Положение об условиях тендера (конкурса) на право поставки товаров (сырья, материалов, запасных частей, оборудования), производства работ (услуг)

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ЯКУТГАЗПРОМ»

УТВЕРЖДЕНО

приказом Генерального Директора

№_______от «____»_________2006г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об условиях тендера (конкурса)

на право поставки товаров (сырья, материалов, запасных частей, оборудования), производства работ (услуг)

г. Якутск, 2006г.

1.5.  Оценку заявок на участие в конкурсе, решение по процедуре его проведения и выбору исполнителей осуществляет Тендерный комитет предприятия, ежегодно утверждаемый приказом генерального директора.

1.6.  Проведение тендера не является способом заключения договора на торгах, публичным обещанием награды, публичным конкурсом, предварительным договором в том смысле, в каком эти понятия определяются и регулируются гражданским законодательством РФ. не принимает обязательств заключить договор с победителем тендера.

2. Основные понятия и определения.

Предмет конкурсного отбора – продукция (сырье, материалы, запасные части, оборудование), работы и услуги.

Участник тендера (конкурса) – субъект хозяйственной деятельности любой организационно-правовой формы.

Заказчик (предприятие) – .

Заказ - потребность Заказчика в продукции, работах и услугах в определенном периоде времени.

Инициатор заказа – подразделение предприятия, инициировавшее открытие заказа на поставку продукции (работ, услуг). В случае, когда по заявке служб главных специалистов вопросы приобретения продукции прорабатывают ОМТО, УКС, инициатором заказа считаются ОМТО, УКС.

Тендерная документация – комплект документов, содержащих исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках предмета конкурса, а также об условиях и процедуре конкурса.

Тендерный комитет – орган, созданный для организации и проведения тендера (конкурса).

Тендер (конкурс) – конкурсная форма проведения преддоговорного отбора, представляющая собой соревнование представленных претендентами конкурсных предложений с точки зрения их соответствия критериям, содержащимся в тендерной документации.

Претендент – лицо, решившее принять участие в конкурсе.

Конкурсное предложение – предложение заключить договор на условиях, определяемых в тендерной документации.

Альтернативное предложение – предложение, предоставляемое одновременно с основным, содержащее отличающиеся от основного предложения условия.

3. Виды тендера (конкурса) и условия их применения.

3.1. Проведение тендера (конкурса) по выбору поставщиков продукции (работ, услуг) осуществляется одним из нижеуказанных способов:

- открытый тендер (конкурс) - как наиболее предпочтительный способ;

- закрытый тендер (конкурс);

- двухэтапный тендер.

3.2. При проведении открытого тендера (конкурса) по выбору поставщиков продукции (работ, услуг) в нем могут принять участие все заинтересованные поставщики продукции (работ, услуг), независимо от формы собственности.

При предварительном отборе общими критериями выбора участников тендера (конкурса) являются:

1) участником конкурса может быть поставщик продукции (товаров), исполнитель работ, услуг, осуществляющий деятельность по производству продукции (товаров), работ, услуг, обладающий квалифицированным персоналом, и имеющий финансовые средства, производственные мощности, оборудование или иные ресурсы, необходимые для производства такой продукции (товаров), работ, услуг, а также разрешительные документы, необходимые для выполнения соответствующего заказа предприятия, и (или) документы, подтверждающие соответствие производимой продукции (работ, услуг), производственного процесса либо уровня квалификации персонала обязательным или рекомендательным требованиям, а также имеющий необходимую известность и положительно зарекомендовавшие себя в отрасли либо сфере предоставления услуг;

2) в случае наличия в открытых источниках информации данных о том, что претендент находится в состоянии реорганизации (разделения, слияния, присоединения), или ликвидации, на его имущество наложен арест (на стадии исполнительного производства), или он находится на стадии конкурсного производства, данный претендент может быть не допущен к участию в конкурсе.

