Правила внутреннего документооборота и контроля системы ведения реестра владельцев именных ценных бумаг

УТВЕРЖДЕНЫ

Советом директоров

ЗАО "Санаторий "Россия"

Протокол от «12» января 2011г

Председатель Совета директоров

________________//

П Р А В И Л А

внутреннего документооборота и контроля системы ведения реестра владельцев именных ценных бумаг

Закрытого акционерного общества

"Санаторий "Россия"

(с изменениями)

I.  ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

1. Общие положения

1.1. В обязанности Реестродержателя входит фиксация данных о владельцах ценных бумаг эмитента по установленной форме. Он также обязан следить за тем, чтобы количество ценных бумаг, списанных с одного лицевого счета владельца, точно соответствовало количеству зачисленных на другой лицевой счет при каждой операции переоформления прав собственности. Все операции Реестродержателя несут в себе определенный риск. Задачей руководства Реестродержателя является обеспечение должного контроля в целях защиты владельцев ценных бумаг от случайных или недобросовестных действий сотрудников Реестродержателя, которые могут отразиться на точности записей в системе ведения реестра и угрожать безопасности активов эмитента и владельцев ценных бумаг. Реестродержатель обязан организовать систему внутреннего контроля на всех этапах выполнения своих функции.

Деятельность Реестродержателя осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами, регулирующими деятельность акционерных обществ. Для обеспечения внутреннего контроля за соблюдением нормативных и законодательных актов РФ по ценным бумагам Реестродержатель осуществляет ряд мероприятий.

1.2.Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным Регистратором осуществлять ведение Реестра. (Далее специалист Регистратора).

Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.

При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

Специалист Регистратора обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра.

2. Обязательные мероприятия

2.1. Регулярное и целенаправленное отслеживание действующего законодательства Российской Федерации, связанного с ведением Реестров и рынком ценных бумаг (изменений и дополнении) с использованием средств массовой информации, а также имеющихся у Реестродержателя правовых справочно-информационных систем.

2.2. Своевременное внесение изменений и дополнений в Правила ведения реестра в связи с изменением норм действующего законодательства.

2.3. Строгое соблюдение должностными лицами Реестродержателя норм действующего законодательства РФ и Правил ведения реестра.

2.4. Использование Реестродержателем при осуществлении деятельности по ведению реестров рекомендаций и указаний Федеральной службы по финансовым рынкам России.

2.5. Консультации по спорным вопросам деятельности Регистратора, по которым он не может принять самостоятельного решения, у ФСФР России.

2.6. Четкие, должностные инструкции для персонала Реестродержателя (лица, непосредственно выполняющего функцию по ведению реестра владельцев акций) и контроль за их выполнением.

2.7. Систематический контроль за деятельностью персонала (лица, непосредственно выполняющего функцию по ведению реестра владельцев акций) и проведение проверок (контрольные процедуры).

2.8. Выявление, разбор и анализ ошибок по ведению реестра с целью устранения причин, их вызывающих, применение соответствующих мер воздействия к виновным лицам.

2.9. Повышение квалификации и правовых знании персонала Реестродержателя (лица, непосредственно выполняющего функцию по ведению реестра владельцев акций).

2.10. Персональная ответственность должностных лиц и персонала Реестродержателя (лица, непосредственно выполняющего функцию по ведению реестра владельцев акций) за соблюдение порядка ведения реестра.

2.11. Информирование заинтересованных лиц о нормах действующего законодательства РФ, связанных с ведением реестров, и самих Правил ведения реестра.

2.12. Рассмотрение, анализ, выводы и принятие мер по поступающим жалобам клиентов с целью совершенствования деятельности Реестродержателя по ведению реестра и Правил ведения реестра.

3. Контрольные процедуры

3.1. В целях исключения ошибок при ведении Реестра, Реестродержателем осуществляется систематический контроль за порядком ведения Реестра и соблюдением требований действующего законодательств РФ как непосредственными исполнителями (персоналом), так и высшими должностными лицами Реестродержателя.

