колледжи закупки товаров (работ, услуг) могут осуществлять самостоятельно в соответствии настоящим Порядком или иными локальными нормативными правовыми актами, утвержденными ректором.
1.10. Состав конкурсной (ценовой) комиссии Института повышения квалификации и переподготовки кадров, колледжей утверждается ректором.
В случае необходимости Институт повышения квалификации и переподготовки кадров, колледжи имеют право обратиться в конкурсную (ценовую) комиссию университета для проведения процедуры закупки товаров (работ, услуг).
2. Процедуры закупки товаров (работ, услуг)
2.1. Закупки товаров (работ, услуг) за счет средств республиканского бюджета являются государственными закупками и производятся в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000 «О государственных закупках в Республике Беларусь», иными нормативными правовыми актами.
2.2. Закупки товаров (работ, услуг) за счет средств республиканского бюджета осуществляются с применением:
2.2.1. конкурса (открытого, закрытого, которые могут быть двухэтапными) - при ориентировочной стоимости закупки от 8000 базовых величин и более;
2.2.2. процедуры запроса ценовых предложений - от 1000 до 8000 базовых величин;
2.2.3. процедуры оформления конкурентного листа - от 01.01.01 базовых величин;
2.2.4. процедуры закупки из одного источника - от 50 базовых величин и более в случаях, определяемых Советом Министров Республики Беларусь.
2.3. Общие правила проведения процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет средств республиканского бюджета определяются постановлениями Правительства Республики Беларусь, иными нормативными правовыми актами, настоящим Порядком.
2.4. Без применения соответствующих процедур осуществляется закупка товаров (работ, услуг) за счет средств республиканского бюджета товаров (работ, услуг) согласно п. 4. Указа Президента Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000 «О государственных закупках в Республике Беларусь».
2.5. Закупки товаров (работ, услуг) за счет внебюджетных средств университета осуществляются с применением:
2.5.1. конкурса (открытого, закрытого, которые могут быть двухэтапными) - при ориентировочной стоимости закупкибазовых величин и более;
2.5.2. процедуры запроса ценовых предложений - от 1 500 (включительно) добазовых величин;
2.5.3. процедуры оформления конкурентного листа - от 200 (включительно) до 1 500 базовых величин;
2.5.4. процедуры закупки из одного источника - от 200 базовых величин включительно.
2.6. Закупки за счет внебюджетных средств с применением конкурса либо запроса ценовых предложений могут осуществляться независимо от ориентировочной стоимости закупки.
2.7. В случае закупки товаров (работ, услуг), ориентировочная стоимость которых на календарный год составляет более 1000 базовых величин при закупке за счет средств республиканского бюджета (1500 базовых величин за счет внебюджетных средств университета), инициатор закупки совместно с ОРО осуществляет подготовку задания и проект приказа (распоряжения) на закупку товаров (работ, услуг).
2.8. Утвержденное задание на закупку товаров (работ, услуг) ОРО является основанием для подготовки проекта договора на закупку товаров (работ, услуг) (форма задания прилагается).
2.9. После утверждения результатов по выбору поставщика (подрядчика, исполнителя) на закупку товаров (работ, услуг) ответственный исполнитель (инициатор) в течение 6 (шести) рабочих дней обязан обеспечить заключение договора на закупку товаров (работ, услуг) и представить его в управление бухгалтерского учета и финансов.
2.10. Закупка импортных товаров, как правило, производится после согласования в установленном порядке с органами государственного управления.
3. Особенности закупок товаров (работ, услуг) за счет внебюджетных средств университета
3.1. Проведение процедур закупок товаров (работ, услуг), указанных в п. 2.5., за счет внебюджетных средств осуществляется в соответствии с Положением о порядке выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении государственных закупок на территории Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь «О некоторых вопросах осуществления государственных закупок» с учетом особенностей, определенных настоящим Порядком.