3.3. Закрытый конкурс объявляется в тех случаях, когда заказ на выполнение работ ввиду его сложности или специального характера, а также срочности исполнения, может быть выполнен только ограниченным кругом исполнителей (либо одним исполнителем), к которым предъявляются повышенные требования в части специализации, опыта и репутации, а также технического и квалифицированного потенциала. При этом, перечень таких поставщиков продукции (работ, услуг) и самой продукции (работ, услуг) согласовывается Главным инженером, 1-м заместителем Генерального Директора, Директором по экономике и финансам.

Подразделение-инициатор заказа в случае объявления закрытого конкурса производит отбор претендентов, которым будет предложено участие в тендере (конкурсе). Количество выбранных претендентов должно быть не менее двух. В случае объявления открытого конкурса, отбор претендентов подразделением-инициатором не производится.

3.4. Двухэтапный тендер проводится в случаях:

- предприятие не имеет возможности составить подробные технические спецификации продукции (работ, услуг), определить их характеристики в целях наиболее полного удовлетворения потребности;

- предприятие намерено заключить контракт в целях проведения научных исследований, экспериментов, изысканий или разработок аналогичного характера;

К двухэтапному тендеру применяются правила разделов Положения, если иное не предусмотрено настоящим разделом.

Конкурсной документацией предусматривается, что на первом этапе 2-этапного тендера (конкурса) все поставщики представляют первоначальные конкурсные предложения на участие в тендере (конкурсе), содержащие предложения без указания цены. Конкурсная документация может предусматривать включение конкурсных предложений, касающихся технических, качественных или иных характеристик продукции (работ, услуг), а также предлагаемых условий и в соответствующих случаях профессиональной и технической компетентности и квалификации поставщиков. Первый этап двухэтапного тендера (конкурса) проводится по процедуре, изложенной в пп.4.7.-4.16.

На первом этапе двухэтапного тендера (конкурса) предприятие вправе проводить переговоры с любым поставщиком, конкурсное предложение на участие в тендере (конкурсе) которого не была отклонена в соответствие с настоящим Положением, по любым вопросам, за исключением требований к квалификации.

На втором этапе 2-этапного тендера (конкурса) предприятие предлагает поставщикам, принявшим участие в первом этапе, представить окончательные конкурсные предложения на участие в тендере с указанием цены на один и тот же вид продукции. При составлении спецификаций данной продукции предприятие вправе исключить или изменить любое первоначально установленное конкурсной документацией положение, включая функциональные, технические или качественные характеристики закупаемой продукции, а также любые первоначально установленные этой документации критерии оценки и сопоставления конкурсных предложений и определения выигравшего конкурсного предложения, и вправе дополнить конкурсную документацию новыми характеристиками или критериями, соответствующими требованиям настоящего Положения. Второй этап двухэтапного тендера (конкурса) проводится в течение 10 дней после завершения первого этапа, при этом в тендерной документации срок начала подачи конкурсных предложений не нормируется, срок окончания подачи конкурсных предложений определяет Тендерный комитет в день подведения итогов первого этапа.

Любые исключения (изменения или дополнения) в конкурсной документации доводятся до сведения поставщиков в приглашении предоставить окончательные конкурсные предложения на участие в тендере (конкурсе). Поставщик, не имеющий намерения представлять окончательное конкурсное предложение на участие в тендере (конкурсе) вправе выйти из участия в тендере (конкурсе).

Окончательные конкурсные предложения на участие в тендере (конкурсе) оцениваются и сопоставляются для определения выигравшего конкурсного предложения в соответствии с порядком, определенным настоящим Положением.

4. Регламент работы тендерного комитета.

4.1.  Основной задачей тендерного комитета является организация и проведение тендера (конкурса).

Работа тендерного комитета осуществляется по следующим направлениям:

1) приобретение сырья и материалов (в т. ч. вспомогательных и расходных материалов);

2) приобретение запасных частей;

3) приобретение оборудования в рамках промышленного строительства и инвестиционной программы;

4) приобретение оборудования на реновацию;

5) выбор подрядчиков на выполнение работ и оказание услуг в рамках утвержденных планов;

6) выбор подрядчиков на выполнение работ и оказание услуг в рамках промышленного строительства и инвестиционной программы;

7)  выбор подрядчиков на выполнение работ и оказание услуг в рамках расходов на НИОКР.