3.2. Реестродержатель ежедневно сверяет количество размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, находящихся на лицевых счетах зарегистрированных лиц (в обращении). Сверка также производится при составлении Списка для выплаты доходов по ценным бумагам, при проведении общих собраний акционеров.

3.3. Ежемесячно проводится выборочный контроль проведенных Реестродержателем операций.

4. Внутренний контроль при обслуживании владельцев ценных бумаг

4.1. Сотрудники, осуществляющие работу с запросами и обращениями владельцев ценных бумаг, должны быть хорошо обучены и знакомы с законодательными требованиями, чтобы любое изменение в реестре, будь то изменение адреса, паспортных данных и т. п. или переоформление прав собственности, осуществлялись в соответствии с действующим законодательством. Сотрудники, отвечающие за ответы на запросы владельцев ценных бумаг, должны тщательно следить за тем, чтобы не нарушались законы и нормы конфиденциальности и чтобы запрашивающий был уполномочен получать запрашиваемую информацию.

4.2. При проведении операций по передаче прав собственности должны применяться такие методы, которые смогут защитить истинного владельца от потери им собственности из-за ненадлежащего проведения операций по изменению прав собственности или уменьшения стоимости его ценных бумаг.

4.3.Специалист Регистратора не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных Правилами.

Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке:

1. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов.

2. Экспертиза документов на соответствие требованиям действующего законодательства, состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передается зарегистрированному лицу.

4.4.Для каждого зарегистрированного лица в системе ведения реестра открывается лицевой счет. Основанием для открытия счета являются документы, удовлетворяющие требованиям действующего законодательства РФ.

Все операции по лицевым счетам производятся только на основании письменных распоряжений, заявлений, требований зарегистрированных лиц по установленным формам. Все эти документы должны быть подписаны зарегистрированным лицом или его уполномоченным представителем.

Доставка первичных документов регистратору осуществляется:

1.  зарегистрированным лицом;

2.  лицом-получателем ценных бумаг в результате данной сделки;

3.  уполномоченным представителем.

4.5.Специалист Регистратора принимает документы и по требованию передающего лица предоставляет справку о приеме данных документов с указанием:

1.  типа документа;

2.  номера документа;

3.  даты получения.

Каждому первичному документу присваивается свой внутренний номер.

4.6.Специалист Регистратора производит изменения в реестре в течение сроков, определенных действующим законодательством. В случае несоответствия документов действующему Гражданскому законодательству РФ, регистратор по требованию уполномоченного лица передает ему письменно обоснованный отказ в течение сроков, определенных действующим законодательством.

Информация, содержащаяся в реестре, предоставляется:

1.  представителю эмитента в рамках его полномочий;

2.  зарегистрированному лицу или его представителю, обладающему пакетом ценных бумаг данного эмитента не менее 1% от всего количества обыкновенных акций; информация представляется в установленном положением о ведении реестра виде;

3.  уполномоченному лицу, получившему данные полномочия по решению суда.

4.7. Информационная база данных о владельцах именных ценных бумаг ведется на бумажных носителях. Внесение изменений в эту базу производится на основании данных, представленных на бумажных носителях. В качестве таких носителей выступают:

1.  анкета лицевого счета;

2.  передаточное распоряжение, залоговое распоряжение, заявление, требование;

3.  решение судебных органов, свидетельство нотариуса.

4.8. Помимо ежедневной сверки. раз в месяц Специалист Регистратора производит полную сверку информации, содержащейся в системе ведения реестра. Такую сверку также необходимо осуществлять при составлении списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.

В случае выявления в результате сверки расхождений Специалист Регистратора обязан уведомить об этом Генерального директора Общества, установить причины расхождения, а также принять меры по устранению такого расхождения. При этом данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает к регистратору, должен быть зарегистрирован в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.

5. Контроль документооборота

5.1. Каждый документ (запрос), связанный с Реестром, поступающий к Реестродержателю, должен быть зарегистрирован в журнале учета входящих документов.

5.2. После окончания обработки данный документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.