3.2. Без применения соответствующих процедур осуществляются закупки товаров (работ, услуг) за счет внебюджетных средств:
3.2.1. На сумму до 200 базовых величин по одной сделке;
3.2.2. Товаров (работ, услуг), определенных п. 2.4. настоящего порядка;
3.2.3. Товаров и услуг для оптовой и (или) розничной торговли, общественного питания;
3.2.4. Услуг нотариальных, консультационных, консалтинговых, почтовых, услуг с целью стандартизации и сертификации;
3.2.5. Товаров (работ, услуг) для осуществления рекламной деятельности, рекламных услуг;
3.2.6. Товаров (работ, услуг) у подчиненных (входящих в состав) университета обособленных структурных подразделений;
3.2.7. Средств программного обеспечения (если продавец – автор разработки);
3.2.8. Газет, журналов, иных периодических изданий, открыток почтовых и поздравительных, конвертов, выпущенных серийно;
3.2.9. Книжной продукции для обеспечения учебного процесса;
3.2.10.Услуг плавательного бассейна для обеспечения учебного процесса;
3.2.11.Запчастей и комплектующих для ремонта техники и оборудования;
3.2.12.Услуг по ремонту и техническому обслуживанию, мойке транспортных средств (транспортного оборудования);
3.2.13.Транспортных услуг;
3.2.14.Горюче-смазочных материалов;
3.2.15.Товаров (работ, услуг) по индивидуальным заказам для оформления и комплектации офисных и производственных помещений, обустройств территории;
3.2.16.Услуг по дезинфекции и дезинсекции;
3.2.17.Товаров (работ, услуг) для организации выставок, ярмарок, совещаний, семинаров, конференций;
3.2.18.Услуг сотовой подвижной электросвязи;
3.2.19.Канцелярских товаров;
3.2.20.Услуг по финансовому лизингу.
3.3. При закупке товаров (работ, услуг) без применения соответствующих процедур в соответствии с п. 3.2. настоящего Порядка на сумму 200 и более базовых величин к заявке или договору прилагается отчет о результатах маркетингового исследования рынка товаров (работ, услуг) (Ф 28-028).
3.4. В связи с производственной необходимостью в отдельных случаях приказом ректора по конкретной закупке товаров (работ, услуг) за счет внебюджетных средств может быть определен иной порядок закупки (иная процедура закупки товара), в том числе и без проведения процедур.
3.5. При закупке товаров (работ, услуг) за счет внебюджетных средств в описании потребительских, технических и экономических показателей (характеристик) закупаемых товаров (работ, услуг) в исключительных случаях могут содержаться ссылки на конкретные торговые марки, товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, эскизы или модели. Обоснование необходимости таких ссылок возлагается на инициатора закупки и отражается в задании на закупку.
3.6. Закупки товаров (работ, услуг) за счет внебюджетных средств университета могут осуществляться у поставщиков, являющихся производителями товаров, их официальных торговых представителей, а также иных поставщиков, реализующих товары (работы, услуги).
3.7. В ходе проведения процедуры закупки товаров (работ, услуг) за счет внебюджетных средств по решению конкурсной (ценовой) комиссии объем закупки может быть увеличен (уменьшен) до 10 процентов.
3.8. При необходимости по решению председателя конкурсной (ценовой) комиссии может проводиться квалификационный отбор поставщиков (подрядчиков, исполнителей). Порядок проведения квалификационного отбора поставщиков (подрядчиков, исполнителей) определяется председателем конкурсной (ценовой) комиссии.
3.9. По решению конкурсной (ценовой) комиссии при проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) участникам, прошедшим квалификационный отбор (в случае проведения) и предложения (конкурсные, ценовые) которых допущены к процедуре оценки предложений (конкурсных, ценовых), могут быть направлены уведомления о проведении переговоров о снижении цен поступивших предложений, содержащие сведения о наименьшей цене таких предложений без указания сведения об участнике, которым предложена эта цена, а также о дате, времени и месте проведения данных переговоров.
Переговоры проводятся в течение срока действия предложений (конкурсных, ценовых) в период между их рассмотрением и оценкой. При этом участники вправе не направлять своих представителей для участия в переговорах, а сообщить о снижении цен своих предложений (конкурсных, ценовых) посредством направления информации в виде, позволяющем определить ее достоверность и убедиться в ее получении в установленные для проведения переговоров сроки (почта, телеграф, телетайп, электронный документ, факсимильная связь и другие).
По результатам переговоров составляется протокол конкурсной (ценовой) комиссии.
3.10. По решению конкурсной (ценовой) комиссии при проведении закупок за счет внебюджетных средств предложения участников могут рассматриваться без применения преференциальной поправки.
3.11. Конкурсной (ценовой) комиссией при подведении итогов по выбору поставщика (подрядчика. Исполнителя) принимается решение о возмещении расходов победителем на проведение процедуры закупки.
4. Формирование годового плана
4.1. Централизованные (плановые) закупки однородных товаров (работ, услуг) проводятся на основании годового плана не реже двух раз в год.
4.2. Под однородными товарами (работами, услугами) следует понимать товары (работы, услуги), относящиеся к одной подкатегории Общегосударственного классификатора Республики Беларусь "Промышленная и сельскохозяйственная продукция".