4.2.  Тендер проводится, если суммарная стоимость закупаемой продукции (работ, услуг) составляет не менее 500 тыс. руб. в квартал (с учетом НДС).

4.3. Состав членов тендерного комитета:

Председатель – 1-ый заместитель генерального директора по производству.

Члены:

-  1-ый заместитель генерального директора;

-  Главный инженер;

-  Директор по экономике и финансам;

-  Начальник ОПиЭА ПЭУ (в его отсутствие – начальник ОЦ ПЭУ);

-  Начальник Службы безопасности.

4.4. Решение по выбору победителя тендера (конкурса) принимается голосами членов тендерного комитета. В случае невозможности лично участвовать в заседании тендерного комитета, член комитета обязан делегировать свои полномочия принятия решения по выбору победителя тендера (конкурса) своему заместителю.

4.5. В качестве консультативного органа при тендерном комитете создается и функционирует экспертная рабочая группа.

4.6. Состав экспертной рабочей группы:

- главный механик;

- главный энергетик;

-  начальник УКС;

-  начальник ТО;

-  начальник ОЦ ПЭУ;

-  начальник ОПиЭА ПЭУ;

-  начальник ОМТО;

-  начальник ПТУ.

4.7. К работе в экспертной группе при тендерном комитете могут привлекаться дополнительно должностные лица, участие которых необходимо для принятия управленческого решения.

4.8. Заявки на рассмотрение заказов тендерным комитетом готовятся подразделениями – инициаторами заказов по утвержденной форме (Приложение ) в разрезе статей бюджета. Заявки оформляются на бумажном носителе и в виде электронного файла в формате Excel.

4.9. Заявки передаются в рабочую группу не позднее 50 дней до начала очередного календарного квартала.

Состав рабочей группы:

Руководитель – начальник ОПиЭА ПЭУ (в его отсутствие – начальник ОЦ ПЭУ).

-  Начальник ПТО УКС;

-  Специалист ОЦ ПЭУ;

-  Сотрудник отдела экономической безопасности.

4.10. Рабочая группа проводит экспертизу представленных заявок на предмет соответствия:

плану производства очередного календарного квартала – по нормируемым видам заказов; утвержденным лимитам очередного календарного квартала – по ненормируемым видам заказов;

4.11. По результатам экспертизы, не позднее 45 суток до начала очередного календарного квартала, рабочая группа уточняет с подразделениями – инициаторами заказов заявки на рассмотрение заказов; формирует и публикует тендерную документацию; рассылает почтой, факсом или другим видом связи приглашение к участию в тендере (конкурсе) (Приложение ). Приглашение к участию в тендере (конкурсе) может быть размещено на WEB-сайте , в этом случае тендер (конкурс) является открытым, а перечень претендентов, отобранных в качестве участников тендера (конкурса), считается неограниченным.

Приглашение к участию в тендере (конкурсе) должно содержать следующую информацию:

- наименование и адрес заказчика;

- спецификацию, количество, предполагаемый базис и место поставки продукции, дефектную ведомость и объемы выполняемых работ, техническое задание на выполнение услуг по проектированию и исследованиям;

- желательные или требуемые сроки исполнения заказа;

- критерии и порядок оценки квалификации претендентов;

- способ, порядок и место получения тендерной документации;

- порядок, место и срок представления заявок на участие в торгах (конкурсе);

- уведомление о том, что настоящее приглашение не является офертой, а проводимый тендер не является способом заключения договора на торгах, публичным обещанием награды, публичным конкурсом.

