МЕНЕДЖМЕНТА»

«АМ-Управление совещаниями и поручениями»

«АМ-УСП»

Описание применения

2010 год

Оглавление

Общий порядок освоения программы.. 3

1. Введение. 3

2. Назначение и область применения. 3

3. Типичные недостатки в организации совещаний. 3

4. Требования к результативным совещаниям. 3

5. Бизнес – процессы управления совещаниями. 3

6. Описание основных функций системы.. 3

6.1. Организация совещаний. 3

6.1.1. Вход в систему после установки программы «АМ-УСП». 3

6.1.2. Ввод сведений об участниках совещаний. 3

6.1.3. Планирование совещаний. 3

6.1.4. Выбор тематики совещаний. 3

6.2. Подготовка совещания. 3

6.2.1. Уточнение места, времени и участников совещания. 3

6.2.2. Уточнение повестки дня. 3

6.2.3. Уведомление участников и рассылка материалов совещания. 3

6.3. Проведение совещания. 3

6.3.1. Рассмотрение тем, вопросов и поручений повестки дня. 3

6.3.2. Выдача поручений совещания. 3

6.3.3. Формирование и рассылка протокола совещания. 3

6.4. Контроль и анализ исполнения вопросов и поручений. 3

6.4.1. Журнал вопросов и поручений компании. 3

6.4.2. Контроль хода исполнения поручений. 3

6.4.3. Анализ рассмотрения вопросов и исполнения поручений. 3

6.4.4. Оценка исполнительской дисциплины.. 3

6.5. Статистика совещаний. 3

6.6. Особенности работы с АМ-УСП.. 3

6.7. Администрирование системы.. 3

7. Эффективность использования программы.. 3

8. Приложения. 3

8.1. Приложение Шаблон типового регламента совещаний. 3

Общий порядок освоения программы

Как известно, для очень многих пользователей чтение различных описаний, руководств и прочей документации по программным продуктам не относится к любимым занятиям. Считается, что любая программа должна быть интуитивно понятной, как, например, MS Word, с которой работают, не обращаясь к документации, сотни миллионов пользователей во всем мире.

Прямо скажем, наша программа «АМ-УСП», в этом смысле, не MS Word. «АМ-УСП» специализированная программа для достаточно узкого круга пользователей – менеджеров различных уровней, которым приходится проводить или участвовать в совещаниях, выдавать или исполнять поручения. Поэтому с ее описанием и рекомендациями по освоению все же целесообразно ознакомиться, и, чтобы не терять времени, сделать это можно, ориентируясь на изложенный ниже порядок.

1.  После скачивания данного документа с сайта www. *****, прочитайте раздел «Типичные недостатки в организации и проведении совещаний» и если в Вашей компании таких или сходных проблем не обнаружиться, то, наверное, в части управления совещаниями Вам нет необходимости что-либо улучшать, поэтому и нет смысла использовать «АМ-УСП».

2.  Скачайте бесплатно программу «АМ-УСП» с сайта www. ***** и установите ее на Ваш компьютер. Программа будет работать в полнофункциональном режиме в течение 30 дней (вполне достаточно для освоения), после чего заблокируется до получения кодов авторизации, которые будут направлены Вам после оплаты программы.

3.  Загрузите программу, для начального входа в систему используйте параметры подключения, указанные в разделе «Вход в систему после установки программы «АМ-УСП».

4.  Апробируйте основные функции системы, навигацию, посмотрите на экранные формы, что называется «понажимайте кнопки» и если не понравится – остановитесь уже на данном этапе и не работайте далее с программой.

5.  Прочитайте разделы «Требования к результативным совещаниям» и «Руководство по использованию системы» для понимания заложенной в программу логики организации и проведения совещаний. Если не согласны или по-другому видите процессы управления совещаниями и поручениями – дайте знать нам, чтобы Ваша позиция была учтена в следующих выпусках программы.

6.  Настройте программу на условия Вашей организации, введите фрагменты штатной структуры, замените параметры подключения предустановленных пользователей на реальных участников совещаний, определите тематику и тестовые вопросы и поручения, которые будут рассматриваться на нескольких совещаниях (фактически, создайте Ваш, близкий к реальности, внутренний контрольный пример).

7.  Апробируйте программу на созданном Вами контрольном примере, более или менее всесторонне «погоняйте ее на разных режимах», распечатайте протоколы, оцените отчеты, проведите анализ исполнения поручений и т. д., чего Вы обоснованно сможете принять одно из следующих решений:

a.  Использовать программу, для чего необходимо произвести оплату, следуя рекомендациям на сайте www. *****, после этого Вам будет направлен код авторизации для неограниченной работы с программой. При этом база данных с информацией, введенной до авторизации, не пропадет;

b.  Задать нам вопросы, запросить дополнительную информацию, уточнить функциональность системы, сформулировать и направить нам те требования к программе, которые Вы хотели бы в ней видеть, на что мы без промедления ответим;

c.  Отказаться от использования программы, при этом мы были бы весьма благодарны Ваз за указание недостатков программы и других причин отказа, что будет способствовать развитию программы.

8.  Если Вы решили использовать программу, то следует более внимательно ознакомиться с разделом «Руководство по использованию системы». Далее, на основе Вашего контрольного примера, довести описание структуры и штатного расписания, тем, вопросов и поручений для поддержки реальных совещаний в Вашей организации. Если будут вопросы – обращайтесь к нам незамедлительно, обязательно поможем!

9.  После проведения нескольких реальных совещаний с использованием «АМ-УСП» и получения определенного опыта, настоятельно рекомендуем создать на основе Приложения «Типовой регламент проведения совещаний» собственный регламент Вашей организации. Регламент должен быть согласован и утвержден, что позволит вменить в должностные обязанности участников совещаний (должностных лиц Вашей организации) функции работы с системой «АМ-УСП», что существенно облегчит процесс освоения программы и дальнейшей эксплуатации.

10.  Перед тем, как принять любое решение по использованию программы, прочитайте, пожалуйста, раздел «Ценности, которые система дает компании». Надеемся, что этот раздел Вас заинтересует. Если обнаружите недоучтенные выгоды, преимущества, эффективность программы – напишите нам!

Спасибо, что обратились к нашей программе и успехов в работе!

1.  Введение

Совещания являются важным методом управления бизнесом, однако их результативность не обеспечивается сама собой. Без систематических усилий со стороны руководителей и участников по организации и проведению совещаний, исполнению принятых решений и других подобных мер, совещания могут быстро превратиться в бессмысленные мероприятия, сопровождаемые пустой тратой времени и нервов участников. При этом современные «прозаседавшиеся» зачастую и не задумываются над ситуацией, считая совещания неизбежным злом, исходящим от руководства.

В значительной степени эффективность совещаний и выдаваемых на них поручений можно поднять с помощью современных компьютерных средств. В документе приводится краткое описание применения системы «АМ-Управление совещаниями и поручениями» (АМ-УСП), которая обеспечивает повышение результативности совещаний, проводимых на предприятиях, в организациях, компаниях.

2.  Назначение и область применения

Программа «АМ-УСП» предназначена для автоматизации процессов организации, подготовки и проведения совещаний, а также контроля исполнения принятых на них поручений. Программа может использоваться для информационной поддержки совещаний, проводимых в рамках предприятия, его подразделений или рабочих групп, а также на уровне нескольких предприятий, организаций или других структур.