5.3. Реестродержатель обязан контролировать, чтобы все поступившие документы, были обработаны и был дан ответ лицу, подавшему документ.

Проведение контрольных мероприятий.

1. Контрольные мероприятия проводятся в реестре ежедневно. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль осуществляется ответственным исполнителем.

2. Исходным документом для осуществления контроля является регистрационный журнал.

3. Подлежат проверке все операции, проведенные за контролируемый промежуток времени, включенные в регистрационный журнал. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения распоряжения, запросов заинтересованных организаций, зарегистрированных лиц. На документе и в регистрационном журнале проставляется отметка об исполнении, подпись ответственного лица, дата.

4. Сверка производится при использовании следующих документов:

1) регистрационный журнал;

2) лицевые счета;

3) первичные документы.

5. Обнаруженные ошибки устраняются в течение трех дней с момента их обнаружения. В случае, если ошибка повлекла за собой необходимость оповещения зарегистрированных лиц, это производится в течение 5 дней с момента обнаружения ошибки.

6. При размещении ценных бумаг общества необходимо на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг осуществлять сверку количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц.

5.4.Система внутреннего контроля и порядок проверки данных, вводимых в систему ведения Реестра:

Проверка полноты представленных документов, правильность их оформления.

Сверка данных, содержащихся в представленных документах с данными Реестра по следующим позициям:

Сверка 1 - проверка наличия лицевого счета в реестре акционеров; по фамилии, имени, отчеству и паспортным данным – для физических лиц; наименованию и сведениям о государственной регистрации – для юридических лиц; по номеру лицевого счета (если указан в документах) – для всех зарегистрированных лиц.

Сверка 2 - проверка наличия достаточного количества ценных бумаг и отсутствие блокировки счета (или ценных бумаг) (при проведении операций по списанию ценных бумаг со счета).

Сверка 3 - проверка наличия в реестре лицевого счета, на который должны быть зачислены ценные бумаги в реестре (в случае отсутствия лицевого счета - представлены ли документы для его открытия в соответствии с требованиями Правил ведения реестра владельцев ценных бумаг регистратора).

Сверка 4 - проверка соответствия данных о зарегистрированных лицах, указанных в передаточных распоряжениях, с данными анкет зарегистрированных лиц на их имя.

При открытии лицевого счета или внесении изменений в информацию лицевого счета о зарегистрированном лице:

Сверка 5 - проверка наличия всех необходимых документов.

Сверка 6 - проверка наличия в представленных документах всей необходимой информации.

Сверка 7 - проверка полномочий лиц, подписавших анкеты, запросы на предоставление информации из реестра.

Сверка 8 - сверка реквизитов нового владельца с реквизитами зарегистрированных лиц, имеющимися в реестре, в целях избежания открытия второго счета на то же самое лицо.

При внесении записей о списании и зачислении ценных бумаг по счетам владельцев, номинальных держателей, доверительных управляющих:

Сверка 9 - 10 повторяет сверку 5-6.

Сверка 11 - проверка полномочий лиц, подписавших распоряжения.

Сверка 12 - сверка подписи зарегистрированного лица на распоряжениях, представленных регистратору, посредством сличения с имеющимся у регистратора образцом подписи в анкете (или в доверенности с правом подписи – если распоряжение подписано уполномоченным представителем на основании доверенности).

Сверка повторяет сверку 1-3.

При внесении записей об обременении (прекращении обременения) ценных бумаг обязательствами:

Сверка повторяет сверку 5-6.

Сверка повторяет сверку 11-12.

Сверка 20 - повторяет сверку 1.

Сверка 21 - проверка наличия достаточного количества ценных бумаг.

Сверка 22 - для операций по оформлению залога - необходимо убедиться, что залогодержатель ценных бумаг имеет счет в реестре владельцев ценных бумаг или представлены документы для открытия счета в соответствии с Положением о ведении реестра владельцев ценных бумаг регистратора.

При внесении записей о блокировании (прекращении блокирования) операций по лицевому счету:

Сверкаповторяет сверку 5-6.

