«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

433 Военно – Строительное Управление»

________________

«_____»_____________2010 г.

Дата введения __________

Периодичность пересмотра 5 лет

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Инструкция устанавливает общие положения и правила управления проектной и рабочей до­кументацией при сопровождении производственных процессов системы менеджмента качества в «433 ВСУ».

1.2. Инструкция предназначена для использования как методические указа­ния при управлении проектной и рабочей документацией в центральном аппарате и в филиалах в соответствии с требованиями заказчиков и внешних контролирующих организаций

«433 ВСУ» (ИГАСН, ОАТИ, УГПН, СЭС, Москомприрода, Энергонадзор, Госгортехнадзор).

1.3. Целью применения инструкции является обеспечение системного под­хода к получению и управлению проектной и рабочей документацией «433 ВСУ», отвечающего требованиями нормативных документов и для своевременной информационной поддержки принятия решений в процессах менеджмента качества.

1.4. Инструкция распространяется на центральный аппарат и все филиалы

«433 ВСУ», структурные подразделения центрального аппарата и филиалов, ко­торые работают с проектной и рабочей документацией и управляют этой документацией.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

ГОСТ Р. ИСО Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р. ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

СНиП Система нормативных документов в строительстве

ГОСТ 21.002-81 СПДС. Нормоконтроль проектно-сметной документации

ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации

ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений

СТП СМК Б.4-01-03 Стандарт предприятия. Управление документацией

СТП СМК Б.4-02-03 Стандарт предприятия. Управление записями

3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ОБОЗНАЧЕНИЯ

В настоящей инструкции используются определения, данные в ГОСТ Р. ИСО 9000 и ГОСТ Р ИСО 9001, а также следующие:

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных (ГОСТ Р. 51141).

Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке (ГОСТ Р. 51141).

Документированная процедура - собственная или внешняя процедура, оформленная в виде документа (стандарт предприятия, технологическая инструкция, положение и т. п.).

Жизненный цикл продукции – совокупность взаимоувязанных процессов последовательного изменения состояния строительной продукции от начала строительства до предъявления заказчику.

Заказчик – юридическое или физическое лицо, уполномоченное инвестором (или само являющееся инвестором) осуществлять реализацию проекта по строительству объекта.

Изменение документа - любое исправление, исключение или добавле­ние каких-либо новых данных без изменения обозначения документа.

Нормативный документ - документ, устанавливающий для всеобще­го и многократного использования (всеми подразделениями, должностными ли­цами организации) правила, общие принципы, характеристики, требования или методы для достижения эффективной реализации производственных процессов (ГОСТ Р. ).

Продукция организации – построенные здания и сооружения и выполненные строительные работы.

Производственная документация – совокупность документов, отражающих ход производства строительно-монтажных работ и техническое состояние объекта строительства (исполнительные схемы и чертежи, рабочие графики, акты приемки и ведомости выполненных объемов работ, общие и специальные журналы работ и др.).

Проектная документация – комплект документов, включающих систему графических, расчетных и тестовых материалов, используемых при строительстве зданий и сооружений.

Рабочая документация – комплект чертежей; спецификаций изделий, материалов и оборудования; схем и справочных документов по инженерным сетям и оборудованию; сметной документации, предназначенных для производства строительных и монтажных работ. Разрабатывается на основе проекта (рабочего проекта) и входит в состав проектной документации.

Разрешительная документация – комплект документов проектных, правовых и административных, дающих право на осуществление строительства объекта.

Управление документами - совокупность функций обеспечения тре­буемого представления документов, их накопления и хранения, об­новления, удаления, поиска по заданному критерию и выдачи.

В настоящем стандарте использованы следующие обозначения и аббревиатуры:

РК – Руководство по качеству;

СМК – система менеджмента качества;

ПТО – производственно-технический отдел;

ПСДО – планово-сметно-договорной отдел.

4. ПРОЕКТНАЯ И РАБОЧАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.

4.1 Проектная документация. Разработка и получение.

4.1.1. Проектная документация разрабатывается для нужд «433 ВСУ» специализированными проектными организациями, имеющими лицензии на право проектирования зданий и сооружений, согласно заключённых договоров и заданий на проектирование.