Программа может быть использована для поддержки широкого спектра совещаний различных видов, включая служебные, производственные, информационные, координационные, оперативные, совещания научно – технических советов, проблемные совещания, смешанные и комбинированные совещания и т. д.

В программе предусмотрены режимы однопользовательской и сетевой работы. В первом случае программа ориентирована на небольшие структуры и используется лицом, проводящим совещания или его секретарем. Сетевой вариант предназначен для более крупных структур и обеспечивает поддержку большого числа пользователей, включая руководителя совещания, секретаря или помощника руководителя, приглашенных участников и других лиц, причастных к повестке дня совещания.

Атрибутами совещания являются повестка дня, перечень участников, руководитель и секретарь совещания, время и место проведения совещания. Результаты совещания оформляются в протоколе, отражающем ход рассмотрения и принятые решения по вопросам и поручениям повестки дня.

Программа обеспечивает для данной организации одновременное ведение протоколов различных совещаний (например, на уровне компании, отдельных подразделений, временных рабочих групп и т. д.).

Программа настроена на определенные структуры записей по повестке дня, по параметрам вопросов и поручений, по форматам протокола и отчетов и т. д., обеспечивающие поддержку широкого спектра видов совещаний. При этом, в случае необходимости, программа может быть доработана по запросам пользователей, для конкретного применения у заказчика.

В программе «АМ-УСП» повестка дня каждого совещания может содержать одну или несколько тем, по каждой теме можно задать один или несколько вопросов, а также сформировать одно или несколько поручений участникам совещания или другим исполнителям. По каждому совещанию, в соответствии с указанной структурой повестки дня, создается и распечатывается протокол совещания.

Программу, в первую очередь, следует рассматривать как средство организации и поддержки коллективной деятельности на всех уровнях менеджмента компании, а не только считать инструментом административного контроля (каковым она также является).

3.  Типичные недостатки в организации совещаний

Если внимательно и объективно рассмотреть вопросы, связанные с организацией и проведением совещаний, то даже в лучших компаниях можно обнаружить различные недостатки, трудности, незапланированные издержки, ведущие, в конечном итоге, к растрате рабочего времени участников совещаний, вносящие дезорганизацию и снижающие общую эффективность компаний.

К числу таких недостатков (источников потерь) относятся:

·  Совещания заранее не планируются, отсюда несвоевременное оповещение участников

·  Отсутствие понятного участникам порядка при формировании повестки дня совещаний

·  Повестка дня не привязана к стратегическим целям, планам и актуальным проблемам организации

·  Отсутствие материалов или запоздалое ознакомление участников с материалами совещания

·  Систематическая неготовность участников к работе на совещании, потери времени при неподготовленных вопросах

·  Неудовлетворительная организация совещаний, неявки и опоздания участников, частое превышение времени совещаний

·  Перекосы совещаний в сторону излишней формализации, так и в направление вольной дискуссии, переходящей в самотек

·  Потеря фокуса обсуждения в ходе совещаний, необоснованные отклонения от повестки дня

·  На совещаниях не фиксируются обсуждавшиеся вопросы, не принимаются решения и не выдаются поручения, идут только разговоры

·  Не ведется протокол совещаний или протокол готовится по памяти, после совещания

·  Решения и поручения выдаются устно, без протоколирования

·  Возникают искажения в протоколах по сравнению с реальными решениями на совещании

·  Различное субъективное толкование участниками совещаний принятых решений и сферы ответственности исполнителей

·  Не анализируются результаты совещаний, не контролируется исполнение поручений

·  Не ведется история вопросов, всплывают заново темы, которые ранее уже обсуждались и решения вроде бы принимались…

·  На совещаниях просматриваются взаимные обвинения вместо дружной работы и взаимопомощи

·  После совещания ничего не происходит, поговорили и забыли, решения совещаний не преобразуются в действия

·  Участники совещаний зачастую не высказываются о реальном положении дел, пытаются снять с себя ответственность и т. д.

·  Не фиксируются особые мнения участников при принятии решений

·  Нет оценки качества проводимых совещаний, нет и предложений от участников по их совершенствованию ….

·  ………………………………………………..

Надо надеяться, что всей перечисленной россыпи проблем невозможно встретить в пределах одной компании, хотя перечень недостатков может быть и продолжен. Следует отдавать себе отчет в том, что не все из них могут быть устранены с помощью средств автоматизации и что за руководством, менеджментом компании, совершенно очевидно, остается полная ответственность за организацию и проведение совещаний, даже без всяких систем управления.

Более того, совещания как площадка для встреч сотрудников и обсуждения актуальных вопросов развития компании, как метод активации способностей и консолидации персонала, как важнейший инструмент менеджмента, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры в организациях, несмотря на наличие электронной почты, телефонов и компьютерных систем.

Хорошие совещания экономят общее время менеджеров и в целом повышают эффективность фирмы, действуя, как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Без сознательно спланированных и подготовленных совещаний рабочее время, и в существенно большем объеме, будет неизбежно затрачено на спонтанные индивидуальные и групповые встречи менеджеров, своего рода «микросовещания», для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов. Поэтому без совещаний не обойтись, только их надо сделать более результативными.

Компьютерная система управления совещаниями может снять с менеджмента большинство рутинных функций, систематизировать процессы и информацию, сделать более прозрачным ход совещаний, содействовать четкому решению поставленных вопросов и исполнению поручений в интересах достижения целей и реализации планов компании, быстрее выявлять и устранять проблемы, снижающие эффективность совещаний. И эта помощь будет существенной, и мы надеемся, после внедрения программы и необходимой.

4.  Требования к результативным совещаниям

Очевидно, что каждое совещание требует определенных затрат, включая рабочее время участников, помещения, обслуживания и т. д. Очевидно также, что у каждого совещания есть своя цена, поскольку участники совещаний отрываются на это время от основной деятельности и вследствие этих регулярных затрат, совещания, как институт управления, достаточно дорого обходятся предприятию. В совещаниях отражается культура предприятия, особенности повестки дня, индивидуальная манера его руководителя и т. д. Однако специфика конкретных предприятий не должна затенять общие принципы и условия организации совещаний, выработанные наукой и практикой менеджмента.

К числу требований по организации результативных совещаний относятся:

·  Совещания должны быть подготовленными в части целей, тематики, участников, их проведение заблаговременно планироваться на достаточно длительный период (квартал, год);

·  Для каждого совещания должна быть задана повестка дня, определяющую цель, тематику и рассматриваемые вопросы;

·  У каждого совещания должен быть руководитель (лицо, проводящее совещание), секретарь, контролирующий ход и формирующий протокол совещания и участники, ответственные за вопросы повестки дня совещания;

·  Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени и месте совещания, о повестке дня, а также обеспечены, при необходимости, материалами по рассматриваемым вопросам;

·  По ходу совещания должен вестись протокол, в котором должны фиксироваться результаты рассмотрения вопросов и поручения исполнителям по повестке дня;

·  По завершении совещания протокол должен быть утвержден и направлен всем участникам, с указанием даты, времени, места и участников следующего совещания;

·  Исполнение выданных на совещании поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться и анализироваться, а исполнительская дисциплина сотрудников должна измеряться и систематически оцениваться;

·  Протоколы совещаний, ход решения вопросов и исполнения поручений, материалы совещаний должны накапливаться в базе данных для последующих обращений с целью анализа истории и поиска прецедентов в решении вопросов;

·  Для стабильного исполнения процессов подготовки и проведения совещаний необходимо (весьма желательно) руководствоваться регламентом управления совещаниями, утвержденным руководством компании.

