ВСТУПЛЕНИЕ
Вступивший в силу 6 октября 2003 года Федеральный Закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» лишил районные и городские газеты, являющиеся основным информатором и публикатором муниципального образования, возможности финансироваться из муниципального бюджета.
На момент принятия закона в Московской области насчитывалось более 70 районных и городских газет, многие из которых имели богатую историю и традиции. C целью сохранения и дальнейшего развития муниципальных газет Министерство по делам печати и информации Московской области при поддержке Губернатора и Правительства Московской области, пошло по новаторскому пути их реорганизации. На базе существующих редакций газет началось создание государственных учреждений Московской области – информационных агентств (далее – Информагентство). Их учредителем стало Минпечати Московской области. В течение 2005 года в области было создано 34 Информагентства, к концу 2006 года их насчитывалось уже 52. Информагентства, в свою очередь, стали основными учредителями районных и городских газет. В последующем в состав учредителей вошли администрации муниципальных образований, что превратило газеты в межмуниципальные средства массовой информации.
В соответствии со ст.23 Закона Российской Федерации от 27 декабря 1991 года N 2124-1 «О средствах массовой информации» и Уставом Информагентства, целями деятельности Информагентств были определены:
- участие в формировании, размещении и обеспечении доступа к официальной и иной информации о деятельности Правительства Московской области, центральных и территориальных органов государственной власти Московской области;
- обеспечение общества достаточным объемом информации, прежде всего о Московской области, доступной и понятной массовому потребителю, всем социальным категориям и слоям населения, исходя из сбалансированности журналистских материалов по тематике и жанрам;
- освещение событий экономической, политической, духовной и культурной жизни Московской области, других субъектов Российской Федерации;
- информирование населения о деятельности Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Московской областной Думы, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, публикация официальных сообщений органов государственной власти Российской Федерации, Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области.
Кроме выпуска газеты, для достижения уставных целей Информагентство осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации и Московской области порядке следующие виды деятельности:
- подготовка, производство и выпуск периодических печатных изданий, издание и распространение их продукции;
- производство и выпуск других средств массовой информации, издание и распространение их продукции,
а также следующие виды деятельности, приносящие доход:
- издательско-полиграфическая;
- предоставление рекламных и информационных услуг;
- розничная и оптовая торговля книгами, журналами, газетами, писчебумажными и канцелярскими товарами;
- деятельность в области фотографии;
- деятельность информационных агентств.
В связи с появлением новых функций в Информагентстве должность главного редактора редакции была преобразована в должность директора – главного редактора государственного учреждения Московской области – информационного агентства (далее – Руководитель). При этом значительно возросла административно-хозяйственная составляющая в его работе.
К административно-хозяйственной деятельности в Информагентстве можно отнести финансовую, хозяйственную, организационно–штатную и кадровую работу, организацию делопроизводства, другие задачи, определенные нормативными правовыми актами и Уставом Информагентства.
В данном практическом пособии приведены основные нормативные правовые акты, а также образцы документов таких составляющих деятельности Информагентства, как:
- организационно–штатная и кадровая;
- документооборот и организация делопроизводства;
- другие задачи, определенные нормативными правовыми актами и Уставом Информагентства.
Если учитывать, что своевременность, полнота и качество решения задач в полной мере зависят от того, кто занимается их выполнением, то кадровую работу можно считать одним из главных направлений в деятельности Руководителя.
В учреждениях с большим количеством персонала кадровой работой занимается кадровый орган или сотрудники, которые являются специалистами в данной области. В штате Информагентства такой должности не предусмотрено. В связи с этим задача Руководителя – предусмотреть должностной инструкцией выполнение мероприятий по кадровой работе и возложить их на одного из сотрудников. При этом ответственность за организацию кадровой работы по-прежнему несет руководитель.
Кадровую работу можно разделить на три составляющих:
- разработка нормативных актов, содержащих нормы трудового права;
- подбор сотрудников, заключение трудовых договоров (прием на работу);
- менеджмент (управление персоналом).
Более подробно в пособии будут раскрыты первые две составляющие.