4.12. Тендерная документация включает в себя следующие основные разделы:

- инструкции по подготовке конкурсных предложений на участие в тендере (конкурсе);

- критерии и порядок оценки квалификации претендентов;

- требования, предъявляемые к документации и иной информации, представляемой поставщиком в подтверждение своей квалификации;

- характер и необходимые технические и качественные характеристики закупаемой продукции, а также, технические спецификации, планы, чертежи и эскизы, количество товаров, объем работ и услуг, любые сопутствующие услуги, условия поставки продукции, место выполнения работ и услуг, возможные сроки поставки продукции, сметные расчеты, калькуляции, предложения по цене, обеспечение выполнения условий контракта;

- критерии, учитываемые предприятием при определении выигравшего конкурсного предложения, включая предоставление преимуществ или иные факторы (помимо цены);

- способ расчета или выражения цены контракта, в том числе указание на то, включает ли цена помимо стоимости самой продукции, расходы на транспортировку, страховку, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей;

По усмотрению тендерного комитета в коммерческую часть тендерной документации может быть включено требование, касающееся отдельных видов страхования ответственности подрядчика за невыполнение своих обязательств, исходя из соображения экономической целесообразности.

- порядок, место и срок представления конкурсных предложений на участие в торгах (конкурсе);

- способы, используемые претендентами для запроса разъяснений конкурсной документации;

- срок действия конкурсных предложений на участие в торгах (конкурсе);

- место и дату проведения тендера (конкурса);

- порядок рассмотрения конкурсных предложений на участие в тендере (конкурсе);

- имя, должность, номера технических средств связи одного или нескольких должностных лиц подразделения – инициатора конкурса, уполномоченных поддерживать связь непосредственно с претендентами и получать от них без посредников сведения, относящиеся к тендеру (конкурсу);

- любые обязательства, которые должен принять на себя поставщик, помимо предусматриваемых контрактом.

В тендерной документации срок начала подачи заявок не нормируется, срок окончания подачи заявок должен быть не позднее 30 суток до начала очередного календарного квартала.

4.13. Приглашения к участию в тендере (конкурсе) ни при каких обстоятельствах не могут расцениваться как публичная оферта. Соответственно, заказчик не несет какой бы то ни было ответственности за отказ заключить договор с лицами, обратившимися с предложением заключить соответствующую сделку.

В утвержденную заказчиком тендерную документацию не могут вноситься изменения и дополнения иначе, чем в порядке, предусмотренном настоящим положением.

(п. 5.10 в ред. распоряжения Минстроя РФ N 18-23р, Госкомимущества РФ N 2532-р от 18.10.94).

4.14. Качество подготовки и рассылки конкурсной документации контролируется Председателем тендерного комитета в оперативном порядке.

4.15. Заказчик предоставляет тендерную документацию поставщикам продукции (работ, услуг) в соответствии с правилами и требованиями, установленными в приглашении к участию в тендере (конкурсе).

4.16.  Не позднее 25 суток до начала очередного календарного квартала рабочая группа готовит тендерную документацию и другие материалы, необходимые для принятия решения по выбору поставщика продукции (работ, услуг), для заседания тендерного комитета, а также сводную ведомость по утвержденной форме (Приложение ). Тендерная документация по претендентам в объеме, необходимом для ознакомления и подготовки решения, представляется членам тендерного комитета.

4.17. Заседания тендерного комитета проводятся не позднее 20 суток до начала очередного календарного квартала.

4.18. В случае если контрольная дата приходится на нерабочий день, контрольной датой считается первый рабочий день, следующий за нерабочим днем.

5. Представление конкурсных предложений на участие в тендере (конкурсе).

5.1.  Заказчиком устанавливается место представления конкурсных предложений, оформленных по установленной форме (Приложение ) на участие в тендере (конкурсе), дата приема и окончания приема указанных конкурсных предложений, о чем сообщается претендентам. Одновременно с конкурсным предложением претендент предоставляет заполненную анкету претендента (Приложение ).