Эти условия скорее являются необходимыми, но далеко не достаточными для эффективных совещаний. Без того, что называют корпоративной культурой, совещания действительно могут стать, как утверждает менеджерский фольклор, «хорошей заменой работы».

Атмосфера конструктивного взаимодействия и творческого поиска, уважение и внимание участников друг к другу, высокие нормы поведения и другие, не поддающиеся информатизации человеческие факторы способны создать (с помощью автоматизации) из заурядных рутинных мероприятий, коими зачастую бывают совещания, практический, безотказный и результативный институт управления компанией.

5.  Бизнес – процессы управления совещаниями

На основании указанных выше общих требований, приведем укрупненный перечень основных бизнес – процесса управления совещаниями (табл. 1.). Действующими лицами совещания являются: руководитель совещания (РС), секретарь совещания (СС), участники совещания (УС).

Табл. 1. Перечень основных бизнес – процессов управления совещаниями

Для успешного внедрения предлагаемых бизнес – процессов, на предприятии должен быть разработан регламент проведения совещаний, а соответствующие обязанности участников совещаний включены в должностные требования (инструкции) сотрудников. Шаблон типового регламента организации и проведения совещаний прилагается к данному документу. Используя этот шаблон, заказчик легко может доработать регламент с учетом применения средств автоматизации «АМ-УСП» и особенностей своей компании.

6.  Описание основных функций системы

Функции «АМ-УСП» сгруппированы в соответствии с основными бизнес – процессами управления совещаниями. Обобщенная схема и порядок выполнения основных бизнес – процессов управления совещаниями приводится на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Обобщенная схема процессов управления совещаниями

6.1.  Организация совещаний

Целью настройки системы является подготовка и ввод в систему данных, необходимых для начала ее работы и описывающих организационную структуру, сотрудников, тематику и планы проведения совещаний.

6.1.1. Вход в систему после установки программы «АМ-УСП»

В программе «АМ-УСП» после ее установки на компьютер пользователя для первичного входа в систему следует использовать следующие данные подключения:

После входа пользователь может изменить этот перечень под штатную структуру и другие особенности своей организации. Здесь нужно быть внимательным, поскольку изменить список пользователей можно только подключением с правами администратора системы (Пользователь – admin, Пароль – admin). Права администратора позволяют создавать новых пользователей, а также удалять существующих. Поэтому, перед тем, как удалить предустановленного администратора системы (Пользователь – admin, Пароль – admin), надо создать нового администратора с новыми параметрами подключения.

6.1.2. Ввод сведений об участниках совещаний

После установки программы на компьютер, необходимо ввести данные о штатной структуре и сотрудниках организации, в которой предполагается использовать «АМ-УСП». Для этого в системе следует активировать задачу «Управление сотрудниками» и выбрать функцию ведения штатного расписания (Рис. 6.1.1.а.). Заполнив древовидную иерархическую организационно – штатную структуру компании, можно задать круг действующих лиц, обычно принимающих участие в совещаниях, из которых далее определяется руководитель и секретарь совещания (Рис. 6.1.1.б).

Рис. 6.1.1.а. Выбор функции ведения штатной структуры

Рис. 6.1.1.б. Штатная структура и сотрудники организации

6.1.3. Планирование совещаний

После ввода сведений об участниках совещаний целесообразно сформировать начальное расписание (план) проведения совещаний на некоторый период (месяц, квартал, год). Если совещания как институт управления компанией регламентированы, то обычно известен месяц, день и час, когда они должны проводиться. Сотрудники, подключенные к системе, могут видеть это расписание и своевременно учитывать его в своей деятельности. По мере освоения программы, в этот план можно включать как совещания компании, так и совещания подразделений и временных рабочих групп (Рис. 6.1.3.а.). Эта возможность обеспечивает единую точку накопления и использования информации по всем совещаниям и унифицированную методологию их проведения в компании.

Перечень совещаний можно также задать в комплексном плане компании (Рис. 6.1.3.б.), поставить позиции плана под контроль программы и обеспечить автоматическое оповещение участников о сроках совещаний.

Рис. 6.1.3.а. Ведение совещаний в компании

Рис. 6.1.3.б. Планирование совещаний в комплексном плане компании

6.1.4. Выбор тематики совещаний

Далее следует определить темы и вопросы, которые будут рассматриваться на совещаниях. Здесь руководителю, проводящему совещания, желательно избегать импровизаций и твердо придерживаться понятной для всех участников линии. Что обсуждать и решать на совещании? Ясно, что в повестку должны входить как постоянные темы, так и появляющиеся по случаю, время от времени. Наиболее стабильным источником постоянных вопросов повестки дня может являться план работ компании, если, конечно, таковой имеется.

При работе с программой «АМ-УСП» для определения тем совещаний можно использовать функцию управления планированием, которая позволяет создать комплексный план компании (КПК) и контролировать его исполнение. Этот план руководство компании может формировать по темам в соответствии с традициями компании, может задавать произвольное рассмотрение вопросов, а может структурировать повестку дня по разделам, ориентируясь на структуру КПК компании или на рекомендации по сбалансированной системе показателей ( в случае использования последней в компании).

В первом приближении, перечень разделов КПК и определяет ядро постоянной тематики совещаний. Пример экранной формы структурированного годового плана работы компании (Рис. 6.1.4.а.) показывает наличие разделов по финансам, заказчикам, бизнес – процессам и кадрам. Эти наименования вводятся в справочник тем совещаний (Рис. 6.1.4.б.), а из справочника попадают в окно выбора тем, рассматриваемых на совещании (закладка «Подготовка совещания, Рис. 6.1.4.в.), как постоянные темы.

В справочник можно записать и другие темы, которые затем будут стандартно появляться в повестке дня.

Рис. 6.1.4.а. Формат комплексного плана компании

Рис. 6.1.4.б. Справочник тем совещаний

Рис. 6.1.4.в. Выбор тем совещания

Таким образом, по завершении настройки и подготовки к работе, в программе «АМ-УСП» должны поддерживаться:

·  Штатное расписание компании (или фрагмент расписания)

·  Перечень участников совещаний, выбираемых из штатного расписания

·  Комплексный план работы компании (или укрупненная по темам структура плана)

·  План проведения совещаний на период (задается в КПК и\или в списке совещаний)

·  Список постоянных тем совещаний (задается в справочнике тем совещаний)

6.2.  Подготовка совещания

Целью подготовки совещаний является ввод в систему данных, отражающих актуальный перечень участников совещаний, определение секретаря и руководителя совещания, уточнение места и времени проведения совещания, повестки дня, прикрепление материалов и оповещение участников планируемого совещания.

6.2.1. Уточнение места, времени и участников совещания

В компаниях с устойчивыми традициями, место, день, время и перечень участников совещаний меняются достаточно редко. Тем не менее, чтобы сделать это, а также уточнить руководителя и секретаря текущего совещания, в системе предусмотрена экранная форма на закладке «Подготовка совещания» (Рис. 6.2.1.а.)

Рис. 6.2.1.а. Уточнение времени, места и участников совещания

6.2.2. Уточнение повестки дня

Далее необходимо уточнить повестку дня совещания, т. е., перечень тем и вопросов по темам, предлагаемых к рассмотрению на совещании.

