УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ФГУ «Авиаметтелеком »

_______________________

«_____» ___________________ 2011 г.

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УПРАВЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНЫМИ ИНСТРУКЦИЯМИ

СТО СМК – 5.5 – 08 – 2011

Содержание

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

_______________________________________________________________________________

Введен впервые

Система менеджмента качества

Управление должностными инструкциями

_______________________________________________________________________________

Дата введения______________

1 Область применения

1.1 Настоящий стандарт устанавливает требования к построению, содержанию и оформлению должностной инструкции, а также к порядку ее разработки, согласования, утверждения, введения в действие, замены, отмены, регистрации и учета.

1.2 Требования стандарта обязательны для исполнения работниками всех отделов (подразделений) ФГУ «Авиаметтелеком» и его филиалов (далее – Организация).

1.3 Стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р ИСО (ИСО 9001:2008).

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на документы, приведенные в таблице 1.

Таблица 1

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте использованы термины, приведенные в таблице 2.

Таблица 2

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:

ДИ - должностная инструкция;

ИСО - международная организация по стандартизации;

СМК - система менеджмента качества;

СТО - стандарт организации;

ТК РФ - Трудовой кодекс Российской Федерации;

ФГУ - федеральное государственное учреждение.

4 Общие положения

4.1 Целью разработки требований к построению, содержанию и управлению должностной инструкции (далее - ДИ) является:

- обеспечение закрепления должностных обязанностей каждого работника;

- обеспечение наиболее рационального подбора, расстановки и использования работников в соответствии с квалификацией и с учетом личных качеств каждого работника;

- обеспечение требуемого качества работы.

4.2 Достижение поставленной цели обеспечивается путем решения следующих задач:

- закрепление установленного разделения труда, полномочий, обязанностей и ответственности работников;

- упорядочение выполнения руководящих и производственных обязанностей работниками в процессе служебной деятельности;

- обеспечение взаимодействия работников при выполнении установленных целей, задач и действий, в том числе сформулированных в политике в области качества;

- установление требований к работникам, в том числе в области качества;

- обеспечение рациональной организации труда;

- закрепление взаимных обязательств начальников отделов (подразделений) и работников.

4.3 Основой для разработки ДИ служат:

- ТК РФ;

- Устав Организации;

- Положение об отделе (подразделении);

- настоящий СТО СМК – 5.5 – 08 – 2011.

5 Требования к построению и содержанию должностной инструкции

5.1 Содержание должностной инструкции. Оформление титульного листа должностной инструкции

5.1.1 ДИ должна содержать следующие разделы:

- общие положения;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимодействие при выполнении должностных обязанностей;

- приложения (при необходимости).

5.1.2 Каждая ДИ должна заканчиваться листом регистрации ознакомлений (см. приложение А).

5.1.3 Титульный лист ДИ должен содержать название Организации и полное наименование ДИ с указанием должности работника по штатному расписанию и наименования отдела (подразделения), к которому данный работник относится. Титульный лист оформляется в соответствии с приложением Б.

5.1.4 Титульный лист ДИ должен содержать гриф утверждения с указанием наименования должности, фамилии и инициалов утверждающего и даты утверждения.

Образец оформления ДИ представлен в приложении В.

5.2 Раздел “Общие положения”

В разделе должны содержаться следующие сведения:

- назначение должности — указываются главные задачи, которые призван решать работник, занимающий данную должность, исходя из целей и задач отдела (подразделения) или Организации (для высшего руководства);

- основные документы, регламентирующие деятельность работника при выполнении его должностных обязанностей.

- порядок назначения и освобождения от должности;

- административная и функциональная подчиненность работника;

- условия замещения работником другого работника в период временного отсутствия (при необходимости);

- условия замещения данного работника в период его временного отсутствия (при необходимости);

- требования к должности и личным качествам работника, а именно:

1) требования к квалификации, необходимые и достаточные для занятия должности: образование (минимально необходимый и предпочтительный уровень), опыт работы, специальные знания и специальная подготовка (например, знание иностранного языка, умение работать на компьютере и др.);

2) требования к личным качествам работника, которые могут включать компетентность, организаторские способности и умение работать с людьми (коммуникабельность), способность к планированию работы, инициативность и самостоятельность, аналитические способности, энергичность, точность и исполнительность, умение работать с документами.

Примечание - Перечисленные требования к личным качествам могут быть дополнены или изменены в зависимости от особенностей конкретной должности.

- оценка деятельности работника: кто оценивает работника по срокам и качеству исполнения должностных обязанностей.

5.3 Раздел “Должностные обязанности”

5.3.1 В разделе должны указываться виды деятельности, которые работник обязан выполнять по данной должности, включая виды деятельности в области качества в соответствии с документами СМК, принятыми в Организации.

5.3.2 Основой для включения видов деятельности в должностные инструкции является Положение об отделе (подразделении).

5.3.3 Изложение раздела “Должностные обязанности” должно быть точным и однозначным.

