Образец подготовки распорядительного документа (приказа) для директора школы

Образец подготовки распорядительного документа (приказа) для директора школы

Заместитель директора Атырауского областного института повышения квалификации и переподготовки кадров, к. п.н.

С

Директор СШ № 12 г. Атырау

Приказ - это нормативный документ, издавае­мый директором учреждения для решения организационных, производственных вопросов, связанных с персоналом и иных задач, связанных с оперативной деятельностью, финансированием, планированием и отчетностью Учреждения.

В школе желательно вести 3 книги приказов: по основной деятельности, по личному составу и по движению учащихся.

Приказами по основной деятельности оформляются все решения, связанные с реорганизацией и ликвидацией учреждения, утверждением или изменением структуры и штатов, утверждением и (или) введением действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), планированием, отчетностью, материальном–техническим обеспечением, финансированием, информационным и документационным обеспечением, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности.

Приказами по личному составу оформляются прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников, командирование, изменение фамилии и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.

Приказами по движению учащихся оформляются прибытие, выбытие учащихся, перевод из класса в класс.

Приказ обязателен для исполнения всеми работниками учреждения.

Подготовка приказа осуществляется следующими этапами:

- изучение существа вопроса;

- сбор необходимых сведений;

- подготовку проекта приказа;

- согласование проекта;

- подписание руководителем.

Первый этап разработки проекта приказа определяется кругом вопросов, ко­торые предстоит в нем отразить. Затем изучаются материалы по рассматривае­мым вопросам, прежде всего законодательные акты и решения правительства, ве­домственные нормативные акты, предшествующие распорядительным документам по данному и аналогичным вопросам.

На втором этапе осуществляется сбор необходимых сведений по существу поставленного вопроса. Для этого могут быть использованы различные информа­ционно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные за­писки, акты, служебная переписка.

На основе сбора и изучения необходимых сведений разрабатывается проект приказа. Проекты приказов готовятся руководителями подразделений учреждения по поручению руководителя.

Третий этап - подготовка текста.

Приказ обязательно должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?». Например: «О реорганизации Учреждения», «О внесении изменений в должностную инструкцию главного бухгалтера», «О приеме на работу», «О переводе на другую работу» и т. д. Не допускается использовать заголовки типа: «Приказ по Учреждению» или «Приказ директора».

Текст приказа состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей.

В пер­вой части, констатирующей, указываются основания издания приказа:

- нормативные документы государственных органов (областного управления образования, городского отдела образования и др.);

- постановления Акимата города, решения, распоряжения Акима города;

- производственная необходимость (конкретно).

В констатирующей части, может быть пересказ акта вышестоящего орга­на, во исполнение которого издается данный приказ. При этом обязательны ссыл­ки на:

- вид акта,

- его автора,

- полное название (заголовок), номер и дата, т. е. все по­исковые (ссылочные) данные.

Констатирующая часть приказа может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Как правило, текст констатирующей части начинается с формулировок: «В соот­ветствии...», «Во исполнение...», «В целях...», «Для...».

Основную нагрузку в приказах несет распорядительная часть, которая начинается словом: «ПРИКАЗЫВАЮ». Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» печатается прописными буквами. Это позволяет отде­лить констатирующую часть документа от распорядительной. В распорядитель­ной части указывается, кому (исполнителю или зам. дир.) что сде­лать (указывают конкретную работу), и дата выполнения задания (сроки его окончания).

При этом формулировки должны быть конкретны, четки, ясны, недопустимы двоякие толкования. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повы­сить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать», «обратить внима­ние» и т. д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Текст приказа может делиться на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. Пункты нумеруются арабскими цифрами. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осу­ществляет контроль исполнения приказа в целом, а в каждом пункте указываются исполнитель (структурное подразделение, конкретное должностное лицо), пред­писываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной фор­ме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «раз­работать» и т. д.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагае­мых работ.

Приказ может иметь приложения - указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде при­ложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

Приложе­ние 1

к приказу директора СШ №12

от 01 марта 2009 года № 7

На четвертом этапе проекты приказов могут согласовываться с должностными лицами учреждения. Со­гласование оформляется на листе согласования.

На пятом этапе приказы подписываются директором учреждения или его заместителем, которому предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подпи­сания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Примерный перечень приказов директора школы в течении

учебного года:

Основные параметры страницы:

левое поле – от 2,5 до 3,5см;

правое поле – от 1,5 до 2,0 см;

верхнее поле – от 2,0 см;

нижнее поле – не менее 1,5 см.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Дата приказа - это дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с сентября по август (№ 1, № 2 и т. д.).

Дата документа является обязательным реквизитом любого документа, обеспечивающего его юридическую силу. Датой документа являются:

-  дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

-  дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций, положений и т. д.);

-  дата события, которое в нем зафиксировано (для инструкций, положений, протоколов, актов).

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отводится восемь знаков – шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки, например: «08.06.05». Допускается написание года полностью, например: «08.06.2005». Словесно-цифровой способ оформления дат (08 июня 2005 г.) допускается в документах, содержащих сведения финансового характера. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с деловыми партнерами.

Для большинства документов, в том числе для исходящих писем, дата проставляется при завершении оформления документа в верхней левой заголовочной части листа.

Регистрационный номер документа – условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации. Он проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах учреждения.

Регистрационный номер состоит из условного обозначения струк­турного подразделения или отрасли, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа по карточке или журналу. Например, 09-15/298, где 09 - условное обозначение (индекс) структурного подразделения или отрасли, 15 - номер дела по номенклатуре, 298 - порядковый номер документа.

Регистрационные номера документов учреждения проставляются в документах в соответствии с номенклатурой дел учреждения, утвержденной директором.