Если формальное планирование в компании отсутствует, и комплексный план компании не поддерживается, то система позволяет сделать выбор тем и без плана, задавая их непосредственно в справочнике тем или в текущих протоколах. Эту возможность можно использовать также для оперативного включения в повестку дня тем, которые являются временными, эпизодическими (Рис. 6.2.2.а.).

Рис. 6.2.2.а. Включение новых тем в повестку дня

С помощью задания тем руководитель осуществляет первоначальное структурирование повестки дня совещания. По каждой теме в повестку дня может быть включен один или несколько вопросов совещания, с помощью которых проводится дальнейшая конкретизация повестки дня. Содержание вопросов, естественно, определяется спецификой деятельности компании, ее уровнем менеджмента, традициями, культурой и является сферой ответственности руководства компании.

Каждый вопрос приписан к своей теме и состоит из следующих полей (Рис. 6.2.2.б.):

«Вопрос совещания» - наименование вопроса, рассматриваемого на совещании;

«Ответственный» - исполнитель, должностное лицо, один или несколько сотрудников, ответственных за подготовку вопроса;

«Срок выполнения» - установленный срок выполнения (подготовки) данного вопроса;

«Состояние вопроса» - указывает на следующие возможные состояния рассмотрения вопроса:

·  «Инициировано» – вопрос поднят для рассмотрения

·  «На исполнении» – вопрос готовится, по вопросу идет работа исполнителей

·  «Выполнено» – вопрос подготовлен и рассмотрен на совещании и на этом основании снят с повестки дня дальнейших совещаний;

·  «Отложено» - вопрос отложен или перенесен на будущие совещания

·  «Отменено» - вопрос отменен и на этом основании снят с повестки дня дальнейших совещаний;

«Результаты рассмотрения вопроса» - краткое заключение о том, чем завершилось рассмотрение данного вопроса.

«Уровень компании» - признак, устанавливаемый для отображения данного вопроса в сводном журнале компании.

Включение вопросов в повестку дня в системе осуществляется в соответствии с формой записи (Рис. 6.2.2.в.).

Рис. 6.2.2.б. Включение вопросов в повестку дня

Рис. 6.2.2.в. Включение вопросов и поручений в повестку дня

6.2.3. Уведомление участников и рассылка материалов совещания

По завершении различных уточнений (сроков, повестки дня, рассматриваемых вопросов, списка лиц, приглашенных на совещание), система «АМ-Компания», в соответствии с настройками, автоматически направляет соответствующие уведомления всем участникам совещания (Рис. 6.2.3.а.). В уведомлении содержится вся информация по предстоящему совещанию, включая проект протокола будущего совещания и прикрепленные материалы, которые планируется рассмотреть на совещании.

Необходимые материалы прикрепляются к совещанию с помощью формы на рис. 6.2.3.б, причем добавить или удалить документы можно как до совещания, так и в его ходе.

Рис. 6.2.3.а. Уведомление о предстоящем совещании

Рис. 6.2.3.б. Прикрепление материалов совещания

Таким образом, по завершении подготовки совещания, в программе «АМ-УСП» выполнены следующие действия:

·  Определены Руководитель, Секретарь и Участники данного совещания

·  Введен актуальный перечень присутствующих на данном совещании

·  Уточнена повестка дня (выбраны темы и заданы вопросы по темам)

·  Направлены уведомления участникам данного совещания с проектом протокола и с прилагаемыми материалами для ознакомления

6.3.  Проведение совещания

Целью проведения совещания является рассмотрение вопросов по темам, выдача поручений по вопросам, формирование и утверждение протокола и его рассылка участникам совещания.

6.3.1. Рассмотрение тем, вопросов и поручений повестки дня

Программа позволяет (на закладке «Проведение совещания») отобразить все составляющие повестки дня совещания (Совещание – Темы – Вопросы – Поручения). Руководитель начинает совещание с тем, порядок которых был указан в повестке дня при подготовке совещания.

На рис. 6.3.1.а. представлены данные по «Совещанию №01». РС начал совещание с темы «Финансы» и сформулировал вопрос «Итоги 2009 года и планы на 2010», для решения которого были выданы 3 поручения. При этом, вопрос и выданные поручения были автоматически поставлены системой на контроль и ответственным за их исполнение направлены соответствующие уведомления. При распечатке протокола этого совещания указанные вопрос и поручения будут выглядеть как на рис. 6.3.1.б.

Вопрос совещания может считаться решенным тогда, когда будут выполнены и закрыты все выданные по данному вопросу поручения. Пропуская промежуточные совещания, в рассматриваемом случае, это произошло на «Совещании №04» (Рис. 6.3.1.в.), соответствующий протокол показан на Рис. 6.3.1.г.

Эта важная особенность программы позволяет создавать проект протокола очередного совещания на базе предыдущего, путем автоматического копирования в новый протокол только незакрытых тем, вопросов и поручений, сохраняя преемственность обсуждений и поддерживая в протоколах только актуальные вопросы и поручения. Даная возможность исключает знакомое руководителям явление замусоривания протоколов совещаний, когда вопросы и поручения или теряются или без рассмотрения кочуют из протокола в протокол.

На рис. 6.3.1.д. приведен пример создания проекта протокола нового совещания (предположительно за №07), в который будут перенесены все незакрытые темы, вопросы и поручения из протокола №06.

Первоначальная повестка дня при необходимости, может быть дополнена новыми темами и вопросами прямо в ходе совещания.

Для соблюдения естественного хода рассмотрения повестки дня не рекомендуется заранее создавать более одного, следующего проекта нового совещания. В случае формирования нескольких новых совещаний, как было отмечено выше, в эти совещания будет копироваться повестка дня из последнего в этой иерархии протокола, что потребует ее уточнения и чистки, когда придет срок совещания.

Рис. 6.3.1.а. Темы, открытые вопросы и поручения совещания

Рис. 6.3.1.б. Протокол с открытыми вопросами и поручениями

Рис. 6.3.1.в. Закрытые вопросы и поручения совещания

Рис. 6.3.1.г. Протокол с закрытыми вопросами и поручениями

Рис. 6.3.1.д. Создание проекта протокола нового совещания

6.3.2. Выдача поручений совещания

Правильно организованное совещание отличается тем, что в его ходе, по мере обсуждения вопросов, принимаются решения, которые необходимо исполнять ответственным, указанным в протоколе участникам совещания. При этом следует различать смысл и вес вопросов и поручений совещания. Вопрос при включении в повестку дня в рамках выбранной темы, по существу уже является поручением ответственному лицу и может быть разрешен и без отдельных поручений. Поручения же могут быть выданы только в порядке исполнения конкретного вопроса совещания.

Тем самым, вопросы являются более крупными единицами управленческих решений в смысле значимости для компании, времени решения, ответственности исполнителей и т. д., чем поручения. Соотношение между вопросами и поручениями руководители и участники совещания могут определить достаточно быстро, с учетом традиций и специфики компании или другой организационной структуры, проводящей совещания.

Программа «АМ-УСП» позволяет просматривать как выданные, так и полученные поручения совещания. На рис. 6.3.2.а. показана форма с перечнем выданных руководителем поручений совещания, на рис. 6.3.2.б. – форма полученных конкретным исполнителем поручений.

