Памятка конкурсным управляющим, руководителям ликвидирующихся предприятий, организаций

ПАМЯТКА

конкурсным управляющим, руководителям

ликвидирующихся предприятий,

организаций.

В соответствии с п. 2 статьи 129 Федерального закона Российской Федерации от 01.01.2001г. «О внесении изменений в Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве) «…конкурсный управляющий обязан: …передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации».

Таким образом, при ликвидации предприятия, организации одна из задач, которая стоит перед арбитражным управляющим,- обеспечение сохранности документов.

В том случае, если ликвидируемая организация, предприятие является источником комплектования какого–либо государственного или муниципального архива, конкурсному управляющему, руководителю ликвидационной комиссии необходимо обратиться в соответствующее архивное учреждение и получить все необходимые консультации.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива при организации работы по обеспечению сохранности архивных документов, в первую очередь по личному составу, нужно руководствоваться нормами существующего законодательства.

В соответствии со статьей 23 Федерального Закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций, в том числе и в результате банкротства, документы по личному составу передаются конкурсным управляющим или ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора (Приложение 1) организация и проведение работы по упорядочению и передаче документов производится силами и за счет средств ликвидируемой организации (адреса государственных и муниципальных архивов размещены на сайте Агентства по делам архивов Пермского края).

Работу по упорядочению документов можно проводить:

·  силами специалистов ликвидируемой организации;

·  силами специалистов архивного учреждения (на возмездной основе).

·  В первую очередь на государственное и муниципальное хранение принимаются документы по личному составу:

·  приказы руководителя по личному составу;

·  карточки – справки лицевого счета (ведомости по начислению заработной платы);

·  личные дела работников;

·  карточки учета работников;

·  невостребованные личные документы.

В тех случаях, когда на предприятии работали специалисты с вредными условиями труда, на хранение также передаются:

В случае если на предприятии имелось производство с вредными условиями труда принимаются также:

·  списки работающих на производстве с вредными условиями труда

·  табели и наряды работников вредных и льготных профессий

·  контракты, трудовые договоры и соглашения, не вошедшие в состав личных дел

·  акты расследований профессиональных отравлений и заболеваний

·  акты о производственных авариях и несчастных случаях

·  книги учёта приёма, перемещения, увольнения работников

·  книги выдачи трудовых книжек

·  невостребованные, личные документы.

Необходимо учитывать наличие в организации документов временного срока хранения, в основном, бухгалтерских документов. Выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых не истекли, категорически запрещено. Сроки хранения документов определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» М.,2000 г. Так, документы, срок хранения которых 5 лет, созданные в 2003 году, можно выделять к уничтожению по акту, только в 2009 году (Приложение 5). Если в организации имеются документы временного хранения, сроки хранения которых не истекли, с архивным учреждением заключается договор о приеме документов временного срока хранения, в том случае, если в архиве имеются свободные площади для размещения этой категории документов.

В тех случаях, когда происходит ликвидация предприятия, организации, документы подвергаются всем установленным законодательством проверкам и поэтому, если архивное учреждение не располагает свободными площадями, данная категория дел хранится в течение установленного срока, там, где организация имеет возможность ее разместить, а затем выделяется к уничтожению.

Требования к научно – технической обработке документов указаны в «Основных правилах работы архивов организаций» М.,2002г. (разделы 2.3 и 3.5.-3.7).

Научно - техническая обработка дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

·  вид (разновидность) документа и его содержание должны соответствовать конкретному заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится

·  в деле должны находиться только исполненные, правильно оформленные документы, удостоверенные необходимыми подписями, датированные и т. п.

·  в дела должны объединяться документы, как правило, в пределах одного года (за исключением переходящих дел).

·  дело не должно превышать 250 листов, а его толщина - 40 мм; при большем объёме документов, относящихся к одному вопросу, они разделяются на тома.

·  документы постоянного, временного срока хранения, по личному составу формируются в дела раздельно

·  подлинники должны быть отделены от копий, проектов и черновиков документов

·  в дела должно быть включено по одному экземпляру каждого документа;

·  Приказы, распоряжения, указания, инструкции и др. должны быть сгруппированы в дела по видам документов, а внутри дела - по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

·  Приказы по основной деятельности должны быть сформированы отдельно от приказов по личному составу. Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу, включаются в соответствующие личные дела сотрудников или формируются в отдельные дела.