Сверка 25 - повторяет сверку 11.

Сверка 26 - повторяет сверку 12, если блокирование (прекращение блокирования) производится по распоряжению зарегистрированного лица.

Сверка 26 - повторяет сверку 1.

Сверка 27 - проверка наличия достаточного количества ценных бумаг для внесения в реестр записи о блокировании ценных бумаг.

При подготовке выписок из реестра, справок о наличии на счете указанного количества ценных бумаг, справок об операциях, проведенных по лицевым счетам зарегистрированных лиц, запрашиваемых лицами, имеющими право на получение информации из реестра:

Сверка 28 - повторяет сверку 5.

Сверка повторяет сверку 11-12.

При открытии лицевого счета или внесении изменений в информацию лицевого счета о зарегистрированном лице:

Сверка 31 - реквизиты зарегистрированных лиц, указанные в анкете, должны соответствовать реквизитам, в предоставленных документах.

При внесении записей о списании и зачислении ценных бумаг по счетам владельцев, номинальных держателей, доверительных управляющих:

Сверка 32 - поочередная сверка полученных документов, являющихся основанием для проведения операций по передаче прав на ценные бумаги по следующим позициям:

-отчуждатель и приобретатель ценных бумаг – фамилия, имя, отчество/полное

-наименование, вид зарегистрированного лица, номер лицевого счета в реестре;

- тип и количество ценных бумаг;

- основание для подачи документов регистратору.

При внесении записей об обременении (прекращении обременения) ценных бумаг обязательствами:

Сверка 33 - поочередная сверка полученных залоговых распоряжений по следующим позициям:

-залогодатель и залогодержатель ценных бумаг – фамилия, имя, отчество/полное наименование, вид зарегистрированного лица, номер лицевого счета в реестре;

- тип и количество ценных бумаг;

- основание для подачи залогового распоряжения.

При внесении записей о блокировании (прекращении блокирования) операций по лицевому счету:

Сверка 34 - поочередная сверка полученных распоряжений на блокирование (прекращение блокирования) операций по лицевому счету по следующим позициям:

- зарегистрированное лицо, по счету которого производится блокирование (прекращение блокирования) операций – фамилия, имя, отчество/полное наименование, - вид зарегистрированного лица, номер лицевого счета в реестре;

- тип и количество ценных бумаг;

- основание для блокирования (прекращения блокирования) операций.

При выдаче выписок из реестра, справок о наличии указанного количества ценных бумаг, справок об операциях, проведенных по лицевым счетам зарегистрированных лиц, запрашиваемых лицами, имеющими право на получение информации из реестра:

Сверка 35 - соответствие информации, указанной в документах, информации, содержащейся в Реестре по следующим позициям:

- фамилия, имя, отчество/полное наименование, вид зарегистрированного лица, номер лицевого счета в реестре;

- тип и количество ценных бумаг;

- основание для выдачи информации.

При обнаружении причин, являющихся основанием для отказа в проведении операций в соответствии с Положением, осуществляется подготовка уведомлений об отказе в проведении операций в реестре.

В случае наличия оснований для отказа в проведении операций в реестре, предусмотренных нормативными правовыми актами ФСФР, осуществляет подготовку и направление обратившемуся лицу мотивированного уведомления об отказе в проведении операции в реестре с указанием причин и действий, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих внесению записи в реестр.

На документах по результатам рассмотрения, которых подготовлено уведомление об отказе в проведении операций в реестре проставляется отметка «ОТКАЗАНО» с указанием даты и номера, присвоенного уведомлению об отказе, фамилии, имени, отчества и подписи исполнителя.

В случае отсутствия оснований для отказа в проведении операций в реестре, предусмотренных нормативными правовыми актами ФСФР, осуществляется проведение операций в реестре.

Передаче в архив не подлежат анкеты, учредительные документы и доверенности зарегистрированных лиц.

Документы, которые не подлежат сдаче в архив, хранятся в специальном месте с ограниченным правом доступа, определяемым должностными инструкциями.