Рис. 6.3.2.а. Выданные поручения РС

Рис. 6.3.2.б. Полученные поручения участником совещания

6.3.3. Формирование и рассылка протокола совещания

Преимуществом использования программы «АМ-УСП» является возможность распечатки протокола прямо по завершении совещания, поскольку актуальное состояние тем, вопросов и поручений устанавливается непосредственно в ходе совещания. Тем самым, устраняется еще один источник потерь, связанный с тем, что по завершении совещания, после различных обсуждений и согласований, иногда спустя значительное время, в протокол попадают не совсем те решения, которые принимались на совещании.

Таким образом, подготовка, согласование, утверждение и рассылка протокола совещания осуществляется в рамках времени текущего совещания, оперативно и без необоснованных задержек, ориентируя всех участников на активное обсуждение и выработку решений непосредственно по ходу данного совещания.

В системе могут поддерживаться и долговременные вопросы, которые целесообразно рассматривать на каждом совещании. Например, в повестку дня рекомендуется стандартно включить постоянный вопрос типа «Замечания и предложения участников по совершенствованию проведения совещаний», что позволит каждый раз руководителю совещания спрашивать мнение участников о совершенствовании всех аспектов управления совещаниями.

На рис 6.3.3.а. показан выбор состояния протокола совещания. Руководитель или секретарь переводит совещание из состояния «Проект» в состояние «Утвержден». При этом всем участникам совещания автоматически направляется уведомление об утверждении протокола данного совещания. Сам протокол не рассылается, а может быть получен и рассмотрен всеми заинтересованными лицами в соответствии с рис. 6.3.3.б.

Рис. 6.3.3.а. Изменение состояния совещания

Рис. 6.3.3.б. Распечатка протокола совещания

Таким образом, по завершении совещания, с помощью программы «АМ-УСП» выполнены следующие действия:

·  Рассмотрены темы, вопросы и поручения данного совещания, с возможной корректировкой их перечня относительно начальной повестки дня

·  Актуализировано состояние существующих и вновь введенных вопросов и поручений

·  Оповещены исполнители по новым вопросам и поручениям

·  Подготовлен, согласован и утвержден протокол совещания с оповещением всех участников об утверждении протокола

·  Сформирован проект повестки дня следующего совещания с оповещением участников совещания

6.4.  Контроль и анализ исполнения вопросов и поручений

Контроль исполнения является своего рода механизмом обратной связи, который должен действовать в организационных структурах также как обратная связь в любых системах управления. Без систематического контроля исполнения решений, принятых на совещаниях, последние быстро превратятся в дискуссионный клуб (тоже полезный инструмент), а не действенный институт управления компанией.

В программе «АМ-УСП» с этой целью реализованы ряд функций, обеспечивающих не только контроль, но и анализ исполнения вопросов и поручений совещания.

6.4.1. Журнал вопросов и поручений компании

В программе «АМ-УСП» с помощью задачи «Управление коммуникациями» (Рис. 6.4.1.а.) поддерживается единый журнал компании, в котором ведутся записи различных типов, формирующиеся из различных источников и содержащих различную организационно – распорядительную и деловую информацию для менеджмента компании. Через посредство этого журнала руководители различных уровней и сотрудники получают возможность взаимодействия, при котором снимается проблема информационного неравенства и неосведомленности коллектива о состоянии дел, поручениях, проблемах и вопросах, стоящих перед компанией.

В журнале компании (Рис. 6.4.1.б.) изначально установлены значения типов записей в журнале (событие, замечание, поручение, вопрос, проблема), с помощью выбора которых пользователь может структурировать информацию журнала, определить перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с ней, а также, при необходимости, назначить одного или нескольких исполнителей с указанием ответственного исполнителя. Просматривать или модифицировать журнал компании могут сотрудники компании с полномочиями, заданными администратором системы.

Контроль вопросов и поручений осуществляется при просмотре журнала компании, при этом, для облечения работы, обеспечена цветовая индикация записей с различным состоянием исполнения ( Рис. 6.4.1.б.).

Изменить начальный перечень типов журнальных записей пользователь может с помощью справочника, в котором можно добавить новые, модифицировать существующие и исключить неиспользуемые записи (Рис. 6.4.1.в.).

Одной из возможностей журнала является функция записи высказываний, замечаний или особых мнений участников совещаний, которые могут быть привязаны к совещанию и распечатаны в протоколе, что расширяет возможности коллегиального решения вопросов. На Рис. 6.4.1.г. представлена форма учета особых мнений участников совещаний.

Рис. 6.4.1.а. Вызов журнала компании

Рис. 6.4.1.б. Установленные значения типов записей в журнале компании

Рис. 6.4.1.в. Справочник типов записей в журнале

Рис. 6.4.1.г. Учет особых мнений участников совещаний

6.4.2. Контроль хода исполнения поручений

На основании записей в журнале компании и по мере реализации поручения получают различные значения признаков выполнения (Инициировано, На исполнении, Выполнено, Отложено, Отменено). Указанные признаки изначально задаются в справочнике, и пользователь имеет возможность изменить, добавить или исключить установленные значения (Рис. 6.4.2.а.).

Рис. 6.4.2.а. Справочник признаков состояния исполнения поручений

Программа «АМ-УСП» позволяет построить из записей журнала компании различные выборки, более удобные для осуществления контроля исполнения поручений. На Рис. 6.4.2.б. показан упорядоченный перечень состояний по выданным и полученным поручениям с признаками исполнения (выполненные, просроченные, невыполненные, отмененные). Дополнительно, поручения можно отсортировать по срокам исполнения (сегодня, завтра, скоро), что также позволяет более удобно работать с поручениями.

По всем поручениям система выдает уведомления исполнителям по факту создания поручения, а также при приближении сроков исполнения или просроченном поручении.

Рис. 6.4.2.б. Сводка контроля исполнения поручений

6.4.3. Анализ рассмотрения вопросов и исполнения поручений

По ясным объективным причинам, что всего и не упомнишь, без злого умысла, многое забывается участниками совещаний, а на совещаниях иногда процесс заменяет результат, возникает эффект рассмотрения уже решенных когда то вопросов. В процессе проведения совещаний в системе формируется единая база данных, которую следует использовать для поиска совещаний, тем, поручений, сопутствующих материалов и анализа решений вопросов. Программа позволяет получить по любой теме совещаний подборку вопросов и поручений, рассмотренных за определенный срок, своего рода историю рассмотрения вопросов на совещаниях (Рис. 6.4.3.а.). Это позволяет обнаруживать в прошлом прецеденты для решения текущих вопросов, что также повышает эффективность совещаний.

В дополнение к истории рассмотрения вопросов по темам, в программе имеется возможность поиска и анализа записей по всей цепочке событий, связанных с совещаниями, а именно (Рис. 6.4.3.б., Рис. 6.4.3.в.):

·  Получать протоколы любых проведенных совещаний из единой базы

·  Уточнять присутствующих на совещаниях участников

·  Просматривать цепочку Совещания – Темы – Вопросы – Поручения по всему дереву совещаний компании

·  Находить материалы совещаний

Рис. 6.4.3.а. История рассмотрения вопросов по темам

Рис. 6.4.3.б. Совещания, темы и вопросы

Рис. 6.4.3.в. Совещания, темы, вопросы и поручения

6.4.4. Оценка исполнительской дисциплины

Программу «АМ-УСП» следует рассматривать, прежде всего, как инструмент организации коммуникаций и совместной деятельности менеджмента компании. При этом программа обладает и глубокими возможностями поддержки методов административного управления, одним из которых является мониторинг, контроль и оценка исполнительской дисциплины сотрудников компании.