5.2.  Тендерный комитет вправе продлить срок представления конкурсных предложений и анкет претендента на участие в тендере (конкурсе). При этом претенденты, получившие конкурсную документацию, в обязательном порядке должны быть незамедлительно об этом уведомлены.

5.3.  Конкурсное предложение на участие в тендере (конкурсе) и анкета участника оформляются в письменном виде, скрепляются подписями Генерального директора и Главного бухгалтера претендента, скрепляются печатью и представляется по почте (либо факсимильным сообщением) в установленные сроки. Конкурсное предложение и анкета участника могут быть представлены в электронном виде (по электронной почте) и скреплены электронной цифровой подписью в порядке, установленном ФЗ №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 01.01.2001. Конкурсное предложение и анкета участника, полученные по истечении срока приема заявок к участию в тендере (конкурсе) не принимается.

5.4.  Конкурсные предложения на участие в тендере (конкурсе) признаются действительными в течение срока, установленного конкурсной документацией. До истечения срока действия конкурсных предложений на участие в тендере (конкурсе) предприятие вправе предложить претендентам продлить этот срок. Претендент вправе отклонить такое предложение.

5.5. Претенденты, которые согласны на продление срока действия конкурсных предложений на участие в тендере (конкурсе), подтверждают свое согласие.

5.6. Если конкурсной документацией не предусматривается иное, претендент вправе изменить или отозвать свое конкурсное предложение на участие в тендере (конкурсе) до истечения срока представления конкурсных предложений.

5.7.  Конкурсные предложения принимаются рабочей группой в опечатанных конвертах. Все документы принимаются с фиксацией даты и времени приема под роспись сдающего и принимающего лица в регистрационной книге. Регистрационная книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена гербовой печатью заказчика. Конкурсные предложения заносятся в сводную ведомость к тендеру.

5.8. Предприятие (тендерный комитет) отклоняет конкурсное предложение на участие в тендере (конкурсе), если:

-  претендент, представивший конкурсное предложение, не отвечает квалификационным требованиям;

-  претендент не предоставил анкету претендента;

-  претендент, представивший конкурсное предложение, не соглашается с исправлением выявленной ошибки;

-  конкурсное предложение не отвечает формальным требованиям, предусмотренным конкурсной документацией.

5.9. Не допускаются к участию в тендере (конкурсе) претенденты, сообщившие о себе ложные сведения, а также претенденты, представившие свои конкурсные предложения после истечения срока представления конкурсных предложений.

6. Условия и порядок проведения конкурсного отбора.

6.1. Тендер (конкурс) проводится тендерным комитетом на предприятии в день, официально объявленный тендерным комитетом.

6.2. В случае изменения порядка проведения тендера (конкурса), все лица, которые должны быть извещены об этом, должны быть своевременно уведомлены тем же способом, каким происходило объявление о тендере (конкурсе).

6.3. Все зарегистрированные конкурсные предложения должны быть доставлены своевременно по месту тендера (конкурса) рабочей группой, также должна быть приложена сводная ведомость рассматриваемых конкурсных предложений.

6.4. Срок рассмотрения тендерных предложений определяется тендерной комиссией и зависит от сложности предмета тендера (конкурса) и поступивших предложений.

6.5. Основные критерии оценки предмета конкурсного отбора:

- технические и эксплуатационные качества;

- объем продукции (работ, услуг);

- сроки выполнения поставок (работ, услуг), продолжительность выполнения заказа, график производства работ;

- условия соответствия стандартам и требованиям безопасности;

- цена (стоимость работ);

- условия платежа;

- организация сервисного обслуживания;

- методы производства работ;

- механизация работ;

- квалификация рабочих и руководителей;

- необходимые лицензии на выполняемые работы;

- опыт работы и сданные объекты;

- отзывы заказчиков.

6.6.  Победителем тендера (конкурса) признается лицо, конкурсное предложение которого наиболее полно отвечает всем требованиям, содержащимся в конкурсной документации.