Документы, подготовленные по запросам акционеров, выдаются уполномоченным лицам либо отправляются заказным письмом по почте.

6. Средства обеспечения конфиденциальности информации

6.1. Для обеспечения контроля за доступом к хранящимся документам и учетным записям в архивах Реестродержателя вводятся следующие правила:

·  ограниченные права доступа должностных лиц к документам;

·  систематический внутренний контроль и установленный порядок проверки данных, вносимых в систему ведения реестра;

·  предусмотренные способы восстановления данных в случае их утраты;

·  строгое соблюдение правил противопожарной безопасности.

6.2. Правила внутреннего контроля Реестродержателя предусматривают:

·  исключительное право пользования печатями и штампами Реестродержателя;

·  содержание рабочего места сотрудника в надлежащем состоянии;

·  наличие отдельной комнаты для переговоров с клиентами;

·  ограниченный доступ в сейфовую и операционную комнату;

·  постановка/снятие помещений на охрану;

·  обеспечение сохранности документов в период служебных командировок.

Все факты нарушений правил внутреннего контроля Реестродержателя фиксируются в обязательном порядке, Генеральный директор обязан провести служебное расследование по каждому факту нарушения и (или) обратиться в следственные органы.

II.  ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

1. Общие положения

1.1. Система документооборота реестродержателя должна быть таковой, чтобы при возможных нарушениях в системе данных, он мог восстановить все сведения о зарегистрированных лицах и проведенных им операциях, не прекращая деятельность по ведению реестра.

Для этого Реестродержателем осуществляется формирование архивов, журналов.

1.2. Операции с лицевыми счетами зарегистрированных лиц производятся Реестродержателем:

·  на основании поручений, выполненных на формах установленного образца и/или иных документов или их нотариально заверенных копий (или копий, заверенных в соответствии с внутренними документами Реестродержателя), соответствующих действующему законодательству и Правилам Реестродержателя, подписанных зарегистрированным лицом, либо его уполномоченным представителем;

·  на основании распоряжении третьих лиц, имеющих на подобные действия право в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Документы и заполненные соответствующим образом формы представляются Регистратору непосредственно зарегистрированным лицом, лицом, на счет которого должны быть зачислены ценные бумаги, или их уполномоченным представителем.

1.4. Поручения и документы должны быть заполнены разборчиво, не содержать исправлений и помарок.

1.5. Идентификация личности физических и уполномоченных представителей юридических лиц происходит на основании документа, удостоверяющего личность.

1.6. Каждая операция имеет уникальный порядковый номер (регистрационный журнал операций).

1.7. В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов Реестродержатель обязан:

·  известить Федеральную комиссию об утрате документов в письменной форме в однодневный срок с момента утраты;

·  опубликовать сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления заинтересованными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра;

·  принять меры по восстановлению утраченных документов и данных в Реестре в 10-дневный срок с момента утраты.

2. Порядок исправления ошибок, допущенных регистратором

2.1. В случае обнаружения ошибки, допущенной при внесении записи в реестр, регистратор в течение одного рабочего дня с даты ее обнаружения составляет Акт об обнаружении ошибки и на его основании вносит в реестр исправительные записи. Аннулирование ошибочных записей не допускается.

2.2. В случае, если после внесения в реестр ошибочной записи по лицевому счету зарегистрированного лица, регистратор не проводил операции в реестре, в том числе не выдавал информацию из реестра, по указанному лицевому счету, изменившие его состояние, то на основании Акта об исправлении ошибки, регистратор вносит в реестр следующие исправительные записи:

запись, возвращающая лицевой счет зарегистрированного лица в состояние, предшествующее ошибочной записи;

запись, которую было необходимо внести на основании распоряжения зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя.