4.3. Отдел ресурсного обеспечения (далее – ОРО) на основании поступивших заявок разрабатывает годовой план закупок товаров (работ, услуг) университета.
4.4. Годовой план закупок университета по всем видам обеспечения формируется ОРО совместно с планово-экономическим управлением на основании заявок структурных подразделений, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается приказом ректора до 01 марта текущего календарного года.
4.5. Заявки оформляются по установленной форме с соблюдением принципа однородности закупаемых товаров (работ, услуг). Заявки представляются до 01 ноября предшествующего года.
Институт повышения квалификации и переподготовки кадров, колледжи годовые планы закупок за счет собственных средств формируют самостоятельно.
4.6. Формирование годового плана закупок осуществляется с учетом Перечня товаров, государственные закупки которых рассматриваются Комиссией по повышению конкурентоспособности экономики, для включения в годовой план закупок либо его корректировки, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 01.01.2001 г. № 000 (далее - Перечень товаров).
4.7. ОРО информацию о годовом плане закупок в течение 5 рабочих дней после утверждения размещает (публикует) в сети Интернет на сайте информационного республиканского унитарного предприятия "Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен" и в информационно-аналитическом бюллетене "Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом" в порядке, определяемом Советом Министров Республики Беларусь, размещается (публикуется) на сайте университета.
4.8. На основании годового плана ОРО определяет процедуры закупок.
5. Централизованные закупки товаров (работ, услуг)
5.1. Инициатором централизованной (плановой) закупки товаров (работ, услуг) могут выступать:
5.1.1. Административно-хозяйственное управление (при закупке товаров бытовой техники, сантехники и электротоваров, строительных материалов, мебели, моющих средств, бумаги и канцелярских принадлежностей, прочего хозяйственного инвентаря, автотранспортных средств и запасных частей к ним, иных материалов (инвентаря), необходимых для обеспечения хозяйственной деятельности, транспортных услуг, услуг по ремонту и обслуживанию сигнализации);
5.1.2. Отдел технической поддержки и телекоммуникаций (при закупке технических средств обучения, компьютеров, принтеров, расходных и комплектующих материалов к ним, системного и прикладного программного обеспечения; копировально-множительной техники (копировальных аппаратов), услуг по ремонту и техобслуживанию вышеперечисленного оборудования, услуг мобильной цифровой связи, услуг телекоммуникации и связи);
5.1.3. Учебно-методическое управление (при закупке учебного оборудования, материалов, иных товаров (работ, услуг), необходимых для обеспечения учебного процесса);
5.1.4. Управление воспитательной работы с молодежью (при закупке товаров (работ, услуг), необходимых для организации спортивно-оздоровительных мероприятий, культурно-массовой работы, иных целей);
5.1.5. Издательский центр (при закупке товаров (работ, услуг), необходимых для организации и обеспечения издательской и полиграфической деятельности);
5.1.6. Центр массовых коммуникаций (при закупке товаров (работ, услуг) для обеспечения рекламной и иной деятельности по формированию имиджа университета, его структурных подразделений);
5.1.7. Центр международного сотрудничества (при закупке товаров (работ, услуг) для обеспечения приема представителей зарубежных организаций);
5.1.8. Научно-исследовательская часть (при закупке оборудования, машин, механизмов, сырья, материалов, комплектующих изделий, иных товаров (работ, услуг) для научных целей);
5.1.9. Научная библиотека (при закупке учебной, научной, справочной и периодической литературы);
5.1.10.Центр общественного питания (при закупке товаров (работ, услуг), необходимых для организации питания обучающихся и работников университета);
5.1.11.Региональный центр тестирования и профессиональной ориентации молодежи (при закупке товаров (работ, услуг), необходимых для обеспечения и проведения централизованного тестирования);
5.1.12.Приемная комиссия (при закупке товаров (работ, услуг), необходимых для обеспечения приемной компании);
5.1.13.Отдел организации охраны здоровья (при закупке медицинского оборудования, лекарственных препаратов, иных товаров (работ, услуг), необходимых для обеспечения деятельности отдела);
5.1.14.Отдел охраны труда (при закупке средств индивидуальной и коллективной защиты, иных товаров (работ, услуг), необходимых для обеспечения деятельности отдела).
5.2. Руководители структурных подразделений, указанных в п. 5.1., на основании поступивших заявок руководителей иных структурных подразделений, осуществляют подготовку заявок на закупку соответствующих товаров (работ, услуг) установленной формы для включения в годовой план университета и организации закупки.