4.1.2. Договора на проектирование разрабатываются планово-сметно-договорным отделом «433 ВСУ» при участии производственно-технического отдела (проект договора согласуется с ПТО). Состав и порядок оформления договоров изложен в инструкции на заключении договоров № И III.

4.1.3. При заключении договоров на проектирование в раздел «Сроки, порядок сдачи и приёмки работ» необходимо включать требование выдачи заказчику («433 ВСУ») проектной документации в количестве не менее 6-и экземпляров. Данное требование выполняет ПСДО. Контролирует выполнение данного требования – производственно-технический отдел при согласовании проекта договора.

4.1.4. Состав, содержание разделов проекта и их согласование в договоре должно отражаться ПСДО в соответствии с требованиями:

-  ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации;

-  СНиП. Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство зданий и сооружений;

-  Распоряжение Мэра города Москвы от 01.01.2001. Положение о едином порядке предпроектной и проектной подготовки строительства в г. Москве.

Контролирует выполнение данного требования – производственно-технический отдел при согласовании проекта договора.

4.1.5. Обязательным приложениями к договору должны быть включены ПСДО:

-  Задание на проектирование. Разрабатывается ПТО «433 ВСУ» совместно с проектной организацией и согласовывается с главным инженером «433 ВСУ».;

-  График выпуска проектной документации. Разрабатывается проектной организацией и согласуется с ПТО «433 ВСУ».

Контролирует выполнение данного требования – производственно-технический отдел при согласовании проекта договора.

4.1.6. В договоре ПСДО должен быть обговорен порядок и сроки устранения замечаний по выданной документации. Контролирует выполнение данного требования – производственно-технический отдел при согласовании проекта договора.

4.1.7. Контроль графика выпуска проектной документации и её приём от проектной организации выполняет ПТО «433 ВСУ» в сроки предусмотренные договором.

4.1.8. Приём документации от проектной организации проводится ПТО «433 ВСУ» по накладной с указанием названия чертежей и количества передаваемых экземпляров. Документация регистрируется в «Журнале регистрации входящей и исходящей документации» (форма журнала в приложении А).

4.1.9. Приём проектной документации выполняется инженером ПТО, который выполняет нормоконтроль её состава и необходимых согласований по правилам ГОСТ
21.002-81. Нормоконтроль проводится совместно с инженером ПТО филиала. При наличии замечаний по документации составляется перечень замечаний по форме, указанной в приложении В.

4.1.10. Продолжительность нормоконтроля зависит от объёма проектной документации, но не должна превышать 3-х рабочих дней. Контролирует выполнение данного требования начальник ПТО «433 ВСУ» (или его заместитель).

4.1.11. После проведения нормоконтроля проектная документация вместе с перечнем замечаний передаётся на рассмотрение главному инженеру «433 ВСУ», для принятия решения по дальнейшим действиям с документацией.

4.1.12. Продолжительность рассмотрения и принятия решения не должна превышать 2-х рабочих дней. Возможны следующие варианты решений:

-  Вернуть документацию на доработку проектной организации с сопроводительным письмом с замечаниями;

-  Направить документацию «К производству работ» генподрядному филиалу;

-  Оставить документацию на хранении в ПТО «433 ВСУ» , до получения ответа проектной организации по предъявленным замечаниям;

-  Отправить документацию в архив на хранение.

Контролирует выполнение данного требования – генеральный директор «433 ВСУ».

4.2. Рабочая и разрешительная документация. Получение.

4.2.1. Рабочая и разрешительная документация выдается «433 ВСУ» заказчиком строительства для производства строительных и монтажных работ по договорам генерального подряда.

4.2.2. Договора генерального подряда разрабатываются планово-сметно-договорным отделом «433 ВСУ» при участии производственно-технического отдела (проект договора согласуется с ПТО). Состав и порядок оформления договоров изложен инструкции на заключении договоров № И III.