Более чем двухлетний опыт работы Информагентств в Московской области подтвердил правильность выбора пути, по которому пошло Минпечати Московской области при реорганизации средств массовой информации. Создание Информагентств способствовало более успешному решению проблем информирования населения, материально-технического оснащения редакций, подготовки журналистских кадров. Значительно увеличился тираж газет и повысилось их качество, конкурентоспособность на рынке СМИ, что позволило существенно поднять уровень заработной платы сотрудникам Информагентств. Информагентства Московской области стали прочным каркасом единой информационной системы региона и муниципальных образований. Их работа позволила оперативно информировать граждан Московской области о наиболее важных событиях, экстремальных ситуациях, о деятельности Губернатора и Правительства Московской области.
Опыт Министерства по делам печати и информации Московской области востребован другими субъектами Российской Федерации. Материалы, приведенные в данном пособии, могут быть использованы в работе с муниципальными СМИ.
1. НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ
К нормативным правовым актам, регламентирующим трудовые отношения в Информагентств, относятся:
Конституция Российской Федерации;
Устав государственного учреждения Московской области - информационного агентства;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Постановление Правительства Российской Федерации от N 225 "О трудовых книжках" (с изменениями от 6 февраля 2004 г.);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 01.01.01 г. N 69;
Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (Формы: Т-1 – Приказ о приеме на работу; Т-2 – личная карточка работника; Т-3 – штатное расписание; Т-5 – приказ о переводе на другую работу; Т-6 – приказ о предоставлении отпуска; Т-7 – график отпусков; Т-8 – приказ о прекращении рудового договора; Т-9 – приказ о направлении работника в командировку; Т-13 – табель учета использования рабочего времени) и др.;
Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. N 252
"Об утверждении перечня профессий и должностей творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле - и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, особенности трудовой деятельности которых установлены Трудовым кодексом Российской Федерации";
Положение об оплате труда работников государственных учреждений средств массовой информации Московской области, утвержденное Постановлением Правительства Московской области /26;
Порядок исчисления стажа работников государственных учреждений Московской области - информационных агентств, утвержденный Министром по делам печати и информации Правительства Московской области 02.08.2007;
Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, принимаемые Руководителем Информагентства.
Другие нормативные правовые акты, возлагающие определенные задачи на Информагентство как на организацию и на Руководителя Информагентства:
Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации" (раздел III. Обязанности организаций и граждан в области мобилизационной подготовки и мобилизации. Статья 9. Обязанности организаций Статья 10. Обязанности граждан);
Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 года «О воинской обязанности и военной службе» (ст.4. Обязанности должностных лиц органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций по обеспечению исполнения гражданами воинской обязанности);
Федеральный конституционный закон от 01.01.01 г. N 3-ФКЗ "О чрезвычайном положении" (ст.12. Меры и временные ограничения, применяемые в условиях чрезвычайного положения, введенного при наличии обстоятельств, указанных в пункте "а" статьи 3 настоящего Федерального конституционного закона);
Федеральный конституционный закон от 01.01.01 г. N 1-ФКЗ "О военном положении" (ст.7. Меры, применяемые на территории, на которой введено военное положение. Ст.15. Полномочия органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области обеспечения режима военного положения);
Федеральный закон Российской Федерации от 12 февраля 1998 года N 28-ФЗ «О гражданской обороне»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000г. «Об утверждении Положения о воинском учете».
2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ШТАТНАЯ РАБОТА
Организация рабочего процесса должна начинаться с выполнения требований пункта 7.5. Устава государственного учреждения Московской области – информационного агентства, в соответствии с которым Руководитель Агентства:
- выдает доверенности;
- открывает лицевые счета в Управлении областного казначейства Министерства финансов Московской области;
- в пределах своей компетенции издает приказы, инструкции, распоряжения и дает указания, обязательные для выполнения всеми работниками Агентства;
- разрабатывает, представляет на согласование Учредителю и утверждает штатное расписание;
- заключает и расторгает трудовые договоры с работниками Агентства, за исключением главного бухгалтера, применяет к ним меры поощрения и дисциплинарного взыскания в случае нарушения ими правил внутреннего распорядка и должностных инструкций, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;
- заключает от имени Агентства договоры;
- разрабатывает и утверждает Положения о структурных подразделениях Агентства и должностные инструкции работников Агентства;
- заключает гражданско-правовые договоры от имени Агентства с физическими и юридическими лицами для выполнения отдельных работ (оказания услуг). Если стоимость выполнения работ превышает 50 000 рублей, заключение таких договоров согласовывается с Учредителем;
- утверждает Правила внутреннего трудового распорядка Агентства;
- разрабатывает и, по согласованию с Учредителем, утверждает Положение о выплатах стимулирующего и социального характера.