5.4 Раздел “Права”

5.4.1 Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию должностных обязанностей, а также характеризуют возможность использования различных ресурсов (трудовых, информационных, финансовых, материальных, технических и пр.) при решении стоящих перед работником задач.

5.4.2 В разделе приводятся права, необходимые для выполнения должностных обязанностей (см приложение В, раздел 3).

5.5 Раздел “Ответственность”

5.5.1 Исходными данными для разработки этого раздела являются:

- ТК РФ;

- Устав Организации;

- Правила внутреннего трудового распорядка и другие распорядительные документы Организации;

- Положение об отделе (подразделении).

5.5.2 В разделе должна быть сформулирована ответственность работника (см. приложение В, раздел 4).

5.6 Раздел “Взаимодействие при выполнении должностных обязанностей”

В разделе должно быть описано взаимодействие работника с отделами (подразделениями) ФГУ «Авиаметтелеком» и представителями внешних организаций в сфере его должностных обязанностей.

5.7 Приложения

5.7.1 Материалы, дополняющие основное содержание, помещаются в конце ДИ в виде приложений.

5.7.2 Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте ДИ.

6 Требования к изложению и оформлению должностной инструкции

6.1 Текст ДИ должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований.

6.2 В тексте ДИ не допускается применять:

- сокращения, не соответствующие правилам русской орфографии;

- различные термины для одного и того же понятия;

- произвольные словообразования;

- обороты разговорной речи.

6.3 Текст ДИ должен быть разбит на разделы. Разделы могут делиться на подразделы, пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. При делении ДИ на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт или подпункт содержал законченную информацию.

6.4 Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. Разделы должны иметь порядковую нумерацию. Номер подраздела или пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или пункта, разделенные точкой. Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта.

6.5 После номера раздела, подраздела, пункта, подпункта точку не ставят.

6.6 При издании ДИ наименования разделов и подразделов следует выделять жирным шрифтом.

6.7 Приложения к ДИ (если таковые имеются) обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ъ, Ь, Ы.

6.8 Каждое приложение начинают с новой страницы. При этом в верхней части страницы, посередине, приводят и выделяют жирным шрифтом слово «Приложение» и его обозначение. После слова «Приложение» и его обозначения, под ним в скобках указывают статус приложения, используя слова: «обязательное», «рекомендуемое», «справочное».

6.9 Приложение должно иметь заголовок, который располагают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой и выделяют жирным шрифтом.

6.10 В тексте ДИ должны быть ссылки на все приложения, при этом статус приложений при ссылках в тексте не указывают.

6.11 Приложение должно иметь общую с остальной частью ДИ нумерацию страниц.

6.12 Изложение таблиц, графического материала, включаемых в ДИ, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными в разделе 7 СТО СМК 4.2 – 02 – 2011 и в ГОСТ

6.13 ДИ оформляется на листах бумаги формата А4.

7 Порядок разработки, утверждения, замены, отмены, учета и хранения должностной инструкции

7.1 ДИ разрабатывается на каждого работника, предусмотренного штатным расписанием.

7.2 ДИ работникам отдела (подразделения) Организации разрабатывает начальник отдела (подразделения) на основании Положения об отделе (подразделении), штатного расписания и руководствуясь рекомендациями, приведенными в разделах 5 и 6 настоящего стандарта.

7.3 ДИ согласовывается с работником отдела кадров (со специалистом по кадрам), работником юридического отдела (юрисконсультом) и утверждается руководителем Организации.

7.4 Согласующие подписи проставляются на последнем листе текстовой части ДИ (приложение Г). Срок согласования ДИ для каждого работника, участвующего в согласовании, — два рабочих дня.

7.5 При наличии замечаний разработчик ДИ должен внести в проект необходимые исправления в двухдневный срок и представить его на утверждение.

Все разногласия по представленным замечаниям урегулируются разработчиком ДИ в рабочем порядке.

7.6 ДИ вводятся в действие с момента (даты) ее утверждения.

7.7 Работники знакомятся с соответствующей ДИ под роспись в Листе регистрации ознакомлений (см. приложение А). За своевременность ознакомления отвечает работник отдела кадров (специалист по кадрам).

7.8 Учет и хранение подлинников ДИ ведется отделом кадров (специалистом по кадрам). Учет ведется в Инвентарной книге регистрации положений об отделах и должностных инструкций (см. приложение Д).

7.9 Учтенные копии ДИ выдаются работникам Организации в обязательном порядке.

7.10 Выдача учтенных копий ДИ регистрируется отделом кадров (специалистом по кадрам) в журнале произвольной формы.

7.11 Замена ДИ осуществляется на основании приказа руководителя Организации в следующих случаях:

- при изменении организационной и производственной структуры Организации, штатного расписания;

- при необходимости их актуализации в связи с изменением действующего законодательства;

- вследствие возникновения необходимости осуществления новых видов деятельности;

- по предложению представителей высшего руководства или начальников отделов (подразделений), согласованных с руководителем Организации;

- в случае изменения объема выполняемых работ;

- при внесении изменений и дополнений в Положение об отделах (подразделениях).