·  Протоколы в деле должны располагаться в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам при их большом объёме могут быть сформированы в отдельные дела и систематизированы по номерам протоколов.

·  Отчётные и плановые документы должны быть включены в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Приложения должны следовать за основным документом.

·  Внутри дела, содержащего переписку, документы должны размещаться с учётом последовательности решения вопроса, в хронологическом порядке: входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления, документ - ответ следует за документом - запросом; наиболее ранние документы должны располагаться в начале дела.

В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплёт дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, в необходимых случаях составление внутренней описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: не проводится систематизация документов в деле, листы дел не нумеруются, заверительные надписи к делам не составляются.

Документы, включенные в дело постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, подшивается на четыре прокола в твёрдую обложку или переплетается с учётом возможности свободного прочтения текста всех документов, виз и резолюций на них. При этом из документов удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки, металлические части скоросшивателей).

В конце каждого дела подшивается (переплетается) чистый лист для оформления заверительной надписи (Приложение 7).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все листы его кроме листа с заверительной надписью, чистых листов, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Нумерация производится чёрным графитным карандашом, не задевая текста документа. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Нумерация листов внутренней описи документов дела производится отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно. Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке.

В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела для учёта количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито или переплетено без листа - заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, через знак плюс указывается количество листов внутренней описи. Также в заверительной надписи оговаривается наличие в деле листов с пропущенной и литерной нумерацией.

Обложка дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 6) оформляется с указанием следующих элементов:

·  наименование организации и её непосредственная подчинённость (если имеется прямая подчинённость)

·  наименование структурного подразделения

·  номер дела (тома, части) по описи, в которую включено данное дело, и номер описи

·  заголовок дела

·  дата дела (тома, части)

·  количество листов в деле

·  срок хранения дела

При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, в скобках - официально принятое сокращенное наименование.

Например:

Краевое государственное учреждение «Государственный архив Пермского края»

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел с внесением необходимых дополнений и уточнений, отражающих реальное содержание и состав (виды, разновидности) отложившихся в деле документов.

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле (на основании заверительной надписи дела) и срока хранения дела (постоянно, 75 лет, 45 лет, 25 лет и др.)

Составление описей дел

На все дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями, составляются описи дел. Опись является одновременно учётным и справочным документом, обеспечивающим оперативный поиск дел и документов.

Описи составляются отдельно на дела:

·  постоянного хранения (Приложение 2)

·  временного (свыше 10 лет) хранения

·  по личному составу.

На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи, как правило, не составляются.

Заголовки дел, относящиеся к конкретным структурным подразделениям организации, вносятся в опись в соответствии с систематизацией, закреплённой в номенклатуре дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется правильность формирования и оформления дел. При просмотре дел в этих целях проверяется:

·  соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

·  правильность оформления и группировки документов, включённых в дело;

·  качество подшивки (переплёта) дела;

·  правильность оформления обложки дела и нумерации листов в нём;

·  наличие заверительной надписи дела.

В случае необнаружения дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается арбитражным управляющим или председателем ликвидационной комиссии, прилагается к описи и вместе с ней передаётся в архив.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись утверждается арбитражным управляющим или председателем ликвидационной комиссии только после ее согласования с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.

В связи с тем, что опись дел на документы по личному составу (Приложение 3) составляется по номинальному принципу, внутри годового раздела заголовки дел систематизируются по видам документов следующим образом:

·  приказы, распоряжения, записки по личному составу (приём, перемещение, совмещение, отпуска без содержания, учебные отпуска, отпуска по уходу, длительные командировки с выплатой заработной платы по месту командирования, награждение)

·  списки личного состава

·  карточки по учету личного состава

·  личные дела

·  лицевые счета рабочих и служащих (при отсутствии лицевых счетов - расчётные ведомости), по годам, в пределах года - по алфавиту фамилий

·  невостребованные трудовые книжки

·  акты о несчастных случаях

Кроме того, в описи могут включаться:

·  штатное расписание (является документом постоянного срока хранения, но может быть включено в опись по личному составу организации, не являющейся источником комплектования архива)

·  списки работников

·  налоговые карточки

·  сведения о доходах физических лиц

·  документы по награждению

·  протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий

·  протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

Все виды документов могут быть включены в одну опись по хронологии.