Одно из главных условий качественной организации рабочего процесса – наличие четкой организационной структуры Информагентства, которая определяет штатное расписание. Штатное расписание Информагентства (как и любого другого учреждения) составляется, исходя из возложенных на него задач. Это тот случай, когда форма непосредственно влияет на содержание работы.
Форма штатного расписания (Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (Приложение ).
Штатное расписание Информагентства согласовывается с министром по делам печати и информации Правительства Московской области и утверждается приказом Руководителя Информагентства (форма приказа - Приложение ).
Положения о структурных подразделениях Информагентства (отделах) разграничивают задачи между отделами, определяют порядок постановки задач, возложенных на каждый отдел, функции отделов, их полномочия, порядок организации работы, контроля и отчетности (Приложение ).
Руководителю при организации рабочего процесса проще управлять (ставить задачи и контролировать выполнение) через руководителей структурных подразделений (заведующих отделами). Да и подготовить кадровый резерв в Информагентстве, т. е. дать возможность сотрудникам проявить организаторские способности, можно только через практическую работу – руководство, в данном случае - отделом.
Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность согласно штатного расписания. В них включается весь перечень задач, которые необходимо решать не только по выпуску газеты, но и возложенных нормативными правовыми актами на Информагентство как на организацию. Это – охрана труда, делопроизводство, кадровая работа, ведение приказов, воинского учета, мероприятий по гражданской обороне и мобилизационной подготовке и др. Основные требования по должностным обязанностям работников редакционно-издательских подразделений изложены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 01.01.01 г. N 37, с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001г.). Форма типовой должностной инструкции представлена в приложении № 4.
Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции утверждаются приказом Руководителя Информагентства (Приложение ).
Дисциплина труда, трудовой распорядок в Информагентстве определяются Правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (Приложение ).
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются Руководителем Информагентства в порядке, установленном ст.372 ТК РФ (Приложение ).
В Информагентстве разрабатываются и утверждаются приказом Руководителя:
- Положение о выплатах надбавок, премий, выплатах социального и стимулирующего характера работникам государственного учреждения Московской области (Приложение );
- Положение о выплате авторского вознаграждения работникам государственного учреждения Московской области (Приложение ).
Приказом Руководителя назначается комиссия по определению стажа работы работников Агентства для выплаты ежемесячной надбавки за выслугу лет к должностному окладу (Приложение ). Комиссия в своей работе руководствуется Положением об оплате труда работников государственных учреждений средств массовой информации Московской области, утвержденным Постановлением Правительства Московской области /26 и Порядком исчисления стажа работников государственных учреждений Московской области - информационных агентств, утвержденным Министром по делам печати и информации Правительства Московской области 02.08.2007 (Приложение ).
Количественный состав комиссии, как правило, - три человека (председателем комиссии может назначаться заместитель директора – главного редактора, членами комиссии – главный или ведущий бухгалтер, а также один из сотрудников информагентства).
Исчисление стажа работы и ежемесячной процентной надбавки комиссия оформляет протоколом (примерная форма приведена в приложении № 12). Протокол утверждается Руководителем. На основании протокола издается приказ о назначении выплаты ежемесячной надбавки за выслугу лет к должностному окладу (Приложение ).
3. КАДРОВАЯ РАБОТА
3.1. Заключение трудовых договоров
В данном разделе раскрывается последовательность работы Руководителя по заключению трудовых договоров с сотрудниками Информагентства при приеме на работу, которая определена Трудовым кодексом Российской Федерации. В раздел включены выдержки из соответствующих статей ТК РФ (касающиеся непосредственно работы Руководителя Информагентства) и ссылки на них. Естественно, все нюансы, возникающих при приеме сотрудников на работу, здесь не предусматриваются.