Программа обеспечивает автоматический мониторинг и учет выдачи и исполнения вопросов и поручений, контроль состояния исполнения и оценку исполнительской дисциплины по вопросам и поручениям совещаний (Рис. 6.4.4.а. и Рис. 6.4.4.б.). Цветовая гамма в программе настраивается и при просмотре отчетов способствует привлечению внимания к выполняющимся или просроченным вопросам и поручениям.

Эти возможности позволяют самим участникам совещаний периодически просматривать отчеты программы, быстро находить вопросы и поручения в своей зоне ответственности, видеть оценки исполнительской дисциплины и своевременно отрабатывать собственные обязательства перед совещаниями.

Рис. 6.4.4.а. Контроль и оценка исполнительской дисциплины по вопросам совещаний

Рис. 6.4.4.б. Контроль и оценка исполнительской дисциплины по поручениям совещания

6.5.  Статистика совещаний

Для участников совещаний и в первую очередь, для руководства, представляет интерес статистические характеристики, накапливаемые в программе по мере проведения совещаний. На основе уже имеющейся в системе информации, программа позволяет автоматически рассчитывать ряд показателей, которые позволяют количественно оценить и дать характеристики совещаниям как институту менеджмента компании.

К числу таких показателей для данного совещания относятся:

·  Тс – длительность данного совещания, час

·  Кв – количество вопросов в повестке дня

·  Квз – количество вопросов, закрытых на совещании

·  Квп – количество вопросов просроченных, с истекшим сроком исполнения

·  Кп - количество поручений в повестке дня

·  Кпз – количество поручений, закрытых на совещании

·  Кпп – количество поручений просроченных, с истекшим сроком исполнения

·  Кус – количество присутствовавших участников совещания

Эти показателя позволяют рассчитать ряд производных характеристик для данного совещания, а именно:

·  Ттзс = (Тс) х (Кус) – трудозатраты данного совещания, сколько человеко – часов израсходовано на данное совещание. Это показатель принципиальный и интересный для руководства, поскольку он определяет «цену совещания» и легко может быть выражен в деньгах

·  Дсв = (((Кв) – (Квп)) : (Кв)) х 100% - уровень исполнительской дисциплины совещания (по вопросам)

·  Дсп = (((Кп) – (Кпп)) : (Кп)) х 100% - уровень исполнительской дисциплины совещания (по поручениям)

На основании показателей, рассчитываемых для одного совещания, можно получить статистические характеристики для всех совещаний за определенный период:

·  Кс – количество совещаний за период

·  Ттзсобщ = Сумма (Ттзс) – человеко – часов, общие трудозатраты участников на проведений всех совещаний за период

·  Ттзссред = (Ттзсобщ) : (Кс) – средние трудозатраты на одно совещание, средняя «цена» совещания

·  Дсвсред = (Сумма Дсв) : (Кс) средний уровень исполнительской дисциплины совещания (по вопросам) за период

·  Дспсред = (Сумма Дсп) : (Кс) средний уровень исполнительской дисциплины совещания (по поручениям) за период

Пример экранной формы расчета статистических показателей совещаний приводятся на рис. 6.5.а.

Рис. 6.5.а. Статистические показатели совещаний компании за период

В динамике эту статистику следует рассматривать как некоторые индикаторы, характеризующие различные стороны в процессах управления совещаниями. При достаточно критическом отношении к этим показателям, они будут полезными в задаче совершенствования совещаний как института управления компанией, при обязательном учете специфики компании, тематики, рассматриваемых вопросов и т. д.

6.6.  Особенности работы с АМ-УСП

Работа с протоколами совещаний

Фиксация информации о фактическом сроке завершения вопроса или поручения совещания осуществляется автоматически в соответствии с датой совещания, на котором вопрос или поручение рассматривалось последний раз. В связи с этим поле "Дата/время совещания" является обязательным полем для заполнения.

Внимание: Если для протокола не заполнено поле "Дата/время совещания", тогда при печати в протоколе совещания не появится информации о вопросах и поручениях совещания!

Для удобства работы в АМ-УСП предусмотрена возможность автоматического создания нового протокола совещания на основе предыдущего. При создании нового протокола система находит последний по дате создания протокол в той группе, в которую добавляется новый протокол и копирует из него в новый протокол следующие данные:

−  Место проведения совещания;

−  "Дата/время следующего совещания" – копируется в поле "Дата/время совещания";

−  Руководитель;

−  Секретарь;

−  Участники совещания.

Также в новый протокол копируются все незакрытые темы предыдущего совещания, незавершенные вопросы и все поручения этих вопросов.

Примечание: При печати протокола совещания в выходную форму попадают только те вопросы и поручения, которые рассматривались на данном совещании. Поручения, появившиеся позже данного совещания или закрытые до данного совещания, в протоколе совещания печататься не будут. Протоколы появления и завершения вопросов и поручений отображаются в соответствующих ячейках таблиц (Рис. 1).

Рис. 1 Отображение протоколов появления и завершения вопросов и поручений

Особенности работы с настраиваемыми фильтрами

Для удобства анализа информации, многие задачи линейки АМ оснащены функциями фильтрации интересующей информации.

Рассмотрим функции фильтрации на примере задачи «Контроль поручений» (Рис. 2).

Рис. 2 Контроль поручений

В системе для всех подобных задач уже существует предопределенный перечень фильтров. При выборе интересующего фильтра в дереве слева, таблица на форме редактирования справа наполняется поручениями в соответствии с выбранным фильтром.

Помимо использования существующих фильтров можно создавать и настраивать свои собственные фильтры. Рассмотрим пример создания собственного фильтра.

Например, мы хотим расширить область действия нашей задачи, и помимо поручений отбирать вопросы совещаний.

Добавляем в корень списка фильтров новый фильтр (Рис. 3) и даем ему наименование «Все вопросы совещаний».

Рис. 3 Добавление новой группы фильтров

Далее на закладке «Настройка фильтра» в поле «Тип записи» выбираем «Вопрос совещания» и нажимаем на кнопку «Сохранить» (Рис. 4).

Рис. 4 Настройка фильтра

После этого на закладке «Поручения» отобразятся все вопросы совещаний (Рис. 5).

Рис. 5 Отбор по фильтру

Далее можно продолжить разбивку вопросов по другим критериям (например, по состоянию), добавив в группу «Все вопросы совещаний» новые фильтры и настроив их соответствующим образом.

Примечание: При выборе нескольких параметров фильтрации на закладке «Настройка фильтра» в отбор попадут только те элементы, которые удовлетворяют всем заданным параметрам.

6.7.  Администрирование системы

Функции администрирования в программе обеспечивают изменение параметров настройки, смену пароля пользователя, контроль активных пользователей. Запуск всех задач администрирования системы осуществляется из меню «Задачи / Администрирование».

Все пользователи системы имеют доступ к следующим задачам раздела «Администрирование»:

-  Активные пользователи;

-  Смена пароля.

Задача «Активные пользователи» (Рис. 6.6.а) позволяет посмотреть, какие пользователи в данный момент подключены к системе, какие нет.

Активные пользователи отмечены в списке черным цветом, а неактивные – красным.