7.12 Замена ДИ осуществляется в порядке, установленном для разработки ДИ (см. пп. настоящего раздела).

7.13 Ответственность за хранение учтенных копий ДИ несут работники отделов (подразделений), получившие копии документов.

7.14 Условия хранения ДИ проверяются в процессе проведения внутренних аудитов (проверок) не реже одного раза в год. Все нарушения требований к хранению ДИ подлежат немедленному устранению.

7.15 Отмена (аннулирование) ДИ производится в соответствии с п. 8.3.3 СТО СМК 4. «Управление документацией».

7.16 В случае сокращения должности и исключения ее из штатного расписания ДИ изымаются из обращения работником отдела кадров (специалистом по кадрам). При этом осуществляются следующие действия:

- изымается из обращения подлинник ДИ, на титульном листе ставится штамп или надпись «Аннулирован» с записью номера соответствующего извещения и фиксируется факт изъятия ДИ в Инвентарной книге регистрации положений об отделах и должностных инструкций. Хранение утративших силу ДИ для справочных целей осуществляется отдельно от комплекта действующих документов.

- информируются все держатели копий об отмене ДИ. Ответственность за изъятие копий ДИ в отделах (подразделениях) несут работники, их получившие.

7.17 Учтенные копии отмененных ДИ, изъятые в отделах (подразделениях) Организации, подлежат уничтожению работником отдела кадров (специалистом по кадрам).

8 Конфиденциальность

Настоящий документ является внутренним документом Организации и не подлежит представлению другим сторонам без разрешения руководителя Организации (за исключением аудиторов органов по сертификации СМК при проведении аудитов)

9 Ответственность

9.1 Начальники отделов (подразделений) несут ответственность за:

- разработку ДИ на работников отдела (подразделения);

- содержание и правильность оформления и изложения ДИ;

- организацию согласования и утверждения разработанных ДИ;

- обеспечение соответствующих условий хранения копий ДИ.

9.2 Работник отдела кадров (специалист по кадрам) несет ответственность за:

- своевременность ознакомления работников с ДИ;

- учет подлинников ДИ и их хранение;

- выдачу копий ДИ работникам Организации;

9.3. Работник юридического отдела (юрисконсульт) несет ответственность за:

- соблюдение соответствия содержания ДИ законодательным требованиям;

Приложение А

(обязательное)

Форма Листа регистрации ознакомлений

1

Приложение Б

(обязательное)

Форма Титульного листа должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор (Директор ____ филиала)

ФГУ «Авиаметтелеком»

______________ ____________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

«_____» ___________________ 20__ г.

Должностная инструкция

________________________________________________________________________________________

(наименование должности и отдела /подразделения, Организации)

Приложение В

(рекомендуемое)

Образец должностной инструкции работника отдела (подразделения)

Должностная инструкция

(указать, какого работника — должность по штатному расписанию)

1 Общие положения

1.1 Работник (какого отдела, подразделения) осуществляет (указать основную реализуемую работником задачу).

1.2 Работник в своей деятельности руководствуется следующими документами: (перечислить).

1.3 Работник назначается, перемещается и увольняется приказом руководителя Организации по представлению (кого).

1.4 Работник непосредственно подчиняется (кому).

1.5 В период временного отсутствия работника замещает (указать работника). Работник замещает (кого) в период его временного отсутствия.

1.6 На должность работника назначается: (указать уровень необходимого образование, опыт работы, наличие специальных знаний и специальной подготовки).

Работник должен обладать следующими личными качествами: (перечислить).

1.7 Оценку качества и своевременности выполнения должностных обязанностей работника производит (кто).

2 Должностные обязанности

Перечислить, какие обязанности, виды работ, функции выполняет работник. (Обязательно следует указать обязанности в области качества.)

3 Права

Работник имеет право (перечисляются права), в т. ч:

- принимать решения по конкретным вопросам в пределах компетенции;

- представлять интересы отдела (подразделения) и Организации;

- участвовать в рассмотрении вопросов, связанных с выполнением должностных обязанностей;

- принимать участие в подготовке проектов распорядительных документов, писем, запросов, относящихся к должностным обязанностям;

- получать необходимую информацию, оборудование, материалы;

- докладывать о положении дел и выполнении поручений;

- вносить предложения о необходимости повышения квалификации, участия в семинарах, конференциях;

4 Ответственность

Перечислить, какую ответственность несет работник.

5 Взаимодействие при выполнении должностных обязанностей

Работник в процессе ведения своей деятельности взаимодействует с (перечислить).

Приложение Г

(обязательное)

Согласующие подписи на последней странице текстовой части должностной инструкции

Начальник отдела (подразделения) ________________ _______________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

Согласовано:

Работник отдела кадров (специалист по кадрам) ________________ ________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

Работник юридического отдела (юрисконсульт) ________________ _________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

Приложение Д

(обязательное)

Форма Инвентарной книги регистрации положений об отделах и должностных инструкций

1

Лист регистрации изменений

Лист регистрации ознакомлений