6.7. Решение тендерного комитета принимаются на заседаниях в присутствии не менее 2/3 его состава открытым голосованием и простым большинством голосов. Каждый его член имеет один голос. В случае равенства голосов принимается решение, за которое проголосовал Председатель тендерного комитета.

6.8. Решение тендерного комитета оформляется протоколом (заключением) (Приложение ), в котором содержится наименование победителя тендера (конкурса), состав тендерного комитета, результаты голосования, сводная таблица конкурсных предложений, предмет договора, который подписывается членами тендерного комитета.

6.9. Информация об итогах оценки тендера (конкурса) не сообщается лицам, официально не имеющим отношения к процедуре оценки. Члены тендерного комитета, экспертной группы, рабочей группы несут ответственность за разглашение данной информации в порядке, установленном законодательством.

6.10. Протокол о результате тендера (конкурса) комиссия в трехдневный срок выносит на утверждение Генеральному директору .

6.11.  Результаты тендера (конкурса) доводятся до сведения победителя и претендентов тендерным комитетом путем уведомления (Приложение ) в течение 3 дней.

6.12.  Тендер (конкурс) считаются несостоявшимся, если до момента окончания срока приема конкурсных предложений не поступило ни одного конкурсного предложения. Тендер (конкурс), в котором участвовал только один хозяйственный субъект, признается несостоявшимся.

6.13. В случае если тендер (конкурс) по какому-либо заказу не состоялся, тендерный комитет принимает одно из следующих решений:

перенос сроков выполнения заказа на следующий тендер; выполнения заказа из единственного источника; отказ от выполнения заказа.

6.14. Претензии и споры претендентов по ведению тендера (конкурса) решаются путем переговоров в течение 10 дней с момента объявления победителя тендера (конкурса).

7. Утверждение результатов.

Победитель тендера и представители предприятия (инициаторы заказа) обязаны начать переговоры по итогам торгов и в течение 10 дней с момента решения тендерного комитета заключить договор (контракт) на условиях, содержащихся в тендерной документации и конкурсном предложении победителя. При подписании договора по взаимному согласию в него могут быть включены и иные условия, не изменяющие условий, содержащихся в тендерной документации и конкурсном предложении победителя, либо изменяющие в сторону, более предпочтительную для заказчика.

8. Ответственность за качество проведения тендера (конкурса).

8.1.  Предприятие (-инициатора заказа), участники конкурса несут ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением правил и процедур подготовки и проведения конкурса и за объективность результатов конкурса.

8.2.  Подразделение - инициатор заказа, рабочая группа, члены тендерного комитета и экспертного совета, имеющие доступ к информации, не имеют права осуществлять координацию деятельности поставщиков (исполнителей), которая приведет или может привести к ограничению конкуренции или ущемлению интересов каких-либо поставщиков (исполнителей). Одному или нескольким поставщикам (исполнителям) не могут быть созданы преимущественные условия, в том числе путем доступа к конфиденциальной информации.

8.3.  Ограничение доступа или недопущение любых поставщиков (исполнителей) к участию в тендере (конкурсе), а также приостановления их участия может быть осуществлено только в случаях, предусмотренных настоящим Положением.

8.4.  Должностные лица (сотрудники) предприятия не могут быть участниками тендера (конкурса) или входить в одну группу лиц с участником тендера (конкурса), в том числе через уставный капитал, либо работая по совместительству.

8.5.  Должностные лица предприятия обязаны хранить коммерческую тайну поставщиков и предоставлять достоверную информацию при подготовке тендера (конкурса), а также о результатах тендера.

8.6.  Нарушение работниками предприятия п.8.2 – 8.5 рассматривается как нарушение должностных обязанностей.

8.7.  В случае недобросовестных действий сотрудников предприятия и нарушения интересов претендента, претендент вправе обратиться в тендерный комитет с претензией, предоставив на рассмотрения факты злоупотребления и нарушения условий конкуренции.

9.  Иные обстоятельства.

В случае аварийных ситуаций и ситуациях, требующих быстрого решения, исполнитель назначается Генеральным директором.