На личные дела рекомендуется составление самостоятельной описи по алфавиту фамилий.

Составление научно - справочного аппарата к описи.

К документам, передаваемым на государственное (муниципальное) хранение, составляются: титульный лист, историческая справка, предисловие (Приложение 4). При необходимости составляются список сокращённых слов и оглавление.

Титульный лист составляется один раз – в целом к описи (к ее первому годовому разделу). Если в последующих годовых разделах имеются изменения в названии организации-фондообразователя, его местонахождении, подчиненности, титульный лист необходимо дополнить.

На отдельном листе, помещаемом вслед за титульным листом перечень переименований, который включает в себя перечень переименований организации, его вышестоящей.

Историческая справка - состоит из двух частей.

В первой части указываются сведения об истории организации-фондообразователя:

·  исторические условия, в которых организация образована

·  дата его возникновения, подчинённость

·  компетенция, структура, функции, наличие подведомственных организаций, круг организаций, с которым она было связано

·  изменения названий, функций, структуры, подведомственности

·  причина, дата ликвидации или реорганизации.

В тех случаях, когда имеются организации - предшественники, приводятся также и их названия.

Сведения рекомендуется приводить в хронологической последовательности с объяснением причин, вызвавших изменения, с обязательными ссылками на источники информации.

Во второй части исторической справки должны быть указаны:

·  сведения по истории фонда: количество дел в фонде и их крайние даты. Для организаций-источников комплектования архивов, ранее передававших документы в архивы, также приводится информация об изменениях в составе и объеме фонда и их причинах, времени поступления дел на государственное (муниципальное) хранение, месте хранения документов по личному составу. Информацию рекомендуется подтверждать ссылками на соответствующие акты приема-передачи, уничтожения документов и др.

·  когда и кем проводилась научно-техническая обработка документов, номера и объем описей дел, составленных на документы фонда, крайние даты документов в каждой описи. Сведения необходимо давать по описям дел постоянного хранения и по личному составу

·  характеристика состава, состояния и содержания документов описи: полнота документов, их физическое состояние, характеристики состава и содержания дел в описи.

·  особенности формирования, описания и систематизации дел: причины формирования переходящих дел, принцип, положенный в основу систематизации дел в описи, объяснение включения переходящих дел в данный годовой раздел описи, особенности нумерации приказов, протоколов, полнота или неполнота состава дел.

·  состав и характеристика научно-справочного аппарата к описи.

Приложение 1

ДОГОВОР

г. Пермь №февраля 2009 г.

Государственное краевое учреждение «Государственный архив Пермского края», именуемое в дальнейшем ГКУ «ГАПК», . П.Лобановой, действующей на основании Устава, с одной стороны, и областное государственное унитарное предприятие «Пермптицепром», именуемое в дальнейшем ОГУП «Пермптицепром», . В.Вохминой, действующей на основании решения Арбитражного суда от 01.01.2001 по делу № А/2007-Б6, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Предметом настоящего договора является передача управленческой документации и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ОГУП «Пермптицепром», на хранение в ГКУ «ГАПК» в государственную собственность в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ» (М., 2007 г.).

2. Права и обязанности сторон

2.1. ОГУП «Пермптицепром» обязуется:

2.1.1. Обеспечить для сдачи на хранение в ГКУ «ГАПК» полный комплект документов.

2.1.2. Обеспечить транспортировку документов в ГКУ «ГАПК» за свой счет после произведенной оплаты.

2.1.3. Участвовать в приеме-передаче дел согласно составленным описям.

2.1.4. Произвести оплату работ по настоящему договору в установленные сроки.

2.2. ГКУ «ГАПК» обязуется:

2.2.1. Произвести научно-техническую обработку и принять на хранение документы по актам приема-передачи и составленным описям.

2.2.2. Проверить физическое состояние дел.

2.2.3. Обеспечить условия хранения документов согласно существующих нормативов, закартонировать дела.