4.2.3. При заключении договоров на генподрядные работы в раздел «Права и обязанности заказчика» необходимо включать пункт о получении количества экземпляров рабочей документации не менее 3-х. Данное требование выполняет ПСДО. Контролирует выполнение данного требования – производственно-технический отдел при согласовании проекта договора.

4.2.4. Разрешительная документация должна выдаваться заказчиком не позднее, чем за 10 дней до начала строительства в количестве не менее одного экземпляра. Состав разрешительной документации определён в приложении Б. Данное требование выполняет ПСДО при залючении договора. Контролирует выполнение данного требования – производственно-технический отдел при согласовании проекта договора.

4.2.5. Состав, содержание рабочей документации и разделов проекта, их согласование, в договоре должно отражаться ПСДО в соответствии с требованиями:

-  ГОСТ 21.101-97 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации;

-  СНиП. Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство зданий и сооружений;

-  Распоряжение Мэра города Москвы от 01.01.2001. Положение о едином порядке предпроектной и проектной подготовки строительства в г. Москве.

Контролирует выполнение данного требования – производственно-технический отдел при согласовании проекта договора.

4.2.6. Обязательным приложением к договору должны быть включены ПСДО:

-  График выпуска рабочей документации. Разрабатывается проектной организацией и согласуется заказчиком.

Контролирует выполнение данного требования – производственно-технический отдел при согласовании проекта договора.

4.2.7. В договоре ПСДО должен быть обговорен порядок и сроки устранения замечаний по выданной документации; порядок внесения в неё изменений.

4.2.8. Контроль графика выпуска рабочей документации и её приём от организации-заказчика выполняет ПТО «433 ВСУ» в сроки предусмотренные договором.

4.2.9. Приём документации от заказчика проводится ПТО «433 ВСУ» по накладной с указанием названия чертежей и количества передаваемых экземпляров. Документация регистрируется в «Журнале регистрации входящей и исходящей документации» (форма журнала в приложении А).

4.2.10. Рабочая документация принимается от заказчика только при наличии штампа

«К производству работ» либо накладной с этой записью.

4.2.11. Приём рабочей документации выполняется инженером ПТО, который выполняет нормоконтроль её состава и необходимых согласований по правилам ГОСТ
21.002-81. Нормоконтроль проводится совместно с инженером ПТО филиала. При наличии замечаний по документации составляется перечень замечаний по форме, указанной в приложении В.

4.2.12. Продолжительность нормоконтроля зависит от объёма рабочей документации, но не должна превышать 3-х рабочих дней. Контролирует выполнение данного требования – начальник ПТО «433 ВСУ» (или его заместитель).

4.2.13. После проведения нормоконтроля рабочая документация вместе с перечнем замечаний передаётся на рассмотрение главному инженеру «433 ВСУ», для принятия решения по дальнейшим действиям с документацией.

4.2.14. Продолжительность рассмотрения и принятия решения не должна превышать 2-х рабочих дней. Возможны следующие варианты решений:

-  Вернуть документацию на доработку заказчику с сопроводительным письмом с замечаниями;

-  Направить документацию «К производству работ» генподрядному филиалу;

-  Оставить документацию на хранении в ПТО «433 ВСУ» , до получения ответа заказчика по предъявленным замечаниям;

-  Отправить документацию в архив на хранение.

Контролирует выполнение данного требования – генеральный директор «433 ВСУ».

4.3. Проектная, рабочая и разрешительная документация. Оформление, рассылка, хранение, изъятие и внесение изменений.

4.3.1. После принятия решения (главным инженером «433 ВСУ») документация возвращается в ПТО «433 ВСУ» для отправки генподрядному филиалу со штампом и подписью главного инженера. Инженер ПТО «433 ВСУ» оформляет рассылку документации в «Журнале регистрации входящей и исходящей документации» (форма журнала в приложении А). Документация передаётся филиалу по накладной в количестве двух экземпляров. Контролирует выполнение данного требования начальник ПТО «433 ВСУ» (или его заместитель).

4.3.2. Разрешительная документация передаётся в ПТО филиала в 1экземпляре.