2.3. В случае, если после внесения в реестр ошибочной записи по лицевому счету зарегистрированного лица, регистратор проводил операции в реестре, повлекшие изменения состояния указанного лицевого счета зарегистрированного лица, регистратор осуществляет следующие действия:

одновременно с составлением Акта об обнаружении ошибки направляет уведомления всем зарегистрированным лицам, состояние лицевых счетов которых изменилось в результате ошибочной записи, о допущенной ошибке и действиях, которые необходимо предпринять для ее устранения;

вносит в реестр исправительные записи, позволяющие привести состояние лицевых счетов всех зарегистрированных лиц в соответствие с распоряжениями зарегистрированных лиц и/или документами, подтверждающими их права на ценные бумаги, с оформлением Акта об исправлении ошибки.

4.Хранение информации регистратором

4.1. Регистратор хранит рабочие и информационные документы в специально предусмотренном для этого помещении - архиве.

4.2. Перечень документов, предназначенных для хранения:

1) информационные документы об акционерном обществе; текущие рабочие документы регистратора, вышедшие из делопроизводства;

2) документы, явившиеся основанием для проведения операций в реестре.

4.3. К информации об акционерном обществе относятся:

1) документы по приватизации, учредительные документы общества;

2) проспекты эмиссии;

3) нормативные документы общества, принятые собранием акционеров, советом директоров;

4) все изменения, дополнения к нормативным документам общества;

5) список руководящих органов общества (совета директоров, правления) с указанием их должностей;

6) список лиц, имеющих право от имени общества получать информацию о содержании системы ведения реестра; с указанием полномочий каждого;

7) годовые отчетные документы;

8) информация о периодических корпоративных мероприятиях эмитента.

4.4. К текущим документам, подлежащим хранению, относятся:

1) регистрационные журналы;

2) журналы выдачи свидетельств, подтверждающих права собственности;

3) анкеты зарегистрированных лиц;

4) распоряжения исполнительного органа общества, совета директоров, касающиеся работы регистратора.

4.5. К документам, которые явились основанием для проведения операции, относятся все первичные документы.

4.6. Информация об акционерном обществе хранится в течение всего времени существования общества. Первичные документы хранятся в течение трех лет. Регистрационные журналы, анкеты зарегистрированных лиц хранятся в течение трех лет.

5.Меры по обеспечению сохранности информации о реестре

5.1. В целях обеспечения сохранности информации, содержащейся в реестре, предпринимаются следующие мероприятия:

1) режимные мероприятия по ограничению доступа к электронной базе данных и документам на бумажных носителях;

2) периодическая распечатка реестра владельцев именных ценных бумаг на бумажных носителях;

3) периодическое копирование информации в электронном виде на магнитный носитель;

6.Формирование дел

6.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.2. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

6.2 Открытые, закрытые лицевые счета зарегистрированных лиц, анкеты и поступившие распоряжениями хранятся в отдельном деле.

6.4. Передаточные распоряжения также хранятся в отдельном деле.

6.5. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ – ответ помещается за документом – запросом.

7.Оперативное хранение документов и дел

7.1.С момента заведения и до передачи в архив общества дела хранятся по месту их формирования у ответственного за ведение реестра, который и несет ответственность за сохранность документов и дел.

7.2.Дела находятся в рабочей комнате в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность

7.3.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя общества с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.4.В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Их передача производится только по описям.

7.5.Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив не подлежат, они хранятся у ответственного по ведению реестра (в отделе) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.6. Ведение реестра акционеров осуществляется на бумажных носителях с копированием на магнитных носителях, которые хранятся в сейфах.

7.7. Документы, составляющие систему ведения реестра, должны хранится в помещении, защищенном от повреждения водой и огнем, установленными детекторами дыма и противопожарной сигнализацией.

7.8. В архиве хранятся следующие документы:

- документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами должны храниться в специальных папках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом на папке должен быть указан интервал номеров по журналу регистрации или журналу учета входящих документов;

- копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами хранятся вместе с анкетой данного лица в отдельной папке в специальном месте с ограниченным правом доступа;

- анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи, а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими эти изменения документами хранятся в папках согласно нумерации анкет;

- письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;

- журнал учета входящих (исходящих) документов;

- регистрационный журнал проведенных операций.