Заключение трудовых договоров (прием на работу) необходимо проводить после того, как будут разработаны все необходимые локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (положения об отделах, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т. д.), чтобы при заключении трудового договора работник обладал всей необходимой информацией, - какой конкретно работой и в каком объеме будет он заниматься, какую заработную плату он будет за это получать, какие надбавки и за что ему положены, в каком режиме ему придется работать и т. д. Когда все вышеуказанные локальные нормативные акты детально разработаны, доведены до работника, с него потом можно конкретно спрашивать за порученный участок работы и предъявлять объективные требования к выполнению должностных обязанностей. То - есть, необходимо подбирать работников на конкретные должности.
На практике же очень часто происходит наоборот: заключается трудовой договор, принимается на работу сотрудник, а потом ему предлагается должностная инструкция, с которой он может и не согласиться, или согласится выполнять не в полном объеме.
Большое значение в дальнейших отношениях Руководитель – работник имеет правильно составленный и заключенный трудовой договор.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю (ст. 65 ТК РФ):
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
С представленных документов кадровый работник снимает копии (за исключением трудовой книжки).
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Порядок заключения трудовых договоров определен разделом Ш Трудового кодекса Российской Федерации.
В трудовом договоре указываются (ст. 57 ТК РФ):
фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика;
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
место работы;
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
об испытании;
о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной) – если в Информагентстве разработано соответствующее положение;
об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Не включение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.
Форма (вариант) трудового договора приведена в приложении № 14.
Изменения в трудовой договор вносятся путем подписания Дополнительных соглашений к трудовым договорам (Приложение ).
Трудовые договоры могут заключаться (ст. 58 ТК РФ):
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
По соглашению сторон срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ) может заключаться:
с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, разрешена работа исключительно временного характера;
с творческими работниками средств массовой информации в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденным Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. N 252 (Приложение );
с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;
с лицами, обучающимися по очной форме обучения;
с лицами, поступающими на работу по совместительству.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
Прием на работу (ст. 68 ТК РФ) оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Примерная формулировка приказа о приеме на работу приведена в приложении №18.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе (ст.70 ТК РФ).
Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытания.
Испытание при приеме на работу не устанавливается для:
беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет;
лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;
лиц, окончивших имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;
лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев;
Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.
При неудовлетворительном результате испытания (ст. 71 ТК РФ) работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Решение работодателя работник имеет право обжаловать в суд.
При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.
Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.
Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.
Порядок прекращения трудовых договоров подробно изложен в главе 13 Трудового кодекса.
Следует иметь ввиду, что о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ст. 79 ТК РФ).
Прекращение трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ) оформляется приказом работодателя.
С приказом работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа. В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе производится соответствующая запись. Примерная формулировка приказа о прекращении трудового договора приведена в приложении №18.
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с Трудовым Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).
Отдельно следует остановиться на вопросах работы с трудовыми книжками сотрудников Информагентства, изложенных в Постановлении Правительства РФ от 01.01.2001 N 225 "О трудовых книжках", с изменениями от 6 февраля 2004 г. (Приложение ).
В соответствии с пунктом 40 настоящего Постановления, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в Информагентстве ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя (п. 45 указанного Постановления, приложение № 17).
Записи в трудовую книжку вносятся в строгом соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 01.01.01 г. N 69 (Приложение ). Примерные образцы формулировок приказов и записей в трудовые книжки приведены в приложении № 18.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 Трудового Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового Кодекса или иного федерального закона.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом "а" пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 Трудового Кодекса, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 Трудового Кодекса. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
3.2. Рабочее время
Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с Трудовым Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
Продолжительность ежедневной работы (смены) творческих работников средств массовой информации может устанавливаться локальным нормативным актом, трудовым договором (ст. 94 ТК РФ).
Ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ) - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.
Отдельным работникам Информагентства в связи со служебной необходимостью может устанавливаться работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ).
При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяется по соглашению сторон.
Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).
Следует также иметь ввиду, что Работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство) (ст.60.1. ТК РФ).
Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ.
С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ).
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей) (ст. 60.2 ТК РФ).
В течение рабочего дня работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается (ст.108 ТК РФ).