2.2.4. В случаях и порядке, предусмотренных действующим законодательством, исполнять запросы организаций и заявления граждан социально-правового характера по документам ОГУП «Пермптицепром», на которые нет ограничений при использовании.

3. Стоимость договорных работ и порядок расчета

3.1.Стоимость работ по настоящему договору составляет 82.728 (восемьдесят две тысячи семьсот двадцать восемь) рублей 00 копеек (смета прилагается и является неотъемлемой частью договора), НДС не облагается.

3.2.Предоплата работ по настоящему договору в размере 50% от общей стоимости работ осуществляется путем перечисления денег на расчетный счет ГКУ «ГАПК» в течение 10 дней с момента подписания данного договора.

3.3.Окончательный расчет по договору производится в течение 10 дней с момента подписания сторонами окончательного акта выполненных работ.

3.4.Стоимость работ по договору может быть изменена в зависимости от
количества обработанных и принятых единиц хранения.

4. Срок действия договора

4.1. Прием документов ГКУ «ГАПК» осуществит в срок до 01.03.2009 г.

4.2. Договор бессрочный – ГКУ «ГАПК» принимает управленческую документацию на постоянное (вечное) хранение, документы по личному составу – на 75 лет.

5. Ответственность сторон

5.1. За нарушение принятых по договору обязательств стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

5.2. В случае несвоевременной оплаты ОГУП «Пермптицепром» выплачивает ГКУ «ГАПК» проценты в размере 0,1% от суммы договора за каждый день просрочки. Срок исполнения работ переносится на соответствующее количество дней просрочки оплаты.

6. Прочие условия

6.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания двумя сторонами и действует до полного исполнения обязательств по нему с каждой из сторон.

6.2.Споры, связанные с настоящим договором, подлежат рассмотрению в Арбитражном суде Пермского края.

6.3. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную силу, по одному для каждой из сторон.

7. Юридические адреса сторон

Зам. директора, главный

хранитель фондов

19.05.2008

Приложение 4

ПРЕДИСЛОВИЕ к описям фонда р-1951

«Общество с ограниченной ответственностью

«ИЦ «Информационные и телекоммуникационные системы»

(г. Пермь)»

Общество с ограниченной ответственностью «Информационные и телекоммуникационные системы» (далее – ) было создано в марте 2001 года на основании решения учредителей от 01.01.01 года: , , имеющих доли уставного капитала 40, 20, 20, 20 %% соответственно. Зарегистрировано администрацией Ленинского района города Перми 23 апреля 2001 года. Юридический адрес: .

Основные виды деятельности: оказание услуг электронной почты, изготовление программного обеспечения для ЭВМ, оказание услуг по исследованиям и разработкам, производство интеллектуальной продукции, автоматизация деятельности предприятий, изготовление программных продуктов и программно-технических комплексов, создание, разработка и внедрение баз данных, пакетов прикладных программ для ЭВМ, оказание посреднических, рекламных, консультационных, маркетинговых и прочих услуг по программному обеспечению, компьютерной технике и информационному обеспечению российских и иностранных организаций и граждан.

Руководителем организации весь период ее деятельности была .

Фактически существовало в течение гг.

Решение о ликвидации принято общим собранием участников 14 декабря 2007 года на добровольной основе в связи с прекращением деятельности и производства на предприятии.

Научно-техническая обработка документов проводилась в мае 2008 года. В результате сформирована опись № 1 управленческой документации за годы в количестве 9 ед. хр. и опись № 2 документов по личному составу за годы в количестве 6 ед. хр. Принцип систематизации документов в оп.1 хронологический, в оп.2 – номинально-хронологический.

Состав документов полный. На государственное хранение в ГОУ «ГАПО» переданы все сохранившиеся на момент ликвидации документы. Личные дела работников в организации не велись.

Зам. директора, главный

хранитель ГОУ «ГАПО»

19.05.2008

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы Пермской государственной художественной галереи:

Итого 147 (сто сорок семь) дел за 2000 – 2003 годы.

Архивист

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

Приложение 6

ФОРМА

ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Код гос. архива __________________________

Код организации _________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

Д Е Л О № _____ ТОМ № _____

(крайние даты)

ФОРМА

ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________листов

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера_______________листов;

пропущенные номера___________ листов

+ листов внутренней описи ___________