Рис. 6.6.а. Активные пользователи системы

Задача «Смена пароля» предназначена для смены пользователем своего пароля. При создании учетной записи администратор системы назначает имя и пароль пользователя. Впоследствии, для исключения входа в систему других людей под Вашей учетной записью, рекомендуется изменить пароль учетной записи.

При запуске задачи «Смена пароля» на экране появляется диалоговое окно (Рис. 6.6.б), в котором необходимо ввести старый пароль, новый пароль и подтвердить новый пароль.

Рис. 6.6.б. Смена пароля

После смены пароля будет выдано сообщение об успешной смене пароля.

Для выполнения функций администрирования системы предусмотрена предустановленная учетная запись: Имя Пользователя: admin, Пароль: admin.

В начале работы с системой администратору системы рекомендуется изменить пароль данной учетной записи, чтобы исключить умышленную и неумышленную перенастройку программы другими пользователями.

В задачи администратора системы входят:

-  Изменение параметров настройки;

-  Настройка прав пользователей системы;

-  Настройка оповещений.

Изменение параметров настройки (Рис. 6.6.в) может потребоваться в случае наполнения справочников собственными значениями. В параметры настройки вынесены те значения справочников системы, которые влияют на логику работы программы.

Рис. 6.6.в. Изменение параметров настройки

Обычно в параметрах настройки в качестве значения задается код какого-либо элемента справочника. Для получения кода элемента справочника необходимо загрузить требуемый справочник, выбрать интересующий элемент справочника, нажать правую кнопку «мыши» и в появившемся меню выбрать «Свойства объекта» (Рис. 6.6.г).

Рис. 6.6.г. Получение свойств элемента справочника

После этого на экране появится диалоговое окно свойств объекта (Рис. 6.6.д), в котором «значение идентификатора» и является тем значением, которое необходимо указать в соответствующем параметре настройки.

Рис. 6.6.г. Свойства элемента справочника

Внимание: Для минимизации работы по настройке рекомендуется вместо удаления значений справочников, фигурирующих в параметрах настройки, использовать их переименование.

После добавления сотрудника в штатной структуре компании, он автоматически попадает в задачу «Пользователи системы» (Рис. 6.6.д).

Но для того, чтобы у него была возможность работать в системе, необходимо задать имя учетной записи, пароль и определить, в какие группы входит данный пользователь.

Для установки/смены логина и пароля необходимо воспользоваться кнопками «Установить/сменить логин» и «Установить/сменить пароль» соответственно.

Примечание: при установке/смене пароля администратором ввод старого пароля необязателен.

Для выбранной учетной записи пользователя в таблице «Группы пользователей» отмечаются те группы, в которые входит данный пользователь. Включение пользователя в ту или иную группу означает добавление прав на пункты меню, кнопки панели задач, редактирование элементов в той или иной задаче.

Примечание: Каждый пользователь должен быть включен в группу «Сотрудник компании».

Рис. 6.6.д. Настройка прав пользователей системы

Задача «Настройка оповещений» (Рис. 6.6.е) позволяет настроить, какие типы оповещений из предопределенного в системе списка будут использоваться в Вашей компании, а также отредактировать формулировки сообщений в соответствии с Вашими предпочтениями.

Поля «Наименование» и «Описание» предназначены для визуальной идентификации оповещения.

Для включения или отключения рассылки того или иного типа оповещений, необходимо воспользоваться полем «Включено».

В полях «Тема сообщения» и «Текст сообщения» заполняется текст, который попадет в тему и текст сообщения соответственно.

Рис. 6.6.е. Настройка оповещений

7.  Эффективность использования программы

Использование менеджментом программы «АМ - Управление совещаниями» позволяет компании получить отдачу оперативного и долгосрочного характера, которая может быть выражена следующими факторами:

·  Сокращение потерь времени участников за счет заблаговременного планирования совещаний, своевременного информирования участников о текущей повестке дня, оперативного обеспечения материалами к совещанию и выдачи его протокола в рамках времени текущего совещания

·  Совершенствование порядка организации и проведения совещаний, тесная увязка повестки дня с основной деятельностью компании, обеспечение целенаправленного выбора рассматриваемых вопросов и концентрация участников на актуальных проблемах предприятия

·  Повышение культуры менеджмента на предприятии, обучение, обмен опытом и знаниями за счет ведения и использования единой базы знаний по темам, вопросам и поручениям совещаний в компании

·  Снижение затрат на офисное обеспечение совещаний, сборы участников, на распечатку и рассылку протоколов и материалов, на приглашения, телефонные переговоры и т. д.

·  Повышение управляемости компанией в реализации ее планов в целом, путем повышения уровня исполнительской дисциплины за счет контроля исполнения решений вопросов и поручений, а также наличия единой базы протоколов и материалов совещания

·  Улучшение внутрифирменных коммуникаций, сокращение потерь рабочего времени при взаимодействии между сотрудниками, оперативная консолидация «нужных людей для решения нужных вопросов»

·  Регламентация работы сотрудников, обеспечение ритмичности, повторяемости, стабилизации и сопоставимости процессов и на этой основе – постоянное совершенствование управления совещаниями и деятельностью компании в целом.

Выразить эффект в денежном выражении, очевидно, возможно не для всех указанных факторов. Приведем самый простой пример расчета экономической эффективности использования «АМ-УСП», ориентируясь только на сокращение потерь рабочего времени участников совещаний.

Предположим, генеральный директор компании СМБ, численностью 75 – 100 сотрудников, регулярно, раз в неделю, проводит производственные совещания, в которых принимают участие руководители 6 основных подразделений, 2 заместителя генерального директора и секретарь. Обычное время совещаний – порядка 1,5 часов, после применения программы и более четкой организации среднее время совещаний сократилось до 1,0 часа.

Ниже в таблице приводится расчет экономии рабочего времени и соответствующий эквивалент в заработной плате сотрудников в годовом исчислении в случае применения «АМ-УСП» по сравнению с обычным режимом.

Таким образом, годовой экономический эффект составит 75, 0 т. руб., а срок окупаемости программы «АМ-УСП» стоимостью 30,0 т. руб. будет порядка 3-х месяцев. Учитывая многочисленные совещания в подразделениях и рабочих группах, общая величина сокращения потерь рабочего времени по компании будет еще более значительной.

8.  Приложения

8.1.  Приложение Шаблон типового регламента совещаний

Титульный лист документации компании «ХХХХХ»

Регламент

проведения производственных (служебных, оперативных …..)

совещаний в компании «ХХХХХ»

1.  Общие положения

1.1.  Настоящий Регламент определяет порядок организации и проведения (служебных, производственных, ____________ ) совещаний у Руководителя (Президента, Генерального директора, Заместителя генерального директора, _____________ ) компании «ХХХХХ» (далее по тексту – «компания»).

1.2.  Основными целями совещаний являются (пример):

1.2.1.  Анализ оперативной производственной деятельности компании, выявление отклонений от запланированных показателей и выработка мероприятий по корректировке работ, ___________;

1.2.2.  Информирование сотрудников и получения от них достоверных сведений о событиях и факторах (негативных и позитивных), влияющих на производственную деятельность компании с целью своевременного учета их в работе компании, ___________;

1.2.3.  Планирование и координация работы подразделений и сотрудников для реализации стратегии (целей, миссии, планов) компании, устранения «узких» мест, перераспределения ресурсов, изменения приоритетов в работах для достижения целей компании, ____________;

1.2.4.  Обсуждение новых технических, организационных, технологических и прочих идей и предложений по развитию компании, обмен мнениями по актуальным вопросам деятельности компании, нахождение оригинальных решений, мозговой штурм, ___________________;

1.2.5.  Контроль исполнения решений, принятых на предыдущих совещаниях, анализ и оценка исполнительской дисциплины сотрудников, ________________;

1.2.6.  Решение организационных, финансовых и кадровых вопросов деятельности компании, __________________;

1.2.7.  ……………………………………………………………….