4.3.3. Рабочая документация разделяется на:

-  1-ый экземпляр (контрольный) остаётся в ПТО «433 ВСУ» ;

-  2-й экземпляр (сдаточный) остаётся в ПТО филиала;

-  3-й экземпляр (рабочий) передаётся на строительный участок.

4.3.4. При необходимости передачи документации субподрядной организации, ПТО филиала делает необходимое количество копий со 2 экземпляра, на которых ставится штамп «К производству работ УНР -№ ». На штампе ставится подпись главного инженера филиала, которая заверяет соответствие документации подлинникам, и номер копии. Оформление передачи документации субподрядным организациям осуществляется аналогично

п. 4.3.1. данного СТП.

4.3.5. На 1-ом экземпляре ставится штамп (или делается запись) «Контрольный экземпляр «433 ВСУ». Контрольный экземпляр хранится в ПТО «433 ВСУ». Документация хранится в папках, в шкафах, имеющих замки для исключения доступа посторонних лиц к документации. В целях поиска документации, на каждом шкафе вывешивается опись хранящейся документации по объектам. На каждой папке делается запись о наименовании раздела и его составе; дате начала и сроке хранения. Контрольный экземпляр хранится в ПТО в течение всего срока строительства и далее - в архиве до истечения гарантийного срока на выполненные работы, но не более 3-х лет. После чего документация уничтожается. Выполняет данное требование инженер ПТО «433 ВСУ». Контролирует – начальник ПТО «433 ВСУ» (или его заместитель).

4.3.6. Контрольный экземпляр используется для работы служб и отделов Управления «433 ВСУ». Службы (МТО, комплектации, монтажный, сметно-договорной отдел, ОГМ) работают с документацией, как правило, в помещении ПТО. При необходимости выноса документации за пределы ПТО службы получают письменное разрешение главного инженера «433 ВСУ». Выдача документации производится по «Журналу выдачи документации» инженером ПТО (форма журнала в приложении Г).

4.3.7. Идентификация чертежей производится, как правило, по архивным номерам проектной организации либо (при их отсутствии) по номерам и разделам проекта и названию чертежа, указанным в штампе чертежа.

4.3.8. При сдаче объекта в эксплуатацию, возможна передача части чертежей 1-го экземпляра для комплектации сдаточного экземпляра (в случае утраты при форс-мажорных обстоятельствах). Документация передаётся по письменному запросу филиала на имя главного инженера «433 ВСУ» и по его резолюции.

4.3.9. Второй экземпляр рабочей документации используется для работы служб и отделов филиала. Порядок хранения и выдачи службам аналогичен п. 4.3.5, 4.3.6. После завершения строительства, ПТО филиала вносит все изменения, внесённые в рабочий экземпляр авторским надзором в процессе строительства. После чего на документации данного экземпляра ставится штамп «Исполнительный чертёж» и подпись главного инженера филиала. Документация брошюруется в папки и передаётся заказчику строительства, согласно описи по требованиям, изложенным в МГСН 8.01-00 для объектов городского заказа (либо приказа № 000 от 3.08.03 Министра обороны для объектов министерства обороны, либо СНиП 3.для объектов федерального подчинения). Опись переданной заказчику документации хранится в архиве в течение 5 лет, после чего – уничтожается.

4.3.10. Третий экземпляр рабочей документации (рабочий) выдаётся ПТО филиала непосредственно начальнику строительного участка (либо прорабу) выполняющему строительно-монтажные работы на объекте. Порядок передачи аналогичен пункту 4.3.1 данного СТП. Документация передаётся на объект не позднее следующего дня с момента поступления в филиал. На объекте документация хранится в папках в отдельных шкафах или полках, имеющих замки (что бы предупредить доступ посторонних лиц к документации) в помещении прорабской или штабе строительства. Для работы с документацией в прорабской должен быть установлен отдельный стол. Помещение, где ведутся работы с документацией, должно быть сухим и отапливаемым. Освещение рабочего места должно соответствовать санитарным нормам на общественные здания. Ответственность за хранение и работу с рабочим экземпляром документации несёт начальник строительного участка (прораб) ведущий строительно-монтажные работы на объекте.

