РАБОЧАЯ ПРОГРАММА

по дисциплине «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления»

для студентов специальности

032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Кафедра информационных технологий в управлении и экономике

Автор

Количество аудиторных часов 32, из них 16 часов лекционных, 16 часов практических занятий

Курс обязательный

Аннотация курса

Содержание данных учебно-методических материалов соответствует требованиям общепрофессиональной дисциплины ОПД. Ф.08 «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления» и предназначено для студентов, обучающихся по этой специальности.

Цель дисциплины – дать студентам, будущим специалистам в области документационного обеспечения управления, комплекс знаний, умений и навыков, необходимых для повышения эффективности профессиональной деятельности средствами информационных технологий.

Курс «Информационные системы» опирается на изучение дисциплины «Информатика», «Информационные системы», тесно взаимосвязан с дисциплинами «Вычислительная техника и программирование», «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления» и служит основой для изучения дисциплин «Информационное обеспечение управления».

Учебная задача курса: ознакомить студента с новейшими информационными технологиями в области документационного обеспечения управления, принципами их разработки и внедрения.

Методы проведения занятий: лекции, практические занятия.

Формы контроля:

-  промежуточный: две контрольных работы;

-  итоговый контроль: дифференцированный зачет.

Содержание курса

Тема 1. Основные принципы автоматизации в сфере документационно-информационного обеспечения управления (2 часа)

Понятие информационной технологии. Типологии информационных технологий по обслуживаемым предметным областям, степени охвата задач управления, ориентации на вид обрабатываемой информации, реализации информационных процессов:

Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности в области работы с документами, в области контроля над исполнительской дисциплиной, в области организации доступа к информации.

Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности, их преимущества и недостатки.

Подходы к организации делопроизводства в России и на Западе, их преимущества и недостатки. Актуальность комплексного подхода к автоматизации ДОУ.

Требования к системам автоматизации делопроизводства.

Тема 2. Классификация и кодирование технико-экономической информации (8 часа)

Понятие классификации, функции классификации. Иерархический и фасетный методы классификации, их преимущества и недостатки.

Классификация документов. Задачи использования документных классификаций. Классификационные схемы документов.

Кодирование, цели и основные понятия. Требования к методам кодирования технико-экономической и социальной информации. Регистрационные методы кодирования: порядковый, серийно-порядковый. Классификационные методы кодирования: последовательный и параллельный. Преимущества и недостатки различных методов кодирования, область их применения.

Штрих-коды: принципы построения, применение для кодирования документной информации. Двумерные штрих-коды.

Контрольные числа. Методики расчета контрольного числа по модулю 11 путем вычислений, с использованием простых и сдвоенных таблиц.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации: история разработки, современное состояние. Действующие общероссийские классификаторы.

Тема 3 .Универсальные информационные технологии в ДОУ (8 часа)

Универсальные информационные технологии. Типология универсальных информационных технологий по основным этапам процесса ДОУ и типовым функциям организационного обеспечения управления.

Информационные технологии подготовки документов. Текстовые процессоры и текстовые редакторы. Табличные процессоры. Графические редакторы.

Информационные технологии хранения информации и организации доступа к ней. Технология преобразования бумажного документа в электронный. Технология хранения документов на основе файловой системы Windows. Технология поиска информации. Технология сжатия информации. Технологии, обеспечивающие безопасность документа.

Технология баз данных.

Сетевые информационные технологии.

Тема 4. Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот (2 часа)

Типовые технологии комплексной автоматизации документационного обеспечения управления.

Электронный документооборот и его отличие от автоматизации делопроизводства.

Современные системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

Зарубежные системы электронного документооборота, их преимущества и недостатки.

Система «БОСС-Референт». Структура системы, назначение и устройство компонент системы. Модули «Канцелярия» и «Документы».

Системы «Гран-Док, CompanyMedia, LanDocs, Золушка, Оптима Workflow

Система «Дело». Настройка системы на организационную структуру предприятия. Папки и кабинеты. Справочники системы. Первичная регистрация документов. Порядок формирования регистрационного номера документа. Отслеживание движения оригиналов документов. Списание документов в дело. Рассылка документов. Организация доступа к функциям системы. Подсистемы системы «Дело» САДД, Отчетные формы, Справочники, Пользователи и их функции.

Тема 5. Проблемы выбора и оптимизации аппаратно-программных комплексов (2 часа)

Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления. Многокритериальный подход к проблеме выбора и оптимизации аппаратно-программных комплексов: сущность, основные этапы.

Подготовительная стадия принятия решения о выборе программного продукта. Источники информации об аппаратно-программных комплексах.

Стадия анализа альтернатив и выбора. Определение основных критериев. Система весовых коэффициентов.

УЧЕБНЫЙ План КУРСА

Контрольные мероприятия и система оценки

Контрольная работа № 1: выполнение практических заданий по теме «Классификаторы технико-экономической и социальной информации». Срок выполнения: 25 апреля. Оценка: 1-3 балла.

Контрольная работа № 2: участие в групповом проекте «Разработка комплекта унифицированных форм документов». Срок выполнения: 16 мая. Оценка: 1-3 балла.

Зачет в письменной форме. Срок выполнения: 30 мая. Оценка: 1-3 балла.

Дополнительные баллы выставляются за активную работу на занятиях.

Оценка выставляется по сумме баллов:

Список контрольных вопросов

1.  Понятие информационной технологии. Типологии информационных технологий.

2.  Цели использования современных информационных технологий.

3.  Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности, их преимущества и недостатки.

4.  Подходы к организации делопроизводства в России и на Западе, их преимущества и недостатки. Актуальность комплексного подхода к автоматизации ДОУ.

5.  Требования к системам автоматизации делопроизводства.

6.  Универсальные информационные технологии и их типология по основным этапам процесса ДОУ и типовым функциям организационного обеспечения управления.

7.  Информационные технологии подготовки документов.

8.  Информационные технологии хранения информации и организации доступа к ней.

9.  Технология баз данных.

10.  Сетевые информационные технологии.

11.  Типовые технологии комплексной автоматизации документационного обеспечения управления.

12.  Электронный документооборот и его отличие от автоматизации делопроизводства.

13.  Современные зарубежные системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

14.  Система «БОСС-Референт».

15.  Система «Дело».

16.  Многокритериальный подход к проблему выбора и оптимизации аппаратно-программных комплексов: сущность, основные этапы.

17.  Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения управления и их объективные причины.

18.  Проблемы и перспективы расширения использования систем автоматизации делопроизводства и документооборота.

19.  Жизненный цикл программного обеспечения информационной системы и его структура. Основные, вспомогательные и организационные процессы.

20.  Модели жизненного цикла: каскадная, поэтапная, спиральная.

21.  Классификация документов и документной информации.

22.  Классификационные схемы документов в организации.

23.  Иерархический и фасетный метод классификации.

24.  Методы кодирования.

25.  Штрих-коды.

26.  Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Литература

Основная

1.  Делопроизводство: Учебник для вузов / , , ; Под общ. ред. проф. . – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

2.  Информатика для юристов и экономистов: Учебник для вузов / , , ; Под ред. . – СПб: Питер, 2001. – 688 с.

3.  Макарова Н. В., :Николайчук Г. С., Титова  делопроизводство: учебный курс. – СПб: Питер, 2002 – 416 с.

Дополнительная

1.  Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / , , ; Под общ. редакцией . –М.: Финансы и статистика, 2003. – 416 с.

2.  Журнал «Делопроизводство».

3.  Журнал «Справочник секретаря-референта и офис-менеджера».

4.  Журнал «Секретарское дело».