Время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или по соглашению между работником и работодателем.
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом (ст.113 ТК РФ).
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений.
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия допускается в следующих случаях:
1) для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;
2) для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;
3) для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни творческих работников средств массовой информации устанавливаемом локальным нормативным актом, трудовым договором.
В других случаях привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день.
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя.
Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней (ст.119).
Порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством Российской Федерации, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, - органами власти субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ).
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до восемнадцати лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ) определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Примерная формулировка приказа при предоставлении отпуска приведена в приложении 16.
При выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ) работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса для принятия локальных нормативных актов.
Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных трудовым договором.
Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.
Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором.
При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.
Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
Работа в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153 ТК РФ) оплачивается не менее чем в двойном размере:
работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ).
Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни творческих работников средств массовой информации может определяться на основании локального нормативного акта, трудового договора.
3.3. Дисциплина труда
Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).
Другие виды поощрений работников за труд определяются правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам (ст. 191 ТК РФ).
Кроме этого, следует иметь в виду, что сотрудники Информагентств могут представляться к награждению Почетной грамотой, Благодарственным письмом и Дипломом Министерства по делам печати и информации Московской области (Положение о них приведено в приложении № 19), а также к наградам Московской области и поощрениям Губернатора Московской области. С наградами Московской области можно ознакомиться во вступившем в силу с 1 июля 2007 года Законе Московской области № 000/2006-ОЗ «О наградах Московской области» и постановлении Губернатора Московской области от 01.01.2001 «О мерах по реализации Закона Московской области «О наградах Московской области» (выписки из них приведены в приложении № 20).
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ст. 192 ТК РФ).
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).
4. ДРУГИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
4.1. Организация делопроизводства
Функцию управления в Информагентстве Руководитель реализует с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя следующие группы документов: распорядительные, организационные, информационно-справочные.
Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов, их подразделений и отдельных должностных лиц.
К распорядительным документам относятся приказ, указание.
Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции Информагентства и его структурных подразделений, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действия работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные инструкции работников.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, план, отчет и др.
Делопроизводство создается с целью организационно-методического и документационного обеспечения деятельности Информагентства. Оно включает:
- прием и учет служебных документов;
- отправку служебных документов.
Основные формы документов по делопроизводству приведены в приложении № 21.
Требования по оформлению реквизитов документов, оформлению нормативных правовых и распорядительных документов, порядку формирования, оформления дел с документами, их хранению и другие вопросы подробно изложены в Инструкции по делопроизводству в Министерстве по делам печати и информации Московской области (Приложение ).
Отдельно следует остановиться на номенклатуре дел и порядке оформления и ведения дел.
Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 Утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень). В приложении № 23 приведена выписка из данного Перечня. Из-за большого объема весь Перечень поместить в данном пособии нет возможности, в выписку включены основные документы, которые могут разрабатываться и вестись в Информагентстве. Руководителю же Информагентства целесообразно иметь и руководствоваться в работе не выпиской, а самим Перечнем, обратив внимание на такие его разделы, как 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность, 4.2. Статистический учет и отчетность.
Типовые документы формируются в дела с учетом сроков их хранения. На все заведенные в Информагентстве дела, книги, журналы оформляется номенклатура дел. Примерная номенклатура дел, которые должны вестись в Информагентстве, приведена в приложении № 24. Необходимо учесть, что кроме указанных дел и книг (журналов) регистрации, в обязательном порядке ведутся дела и книги (журналы) регистрации по финансово-экономическим а также другим документам, которые в соответствии с Перечнем должны разрабатываться, вестись и храниться в Информагентстве.
Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по:
- описанию на обложке (наименование учреждения, номер дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, год, количество листов, срок хранения);
- составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия;
- брошюровке - подшивание документов в твердую обложку;
-нумерации листов;
- составлении заверительной надписи.