4.3.11. Изменения в рабочий экземпляр вносятся представителем авторского надзора проектной организации или техническим надзором заказчика в порядке, определённом «Положением об авторском надзоре в строительстве», ГОСТ Р. и договором. Инженер ПТО филиала переносит изменения во второй экземпляр, хранящийся в ПТО, не реже одного раза в неделю. Об изменениях ставится в известность ПТО «433 ВСУ».

4.3.12. В случае выпуска изменённых чертежей, либо аннулирования ранее действующих чертежей, либо замены чертежей другими – ПТО «433 ВСУ» немедленно ставит в известность ПТО филиала. Порядок получения и передачи изменённых чертежей аналогичен пунктам 4.3.1; 4.3.2; 4.3.4: 4.3.5; 4.3.6; 4.3.8; 4.3.9; 4.3.10 данного СТП.

4.3.13. Изъятие аннулированных чертежей в ПТО «433 ВСУ» производит инженер ПТО,

в ПТО филиала и на участках – инженер ПТО филиала. Об изъятии чертежей делается запись в «Журнале регистрации», а на объекте – в журнале работ. С записью знакомятся инженерно-технические работники, руководящие работами на объекте. При этом чертёж перечёркивается накрест красным карандашом или ручкой, и делается запись «Аннулирован» в районе штампа чертежа. Изъятый чертёж хранится в архиве, отдельно от действующих чертежей до окончания строительства. После сдачи объекта заказчику аннулированные чертежи уничтожаются.

4.3.14. По окончании строительства, ПТО филиала изымает рабочий экземпляр документации для передачи заказчику либо хранении его в архиве. Об изъятии чертежей делается запись в журнале работ.

Приложение А

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Расположить горизонтально на листе формата А-4 или А-3

Приложение Б

СОСТАВ РАЗРЕШИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПЕРЕДАВАЕМОЙ ЗАКАЗЧИКОМ СТРОИТЕЛЬСТВА ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ОРДЕРА НА ПРОИЗВОДСТВО СТРОИТЕЛЬНО-МОНТАЖНЫХ РАБОТ.

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Справочное

ПЕРЕЧЕНЬ
замечаний и предложений специалиста ПТО, осуществившего нормоконтроль проектной и рабочей документации объекта ____________________.

ХХХХХХХХХХХ

------

(обозначение документа)

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Справочное

Журнал выдачи документации

Руководитель разработки,

Начальник ПТО «433 ВСУ»

Ответственный исполнитель,

руководитель службы качества

Согласовано:

Заместитель генерального директора

«433 ВСУ»

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

СОДЕРЖАНИЕ

4.1 ПРОЕКТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. РАЗРАБОТКА И ПОЛУЧЕНИЕ ___________ 3

4.2 РАБОЧАЯ И РАЗРЕШИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ПОЛУЧЕНИЕ ________ 4

4.3  ПРОЕКТНАЯ, РАБОЧАЯ И РАЗРЕШИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.

ОФОРМЛЕНИЕ, РАССЫЛКА, ХРАНЕНИЕ, ИЗЪЯТИЕ И ВНЕСЕНИЕ

ИЗМЕНЕНИЙ ____________________________________________________________ 5

ПРИЛОЖЕНИЕ А. ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ

И ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ______________________________________ 8

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. СОСТАВ РАЗРЕШИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,

ПЕРЕДАВАЕМОЙ ЗАКАЗЧИКОМ СТРОИТЕЛЬСТВА ДЛЯ ОФОРМ-

ЛЕНИЯ ОРДЕРА НА ПРОИЗВОДСТВО СТРОИТЕЛЬНО-МОНТАЖНЫХ

РАБОТ __________________________________________________________________9

ПРИЛОЖЕНИЕ В. ПЕРЕЧЕНЬ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ СПЕ-

ЦИАЛИСТА ПТО, ОСУЩЕСТВИВШЕГО НОРМОКОНТРОЛЬ ПРОЕК-

ТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. _______________________________________________ 10

ПРИЛОЖЕНИ Д. ЖУРНАЛ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТАЦИИ. _________________ 10

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ _____________________________________ 11

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ ИНСТРУКЦИИ