7.9. Порядок доступа к архиву

Хранение всех журналов, папок с документами в архиве осуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, в шкафах (сейфах), исключающих несанкционированный доступ к документам посторонних лиц.

Ответственным за архивирование и хранение документов в архиве является Специалист Регистратора. Специалист Регистратора ведет журнал учета изымаемых и возвращаемых в архив документов.

Для получения документов из архива оформляется письменный запрос на их выдачу на имя генерального директора Регистратора.

8. Способы восстановления данных в случае их утраты

В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) с использованием электронных баз данных Регистратор выполняет следующие действия:

1. Не позднее следующего дня с даты утраты уведомляет об этом региональное представительство ФСФР РФ в письменной форме.

2. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра.

3. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты, используя для этого копии баз данных.

9. Меры противопожарной безопасности

В целях обеспечения пожарной безопасности в помещении Регистратора должна быть оборудована охранно-пожарная сигнализация.

Регистратора обязан соблюдать установленные порядок осмотра и закрытия помещений после окончания работы, порядок эвакуации материальных ценностей в случае пожара; соблюдать в служебных помещениях требования пожарной безопасности, поддерживать противопожарный режим, курить только в специальных отведенных и оборудованных местах. По окончании работы обесточить все электроустановки и электроприборы (за исключением охранно-пожарной сигнализации).

Каждый сотрудник при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры воздуха в помещении и т. п.) обязан немедленно сообщить об этом по телефону в пожарную охрану (телефон 01).

Правила пожарной и электробезопасности являются обязательными для всех сотрудников.

Документы, необходимые для проведения операций в реестре

При предоставлении всех вышеуказанных документов регистратору уполномоченное лицо должно предъявить документы, подтверждающие его полномочия.

1. Если документы представляет владелец ценных бумаг - физическое лицо, то он должен предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

2. Если документы представляет руководитель юридического лица, то он должен предъявить документы, подтверждающие его полномочия:

документ, удостоверяющий личность;

документ, подтверждающий его назначение на должность, как лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности.

3. Если документы представляет уполномоченный представитель зарегистрированного лица, он должен предъявить:

документ, удостоверяющий личность;

доверенность на право совершения действий с ценными бумагами от имени зарегистрированного лица.

Перечень действий, которые может совершать уполномоченный представитель зарегистрированного лица.

1. Предоставлять регистратору документы:

для открытия лицевого счета зарегистрированного лица;

для внесения изменений в информацию лицевого счета зарегистрированного лица;

передаточные распоряжения;

залоговые распоряжения;

распоряжения о блокировании (прекращении блокирования);

запрос на предоставление выписки (справки) из реестра;

запрос на предоставление уведомления об операции, проведенной по лицевому счету;

запрос на предоставление справки об операциях, проведенных по лицевому счету зарегистрированного лица;

запрос на предоставление справки о наличии на счете указанного количества ценных бумаг.

2. Подписывать документы от имени доверителя:

передаточные распоряжения;

залоговые распоряжения;

распоряжения о блокировании (прекращении блокирования);

запрос на предоставление выписки (справки) из реестра;

запрос на предоставление уведомления об операции, проведенной по лицевому счету;

запрос на предоставление справки об операциях, проведенных по лицевому счету зарегистрированного лица;

запрос на предоставление справки о наличии на счете указанного количества ценных бумаг;

3. Получать из реестра следующие документы и информацию:

Выписки (справки) из реестра;

уведомления об операции, проведенной по лицевому счету;

справки об операциях, проведенных по лицевому счету зарегистрированного лица;

справки о наличии на счете указанного количества ценных бумаг.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ОТВЕТСТВЕННОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ, СВЯЗАННЫЕ С ВЕДЕНИЕМ РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ ИМЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ ОБЩЕСТВА

Должностные обязанности:

- Принимает и регистрирует поступившие распоряжения, запросы с применением регистрационных журналов, в соответствии с Правилами ведения реестра и Правилами внутреннего документооборота и контроля, утвержденными директором Общества.

- Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением.

- Выдает необходимые справки по зарегистрированным запросам.

- Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

- Осуществляет открытие лицевых счетов в порядке, предусмотренном Правилами.

- Исполняет операции по лицевым счетам в порядке и сроки, предусмотренные Правилами.

- Принимать передаточное распоряжение, если оно предоставлено зарегистрированным лицом, передающим ценные бумаги, или лицом, на лицевой счет которого должны быть зачислены ценные бумаги, или уполномоченным представителем одного из этих лиц, или иным способом в соответствии с правилами ведения реестра;

- Осуществляет проверку полномочий лиц, подписавших документы;

- Осуществляет сверку подписи на распоряжениях;

- Ежедневно осуществляет сверку количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете эмитента, лицевом счете эмитента;

- Предоставляет информацию из реестра в порядке, установленном Правилами;

- В течение времени, установленного правилами ведения реестра, но не менее чем 4 часа каждый рабочий день недели (включая обособленные подразделения регистратора) обеспечивает эмитенту, зарегистрированным лицам, уполномоченным представителям возможность предоставления распоряжений и получения инфор мации из реестра;

- По распоряжению исполнительного органа общества или лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством Российской Федерации, предоставляет им список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;

-По распоряжению исполнительного органа общества предоставляет ему список лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам;

-Информирует зарегистрированных лиц по их запросам о правах, закрепленных ценными бумагами, и о способах и порядке осуществления этих прав;

- Обеспечивает хранение в течение сроков, установленных нормативными актами РФ документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр;

- Обеспечивает хранение информации о зарегистрированном лице не менее 3 лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.

В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) с использованием электронных баз данных, регистратор обязан:

уведомить об этом Федеральную комиссию в письменной форме в срок не позднее следующего дня с даты утраты;

опубликовать сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных реестра;

принять меры к восстановлению утраченных данных в реестре в десятидневный срок с момента утраты.

Регистратор обязан отказать во внесении записей в реестр в следующих случаях:

не предоставлены все документы, необходимые для внесения записей в реестр в соответствии с Правилами;

предоставленные документы не содержат всей необходимой в соответствии с Правилами информации либо содержат информацию, не соответствующую имеющейся в документах, предоставленных регистратору в соответствии Правилами;

операции по счету зарегистрированного лица, в отношении которого предоставлено распоряжение о списании ценных бумаг, блокированы;

в реестре отсутствует анкета зарегистрированного лица с образцом его подписи, документы не предоставлены лично зарегистрированным лицом, подпись на распоряжении не заверена одним из предусмотренных в Правилах способов;

у регистратора есть существенные и обоснованные сомнения в подлинности незаверенной подписи на документах, когда документы не предоставлены лично зарегистрированным лицом, передающим ценные бумаги, или его уполномоченным представителем;

в реестре не содержится информация о лице, передающем ценные бумаги, и (или) о ценных бумагах, в отношении которых предоставлено распоряжение о внесении записей в реестр, и отсутствие этой информации не связано с ошибкой регистратора;

количество ценных бумаг, указанных в распоряжении или ином документе, являющимся основанием для внесения записей в реестр, превышает количество ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица;

Регистратор не имеет права:

аннулировать внесенные в реестр записи;

прекращать исполнение надлежащим образом оформленного распоряжения по требованию зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя;

отказать во внесении записей в реестр из-за ошибки, допущенной регистратором или эмитентом;

при внесении записи в реестр предъявлять требования к зарегистрированным лицам и приобретателям ценных бумаг, не предусмотренные законодательством Российской Федерации и Правилами.

Регистратор обязан раскрывать заинтересованным лицам информацию о своей деятельности.

К данной информации относятся:

место нахождения, почтовый адрес, номер телефона и факса регистратора;

почтовый адрес и полномочия обособленного подразделения регистратора;

формы документов для проведения операций в реестре;

правила ведения реестра;

фамилия, имя, отчество руководителя исполнительного органа

Должен знать: постановления, распоряжения другие нормативные документы ФСФР РФ, законодательство РФ, касающееся деятельности общества, ведения реестра владельцев именных ценных бумаг.