4.2. Обязанности по воинскому учету и бронированию,
другим вопросам
Федеральным законом Российской Федерации от 01.01.01 г. N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации" (п.19 ст.2), Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 г. «Об утверждении Положения о воинском учете» (раздел IV) на организации возложены обязанности по ведению воинского учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу. С учетом того, что Военным комиссариатам совместно с ответственными за военно-учетную работу должностными лицами органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления предоставлено право осуществлять плановые проверки организаций по вопросам ведения воинского учета, а также того, что по вопросам воинского учета и бронирования Информагентства отчитываются перед мобилизационными отделами органов местного самоуправления, военными комиссариатами и Минпечати Московской области, эти вопросы изложены в пособии более подробно.
Перечень документов, которые необходимо разрабатывать и вести по вопросам воинского учета, определен Инструкцией по ведению воинского учета в организации (Генеральный штаб Вооруженных сил Российской Федерации, 2000 г.). К ним относятся:
1. Приказ "Об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе".
2. План работы по ведению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.
3. Картотека личных карточек формы № Т-2 и № Т-2 ГС на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.
4. Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (приложение № 10).
5. Расписки в приеме документов воинского учета.
6. Служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации.
7. Другие документы в соответствии с требованиями, устанавливаемыми федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и руководителями организации.
Представлять в вышестоящую организацию ежегодную отчетность:
1. Карточку учета организации - форма № 18.
2. Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе - форма № 6.
3. Списки юношей 15- и 16-летнего возраста (в сентябре), списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году (до 1 ноября) в военные комиссариаты по месту их жительства.
4. Сообщения в военные комиссариаты о всех гражданах, пребывающих в запасе, гражданах, подлежащих призыву на военную службу, и принятых на работу или уволенных с работы (в 2-недельный срок).
При необходимости образцы и формы вышеуказанных документов можно получить на бумажном или магнитном носителях или по электронной почте в Организационном управлении Минпечати Московской области.
В соответствии с п.3.6. Устава Информагентства, Агентство осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации мероприятия по гражданской обороне и мобилизационной подготовке.
Обязанности Информагентства по мобилизационной подготовке изложены в Федеральном законе Российской Федерации от 01.01.01 г. N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации" (раздел III. Обязанности организаций и граждан в области мобилизационной подготовки и мобилизации).
Полномочия Информагентства, как организации, в области гражданской обороны, изложены в Федеральном законе от 12 февраля 1998 года N 28-ФЗ «О гражданской обороне» (Глава III. ПОЛНОМОЧИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОРГАНОВМЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В ОБЛАСТИ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ. Статья 9. Полномочия организаций в области гражданской обороны).
Отдельные мероприятия на информагентство, как на организацию, возлагаются Федеральным законом Российской Федерации от 01.01.01 г. N 3-ФКЗ "О чрезвычайном положении" (ст.12. Меры и временные ограничения, применяемые в условиях чрезвычайного положения, введенного при наличии обстоятельств, указанных в пункте "а" статьи 3 настоящего Федерального конституционного закона), а также Федеральным конституционным законом от 01.01.01 г. N 1-ФКЗ "О военном положении" (ст.7. Меры, применяемые на территории, на которой введено военное положение; ст.15. Полномочия органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области обеспечения режима военного положения).
Отдельным вопросом в Информагентстве должна рассматриваться работа по охране труда (раздел Х Трудового кодекса Российской Федерации). Методические рекомендации и перечень документов по этой тематике будут разработаны отдельным пособием.
Выдержки из вышеуказанных в данном подразделе документов, в части касающейся Информагентств, приведены в приложении № 25.
5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данном пособии приведены выдержки из нормативных правовых документов или ссылки на них. При необходимости более детального изучения того или иного вопроса можно воспользоваться первоисточниками этих документов.
Приведенные образцы и формы локальных нормативных актов можно взять за основу (как вариант) при разработке своих локальных нормативных актов.
В приложении № 27 приведены основные вопросы, на которые обращается внимание в ходе проверки Информагентства. По этим вопросам Руководитель может сам контролировать состояние кадровой и организационно – штатной работы в Информагентстве.
Учитывая, что нормативно-правовая база, определяющая вопросы трудовых взаимоотношений, оплаты труда работникам Информагентств может изменяться, в пособие будут вноситься соответствующие изменения.
Все предложения и замечания по данному практическому пособию можно направлять в Организационное управление Министерства по делам печати и информации Московской области.