5.3. Руководители структурных подразделений, указанных в п. 5.1., несут ответственность за обоснованность, целесообразность и объем закупки товаров (работ, услуг), а также за исполнение заключенного договора.
5.4. Надлежащим образом оформленные заявки руководителей структурных подразделений поступают в ОРО.
5.5. Планово-экономическое управление на наиболее массовые товары (канцелярские товары, бумагу) разрабатывает нормативы. По разработанным нормативам заявка на закупку формируется ОРО без участия структурных подразделений.
5.6. При осуществлении централизованных (плановых) общеуниверситетских закупок ОРО:
- проводит маркетинговые исследования рынка товаров (работ, услуг), конъюнктуры рынка производителей (подрядчиков, исполнителей, поставщиков) заявленных товаров (работ, услуг) с учетом действующего Регистра производителей товаров (работ, услуг) Республики Беларусь;
- анализ заявленных структурными подразделениями товаров на предмет их наличия в Перечне товаров, государственные закупки которых рассматриваются Комиссией по повышению конкурентоспособности экономики.
5.7. В случае наличия планируемого для закупки товара в Перечне товаров или закупки импортного товара инициатор закупки предоставляет в письменной форме ОРО следующую информацию:
- обоснование приобретения товара по установленной форме;
- сведения о возможном наличии на товарном рынке предложений требуемых к закупке товаров отечественного или иностранного происхождения.
6. Дополнительные закупки товаров (работ, услуг)
6.1. В исключительных случаях в течение календарного года в связи с производственной необходимостью и при наличии финансовых средств по решению ректора (первого проректора, иного уполномоченного лица) могут вноситься изменения и дополнения в годовой план и осуществляться дополнительные закупки товаров (работ, услуг).
6.2. Инициаторами дополнительной закупки могут выступать руководители структурных подразделений, иные должностные лица университета. Заявки с обоснованием планируемых закупок согласовываются с руководителями структурных подразделений, указанных в п. 5.1.
6.3. Решение о дополнительной закупке товаров (работ, услуг) принимается:
6.3.1. На основании заявки руководителя структурного подразделения, иного должностного лица, который несет персональную ответственность за обоснованность и целесообразность закупки (процедуру закупки оформляет ОРО или иное подразделение в соответствии с поручениями ректора);
6.3.2. На основании представленных руководителем структурного подразделения, иным должностным лицом проекта договора и (или) счет-фактуры для оплаты.
Проект договора и (или) счет-фактура для оплаты могут быть представлены структурными подразделениями, которые имеют утвержденную смету расходов и доходов на календарный год (перечень структурных подразделений утверждается ежегодно первым проректором).
В данном случае лицо, представившее счет-фактуру для оплаты и проект договора:
- должно произвести маркетинговое исследование рынка и обеспечить выбор поставщика (подрядчика, исполнителя) товаров (работ, услуг), оптимального по критериям «цена», «качество»;
- определить наличие (отсутствие) закупаемого товара (работ, услуг) Перечне товаров.
6.4. Инициатором закупки представляется информация о предполагаемых двух и более поставщиках (исполнителях, подрядчиках) товаров (работ, услуг) и стоимости товаров (работ, услуг).
6.5. Закупка товаров (работ, услуг) осуществляется после внесения ОРО изменений и (или) дополнений в годовой план закупок.
7. Ответственность и контроль при закупке товаров (работ, услуг)
7.1. Учет и контроль выполнения годового плана закупок осуществляет ОРО совместно с планово-экономическим управлением и управлением бухгалтерского учета и финансов.
7.2. Контроль за целевым использованием бюджетных и внебюджетных средств при закупке товаров (работ, услуг), предусмотренных сметой расходов, осуществляет главный бухгалтер университета.
7.3. Работники, являющиеся инициаторами закупки товаров (работ, услуг), несут ответственность:
7.3.1. за обоснованность, целесообразность и объем закупки товаров (работ, услуг);
7.3.2. за маркетинговое исследование рынка, соблюдение процедуры закупки и минимальные цены на данный вид товара (работ, услуг) (при закупке товаров на сумму до 50 базовых величин за счет республиканских средств (на сумму до 100 базовых величин за счет внебюджетных средств университета);
7.3.3. за исполнение заключенного договора.
7.4. Виновные в несоблюдении правил в сфере государственных закупок, несут дисциплинарную, административную, уголовную и (или) иную ответственность в соответствии с законодательством.