1.3.  Совещания компании проводятся регулярно, не реже __ раз в месяц, как правило, в один и тот же день недели и начинаются в одно и тоже время. Место проведения совещания - _______.

1.4.  Руководителем совещания является Генеральный директор (_____________), а в его отсутствие – заместитель генерального директора (____________).

1.5.  Секретарем совещания является Помощник Генерального директора (секретарь директора, __________).

1.6.  Участниками совещаний на постоянной основе являются следующие должностные лица:

1.6.1.  Заместитель генерального директора

1.6.2.  Директор департамента (отдела) _________

1.6.3.  Директор департамента (отдела) _________

1.6.4.  Директор департамента (отдела) _________

1.6.5.  _____________________________________

1.7.  На совещания, в зависимости от повестки дня и производственной необходимости могут приглашаться и другие сотрудники компании (приглашенные участники совещаний).

1.8.  Совещания проводятся в соответствии с повесткой дня. Структурно повестка дня строится на основе иерархии разделов по схеме (темы – вопросы – поручения). Повестка дня каждого совещания может содержать одну или несколько тем, по каждой теме можно задать один или несколько вопросов, а также сформировать одно или несколько поручений.

1.9.  Для совещаний устанавливаются (рекомендуются) следующие ограничения: общая длительность совещания не должна превышать 90 минут, доклад ответственного по рассматриваемому вопросу совещания – в пределах 15 минут, доклад ответственного за поручение – порядка 5 минут.

1.10.  Решения совещания оформляются протоколом, который строится в соответствии с указанной структурой повестки дня, содержит перечень тем, вопросов и поручений и утверждается Руководителем совещания. Форма протокола приведена в Приложение .

1.11.  Вопросы и поручения протоколов совещания имеют статус должностных (управленческих, ____________) распоряжений (___________) компании и подлежат исполнению в установленном порядке.

1.12.  Совещания проводятся с использованием программы «АМ-Управление совещаниями и поручениями», которая обеспечивает информационную поддержку основных процессов подготовки и проведения совещания и соответствующую базу данных. Перечень основных процессов, действия участников совещаний и применение «АМ-УСП» для управления совещаниями приведены в Приложении№2.

2.  Подготовка совещания

2.1.  Руководитель совещания совместно с другими участниками определяет тематику и составляет расписание (план и периодичность) проведения совещаний на период, который доводится до сведения всех участников.

2.2.  Участники ведут подготовку к совещанию, при необходимости, ответственные за вопросы и поручения, формируют и направляют секретарю материалы по повестке дня совещания.

2.3.  По мере приближения даты совещания, секретарь разрабатывает (уточняет) повестку дня, состав участников, день, время и место совещания и уведомляет участников совещания с рассылкой материалов (проект текущего протокола и материалы к совещанию).

3.  Проведение совещания

3.1.  Руководитель совещания выбирает, в соответствии с повесткой дня, заслушивает ответственных, проводит обсуждение и устанавливает текущие фактические состояния для рассмотренных вопросов и поручений (на исполнении, выполнено, отложено, отменено) и фактические даты исполнения вопросов и поручений.

3.2.  По ходу обсуждения, руководитель совещания, может, при необходимости, сформировать новые вопросы и выдать новые поручения.

3.3.  По завершении совещания, руководитель и секретарь обеспечивают подготовку, согласование и утверждение протокола, причем рекомендуется делать это во временных рамках текущего совещания.

3.4.  Секретарь обеспечивает рассылку утвержденного протокола всем участникам, с указанием даты нового совещания.

3.5.  Секретарь также создает проект протокола следующего совещания, который формируется на основе текущего протокола с автоматическим исключением выполненных и отмененных вопросов и поручений, чем поддерживается актуальность повестки дня.

4.  Контроль и анализ исполнения решений совещания

4.1.  Все участники совещаний и другие должностные лица (по решению руководства компании) должны иметь доступ к единой базе данных вопросов, поручений и протоколов и обязаны систематически анализировать ее содержимое, а также актуализировать состояние вопросов и поручений в своей зоне ответственности.

4.2.  В порядке исполнения вопросов и поручений совещания ответственные исполнители могут, в рамках служебной иерархии, сформировать и поставить на контроль собственные поручения другим исполнителям.

4.3.  Контроль решения вопросов и исполнения поручений осуществляется системой автоматически, путем рассылки ответственным исполнителям соответствующих уведомлений о наступлении сроков исполнения.

4.4.  Секретарь совещания ведет полную отчетность об исполнении решений совещания, систематически анализирует базу данных, оценивает состояние исполнения вопросов и поручений, и при необходимости, дополнительно уведомляет сотрудников о наступлении плановых сроков.

4.5.  Все участники должны иметь доступ к базе данных совещаний и получать отчеты, позволяющие оценить ход исполнения вопросов и поручений, осуществлять поиск и анализ прецедентов в решении вопросов, а также обеспечивающих автоматический расчет исполнительской дисциплины по каждому ответственному исполнителю.

4.6.  Все участники должны иметь доступ к базе данных и отчетам, в которых по всей совокупности проведенных совещаний система автоматически рассчитывает ряд показателей, таких как среднее время проведения совещаний, среднее число участников, затраты рабочего времени участников по каждому и всем совещаниям, уровень исполнительской дисциплины на совещаниях и другие показатели.

5.  Ответственность участников совещания

5.1.  Руководитель совещания отвечает за организацию и проведение совещаний, за выбор повестки дня, состава участников совещания, за рассмотрение повестки дня, организацию обсуждения и принятие решений совещания.

5.2.  Секретарь совещания отвечает за формирование повестки дня, приглашение участников, получение материалов совещания, контроль исполнения вопросов и поручений, соблюдение регламента совещаний.

5.3.  Участники совещания отвечают за выполнение соответствующих вопросов и поручений протоколов совещания по всей цепочке исполнения, участвуют в обсуждениях, выступают по повестке дня, вносят предложения и выражают свою точку зрения на совещаниях, участвуют в планировании и выборе тематики совещаний.

5.4.  Все участники должны иметь доступ и работать с БД программы управления совещаниями, соблюдать регламент, взаимодействовать с другими участниками, использовать БД для подготовки вопросов, исполнения поручений, поиска и анализа прецедентов в истории решений совещания, а также для самоконтроля своей деятельности на совещаниях.

Приложение . Форма протокола совещания

Протокол совещания (проект)

«Совещание №06 от 01.01.2001»

Дата, время и место поведения

01.03.2010, 19:04, Офис компании

Руководитель совещания: ФИО Г. д.

Секретарь совещания: ФИО С..

Участники: ФИО Г. б., ФИО Г. д., ФИО З. г., ФИО Н. о., ФИО С..

Приложение . Основные процессы управления совещаниями и реализация их с использованием «АМ-УСП»

Основные процессы управления совещаниями

Действующими лицами совещания являются: руководитель совещания (РС), секретарь совещания (СС), участники совещания (УС).